Casi tres cuartas partes de los profesionales creen que el teletrabajo será la nueva normalidad, mientras que el 61 % de los empleados prefiere trabajar completamente en remoto tras la pandemia.

El teletrabajo ha llegado para quedarse: muchas empresas aprovechan ventajas como acceso a más talento, costes más bajos, diversidad y flujo de trabajo 24 h.

Pero la realidad del teletrabajo probablemente no sea tan sencilla como se promociona. 

Si pasas demasiado tiempo en Zoom, estás agotado por la expectativa de “siempre disponible”, te cuesta seguir debates en varios canales, sientes que arrear gatos al recopilar feedback o rebuscas correos y documentos… no estás solo.

Aunque el trabajo distribuido ofrece múltiples beneficios para empresas y empleados, también plantea retos. Especialmente en colaboración remota: proyectos y tareas que requieren aportes y direcciones de varios interesados. 

Retos de la colaboración remota

Para gestionar el teletrabajo, muchas empresas añaden más herramientas, lo que suele ser contraproducente. 

Un estudio reveló que el 42 % de empleados remotos están “insatisfechos” con su trabajo, el doble que los presenciales.

Lo más complejo es que no hay un único problema del teletrabajo que genere insatisfacción. Existen varios retos clave que los líderes enfrentan al buscar mejorar la cultura y la colaboración. 

Sobrecarga de comunicación

Aunque muchos trabajadores disfrutan la flexibilidad del trabajo remoto, en la mayoría de las empresas requiere cambiar cómo nos comunicamos: usamos Zoom, Slack, email y cientos de apps para chatear con colegas durante el día.

No es de extrañar que el 80 % de los trabajadores de EE. UU. experimente fatiga por Zoom, lo que provoca estrés, aislamiento y depresión. 

El tiempo dedicado a email y herramientas de mensajería ha aumentado un 50 % y ocupa el 85 % de la semana laboral. Estos constantes avisos de varias apps interrumpen, dificultando la concentración en trabajo profundo esencial para la innovación y satisfacción laboral. 

Expectativas de “siempre disponible”

El auge del trabajo remoto crea desafíos de límites y expectativas. En un estudio, el 67 % de los trabajadores remotos dice sentirse presionado a estar siempre disponible, y el 60 % teme perder su empleo si no hace horas extra.

Con colegas en distintas zonas horarias y mensajes a cualquier hora, muchos empiezan antes y terminan más tarde: el 45 % de los profesionales que pasaron a remoto trabaja más horas, y casi el 70 % lo hace los fines de semana. 

Herramientas y procesos dispersos

Cuando la pandemia obligó al teletrabajo, muchas empresas unieron varios softwares para seguir operando. Pero la mayoría solo traslada procesos presenciales en línea en lugar de optimizarlos para la colaboración remota.

La mayoría de herramientas de colaboración remota priorizan la urgencia sobre la reflexión. El mensajear instantáneo con compañeros y clientes no solo interrumpe el trabajo, sino que genera malentendidos y confusión, derivando en frustración, errores y demoras.

La presión de tiempo no explícita afecta la salud mental y la calidad del trabajo. En un estudio, hallaron que la presión constante provoca burnout, que precede a la pérdida de productividad a largo plazo por salud.

Falta de cultura y confianza en el equipo

Al haber menos oportunidades de comunicar el valor de la empresa, es más difícil que equipos distribuidos compartan visión y objetivos. Un estudio de Gallup descubrió que los trabajadores remotos están más desconectados de la cultura central de la empresa y tienen 7 puntos porcentuales menos de probabilidad de identificarse con la misión del empleador.

Las comunicaciones textuales pueden quedarse cortas al no capturar matices como expresiones, tono y lenguaje corporal necesarios para crear conexiones, lo que complica mantener a los equipos distribuidos informados y generar confianza.

¿Cómo es una colaboración remota eficaz?

A pesar de los desafíos del trabajo remoto, la realidad es que la mayoría de los equipos no tienen otra opción. El genio ya salió de la botella: el trabajo remoto es parte esencial de nuestras vidas y carreras.

Lo más importante es que el trabajo remoto desbloquea numerosos beneficios empresariales.

Nuestro objetivo no debe ser retroceder o volver a las viejas formas de trabajar.

Necesitas soluciones.

Para ello, veamos cómo es la colaboración remota eficaz y cómo podemos mejorar nuestro modo de trabajo para aprovechar sus ventajas con menos dificultades.

Proporciona estructura y responsabilidad claras

Los equipos distribuidos exitosos siguen una estructura consistente, lo que aporta previsibilidad a un día de trabajo más fluido. Un equipo estructurado tiene una división de tareas clara, rutinas de trabajo y prioridades y procedimientos documentados.

Un estudio descubrió que la estructura del equipo puede influir en el rendimiento de los empleados al fomentar el aprendizaje y la creatividad. A menudo sirve como mecanismo para ayudar a los miembros a coordinar tareas y organizarse mejor para una mayor productividad.

Cuando pensamos en la colaboración remota, este suele ser un punto de fricción.

En un entorno totalmente remoto, las tareas específicas y la responsabilidad de los proyectos pueden volverse confusas a medida que pasan de un miembro a otro. ¿Quién da la aprobación final de este proyecto? ¿Quién se encarga de revisar el blog?

Aportar claridad y estructura permite trabajar de forma más autónoma y asincrónica:

• Aclara el rol y responsabilidades de cada persona
• Establece límites para las entregas y los flujos de trabajo
• Asigna tareas y acciones específicas directamente a individuos
• Define cronogramas y orden de ejecución, especialmente cuando intervienen múltiples partes interesadas

Además de la estructura organizativa, líderes y managers pueden crear un marco para las operaciones diarias de sus equipos estableciendo un horario. Cuando los miembros tienen menos incertidumbres, pueden dedicar su energía y atención al trabajo.

Genera transparencia

La transparencia asegura que todos sepan lo que pasa y se sientan capacitados para contribuir. Es la base de una comunicación clara, colaboración en equipo y una cultura empresarial sólida. También genera confianza al garantizar una gobernanza que puede mejorar el compromiso, la satisfacción laboral, la lealtad y la retención en un mercado laboral competitivo. 

La transparencia tiene dos formas clave para la colaboración remota:

1. Acceso
2. Visibilidad

Acceso significa que los miembros pueden encontrar y usar la información y recursos necesarios para hacer bien su trabajo. El objetivo es reducir los ida y vuelta que surgen cuando la información clave está bloqueada o inaccesible.

• Políticas, flujos de trabajo y procesos documentados
• Archivos e información claramente organizados
• Sistemas centralizados para almacenar y mantener información

La segunda parte – visibilidad – se basa en sistemas de comunicación pasiva en lugar de activa.

Esto es especialmente valioso para:

• Seguimiento de proyectos y tareas
• Dirección creativa, ideas o definición de visión
• Retroalimentación de trabajo y desempeño

Tu equipo debe tener sistemas que permitan obtener rápidamente información esencial y comprender a fondo el contexto de lo realizado en un proyecto concreto.

Facilita el trabajo en equipo y la resolución colaborativa de problemas

Una de las partes más difíciles del trabajo presencial para replicar en remoto es el trabajo y la resolución colaborativa de problemas en tiempo real.

En otras palabras: lluvia de ideas informal, discusiones rápidas y feedback rápido.

Estas interacciones nos ayudan a dar lo mejor de nosotros.

Un estudio sobre equipos de salud encontró un efecto positivo definitivo del trabajo en equipo en el rendimiento, independientemente de la naturaleza de las tareas. Otro estudio con estudiantes universitarios demostró que los grupos resuelven problemas mejor que el mejor individuo. Los investigadores atribuyeron la mejora en el rendimiento a la capacidad de procesar información eficazmente y rechazar respuestas erróneas en un entorno de equipo. 

Pero resulta desafiante replicarlas en un entorno de trabajo remoto.

En particular, nuestro esfuerzo por proteger el espacio para el trabajo individual y enfocado puede percibirse como una barrera para el trabajo en equipo. Eliminar reuniones y reducir llamadas presenciales puede impulsar el rendimiento individual pero deja poca oportunidad para discusión, feedback y resolución de problemas.

Feedback y colaboración es uno de los desafíos clave que Bubbles está solucionando. 

La mejor forma de fomentar este tipo de colaboración remota es crear espacios intencionados para discusiones estructuradas, contextuales, transparentes y asincrónicas:

• Comunicación por video
• Feedback en contexto y discusión
• Entradas multidireccionales de diversas partes interesadas

Haz el trabajo asincrónico

Por último, el trabajo que se basa en contribuciones individuales debe planificarse y dimensionarse para realizarse de forma asincrónica. 

Uno de los retos al pasar de equipos presenciales a distribuidos es que el tamaño, la forma y la naturaleza del trabajo están diseñados para un entorno que ya no existe. El propio trabajo debe reestructurarse para que los miembros tengan flexibilidad y autonomía, ejecutándolo sin necesidad de aportes inmediatos de otros.

• El trabajo se delega y asigna claramente
• Partes interesadas identificadas
• Flujos de trabajo, cronogramas y procesos con pasos claros
• Aprobaciones comunicadas con claridad

Pero resolver esto no se trata solo de nuevas herramientas y flujos de trabajo. Se trata de la cultura: ayudar al equipo a ver, experimentar y comprender los beneficios de una colaboración remota efectiva. 

En este caso, experimentar es creer.

Ejemplos de colaboración remota efectiva para equipos distribuidos

Más reuniones, mensajes y herramientas no es mejor. Entonces, ¿qué funciona?

Primero, comprende cómo tu rol y responsabilidades contribuyen al éxito de tu equipo distribuido. En lugar de añadir más herramientas esperando que más sea mejor, da un paso atrás, mapea tus flujos de trabajo, identifica las herramientas esenciales y optimiza la comunicación para reducir interrupciones. 

Elimina redundancias e ineficiencias consolidando tus herramientas de colaboración y simplificando procesos para evitar que tareas y comunicaciones importantes se pierdan. Desde Zoom hasta la mensajería instantánea, las herramientas de colaboración son eso: herramientas. En Bubbles nuestro objetivo no es implementar más software, sino crear un espacio para colaboración, creatividad e innovación, y nos encanta ver a otras empresas haciendo lo mismo en su sector. Scratchpad es un gran ejemplo. Si trabajas en ventas, sabes que existe un conjunto de herramientas inflado que a menudo complica las cosas, pero Scratchpad lo evita. Se sincroniza automáticamente con Salesforce, mejora tu calidad de datos y facilita tanto la colaboración asíncrona entre manager y representante como la colaboración entre equipos.

Dirección creativa y feedback

Discutir el diseño en colaboración remota es, sin duda, la parte más desafiante y frustrante del trabajo de cualquier diseñador. Podrías emplear 15 minutos describiendo un elemento visual por escrito que tardarías 3 segundos en señalar en pantalla—con contexto.

Puedes usar Bubbles para gestionar todo el proceso de dirección creativa y feedback de diseño sin perder contexto o diálogo valioso. 

• Ofrece a tu equipo un brief creativo o directrices generales, usando pantalla y video para explicar matices y detalles del proyecto
• Recibe actualizaciones periódicas y responde preguntas durante el desarrollo del diseño
• Solicita retroalimentación a las partes interesadas
• Comparte y presenta los diseños o conceptos en curso con contexto y explicación completa
• Itera colaborativamente: comparte avances, ofrece feedback y realiza ajustes
• Recopila y revisa notas de diseño

Visión ejecutiva y aprobación

Si eres fundador o CEO, sabes que debes centrarte en la visión global.

• ¿Cómo aseguras que todos remen en la misma dirección para materializar la visión de tu empresa?
• ¿Cómo fomentas la innovación y la resolución creativa de problemas mientras ofreces una experiencia excepcional al empleado para mejorar la lealtad y retención?

Hacer un anuncio o difundir una actualización puede ser efectivo en algunos contextos. Pero como líder, también debes arremangarte y profundizar en el trabajo que realmente está ocurriendo.

Con Bubbles, puedes crear espacios para discusiones importantes y ofrecer feedback contextual a la multitud de proyectos, tareas e iniciativas de tu equipo en crecimiento.

Por ejemplo, puedes mantenerte sincronizado con decisiones críticas:

• Mensajes estratégicos clave
• Hoja de ruta del producto
• Contratación, crecimiento y planificación financiera

Al alejar el foco, puedes acceder rápidamente a donde ocurren estas conversaciones – las conversaciones en Bubbles – y ver cómo evoluciona el diálogo, decidiendo añadir contexto o hacer preguntas solo en momentos críticos.

Revisiones y aprobaciones de marketing

Si eres responsable de marketing, ya gestionas más herramientas de las necesarias. Debes alinear varios equipos para alcanzar tus objetivos y facilitar la lluvia creativa que produzca entregables de alta calidad que destaquen en el mercado.

Para gestionar un equipo multidisciplinar, debes definir cómo deben comunicarse los miembros entre sí, con socios externos y clientes. En lugar de exigir un tiempo de respuesta rápido en mensajes asíncronos, revisa tus expectativas e implementa herramientas que fomenten respuestas cuidadas.

Convertir grandes reuniones de marketing en una conversación asíncrona puede involucrar a los stakeholders para que proporcionen feedback detallado y contextual sobre tu trabajo más crítico:

• Estrategia de campaña
• Revisión de redacción y creatividad
• Planes, previsiones y presupuestos
• Descripciones de puestos

Con estas conversaciones en paralelo, tu equipo puede centrarse en la ejecución y iteración en lugar de perseguir aprobaciones de los ocupados líderes.

Revisiones de código, informes de errores y retrospectivas

Como líder de ingeniería o product manager, entiendes lo valioso que es el trabajo enfocado.

Entre reuniones y revisiones y la planificación, los desarrolladores a menudo sienten que apenas tienen tiempo para escribir una línea de código, y mucho menos para asegurarse de que funcione correctamente. 

Bubbles puede ayudarte a crear informes de errores detallados que combinan grabación de pantalla con voz en off para ilustrar un problema. Los miembros pueden hacer y responder preguntas en contexto con hilos de comentarios con marca de tiempo para documentar la discusión, de modo que cualquiera pueda intervenir cuando sea necesario y acelerar el ciclo de desarrollo.

Colaborar a través del tiempo, el espacio o espacio-tiempo

Las comunicaciones asincrónicas son clave para facilitar la colaboración virtual de equipos en distintos husos horarios. Pero las herramientas asíncronas tradicionales (por ejemplo, Slack y el correo electrónico), mayormente textuales, presentan desafíos.

Por ejemplo, redactar un mensaje lleva tiempo y suele restar la inmediatez que ayuda a crear conexiones. Las comunicaciones textuales también resultan restrictivas cuando necesitas guiar a alguien por un documento o dar feedback sobre elementos visuales.

¿Y si pudiéramos combinar la inmediatez cara a cara y los elementos visuales de la videoconferencia con los beneficios de las comunicaciones asíncronas, transmitiendo el mensaje sin fatiga de Zoom?

Bubbles resuelve el dilema asincrónico de los equipos distribuidos.

Solo graba tu pantalla, un video o un audio, y comparte el enlace con tu equipo. Pueden verlo según su agenda y tomarse el tiempo para una respuesta meditada.

Además, es muy fácil empezar: descarga nuestra extensión para Google Chrome y listo.