Zoom est devenu une véritable référence pour les réunions virtuelles : des millions d’utilisateurs dans le monde entier s’y appuient pour tout, des réunions quotidiennes d’équipe aux webinaires à grande échelle, moi y compris. Participer à une réunion Zoom est relativement simple, mais en animer une demande un peu plus de préparation et de connaissances.

Dans ce guide, nous allons vous présenter tout ce que vous devez savoir pour animer efficacement une réunion Zoom, en couvrant des sujets allant de la création d’un compte Zoom à l’utilisation de technologies de réunion tierces qui s’intègrent à Zoom pour rendre l’ensemble de l’expérience plus facile à gérer.

Créer votre compte Zoom

Pour animer une réunion sur Zoom, la première étape consiste à créer un compte, si vous n’en avez pas déjà un. Voici comment faire :

1. Accédez au site Web de Zoom : Rendez-vous sur zoom.us et cliquez sur le bouton « Sign Up Free ».
2. Inscrivez-vous : Vous pouvez vous inscrire avec votre adresse e-mail ou via Google, Facebook ou Apple. Zoom vous enverra un e‑mail de vérification.
3. Terminez la configuration : Une fois votre e‑mail vérifié, vous serez invité à créer un mot de passe et à ajouter quelques informations personnelles. Après cela, votre compte sera prêt à l’emploi, et vous aussi.

Pouvez-vous créer une réunion Zoom gratuitement ?

Oui, Zoom propose une formule gratuite qui vous permet de créer des réunions avec certaines restrictions. Les utilisateurs de l’offre gratuite peuvent :

• Animer des réunions avec jusqu’à 100 participants.
• Organiser des réunions de 40 minutes avec trois participants ou plus (les réunions en tête‑à‑tête sont illimitées en durée).

Si ces limites suffisent à vos besoins, vous pouvez continuer avec un compte gratuit. Pour des réunions plus nombreuses, plus longues ou pour des fonctionnalités premium, vous devrez passer à une formule Pro ou Business.

Technologie à utiliser pour animer une réunion Zoom

Animer efficacement une réunion Zoom nécessite la bonne technologie. Dans cette optique, et maintenant que vous avez configuré votre compte Zoom, vous devriez également vous équiper des autres outils utiles qui peuvent vous aider à ce stade avec Zoom.

L’un des meilleurs outils que vous pouvez utiliser en complément de Zoom est Bubbles Notetaker. Après avoir utilisé cet outil de manière intensive moi‑même, je me sens légitime pour expliquer en quoi Bubbles pourrait bien changer Zoom pour vous.

Bubbles Notetaker : automatiser la transcription et l’enregistrement des réunions

Bubbles Notetaker est un outil basé sur l’IA qui s’intègre parfaitement aux réunions Zoom pour améliorer la productivité et la précision. Voici comment fonctionne Bubbles :

• Intégration facile avec une extension Chrome ou Edge : Vous pouvez inviter Bubbles Notetaker à votre réunion Zoom via l’extension Chrome/Edge de Bubbles. Collez simplement le lien Zoom dans l’extension, et l’assistant IA rejoindra automatiquement votre réunion.

• Enregistrement et transcription : Bubbles non seulement enregistre la réunion Zoom, mais génère aussi en temps réel des transcriptions de réunions Zoom extrêmement précises. Cela peut vous faire gagner des heures de prise de notes manuelle et fournir un compte rendu aux participants qui n’ont pas pu assister.
• Résumés de réunion : Une fois la réunion terminée, Bubbles envoie un e‑mail de suivi à tous les participants sélectionnés, avec le résumé de la réunion, les actions à mener et un lien vers l’enregistrement et la transcription complets. C’est un excellent moyen de garder tout le monde aligné et informé.‍
• Actions générées par l’IA : Bubbles identifie automatiquement les actions clés et les prochaines étapes, ce qui facilite votre suivi auprès de votre équipe.

Utiliser Bubbles signifie que vos réunions Zoom sont productives et que rien ne passe à travers les mailles du filet. En plus de cela, présenter Bubbles dans votre réunion en tant qu’hôte est une excellente pratique en matière d’étiquette des réunions virtuelles, puisque tout le monde aura accès à l’enregistrement, à la transcription et aux actions à mener.

Selon nous, Bubbles se distingue également des autres AI meeting note takers grâce aux excellentes possibilités de collaboration après la réunion dont vous disposez dans votre espace de travail Bubbles, et en raison du caractère très généreux de la formule gratuite de Bubbles.

Programmer une réunion Zoom

Une fois votre compte configuré, programmer une réunion Zoom est simple.

1. Connectez-vous : Accédez à votre compte via le portail web, l’application de bureau Zoom ou l’application mobile Zoom.
2. Cliquez sur « Schedule a Meeting » : Sur le tableau de bord, vous verrez une option pour programmer une nouvelle réunion.
3. Renseignez les détails de la réunion :
   • Sujet : Donnez à votre réunion un titre clair.
   • Description : Facultative, mais utile si votre réunion a plusieurs objectifs.
   • Date et heure : Définissez l’heure correcte et veillez à prendre en compte les différents fuseaux horaires.
   • ID de réunion : Choisissez de le générer automatiquement ou d’utiliser votre ID de réunion personnel.
   • Paramètres de sécurité : Envisagez d’ajouter un code secret ou d’activer la salle d’attente pour renforcer la sécurité.
   • Options avancées : Décidez si vous autorisez les participants à rejoindre la réunion avant l’hôte ou si la réunion doit être enregistrée automatiquement. Si vous connectez votre calendrier à Bubbles, vous n’aurez pas à prendre cette décision concernant l’enregistrement de la réunion, car votre Notetaker la rejoindra automatiquement.
4. Envoyez les invitations : Zoom générera un lien d’invitation que vous pourrez partager avec les participants par e‑mail ou via des invitations calendrier.

Une réunion Zoom peut‑elle commencer sans l’hôte ?

Zoom permet aux réunions de démarrer sans l’hôte, mais uniquement si l’option « Join Before Host » est activée lors de la programmation. Cette option permet aux participants de rejoindre la réunion et d’interagir entre eux avant le début officiel de la séance. Si ce paramètre n’est pas activé, les participants seront placés dans une salle d’attente jusqu’à ce que l’hôte démarre la session. C’est entièrement à vous de décider en tant qu’hôte de la réunion.

Comment démarrer, animer et gérer la réunion Zoom

Lorsque l’heure de votre réunion approche :

1. Connectez-vous à votre compte Zoom : Ouvrez l’application Zoom ou connectez-vous via le portail web.
2. Démarrez la réunion : Cliquez sur le bouton « Start » à côté de votre réunion programmée. La session se lancera et, en tant qu’hôte, vous aurez la main sur différents paramètres. Vous pouvez aussi cliquer sur le lien figurant dans l’invitation à la réunion : l’application Zoom se lancera et démarrera votre réunion.
3. Gérer les participants :
   • Couper/rétablir le son : Contrôlez qui est autorisé à parler afin d’éviter les bruits de fond.
   • Autoriser le partage d’écran : Donnez aux participants la possibilité de partager leur écran, en particulier si vous organisez une présentation ou une session de collaboration.
   • Créer des salles de petits groupes : Divisez les participants en groupes plus restreints pour des discussions plus ciblées.
   • Enregistrer la réunion : En tant qu’hôte, c’est vous qui décidez de laisser Bubbles Notetaker entrer dans la salle de réunion pour enregistrer la réunion et la partager ensuite avec les participants. Selon vos paramètres, Bubbles peut être en mesure de rejoindre automatiquement. Avec l’extension Bubbles pour Chrome/Edge, vous inviterez directement le Notetaker, de sorte que l’enregistrement commencera instantanément lorsque vous collerez le lien de votre réunion dans l’extension.

Comment animer une réunion Zoom sur mobile

L’application mobile de Zoom facilite l’animation de réunions depuis n’importe où :

1. Téléchargez l’application Zoom : Obtenez la dernière version depuis l’App Store ou Google Play.
2. Connectez-vous : Utilisez votre compte Zoom pour vous identifier.
3. Touchez « New Meeting » : Cela lancera une réunion instantanée. Vous pouvez aussi programmer une réunion ultérieure en sélectionnant « Schedule ».
4. Démarrez la réunion : Une fois les participants connectés, vous pouvez gérer la réunion avec des fonctionnalités comme couper/rétablir le son, le partage d’écran et la gestion des participants, exactement comme sur la version de bureau.

Que dire lorsque vous animez une réunion Zoom ?

C’est une question un peu délicate, car il n’existe pas de script unique prédéfini. Cependant, en tant qu’hôte, il est de votre responsabilité de guider la réunion, donc vous avez raison d’y prêter une attention particulière. Voici quelques pistes qui peuvent aider à donner le ton :

• Souhaitez la bienvenue aux participants : Saluez‑les et remerciez‑les d’avoir rejoint la réunion d’aujourd’hui. La bonne pratique consiste à attendre quelques minutes pour que tout le monde arrive.
• Présentez l’ordre du jour : Votre ordre du jour de réunion est crucial, alors prenez le temps de le passer en revue dès le début.
• Encouragez la participation : Indiquez aux participants qu’ils peuvent utiliser le chat pour poser des questions ou lever la main s’ils souhaitent prendre la parole. Essayez aussi de réserver un peu de temps pour une session de questions‑réponses.
• Lancez la réunion : Commencez la discussion en vous concentrant sur les points clés, en veillant à ce que chacun reste dans le sujet et respecte le temps imparti.