Points clés et statistiques :

1. La surcharge de réunions est plus réelle que jamais
   • Un chiffre assez vertigineux de 11 millions de réunions a lieu chaque jour rien qu’aux États‑Unis. En extrapolant, cela représente plus de un milliard de réunions par an. Les employés passent jusqu’à un tiers de leur semaine de travail en réunion, ce qui montre clairement que les réunions occupent une part énorme de notre temps.‍
2. Les cadres dirigeants sont encore plus touchés par les réunions
   • Les cadres supérieurs consacrent près de 23 heures par semaine aux réunions. Cette statistique amène à se demander s’il leur reste du temps pour accomplir leur véritable travail en dehors des réunions, aussi ironique que cela puisse paraître…‍
3. Les réunions sont largement perçues comme improductives
   • Nous sommes curieux de connaître votre avis, car environ 71 % des employés considèrent les réunions comme improductives. Avec un pourcentage aussi élevé, il n’est pas surprenant que le coût financier des réunions improductives soit estimé, rien qu’aux États‑Unis, à 37 milliards de dollars par an.‍
4. ‍Principales causes d’échec des réunions
   • ‍Manque d’objectifs clairs : 61 % des dirigeants déclarent que les réunions échouent parce qu’elles manquent d’objectifs clairs. Les participants ne savent souvent pas pourquoi ils sont là.‍
   • Surcharge de planification : 78 % des professionnels citent la surcharge de planification comme un facteur majeur de réunions improductives. Il y en a tout simplement trop et, avec des calendriers remplis de réunions à la suite, il devient très difficile de trouver du temps pour un travail concentré.‍
   • Manque d’ordres du jour : seuls 37 % des réunions utilisent réellement un ordre du jour, un outil de base pour garantir la concentration et la productivité pendant les discussions. Si c’est votre cas, consultez nos modèles d’ordre du jour de réunion.‍‍
5. ‍Réunions virtuelles : une arme à double tranchant‍
   • Les réunions virtuelles sont passées de 48 % à 77 % entre 2020 et 2022. Si 70 % des employés trouvent les réunions virtuelles moins stressantes, 67 % des dirigeants les jugent ratées, invoquant les difficultés à obtenir l’alignement et à créer des relations dans un environnement virtuel.‍
6. Le multitâche pendant les réunions est omniprésent
   • ‍‍Un chiffre stupéfiant de 92 % des employés admettent faire du multitâche pendant les réunions, ce qui entraîne une attention divisée et un manque de contributions réellement pertinentes. Cela crée un cercle vicieux où les réunions sont perçues comme improductives, ce qui encourage encore davantage le multitâche.‍
7. La montée des réunions hybrides‍
   • La tendance aux réunions hybrides, où certains participants sont présents physiquement et d’autres rejoignent à distance, est en plein essor. Ce format offre de la flexibilité et la possibilité de combiner les avantages de la participation en présentiel et à distance.‍
8. Le mardi : le meilleur jour pour les réunions ?
   • ‍‍Des études montrent que la plupart des personnes considèrent le mardi comme le jour optimal pour planifier des réunions. Placée entre la déprime du lundi et la fatigue du vendredi, cette journée offre un moment équilibré pour des discussions productives.‍
9. Beaucoup de réunions pourraient être des e‑mails
   • ‍‍Selon une étude, 55 % des employés en télétravail estiment que la plupart de leurs réunions auraient pu être de simples e‑mails. Cela met en évidence l’importance de reconsidérer si une réunion est réellement nécessaire ou si d’autres formes de communication suffiraient.‍
10. Trouver le bon équilibre en matière de réunions‍
    • Si les réunions sont utiles pour la prise de décisions complexes, les sessions de brainstorming et la cohésion d’équipe, il est essentiel de discerner les moments où elles sont réellement nécessaires. Parfois, renoncer à une réunion ou la remplacer par un e‑mail peut être le choix le plus productif.

‍Transcription du podcast :

Chris : Bon, le sujet préféré de tout le monde : les réunions. Vous savez, ces choses qui semblent prendre de plus en plus de notre temps. On a l’impression de se noyer dans les invitations à des réunions en ce moment. Mais est‑ce qu’on accomplit vraiment quelque chose ?

Emily : C’est vrai. Bonne question.

Chris : Aujourd’hui, on plonge en profondeur dans toutes les données derrière la folie des réunions. Nous avons énormément d’études à passer au crible. Et nous allons voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et comment rendre les réunions un peu moins… douloureuses. Alors, prêt à analyser quelques chiffres avec moi ?

Emily : Absolument. Je pense que nous allons découvrir aujourd’hui des enseignements vraiment fascinants.

Chris : Parfait. Allons‑y. Commençons par le volume brut de réunions qui ont lieu. Je veux dire, à quel point la situation est‑elle grave ?

Emily : C’est… assez grave. Certaines études estiment qu’un nombre ahurissant de 11 millions de réunions ont lieu chaque jour rien qu’aux États‑Unis.

Chris : 11 millions ? Tous les jours ?

Emily : Tous les jours.

Chris : Ça fait… énormément de réunions. C’est presque difficile de se représenter un tel chiffre.

Emily : Oui, vraiment. Et si l’on extrapole à l’année, on parle de plus d’un milliard de réunions annuelles.

Chris : Un milliard ? Là, ça devient ridicule. Et on ne parle pas seulement de points rapides de 10 minutes. Combien de notre véritable semaine de travail passons‑nous dans ces réunions ?

Emily : Oui, c’est une part significative de notre temps. Les études montrent que les employés passent jusqu’à un tiers de leur semaine de travail en réunion.

Chris : Un tiers ?

Emily : Oui.

Chris : En gros, sur 3 heures de travail, l’une d’elles est consacrée aux réunions.

Emily : En gros, oui.

Chris : Pas étonnant qu’on ait l’impression de ne rien réussir à faire. Mais ce n’est même pas le pire. Les cadres supérieurs — ceux du niveau exécutif — passent encore plus de temps en réunion.

Chris : Oh oui, près de 23 heures par semaine.

Emily : Là, c’est une statistique qui laisse bouche bée. Imagine passer presque une journée entière chaque jour en réunion.

Chris : 23 heures.

Emily : Waouh.

Chris : On se demande vraiment s’ils ont encore la possibilité de faire, vous savez, le moindre travail en dehors de ces réunions.

Emily : C’est ça. Exactement.

Chris : Mais avec tout ce temps consacré aux réunions, est‑ce qu’elles aboutissent vraiment à quelque chose ?

Emily : C’est la question à un million de dollars, n’est‑ce pas ? Malheureusement, les données ne dressent pas un tableau très rose. Nous avons constaté qu’une large majorité d’employés — environ 71 % — jugent les réunions improductives.

Chris : 71 % ? Donc, en gros, sur 10 réunions auxquelles vous assistez, sept donnent l’impression d’être une perte de temps totale.

Emily : Oui, c’est à peu près ça.

Chris : Aïe.

Emily : Et ce n’est pas qu’une question de perception. Ces réunions improductives ont aussi un coût financier bien réel. Certaines estimations évoquent une perte d’environ 37 milliards de dollars par an rien qu’aux États‑Unis.

Chris : 37 milliards de dollars.

Emily : 37 milliards de dollars.

Chris : C’est une somme vraiment considérable.

Emily : Oui.

Chris : Il est clair que quelque chose doit changer. Mais avant de commencer à militer pour une semaine de travail sans aucune réunion — ce qui, soyons honnêtes, semble plutôt séduisant en ce moment…

Emily : Ça donne envie.

Chris : Essayons au moins de comprendre pourquoi autant de ces réunions échouent. Quels sont les coupables habituels ?

Emily : Eh bien, la recherche met en avant quelques facteurs clés. Le manque d’objectifs clairs en est un majeur. En fait, 61 % des dirigeants l’identifient comme la principale raison de perte de temps en réunion.

Chris : C’est logique. J’ai clairement participé à ce type de réunions où on a l’impression que personne, pas même la personne qui l’a organisée, ne sait pourquoi on est là.

Emily : Je vois tout à fait.

Chris : On se contente un peu de faire acte de présence.

Emily : Oui, on est juste… là. Un autre gros problème est le volume pur et simple de réunions. Environ 78 % des professionnels mentionnent la surcharge de planification comme un facteur significatif d’improductivité.

Chris : Ça explique beaucoup de choses. J’ai l’impression que nos calendriers sont bombardés d’invitations à des réunions, ce qui laisse très peu de place au travail de fond réellement concentré.

Emily : Exactement. Cela crée un cercle vicieux : les réunions entraînent toujours plus de réunions, et vous vous demandez quand vous êtes censé accomplir quoi que ce soit. Voici un fait intéressant : seuls 37 % des réunions utilisent effectivement un ordre du jour.

Chris : Attends, seulement un tiers des réunions utilisent un ordre du jour ?

Emily : Seulement un tiers.

Chris : Pourtant, c’est un outil à la fois basique et crucial pour garder les réunions sur les rails !

Emily : C’est ce qu’on pourrait penser, non ? Mais pour une raison ou une autre, les ordres du jour sont souvent négligés ou jugés inutiles. Pourtant, ils peuvent faire toute la différence en matière de clarté, de concentration et de productivité.

Chris : C’est comme vouloir construire une maison sans aucun plan. Comment espérer accomplir quoi que ce soit si vous ne savez même pas ce que vous essayez de réaliser ?

Emily : Exactement. Et il ne s’agit pas seulement d’avoir moins de réunions, mais de s’assurer que celles que nous tenons en valent vraiment la peine.

Chris : Tout à fait. Je pense qu’on a bien établi que beaucoup de réunions sont… disons, loin d’être excellentes.

Emily : Oui.

Chris : Mais avant de les bannir complètement, la pandémie et la montée en flèche des réunions virtuelles ont‑elles changé la donne d’une façon ou d’une autre ?

Emily : Oh, complètement. La pandémie nous a forcés à repenser notre manière de travailler, et les réunions n’y ont pas échappé. Les réunions virtuelles ont grimpé de 48 % à 77 % entre 2020 et 2022.

Chris : Waouh. 77 %. On vit pratiquement en « Zoomland » aujourd’hui.

Emily : Oui, plus ou moins.

Chris : C’est un bond énorme. Ce passage au virtuel a‑t‑il vraiment rendu les réunions meilleures ou plus productives ?

Emily : C’est là que les données deviennent intéressantes. Alors que 70 % des employés déclarent trouver les réunions virtuelles moins stressantes, 67 % des cadres les considèrent comme un échec.

Chris : Waouh. Moins stressantes pour les employés, mais considérées comme un échec par les dirigeants ? Qu’est‑ce qui explique un tel décalage ?

Emily : Plusieurs éléments entrent en jeu. D’un côté, les réunions virtuelles offrent de la flexibilité — plus besoin de se déplacer, ce qui réduit le stress pour les contributeurs individuels. Mais, de l’autre, les dirigeants peuvent avoir du mal à obtenir l’alignement, à créer des relations et à prendre des décisions d’ensemble dans un cadre virtuel.

Chris : C’est un peu comme échanger un ensemble de difficultés contre un autre.

Emily : Exactement.

Chris : La fatigue liée à Zoom est bien réelle.

Emily : Oh oui.

Chris : Il est très facile de se laisser distraire et de décrocher quand on n’est pas physiquement dans la même pièce.

Emily : Absolument. Cela souligne l’importance de rendre les réunions virtuelles plus intentionnelles : des discussions plus courtes, plus ciblées et, encore une fois, des ordres du jour clairs.

Chris : Donc, des réunions plus courtes et des ordres du jour clairs. Compris. Les données mettent‑elles en avant d’autres stratégies pour des réunions virtuelles plus efficaces ?

Emily : Certainement. Une étude a montré que le fait d’impliquer activement les participants à l’aide de sondages, de fonctions de chat ou de salles de sous‑groupes peut augmenter significativement l’engagement et la capacité d’attention.

Chris : Intégrer davantage d’éléments interactifs. Ça me plaît. Il s’agit de casser la monotonie et de garder les gens présents, même s’ils ne sont que de petits carrés sur un écran.

Emily : Exactement. Et puisqu’on parle de présence, parlons du multitâche.

Chris : Beurk.

Emily : Nous en avons tous été coupables. Vous savez, vérifier nos e‑mails ou faire défiler notre téléphone pendant une réunion.

Chris : Oh, totalement coupable. Surtout pendant ces réunions où, disons, on n’est pas très impliqué. C’est très tentant d’essayer de régler d’autres choses en parallèle. Mais existe‑t‑il des données concrètes sur l’ampleur réelle de ce multitâche en réunion ?

Emily : Oui, il y en a. Oui, il y en a. Nous avons trouvé une étude de Muse qui montre qu’un stupéfiant 92 % des employés admettent faire du multitâche pendant les réunions.

Chris : 92 % ?

Emily : 92. C’est quasiment tout le monde.

Chris : Waouh. Disons que c’est rassurant de savoir qu’on n’est pas les seuls, au moins. Mais, sérieusement, ce niveau de distraction doit forcément nuire à l’efficacité des réunions.

Emily : Absolument. Quand notre attention est divisée, nous n’absorbons pas pleinement les informations qui sont partagées. Nous n’apportons pas de contribution vraiment utile et nous ne sommes certainement pas en position de prendre des décisions bien informées. En gros, c’est la recette idéale pour les incompréhensions et la perte de temps.

Chris : Et sans doute aussi une bonne dose de frustration pour les pauvres personnes qui essaient réellement de, vous savez, rester attentives et présentes.

Emily : Exactement. Et cela crée aussi un cercle vicieux, où les gens estiment que le multitâche est justifié parce qu’ils perçoivent la réunion comme improductive, ce qui, à son tour, renforce encore son manque d’efficacité.

Chris : C’est une sorte de prophétie autoréalisatrice de misère en réunion.

Emily : Précisément. C’est une pente glissante.

Chris : Oui, vraiment. D’accord, nous avons parlé des défis des réunions virtuelles et de cette tentation permanente du multitâche. Mais on ne dirait pas que les réunions vont disparaître de sitôt. En fait, une étude n’a‑t‑elle pas prédit que le nombre de réunions allait augmenter l’année prochaine ?

Emily : Tu as raison. Une étude a prévu une hausse de 11 % rien qu’en 2023.

Chris : 11 % ?

Emily : 11 %. Mais voici la partie intéressante : on observe aussi une tendance croissante aux réunions hybrides, où certains participants sont réunis en personne tandis que d’autres se joignent à distance.

Chris : Des réunions hybrides, donc un peu le meilleur des deux mondes. Je vois clairement en quoi cela offre beaucoup plus de flexibilité.

Emily : Exactement. Cela permet d’avoir cette connexion en présentiel quand c’est nécessaire, tout en incluant les membres de l’équipe à distance ou ceux qui ne peuvent tout simplement pas se déplacer.

Chris : Tout cela me fait penser au tableau d’ensemble, tu vois ? On parle d’un futur avec potentiellement encore plus de réunions, mais aussi davantage d’options quant à la façon dont ces réunions se déroulent réellement. Alors, avec toutes ces réunions supplémentaires, ces formats hybrides et même le métavers — voit‑on des pistes sur la manière de réellement améliorer les réunions ?

Emily : Oui, tout à fait. Il y a toujours des moyens de s’améliorer, non ? Tu te souviens de ce qu’on disait tout à l’heure sur les ordres du jour ? Les études montrent qu’avoir un objectif clair pour une réunion change radicalement son niveau d’efficacité global.

Chris : Oui. Mais comme tu l’as dit, c’est un peu déprimant de voir que seuls 37 % des réunions en utilisent un.

Emily : Oui, c’est une occasion manquée, mais c’est aussi une formidable opportunité d’amélioration, non ?

Chris : C’est vrai.

Emily : Imagine si nous pouvions ne serait‑ce qu’augmenter un peu ce chiffre. Cela pourrait changer profondément la façon dont nous percevons et vivons les réunions.

Chris : C’est clair. Je suis preneur de tout ce qui rendra les réunions moins pénibles.

Emily : Oh.

Chris : Alors, au‑delà des ordres du jour, y a‑t‑il d’autres enseignements surprenants qui ressortent des données ?

Emily : Eh bien, une étude a montré que la plupart des gens considèrent effectivement le mardi comme le jour optimal pour programmer des réunions.

Chris : Vraiment ?

Emily : Oui. C’est peut‑être ce juste milieu entre la déprime du lundi et la fatigue du vendredi.

Chris : Le mardi. C’est intéressant. Je n’y avais jamais pensé, mais ça se tient. C’est une sorte de terrain neutre pour les réunions : ni trop tôt dans la semaine, ni trop près du week‑end.

Emily : Exactement. Exactement. Cela montre que même quelque chose d’aussi simple que le jour de la semaine peut influer sur la façon dont nous abordons et vivons les réunions.

Chris : Tout ça me fait penser à autre chose : nous sommes très prompts à nous plaindre des réunions, n’est‑ce pas ? Mais le problème ne vient peut‑être pas des réunions elles‑mêmes, plutôt de la manière dont nous les utilisons. C’est un peu comme accuser le four pour un gâteau brûlé alors qu’on n’a même pas pris la peine de suivre la recette.

Emily : Oh, c’est une excellente analogie.

Chris : Oui, c’est ça.

Emily : Nous devons être bien plus attentifs, non seulement au fait d’organiser la réunion, mais aussi à tous les éléments qui contribuent à en faire une expérience positive et productive pour tous les participants.

Chris : Exactement. Il s’agit d’être intentionnels, de fixer des objectifs clairs et d’utiliser les bons outils pour la tâche. Et parfois, cela peut même vouloir dire supprimer purement et simplement la réunion. Je veux dire, il y a une raison pour laquelle la phrase "Est‑ce que ça n’aurait pas pu être un e‑mail ?" existe, non ?

Emily : Absolument. En fait, une étude a montré que 55 % des employés en télétravail pensent que la majorité de leurs réunions auraient pu être des e‑mails.

Chris : 55 %. Donc, c’est plus de la moitié.

Emily : Plus de la moitié.

Chris : Alors, qu’est‑ce qu’on doit en retenir ? Sommes‑nous condamnés à un futur saturé de réunions ou y a‑t‑il de l’espoir pour une approche plus équilibrée ?

Emily : Je pense que tout est une question de juste équilibre. Les réunions ont bel et bien leur utilité.

Chris : Oui.

Emily : Surtout pour les décisions complexes, les brainstormings et le travail d’équipe — des situations où l’interaction en face à face, en présentiel ou en virtuel, est vraiment cruciale.

Chris : Exactement. Parfois, cette véritable connexion humaine est tout simplement irremplaçable.

Emily : Exactement. Mais nous pouvons certainement être plus sélectifs sur les moments où ces réunions sont vraiment nécessaires et ceux où une autre forme de communication suffirait.

Chris : Alors, pour toi qui es fatigué des réunions, voici ce que nous voulons que tu retiennes de tout ça. Avant d’appuyer sur « refuser » pour chaque invitation de réunion qui arrive dans ta boîte de réception…

Emily : Oui.

Chris : … souviens‑toi de ceci : les réunions en tant que telles ne sont pas l’ennemi.

Emily : Non, ce n’est pas le cas.

Chris : C’est la façon dont nous les utilisons — ou, dans certains cas, dont nous en abusons — qui change tout. En étant plus intentionnels dans l’utilisation de notre temps, en fixant des objectifs clairs dès le départ et en appliquant quelques‑uns des ajustements stratégiques dont nous avons parlé, nous pourrions réellement renverser la tendance. Qui sait, peut‑être qu’un jour nous nous réjouirons en voyant apparaître une notification de réunion.

Emily : Je l’espère.

Chris : Mais en attendant, n’hésitez pas à partager avec nous, sur les réseaux sociaux, ce qui vous agace le plus dans les réunions. Nous voulons avoir votre retour. Nous sommes tous dans le même bateau.