Qu’est-ce qu’une réunion de lancement de projet ?

Une réunion de lancement de projet est l’équivalent, dans le monde professionnel, d’un arbitre qui siffle le coup d’envoi d’un match de rugby, et son objectif est de mettre le projet en route (jeu de mots intentionnel). Le kickoff est la réunion initiale organisée avec l’équipe pour lancer officiellement un projet. Pour cette raison, votre réunion de lancement doit rassembler l’équipe projet, les parties prenantes et les sponsors afin d’établir pleinement une compréhension commune des objectifs, du périmètre et des livrables du projet. Vous avez besoin que tout le monde soit aligné et sur la même longueur d’onde pour qu’un projet soit une réussite, et cette réunion contribue fortement à cette compréhension commune. Votre objectif est de donner le ton et de vous assurer que les buts et les attentes sont connus de toute l’équipe.

Comment annoncer un lancement de projet ?

Annoncer correctement un lancement de projet est important pour garantir que tous les participants concernés soient informés et préparés à démarrer. Commencez par envoyer une invitation formelle via le canal de communication préféré de votre équipe à tous les membres et à tout participant externe, comme les sponsors et les parties prenantes du projet. Incluez la date, l’heure et le lieu (ou le lien de réunion virtuelle) de la réunion de lancement et assurez‑vous que les participants ont leur preneur de notes IA prêt à enregistrer si cette réunion de lancement est virtuelle. Si des membres de l’équipe n’ont pas de preneur de notes connecté, invitez‑les à le configurer afin qu’aucune information clé ne soit perdue pendant la réunion. Nous vous recommandons de les orienter vers Bubbles pour les notes de réunion IA, notamment grâce aux capacités de Bubbles en matière de communication post‑réunion ainsi que de prise de notes. Rappelez‑vous, tout est une question de préparation.

Ajoutez également quelques informations de contexte sur le projet dans cette annonce. Joignez l’ordre du jour de la réunion (jetez un œil au nôtre ci‑dessous) afin que les participants puissent se préparer, ce qui permet de garantir une réunion productive et ciblée. C’est aussi un bon endroit pour mettre en avant les participants clés, en indiquant qui va diriger la réunion et comment les autres doivent participer à la discussion.

Que doit inclure un lancement de projet ?

Une bonne réunion de lancement de projet doit couvrir plusieurs éléments clés pour favoriser un démarrage réussi. Voici ses composantes essentielles :

1. Présentations et icebreakers : si c’est la première réunion de ce type, commencez par de brèves présentations et des questions brise‑glace pour aider les membres de l’équipe à faire connaissance et à comprendre avec qui ils vont travailler.
2. Présentation générale du projet : le contexte est important, alors ne laissez rien de côté ! Donnez une vue d’ensemble du projet à un niveau élevé, tout en restant détaillé. Incluez ses objectifs, son périmètre et son importance pour chaque collaborateur et pour l’entreprise dans son ensemble.
3. Rôles et responsabilités : les gens doivent connaître leur rôle, donc définissez clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe et/ou partie prenante. Cela permet au projet de bien démarrer, sans confusion.
4. Plan de projet et calendrier : présentez le plan de projet pour gérer les attentes, y compris le calendrier du projet, les jalons et les livrables clés. C’est aussi ici que vous devez définir les OKR du projet.
5. Canaux de communication : comment allez‑vous collaborer et mener le travail à bien ? Les gens doivent le savoir, alors discutez des canaux de communication qui seront utilisés tout au long du projet, tels que l’e‑mail, le logiciel de gestion de projet et les réunions régulières. Si votre équipe a tendance à organiser de nombreuses réunions virtuelles, assurez‑vous de maîtriser la bonne étiquette des réunions virtuelles, et veillez à ne pas y gaspiller de temps ni d’énergie. Comment pouvez‑vous vous en assurer ? Un bon début consiste à utiliser un preneur de notes avec IA pendant les réunions. Notre préféré est Bubbles Notetaker : non seulement il est gratuit, mais les enregistrements complets, les transcriptions et les actions à mener dans l’e‑mail de suivi automatisé sont très détaillés et nous aident à nous souvenir de chaque détail clé de nos réunions. Essayez‑le lors de votre prochaine réunion virtuelle et vous pourriez obtenir des résultats similaires !
6. Gestion des risques : il est important d’identifier les risques potentiels du projet, ainsi que la façon dont vous allez les atténuer ou les gérer. Cette approche proactive peut aider à empêcher les problèmes de bloquer ou de complètement faire dérailler le projet.
7. Questions et prochaines étapes : prévoyez du temps pour les questions et les clarifications, puis terminez en décrivant les prochaines étapes et les actions à entreprendre. Cependant, si vous utilisez Bubbles à la place, vous pouvez sauter cette étape de synthèse, car elle sera effectuée automatiquement pour vous via votre e‑mail de suivi.

Comment rédiger l’ordre du jour d’une réunion de lancement ?

Il est particulièrement crucial de créer un ordre du jour bien structuré pour les réunions de lancement afin de démarrer du bon pied. Dans cette optique, nous avons créé un modèle d’ordre du jour à utiliser pour votre prochaine réunion de lancement de projet :

Ordre du jour de la réunion de lancement de projet

1. Bienvenue et présentations (10 minutes)
   • Présentez les membres de l’équipe et toutes les autres personnes impliquées
   • Questions brise‑glace pour commencer à instaurer la communication
2. Présentation générale du projet (15 minutes)
   • Objectifs et buts du projet (avec OKR le cas échéant)
   • Périmètre du projet et importance pour les individus et pour l’entreprise
   • Présentation de la Statement of Work (SOW)
3. Rôles et responsabilités (15 minutes)
   • Présentation des différentes équipes projet
   • Explication des rôles et responsabilités de chacun au sein de ces équipes et de manière générale
   • Discussion sur la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
4. Plan de projet et calendrier (20 minutes)
   • Présentation du plan de projet et du calendrier
   • Jalons clés pour mener le travail à bien
   • Discussion sur le calendrier du projet (décomposer les différentes composantes du projet)
5. Canaux de communication (10 minutes)
   • Vue d’ensemble des méthodes et outils de communication que vous utiliserez
   • Fréquence et format des mises à jour de projet requis par la direction
   • Mise en place d’un calendrier de réunions régulières (ou de mises à jour asynchrones régulières – comme enregistrer un bubble)
6. Gestion des risques (15 minutes)
   • Quels sont les risques et défis potentiels
   • Discussion sur la façon de réduire les risques
   • Attribution des responsabilités en matière de gestion des risques
7. Questions et clarifications (10 minutes)
   • Temps libre pour les questions, la discussion et la clarification de tout doute ou de toute préoccupation
8. Prochaines étapes et actions à entreprendre (10 minutes)
   • C’est ici que vous faites votre compte rendu de réunion. Résumez les principaux enseignements de la réunion, y compris les actions immédiates (et les personnes qui en sont responsables), les prochaines étapes et les actions de suivi.

Conseils uniques pour des réunions de lancement de projet réussies

1. Commencer avec une vision et des objectifs clairs

Prenez le temps de vraiment définir une vision claire pour le projet et d’établir des objectifs spécifiques et mesurables. Cela aide à aligner complètement l’équipe, sans marge d’erreur. Vous créez également un sentiment de but partagé. Selon une étude de TeamStage, le manque d’objectifs clairs est le facteur le plus courant (37 %) d’échec de projet, voilà donc votre motivation.

2. Utiliser des supports visuels et un logiciel de gestion de projet

Des réunions commerciales aux sessions d’onboarding, des supports visuels comme les diagrammes de Gantt, les chronologies et les organigrammes peuvent être extrêmement précieux pour illustrer le plan et le calendrier du projet. Ce n’est pas différent pour votre appel ou votre réunion de lancement !

3. Utiliser et tirer parti d’une technologie utile

Bien utiliser la technologie peut vraiment améliorer l’efficacité et l’impact de vos réunions de lancement de projet. Des outils comme Bubbles peuvent jouer un rôle crucial, en particulier dans des environnements virtuels. Non seulement votre preneur de notes IA est essentiel, mais l’enregistreur d’écran de Bubbles vous permet également d’enregistrer et de partager des explications détaillées des parties complexes du projet à mesure qu’il progresse, ce qui facilite le fait que les membres de l’équipe puissent donner du feedback et vous aider en commentant ou en enregistrant leur propre bubble en réponse. 

4. Mettre en avant l’importance de l’engagement des parties prenantes

Assurez‑vous que toutes les parties prenantes participent activement à la réunion de lancement. Leurs contributions, leurs idées et leur engagement sont essentiels à la réussite du projet. Discutez des rôles qu’elles peuvent assumer, des attentes, et de la manière dont elles peuvent contribuer aux objectifs du projet. Dans l’enquête PMI de 2017, 62 % des projets menés à bien avaient des sponsors qui soutenaient activement le projet, ce qui montre bien l’intérêt d’impliquer ces personnes.

5. Aborder les défis potentiels et le « scope creep »

Nous l’avons déjà mentionné, mais assurez‑vous d’être proactif en discutant des défis potentiels et de la manière de gérer le « scope creep ». Ce faisant, veillez à ce qu’il existe un processus clair pour gérer les changements de périmètre du projet, y compris les circuits d’approbation et les analyses d’impact qui les accompagnent naturellement. Cela aide à maintenir le projet sur la bonne voie et dans le respect du budget.

Conclusion

Organiser une réunion de lancement de projet réussie est essentiel pour poser les bases d’un projet réussi. Vous devez maintenir tout le monde aligné dès le départ pour garantir que les efforts collaboratifs et les contributions soient de tout premier ordre. Avec les conseils et astuces fournis ici, vous êtes sur la bonne voie pour atteindre une pleine alignement. Soyez proactif sur les aspects technologiques, y compris les outils d’IA comme Bubbles, et rappelez‑vous toujours l’importance de cette réunion pour votre travail en équipe et votre entreprise. Bonne chance !