Синхронізуватися чи працювати асинхронно — ось у чому питання. 

Розуміння того, коли використовувати синхронну чи асинхронну (async) комунікацію — і який інструмент або технологію застосувати для передання певного типу інформації — критично важливе для успішної співпраці. Це може стати різницею між тим, що ваш проєкт перетвориться на хаотичний безлад, який виходить за рамки дедлайнів, і тим, що ваша команда працюватиме як добре злагоджений механізм.

З іншого боку, якщо все зробити неправильно, це часто виглядає так: 

• Останнє сповіщення.
• Дзвінок команди оновлення о 3-й ночі. оновлення команди. 
• Дзвінок у Zoom, під час якого ви «відключилися». 
• Нотатка з відгуком, яка зачепила ваші почуття. 
• Сповіщення Asana, яке загубилося десь у ефірі.
• Нескінченні переривання, які виводять вас із стану потоку. 
• Нотатки з тієї зустрічі, які так і не завантажили. 
• Різкий email, який читається як ледве помітно поблажливий. 
• Повідомлення в Slack, яке ви не побачили, бо у вас вимкнені сповіщення. 
• Швидке повідомлення від вашого керівника, яке не повністю відповідає на ваші запитання. 
• Невпинний обмін повідомленнями туди-сюди, якого можна було б уникнути одним коротким дзвінком. 
• Файли, які ви не змогли знайти, бо їх поділилися не в тому інструменті для співпраці. 

Зустріч, яка цілком могла бути email-ом. 

Ех.

Незалежно від того, працюєте ви віддалено, в офісі чи в гібридному форматі, ви вже стикалися з частиною цих розчарувань. 

Після пандемії віддалена робота та гібридні команди стали більш поширеними, тож ефективна комунікація важлива як ніколи раніше. Однак багато команд досі намагаються знайти правильний баланс між синхронною та асинхронною комунікацією.  

У цьому гайді ми розберемо, що зараз не так із асинхронною комунікацією та як ви можете подолати цей розрив завдяки правильній робочій методології та відповідним інструментам.

Терміновість проти важливості: асинхронна комунікація «поламана»

Якщо ви редактор контенту, креативний директор, спеціаліст з QA програмного забезпечення, власник продукту чи CEO, який занурений в операційку, швидше за все, ви вже намагалися впровадити асинхронну співпрацю, але залишилися не в захваті. 

Ми вас розуміємо. Асинхронна комунікація має свої недоліки. Здається, що наші асинхронні обговорення відсуваються на задній план, губляться в нескінченних тредах і каналах, і виходить, що… простіше просто «швидко зідзвонитися», щоб усе розрулити. 

Але, якщо чесно, ніхто не хоче проводити ще більше зустрічей. 

Занадто часто вони змушують нас плутати «термінове» з «важливим».

Зі зростанням популярності віддаленої роботи ми всі відчайдушно хочемо, щоб асинхронка запрацювала нормально. Але дотепер ніхто так і не зміг по-справжньому зрозуміти, як зробити асинхронну комунікацію правильно. 

І такі інструменти, як Slack, що обіцяли врятувати асинхронну комунікацію, зробили ситуацію гіршою, а не кращою. 

У статті New Yorker за 2020 рік, автор книги Deep Work Кал Ньюпорт під назвою “Slack Is the Right Tool for the Wrong Way to Work” наводить доволі переконливі аргументи, що Slack зробив нас менш продуктивними. 

У статті наводиться дослідження RescueTime, яке показало, що замість того, щоб змусити працівників користуватися меншою кількістю інструментів (як і планувалося), користувачі Slack насправді частіше перемикаються між засобами комунікації. Середній користувач Slack витримує лише 5 хвилин, не перевіряючи канали комунікації. Тим часом користувачі, які не працюють у Slack, можуть у середньому провести 8 хвилин, не перевіряючи канали комунікації. 

Звісно, це не колосальна різниця, але все ж. 

Дещо лякає той факт, що середній працівник «заглядає» в свою електронну пошту та месенджери кожні 6 хвилин.

Нещодавнє дослідження гібридної роботи від Microsoft виявило, що цифрова співпраця суттєво збільшила інтенсивність робочого дня середнього працівника знань. Аналіз даних із власного пакета інструментів Microsoft 365 за період з лютого 2020 по лютий 2021 року показав такі тенденції:

• У світі загалом час, проведений у зустрічах Microsoft Teams, більш ніж подвоївся (зріс у 2,5 раза). Якщо не враховувати спад під час різдвяних свят у грудні, цей показник і далі зростає.

• Середня зустріч у Teams подовжилась на 10 хвилин — з 35 до 45 хвилин.
• Середній користувач Teams надсилає на 45% більше чатів на тиждень і на 42% більше чатів на людину поза робочим часом. Тим часом кількість чатів на тиждень продовжує зростати.
• Кількість людей, які працюють над документами, зросла на 66%.
• 62% дзвінків і зустрічей за цей період були не запланованими.
• 50% людей відповідають на чати в Teams протягом п’яти хвилин або менше. Цей час відповіді рік у рік фактично не змінюється. 

Справжня ціна багатозадачності

Синхронна комунікація — і погана асинхронна комунікація — змушують нас виконувати кілька завдань одночасно, що ми прекрасно знаємо, суттєво ускладнює виконання зосередженої роботи. 

Це добре підтверджують наукові дослідження нейробіологів і психологів, які довели, що часте перемикання між завданнями має свій “обчислювальний кошт”. Наш мозок просто не призначений для одночасного утримання уваги на кількох завданнях, і такі спроби шкодять нашій продуктивності — аж до втрати до 40% нашого продуктивного часу. 

Це як намагатися запустити забагато програм на старенькому MacBook Air — продуктивність неминуче просідатиме. Навіть саме очікування запланованої зустрічі розсіює нашу увагу і заважає нормально зосередитися. Спроба працювати під постійною загрозою незапланованих переривань робить це практично неможливим. 

Як влучно сформулював Джорі МакКей у цьому чудовому блозі про перевантаження комунікацією, постійні «чек-іни» у віддаленій роботі «перетворюють вашу концентрацію на швейцарський сир». Наведена нижче візуалізація показує, як це виглядає на практиці, на прикладі одного робочого тижня з життя дата-сайєнтистки RescueTime. 

У цьому розкладі типової робочої п’ятиденки дата-сайєнтистки RescueTime Медісон Лукачик було лише вісім отримасних блоків по пів години продуктивної роботи без переривань через email або месенджер. 

То яка ж розв’язка? Як нам «полагодити» асинхронну комунікацію?

Як нам співпрацювати ефективно, водночас максимально підвищуючи індивідуальну продуктивність, не жертвуючи креативністю та інноваційністю живої співпраці?

Відповідь простіша, ніж здається: оновити те, як ми працюємо і які інструменти використовуємо.

Маючи правильну робочу методологію та відповідні інструменти, команди можуть чітко комунікувати, одночасно надаючи кожному можливість виконувати свою найкращу роботу з мінімальною кількістю переривань. 

Створюючи культуру роботи, яка віддає пріоритет асинхронній комунікації і підкріплена правильними інструментами, ви закладаєте основу для глибокої, продуктивної роботи. Ось кілька найкращих практик комунікації, які варто розглянути для впровадження:

• Створіть чіткий протокол комунікації й дотримуйтеся його. Визначте, коли синхронна комунікація є необхідною, а коли достатньо асинхронної. Вирішіть, які канали чи інструменти комунікації найкраще підходять для кожного сценарію.
• ‍Надавайте перевагу асинхронній комунікації. Те, що це може бути зустріччю, не означає, що так і має бути. В ідеалі ви завжди маєте зважувати «асинхронно проти синхронно» перед тим, як планувати командну комунікацію.‍
• Майте план або порядок денний. Якщо це не неформальне спілкування, тримайте синхронні взаємодії короткими й прагматичними, створивши порядок денний, який окреслює рамки зустрічі та пункти для обговорення. 
• ‍Комунікуйте чітко й надавайте деталі. Через притаманну їй затримку у відповідях асинхронна комунікація вимагає добре продуманих повідомлень. Чим більше деталей і ясності ви надасте з першого разу, тим менш імовірно, що доведеться щось уточнювати, і тим менше у вас буде затримок і «вузьких місць».
• ‍Встановіть чіткі очікування. Окресліть правила взаємодії щодо очікуваного часу відповіді, частоти оновлень, налаштувань сповіщень тощо. 
• ‍Комунікуйте в контексті. Чим «ближче» до об’єкта обговорення ви можете розмістити повідомлення, тим легше вашим колегам буде побачити й зрозуміти, що саме ви маєте на увазі. Наскільки можливо, зберігайте спілкування в межах тредів, щоб зменшити ймовірність непорозумінь.‍
• Вимикайте сповіщення під час роботи. Сповіщення вбивають продуктивність. Активно налаштовуйте сповіщення так, щоб отримувати лише справді термінові, а під час роботи, що вимагає максимальної концентрації, повністю вимикайте їх. 
• ‍Плануйте асинхронні «чек-іни». Коли у вашій команді чи проєкті багато залежностей, критично важливо тримати всіх учасників процесу в курсі справ. Асинхронні чек-іни й оновлення дають змогу командам ділитися прогресом і просити підтримку без зайвих переривань. 
• ‍Формуйте культуру довіри та відповідальності. В асинхронній команді кожен має довіряти іншим. Щоб цього досягти, впроваджуйте й підтримуйте стандарти відповідальності, а також звертайте увагу (і пропонуйте підтримку!), коли хтось із команди не надає оновлень так, як очікується.

Найкраще з обох світів: як досягти успіху в асинхронній роботі 

Bubbles дозволяє вам співпрацювати асинхронно, не відмовляючись від переваг синхронної співпраці.

Якщо коротко, bubbles — це інструмент, який дає змогу легко записати екран із голосовим супроводом або відео та поділитися своїм bubble з колегами, які зможуть відповісти у зручний для себе час. 

Завдяки передовому відео-меседжингу bubbles допомагає подолати розрив між синхронною та асинхронною комунікацією, роблячи можливими асинхронні розмови в контексті.

Це робить bubbles унікально придатним для надання глибокого зворотного зв’язку — чи ви креативний директор, який дає дизайнеру дуже конкретні коментарі, інженер-програміст, що просить колегу прибрати шматок коду, керівник маркетингу, який намагається зробити тон блогу ідеально точним, чи засновник стартапу, який пояснює команді своє бачення.  

Двосторонні розмови в асинхронному форматі 

На відміну від інших інструментів асинхронної комунікації, bubbles забезпечує двосторонні розмови, дозволяючи отримувачам відповідати на конкретні частини запису. 

Якщо ви хочете запустити великий ініціативний епік, дати контекстуальний відгук щодо нової лендинг-сторінки чи провести команду через Product Requirements Document (PRD), bubbles — це найшвидший спосіб донести свою думку, не збираючи всіх на зустріч. 

Уявіть це як голосову нотатку, на яку ви можете відповідати у процесі прослуховування (уявіть: вам не потрібно слухати її тричі, щоби відповісти на все), але ще й із додатковим контекстом відео, яке показує, точно про що ви говорите. 

Наприклад, рецензування Product Requirements Document (PRD) дуже легко виконати за допомогою bubbles. Лідер продукту може записати bubble, у якому поділиться баченням, стратегією та планом. Потім члени команди можуть переглянути запис, коли їм зручно, й додати свої запитання, відгуки та ідеї.

Ось кілька практичних способів використати цю функцію:

• Попросити уточнення щодо конкретного пункту фідбеку
• Розвинути ідеї відправника (віртуальний брейнштормінг!)
• Відповісти на запитання, поставлене в bubble 
• Повідомити відправнику, що ви погоджуєтесь або не погоджуєтесь із певним його твердженням
• Емоційно відгукнутися відправнику — коли у вас з’являється той самий момент прозріння «ага!», коли ви відчуваєте натхнення від сказаного колегою в bubble, ви можете поділитися своєю реакцією у контексті й у моменті — навіть попри те, що комунікація асинхронна.

«Синергія» не обов’язково має бути синхронною

Перегляньте наведені нижче bubbles, щоб побачити, наскільки легкою може бути асинхронна співпраця, якщо у вас є правильні інструменти.

Для засновників, CEO та власників продукту: огляд функцій за 90 секунд 

• Презентуйте продукти й показуйте демо функцій віддалено, з коментарями
• Просіть пропозиції або залишайте фідбек щодо wireframes, UI та іншого
• Брейнштормте, розв’язуйте проблеми й впроваджуйте інновації асинхронно 

Для інженерів, продакт-менеджерів і спеціалістів із QA: репорт багу за 90 секунд:

• Діліться детальними репортами про баги з записом екрану та голосовим супроводом
• Розв’язуйте проблеми разом — асинхронно
• Усувайте баги швидше й із меншою кількістю дзвінків
• Ставте й відповідайте на запитання в контексті за допомогою тредів коментарів із таймштампами

Для маркетинг-лідів, креативних лідерів і дизайнерів: запит на креативний фідбек за 90 секунд:

• Надавайте креативний фідбек ефективно й результативно, не витрачаючи купу часу на друк повідомлень
• Використовуйте тон голосу, жести та міміку, щоб давати чітку, конструктивну критику, яка не сприймається як надто жорстка
• Ведіть двосторонні розмови навколо окремих креативних рішень 
• Постійно навчаєте свою команду, пояснюючи логіку, що стоїть за вашим фідбеком 

Bubbles дозволяє відчути ту саму справжню радість від взаємодії, яку може дати лише творча співпраця — а її, на жаль, бракує в інших інструментах асинхронної співпраці. 

Як висловився засновник і CEO bubbles Том Медема в інтерв’ю TechCrunch, місія bubbles — «повернути радість у роботу: повернутися до креативності та продуктивності, сприяти глибокій роботі й зменшити вигорання, відходячи від гіпер-реактивності та комунікації в реальному часі до ширшої асинхронної співпраці (async)».

Ось як bubbles «повертає радість у роботу»:

• Bubbles дозволяє людям чітко висловити думку — уже з першого разу. Користувачі Bubbles взаємодіють із поточним завданням через відео, аудіо та текстові повідомлення — усе в одному каналі. Завдяки голосу, міміці, жестам і посиланням у контексті bubbles забезпечує більш нюансований і людяний спосіб комунікації, ніж будь-який інший інструмент асинхронної комунікації. Bubbles дає змогу кожному члену команди відчути, що його бачать, чують і розуміють.
• Bubbles допомагає командам приймати кращі рішення швидше — асинхронно. За допомогою bubbles учасники можуть коментувати й вести треди навколо асинхронних відео-розмов, тож важливий «діалог туди-сюди» відбувається без потреби в дзвінках. На відміну від імпульсивних реакцій, які часто виникають під час дзвінків у реальному часі, bubbles дає учасникам час на виважені, продумані відповіді. ‍
• Перегляньте цей bubble, щоб побачити асинхронне прийняття рішень «у дикій природі».‍
• Bubbles створює задокументовану історію всіх рішень. Учасники й інші члени команди, які не були «присутніми», можуть за потреби звернутися до цього «паперового сліду». ‍
• Bubbles дозволяє всім співпрацювати будь-де й будь-коли. Ми всі працюємо найкраще, коли можемо відсіяти весь шум і відволікання. Незалежно від того, знаходиться ваша команда в одному часовому поясі чи розподілена по всьому світу, справді асинхронна комунікація спрощує організацію глибокої роботи. 

Урешті-решт, менше часу в зустрічах = менше цифрового вигорання та більше часу на змістовну, впливову роботу.

‍

То коли ж варто використовувати синхронну, а коли — асинхронну комунікацію? 

Хоч деяку інформацію завжди ефективніше передавати в реальному часі, ви можете здивуватися, наскільки велику частину комунікацій можна перевести в асинхронний формат, якщо маєте правильні інструменти. 

Незалежно від того, працюєте ви віддалено, в офісі чи в гібридному форматі, секрет ефективної стратегії комунікації полягає в тому, щоб уся команда була узгоджена щодо того, який режим комунікації використовувати в якому контексті — і суворо дотримувалася цього протоколу. 

Мінімізуючи синхронну комунікацію, команди отримують більше часу на зосереджену «глибоку роботу» та зустрічаються в реальному часі лише тоді, коли це справді необхідно. 

Ось кілька факторів, які варто враховувати, обираючи спосіб, яким ви звертаєтеся до когось: 

• Мета комунікації 
• Наскільки термінова вам потрібна відповідь 
• Скільки деталей вам потрібно передати
• Графік та часовий пояс отримувача
• Наскільки складною є тема
• Ваша стосункова історія з отримувачем
• Скільки людей має бути залучено

Знову ж таки, що коротшим буде список ситуацій, які виправдовують синхронну комунікацію, то краще.

Зважаючи на це, методи синхронної комунікації можуть бути доречними, коли:

• Вам потрібно швидко розв’язати проблему
• Йдеться про тімбілдинг, коучинг або побудову довіри
• Потрібно обговорити чутливі теми, де важливі довіра та взаємини (наприклад, оцінювання результатів роботи, обговорення поведінкових питань)
• Ви розв’язуєте складні проблеми в групі, наприклад проводите брейнштормінг

З іншого боку, асинхронна комунікація має сенс, коли:

• Ви хочете мінімізувати кількість зустрічей (або зробити їх менш численними)
• Надаєте фідбек, який не є терміновим 
• Просите заздалегідь підготовлену, добре обдуману думку
• Надаєте детальний і контекстуальний фідбек
• Надаєте додатковий контекст до або після синхронної події (наприклад, надсилаєте порядок денний до відеоконференції чи живого вебінару та розсилку з ключовими висновками й наступними кроками після)
• Потрібно врахувати людей із різними часовими поясами чи щільними графіками, або коли не всі можуть приєднатися до зустрічі чи дзвінка
• Ви прагнете тримати багатьох учасників або «рухомі частини» в курсі подій і в єдиному руслі
• Потрібно надати єдине джерело правди, до якого колеги можуть звернутися у зручний для них час
• Відповідаєте на асинхронну комунікацію
• Вам потрібно виконати складну й/або ресурсомістку роботу з мінімальною кількістю переривань

Для тих неминучих розмов існує синхронна комунікація. Для всього іншого — є bubbles. 

Використовуйте Bubbles для асинхронного фідбеку в контексті 

На відміну від багатьох інших інструментів для відео та запису екрану на ринку — *кхм-кхм, Loom* — bubbles швидкий. Вам не доведеться вічність чекати, доки синхронізується запис екрану, і молитися, щоб комп’ютер не «завис», поки файл завантажується в хмару. 

Bubbles повністю безкоштовний, реєстрація займає лише кілька секунд — недарма ми називаємо наш процес онбордингу «nonboarding». До того ж наш безкоштовний розширення Chrome робить продукт надзвичайно зручним у використанні. 

Перегляньте цей bubble, щоб на власні очі побачити, наскільки безболісним є наш «nonboarding».

‍