L’enregistrement des réunions est devenu un élément tout à fait normal du quotidien dans le paysage professionnel actuel. En fait, avec le télétravail, disposer d’un bon moyen d’enregistrer vos réunions fait désormais partie de l’étiquette des réunions virtuelles. Que ce soit pour la formation, la documentation ou simplement pour s’assurer qu’aucun détail ne soit manqué, la possibilité d’enregistrer les réunions est devenue une fonctionnalité essentielle pour les professionnels.

GoTo : un outil largement reconnu pour les réunions virtuelles

Même s’il détient une part de marché plus réduite, GoTo reste l’une des plateformes les plus utilisées pour les réunions virtuelles, offrant une expérience fluide aux équipes, aux formateurs et aux entreprises. Il est également intéressant de noter qu’en juin 2023, la plateforme de webconférence avait enregistré depuis son lancement une augmentation annuelle de revenus de 536 833 $. Cela représente de nombreuses personnes supplémentaires qui doivent apprendre à enregistrer correctement leurs réunions.

Alors, pourquoi doivent‑elles apprendre cela ? Parce que, quelle que soit la concentration de vos participants, il y a toujours des moments où des détails cruciaux sont manqués. C’est là que l’enregistrement entre en jeu. Enregistrer les réunions vous permet de revenir sur les points clés, de partager la discussion avec celles et ceux qui n’ont pas pu y assister et de vous assurer que tous les éléments d’action et décisions sont correctement documentés.

Vous pouvez enregistrer des réunions GoTo de plusieurs façons, soit avec les fonctionnalités intégrées de GoTo, soit avec des outils externes comme Bubbles, qui offrent des fonctions supplémentaires comme la prise de notes, la mise en évidence et une recherche plus rapide des passages importants. C’est par là que nous allons commencer aujourd’hui.

Comment enregistrer une réunion GoTo sur ordinateur

Comme mentionné, nous commençons ce guide en vous expliquant étape par étape comment enregistrer une réunion GoTo avec Bubbles. Bubbles est un outil tiers qui s’intègre parfaitement à GoTo pour enregistrer, transcrire et résumer vos réunions. Bubbles offre de nombreux avantages, et nous en verrons quelques‑uns de plus au fil des étapes ci‑dessous. Voici comment vous pouvez vous lancer :

1. Téléchargez l’extension Chrome Bubbles

Je n’exagérais pas en disant que c’est simple et gratuit ! Bubbles propose une extension pour Chrome/Edge dans laquelle vous pouvez simplement coller le lien de votre réunion pour que son Notetaker rejoigne cette réunion et commence à l’enregistrer. Une fois l’extension téléchargée, vous verrez la nouvelle extension Bubbles dans votre barre d’outils des extensions Chrome.

2. Collez le lien d’invitation GoTo Meeting

À présent, ouvrez votre extension Chrome Bubbles et collez‑y le lien de votre réunion. Notetaker se préparera à rejoindre la réunion (cela prend quelques secondes), puis vous verrez un message indiquant « Notetaker joined successfully ».

Tenez votre réunion GoTo normalement

Comme illustré ci‑dessous, vous serez à présent accompagné du Notetaker de Bubbles dans votre réunion GoTo. À partir de là, vous pouvez continuer comme d’habitude, en ayant l’esprit tranquille : chaque détail de la réunion sera capturé. Pour information, vous pouvez supprimer la marque Bubbles de vos réunions en passant à Bubbles Pro – consultez les tarifs ici. Qu’il y ait de la marque ou non, Bubbles sera déjà à l’œuvre : l’outil enregistre, transcrit et détecte automatiquement les éléments d’action et points clés à inclure dans votre récapitulatif de réunion et dans votre synthèse.

Recevez l’enregistrement de votre réunion GoTo

Une fois la discussion terminée, vous pouvez mettre fin à la réunion comme d’habitude. Bubbles quittera également la réunion une fois celle‑ci terminée, puis vous enverra un e‑mail de suivi contenant le titre de votre réunion, un résumé, les éléments d’action pour chaque participant et un lien vers votre enregistrement. Vous pouvez soit cliquer sur ce lien pour accéder à l’enregistrement de votre réunion GoTo, soit le retrouver dans votre espace Notetaker directement dans l’application Bubbles. Quel que soit le moyen que vous utilisez pour accéder à votre enregistrement, voici à quoi il ressemblera :

Comment enregistrer une réunion GoTo avec la fonctionnalité intégrée de GoTo

Si vous préférez utiliser l’outil d’enregistrement natif de GoTo, voici comment procéder avec sa fonctionnalité intégrée. Cette méthode convient à celles et ceux qui utilisent déjà GoTo régulièrement et souhaitent un moyen simple et rapide d’enregistrer leurs réunions directement dans la plateforme.

Guide pas à pas pour enregistrer une réunion GoTo

1. Démarrez ou rejoignez une réunion :
   Commencez par programmer ou rejoindre une réunion sur GoTo. La fonctionnalité d’enregistrement est disponible aussi bien pour l’hôte que pour les participants, à condition que les autorisations nécessaires aient été accordées.
2. Activer l’enregistrement : une fois la réunion lancée, vous verrez l’option permettant d’enregistrer votre session dans le panneau de contrôle.some text
   • Dans l’application de bureau, cliquez simplement sur le bouton « Record » situé dans la barre de contrôle en haut de la fenêtre de réunion.
   • Si vous êtes l’hôte depuis un navigateur web, recherchez la même option « Record » dans la barre d’outils de la réunion.
3. Mettre en pause et reprendre l’enregistrement : pendant la réunion, vous pouvez à tout moment décider de mettre l’enregistrement en pause. Vous pouvez le faire à tout moment en cliquant à nouveau sur le bouton « Record », puis reprendre en appuyant de nouveau sur « Record ». C’est utile lorsque des conversations hors sujet surviennent et que vous ne souhaitez pas les inclure dans l’enregistrement final.
4. Arrêter l’enregistrement :
   Lorsque la réunion se termine ou que vous n’avez plus besoin d’enregistrer, appuyez simplement sur le bouton « Stop » dans le panneau d’enregistrement. Vous vous assurez ainsi que l’enregistrement sera sauvegardé et traité.
5. Accéder à vos enregistrements :
   Après la fin de la réunion, vous serez redirigé vers GoTo, où l’enregistrement sera disponible (le fichier peut mettre quelques minutes à apparaître). Si vous avez choisi l’enregistrement local, accédez au dossier que vous avez sélectionné pour l’enregistrement de vos fichiers.

Remarque : tous les enregistrements locaux sont stockés au format WEBM.

6. Partager et télécharger :
   Vous pouvez partager votre enregistrement avec les participants ou d’autres collègues en utilisant l’option de lien partageable de GoTo. Vous pouvez également télécharger l’enregistrement sur votre appareil si vous souhaitez le modifier ou l’archiver en externe. Gardez toutefois à l’esprit qu’il ne s’agit que d’un enregistrement. Pour des fonctionnalités de collaboration plus avancées, nous vous recommandons d’utiliser un outil de prise de notes alimenté par l’IA tiers.