L’onboarding des employés est une étape absolument essentielle dans n’importe quel poste et pour tout employé, car il « fait ou défait » en partie la carrière de la personne au sein de l’entreprise. Il est évidemment tout à fait possible de se remettre d’un début bancal, mais tout le monde souhaite bien commencer, car cela donne réellement le ton.

Nous avons tous été un nouvel employé à un moment donné de notre carrière professionnelle et, par conséquent, que vous soyez aujourd’hui le CEO ou un manager, vous devriez être tout aussi engagé à permettre à ces nouvelles recrues de s’épanouir dès le premier jour. Heureusement, vous êtes au bon endroit pour apprendre comment y parvenir. Attachez votre ceinture et familiarisez-vous avec le processus, ainsi qu’avec ses étapes et ses raisons d’être.

Qu’est-ce que l’onboarding des employés ?

L’onboarding des employés est le processus qui permet de familiariser les nouveaux collaborateurs avec tout ce que leur nouveau rôle implique. Même si l’employé a déjà une idée de ce que le poste implique grâce à la description de poste et au fait que la fonction se trouve (espérons-le) dans son domaine d’intérêt, ce processus peut être considéré comme la transition d’un statut d’« extérieur » à celui de membre pleinement intégré et efficace de l’organisation. Il ne s’agit pas seulement du premier jour de travail, mais de tout le programme, depuis l’envoi de la lettre d’offre jusqu’à la pleine inclusion du nouvel employé dans la culture de l’entreprise.

Il y a évidemment beaucoup d’éléments entre ces deux étapes de l’emploi, comme la complétion des formalités administratives, la mise en place de l’espace de travail propre de l’employé au bureau (en présentiel) ou l’accès informatique à tous les logiciels et outils nécessaires (en télétravail ou en mode asynchrone), la communication des attentes liées au poste, ainsi que des présentations aux membres de l’équipe pour aider réellement la nouvelle recrue à s’intégrer. Ce ne sont là que quelques exemples, mais examinons maintenant le processus dans son ensemble.

En quoi consiste le processus d’onboarding ?

Le processus d’onboarding est un processus structuré qui comprend les étapes de pré-onboarding, une journée d’orientation, la période de formation, l’intégration à la culture de l’entreprise et un accompagnement et une feedback continus. Cela ne veut pas dire qu’il existe une checklist d’onboarding définitive ou un manuel garantissant que votre nouvelle recrue sera parfaite, mais ce sont assurément des domaines à prendre très au sérieux. Je tiens à souligner ici que le processus d’onboarding ne bénéficie pas seulement au nouvel employé, mais à l’entreprise dans son ensemble. Les statistiques de People Management l’illustrent bien, puisqu’elles indiquent que l’économie britannique perd 408 milliards de dollars chaque année en raison du désengagement des employés. Si nous veillons à couvrir le processus d’onboarding de manière approfondie, nous pouvons grandement contribuer à améliorer l’engagement et à faire en sorte que les employés se sentent à l’aise et aient un sentiment d’appartenance sur leur lieu de travail.

Pourquoi l’onboarding est-il important ?

Les statistiques mentionnées plus haut en disent long, mais approfondissons un peu. Un processus d’onboarding solide peut contribuer de manière significative à la réussite d’une nouvelle recrue. Selon le Harvard Business Review, un programme d’onboarding bien conçu peut améliorer le taux de rétention d’environ 50 %, ce qui renforce l’engagement et la fidélisation des employés et signifie également que le temps passé avec une nouvelle recrue n’a pas été gaspillé.

Vous vous demandez peut-être d’où vient la corrélation entre rétention et engagement ou implication continus, car nous savons tous que le simple fait de rester en poste ne signifie pas nécessairement que nous apprécions notre rôle ou que nous sommes pleinement engagés. Cependant, dans ce cas, TeamStage a démontré que des expériences d’onboarding solides augmentent de plus de 2,6 fois la satisfaction professionnelle à long terme. Au-delà de la satisfaction, nous savons également que la performance s’améliore avec un bon onboarding ; TeamStage a de nouveau constaté que 70 % des employés qui appréciaient leur travail et excellaient avaient bénéficié d’un onboarding fluide.

Combien de temps dure l’onboarding ?

Même si la durée réelle du processus peut varier, une approche plus complète de l’onboarding doit s’étendre de trois mois à un an afin d’aider le nouvel employé non seulement à comprendre son rôle, mais aussi à s’intégrer au lieu de travail et à nouer des relations avec ses pairs. La plupart des sources, comme PeopleSpheres, nous diront que le processus dure seulement de trois à six mois, ce qui est en partie vrai, car elles se basent sur le fait que la plupart des nouvelles recrues décident de « rester ou partir » dans ce poste et dans cette entreprise au cours de cette période. Cependant, pour celles qui restent, vous devriez poursuivre l’onboarding au-delà de six mois. Seules 15 % des entreprises le font, mais selon moi, c’est la meilleure pratique.

Stratégies efficaces d’onboarding

Élaborer une checklist d’onboarding structurée

En partant du planning du nouvel employé pour son premier jour, cette checklist doit être propre à votre entreprise, car, encore une fois, il n’existe pas de technique « taille unique » ici. Vous devriez y couvrir toutes les étapes critiques jusqu’à, et y compris, l’achèvement de toutes les formations nécessaires pour le poste.

Mettre l’accent sur la culture d’entreprise

Il est tout aussi important de se familiariser avec la culture d’entreprise qu’avec ses responsabilités de poste. Le concept de « culture d’entreprise » englobe la mission et les valeurs de l’organisation ainsi que les règles informelles du quotidien qui découlent de cette culture.

Suivis réguliers et feedback

Il est important de prendre régulièrement des nouvelles du nouvel employé pour savoir comment il se sent et traiter les problèmes qui pourraient apparaître. Maintenir cette régularité permet d’éviter que la nouvelle recrue ne se sente dépassée et perdue dans son nouveau rôle. Les hiring managers devraient être prudents et plus indulgents dans leur approche des suivis et du feedback pendant cette période, et comprendre qu’il s’agit d’une phase d’adaptation délicate pour le nouvel employé.

Programmes de mentorat

Attribuer un mentor à chaque nouvel employé l’aidera à trouver sa place dans l’organisation et lui offrira un collègue expérimenté à qui demander conseil. Le bénéfice n’est pas uniquement professionnel : cela peut aussi aider l’employé à faire ses premiers pas sur le plan social au sein du lieu de travail.

Personnaliser l’expérience d’onboarding

Les gens ont des tempéraments différents et apprennent de manières variées. L’onboarding fonctionne d’autant mieux qu’il est adapté à chaque individu. On peut souvent cerner le caractère de quelqu’un assez rapidement, donc c’est un élément auquel vous devriez réfléchir dès le premier jour. Vous devriez également tenir compte du rôle que vient occuper la nouvelle recrue et personnaliser l’expérience d’onboarding en conséquence. Par exemple, si votre nouvelle recrue travaille dans les ventes, Scratchpad est un excellent outil d’onboarding, car il lui facilite l’adoption et le suivi du processus de vente que vous mettez en place au sein de l’équipe.

Maintenant que nous avons défini quelques bonnes stratégies, voyons comment les déployer au mieux auprès de votre nouvelle recrue. Vous pouvez évidemment le faire en personne, mais avec la généralisation croissante des environnements de travail distants et asynchrones et des configurations hybrides, nous devons nous assurer de rester à la hauteur en matière d’onboarding des employés. Par conséquent, envisageons d’utiliser des logiciels et des outils pour nos processus d’onboarding.

Logiciels d’onboarding des employés

Selon UKG, 36 % des professionnels RH estiment qu’une technologie inadéquate les empêche de rationaliser leur processus d’onboarding. Nous avons déjà abordé les avantages statistiques d’une simplification de ce processus et, en ce sens, cette mauvaise utilisation de la technologie nuit aux programmes à grande échelle. Comme pour tout domaine lié à l’efficacité et à l’optimisation au travail, nous voulons nous donner, ainsi qu’à l’entreprise, les meilleures chances de réussite possible en matière d’onboarding des nouvelles recrues. Nous devrions donc tirer parti de toute technologie ou de tout outil utile qui nous aide à simplifier ce processus tout en conservant les informations clés et en faisant passer les messages importants.

Cela s’applique tout autant dans un environnement en présentiel, mais ces derniers temps l’accent est davantage mis sur l’onboarding à distance en raison du manque d’interactions en face à face, alors même que le besoin de communication efficace demeure. Cette communication est d’autant plus cruciale que, selon des statistiques de Gitnux, les employés en télétravail qui ont bénéficié d’un onboarding complet sont 18 % plus susceptibles d’être satisfaits de leur emploi que les employés à distance qui n’ont pas bénéficié d’un bon processus d’onboarding.

Alors, comment mener un onboarding à distance vraiment complet ? Eh bien, Gartner affirme que 58 % des entreprises fournissent du matériel aux employés à distance afin qu’ils puissent s’onboarder et travailler à distance avec succès, mais nous devrions aussi veiller à utiliser des logiciels pour bien communiquer et organiser l’information dans un hub central unique. Laissez-moi vous montrer comment vous pouvez y parvenir en utilisant Bubbles.

Ici, j’ai utilisé Bubbles pour prendre une capture d’écran de l’outil que je suis en train d’onboarder. Dans ce cas, j’ai utilisé Figma et j’ai pris une capture d’écran qui fait défiler automatiquement la page afin d’en saisir l’intégralité. À partir de là, j’ai laissé des commentaires qui expliquent, étape par étape, comment utiliser cet outil. Vous pouvez consulter la bubble complète ici pour voir concrètement comment fonctionnent le défilement et la fonctionnalité de feedback. Vous pouvez aussi, en alternative, enregistrer une bubble avec vidéo et audio, afin de capturer tout votre écran, une fenêtre ou le bureau, et ainsi réaliser ce walkthrough de manière plus interactive. Apprenez comment faire dans mon article récent disponible ici.

Défis et solutions dans l’onboarding des employés

S’adapter à des besoins uniques

Chaque nouvelle recrue arrive avec un ensemble unique de besoins et d’attentes. La meilleure solution à d’éventuelles difficultés est de faire preuve de compréhension et d’accepter que l’onboarding sera probablement un chemin semé d’embûches vers le succès.

Équilibrer standardisation et personnalisation

Même si une approche standardisée est souvent la plus efficace, une certaine personnalisation peut s’avérer nécessaire dans divers domaines. Cela n’a pas besoin d’intervenir pendant la phase d’enseignement de l’onboarding ; en réalité, organiser tout le contenu dans une bubble est idéal à cette étape, car cela fait gagner du temps au service RH et offre à tout le monde des conditions équitables. Personnalisez plutôt les suivis et le feedback.

Mesurer le succès de l’onboarding

Le processus d’onboarding peut être considéré comme réussi si le nouvel employé devient productif peu de temps après son embauche ou commence réellement à comprendre l’entreprise et à s’y épanouir. Gardez à l’esprit que chacun mettra un temps différent à être pleinement opérationnel, mais évitez d’être trop indulgent. Utilisez le feedback, mais si les signaux ne sont pas encourageants, n’ayez pas peur d’opérer un changement.

Globalement, l’onboarding peut être un processus long et chronophage, surtout si vous n’êtes pas préparé pour la réussite. En suivant ces étapes, vous devriez cesser d’être intimidé par cette tâche et, au contraire, l’aborder avec efficacité et clarté. L’essai-erreur est ici un élément clé, alors ne vous laissez pas décourager par les échecs. Prenez cela avec philosophie, pour vous comme pour votre entreprise, et continuez à optimiser grâce à des logiciels et à de nouvelles idées.