¿Sincrónico o asíncrono? Esa es la cuestión.

Saber cuándo usar comunicación síncrona o asíncrona —y la herramienta adecuada para cada caso— es clave para colaborar con éxito. Puede marcar la diferencia entre un proyecto caótico que se alarga y un equipo funcionando como reloj suizo.

En cambio, equivocarte suele verse así:

• La última notificación.
• La llamada de equipo a las 3 a.m. Llamada de actualización de equipo.
• La llamada de Zoom en la que te desconectaste.
• La nota de feedback que te dolió.
• La notificación de Asana perdida en el limbo.
• Las interrupciones constantes que te sacan de flujo. 
• Las notas de la reunión que nunca subieron.
• El email brusco que suena un poco con-descendiente. 
• El Slack que no viste porque desactivaste notificaciones.
• El mensaje rápido de tu jefe que no responde tus dudas. 
• Ese ir y venir de mensajes que una llamada breve habría evitado.
• Los archivos que no encontraste porque se compartieron en la herramienta equivocada.

La reunión que pudo ser un email.

Suspiro.

Ya sea remoto, en oficina o híbrido, seguro has vivido estas frustraciones.

Tras la pandemia, el trabajo remoto e híbrido ya son comunes, y la comunicación efectiva importa más que nunca. Sin embargo, muchos equipos aún buscan el equilibrio entre lo síncrono y lo asíncrono.

En esta guía, veremos qué falla en la comunicación asincrónica y cómo cerrar la brecha con la metodología y herramientas adecuadas.

Urgente vs. importante: la comunicación asíncrona falla

Si eres editor de contenido, director creativo, QA de software, propietario de producto o CEO práctico, seguro intentaste la colaboración asíncrona y te decepcionó.

Lo entendemos. La comunicación asíncrona tiene sus limitaciones. Parece que nuestras comunicaciones asíncronas se depriorizan, se pierden en hilos y canales infinitos, y parece que… más sencillo simplemente “hacer una llamada rápida” para resolverlo. 

Pero seamos realistas: nadie quiere estar en más reuniones. 

Con demasiada frecuencia, nos hacen confundir “urgente” con “importante”.

Con el auge del trabajo remoto, todos deseamos que lo asíncrono funcione. Pero hasta ahora, nadie ha realmente descubierto cómo acertar con la comunicación asíncrona. 

Y herramientas como Slack, que prometían rescatar lo asíncrono, lo han empeorado, no mejorado. 

Deep Work, su autor Cal Newport, en el artículo titulado “Slack Is the Right Tool for the Wrong Way to Work”, presenta un argumento convincente de que Slack nos ha vuelto menos productivos. 

El artículo cita un estudio de RescueTime que descubrió que, en lugar de hacer que los trabajadores usen menos herramientas (como se pretendía), los usuarios de Slack en realidad cambian de herramienta de comunicación con más frecuencia. El usuario promedio de Slack solo pasa 5 minutos sin revisar los canales de comunicación. Mientras tanto, los no usuarios de Slack pueden pasar un promedio de 8 minutos sin revisar los canales de comunicación. 

Cierto, no es una diferencia significativa, pero aún así. 

De forma alarmante, el trabajador promedio “revisa” su correo e IM cada 6 minutos.

Un estudio reciente sobre trabajo híbrido de Microsoft reveló que la colaboración digital ha aumentado significativamente la intensidad laboral promedio del trabajador del conocimiento. Un análisis de los datos de su suite Microsoft 365 entre febrero de 2020 y febrero de 2021 mostró las siguientes tendencias:

• A nivel global, el tiempo en reuniones de Microsoft Teams más que se duplicó (creció 2,5 veces). Salvo un descenso en la temporada navideña de diciembre, este número sigue en aumento.

• La reunión promedio de Teams se alargó 10 minutos: de 35 a 45 minutos.
• El usuario promedio de Teams envía un 45% más de chats por semana y un 42% más de chats fuera de horario. Mientras tanto, los chats por semana siguen aumentando.
• Ha habido un aumento del 66% en el número de personas que trabajan en documentos.
• El 62% de las llamadas y reuniones en ese periodo fueron no programadas.
• El 50% de las personas responde a chats de Teams en cinco minutos o menos. Este tiempo de respuesta no ha cambiado año tras año.

El verdadero costo de la multitarea

La comunicación síncrona — y la comunicación asíncrona deficiente — nos obliga a hacer multitarea, lo cual sabemos dificulta mucho concentrarse en el trabajo. 

Esto está bien establecido por estudios científicos de neurocientíficos y psicólogos que han demostrado que cambiar de tarea conlleva un “costo computacional.” Nuestro cerebro no está hecho para dividir la atención entre varias tareas, y el intento perjudica nuestra productividad: una pérdida de hasta el 40% de nuestro tiempo productivo. 

Es como intentar ejecutar demasiados programas en un MacBook Air viejo: el rendimiento simplemente sufrirá. Incluso anticipar una reunión programada divide nuestra atención y dificulta concentrarnos adecuadamente. Trabajar con la amenaza constante de interrupciones no programadas lo vuelve casi imposible. 

Como Jory MacKay lo expresó bien en este excelente blog sobre sobrecarga de comunicación, las constantes interrupciones del trabajo remoto “transforman tu enfoque en un queso suizo”. El gráfico a continuación muestra cómo es esto en la práctica al visualizar una semana en la vida de un científico de datos de RescueTime. 

En este desglose de una semana laboral típica de la científica de datos de RescueTime Madison Lukaczyk, solo hubo ocho bloques de media hora de trabajo productivo sin interrupciones de correo o IM.

¿Entonces, cuál es la solución? ¿Cómo “arreglamos” la comunicación asíncrona?

¿Cómo colaboramos efectivamente sin sacrificar la creatividad de las reuniones presenciales y maximizamos nuestra productividad individual?

La solución es más simple de lo que parece: Mejora la forma en que trabajamos y las herramientas que usamos.

Con la metodología y las herramientas adecuadas, los equipos pueden comunicarse con claridad mientras dan a cada persona flexibilidad para trabajar sin interrupciones. 

Al construir una cultura laboral que priorice la comunicación asíncrona, equipada con las herramientas adecuadas para que esto sea posible, construyes una base para un trabajo profundo y productivo. Aquí tienes algunas buenas prácticas de comunicación que puedes implementar:

• Crea un protocolo claro de comunicación y síguelo. Identifica cuándo la comunicación síncrona es necesaria y cuándo basta con la asíncrona. Decide qué canales o herramientas usar en cada escenario.
• ‍Adopta una preferencia por la comunicación asíncrona. Solo porque podría ser una reunión, no significa que deba serlo. Siempre sopesa asíncrono vs síncrono antes de planear.‍
• Ten un plan o agenda. Si no es social, mantiene las interacciones síncronas breves y enfocadas con una agenda clara. 
• ‍Comunica claramente y proporciona detalles. La comunicación asíncrona exige mensajes bien pensados. Cuanto más claro seas desde el primer mensaje, menos aclaraciones y retrasos habrá.
• ‍Establece expectativas claras. Define reglas de respuesta, frecuencia de actualizaciones, notificaciones, etc. 
• ‍Comunica en contexto. Cuanto más cerca de lo que comentas puedas situar tu mensaje, más fácil será entenderlo. Mantén las comunicaciones organizadas en hilos tanto como sea posible para reducir las chances de malentendidos.‍
• Desactiva las notificaciones cuando trabajes. Las notificaciones matan la productividad. Ajusta alertas para solo ver lo urgente y siléncialas al enfocarte. 
• ‍Programa revisiones asíncronas. En proyectos con muchas dependencias, es clave mantener a todos informados. Actualizaciones asíncronas permiten compartir avances sin interrupciones evitables. 
• ‍Fomenta una cultura de confianza y responsabilidad. En un equipo asíncrono, cada uno debe poder confiar en los demás. Implementa estándares de responsabilidad y apoya a quien no cumpla.

Lo mejor de ambos mundos: cómo triunfar con el trabajo asíncrono

Bubbles te permite colaborar de forma asíncrona sin renunciar a las ventajas de lo síncrono.

En resumen, Bubbles es una herramienta para grabar pantalla con audio o video y compartir tu bubble; tus colaboradores responden a su ritmo.

Con su mensajería de video a la vanguardia, Bubbles cierra la brecha entre lo síncrono y lo asíncrono con conversaciones en contexto.

Esto hace que bubbles sea ideal para brindar retroalimentación profunda, ya seas un director creativo dando comentarios específicos a un diseñador, un ingeniero de software pidiendo a un compañero que limpie un código, un jefe de marketing ajustando el tono de un blog justo a tiempo, o un fundador de startup comunicando tu visión al equipo.  

Tener conversaciones bidireccionales, de forma asíncrona

A diferencia de otras herramientas de comunicación asíncrona, bubbles facilita conversaciones bidireccionales permitiendo a los destinatarios responder a partes específicas de la grabación. 

Ya sea iniciar un proyecto, dar feedback contextual o repasar un PRD, Bubbles es la forma más rápida de comunicarte sin reuniones.

Es como una nota de voz que respondes mientras la escuchas, pero con contexto visual de lo que comentas. 

Por ejemplo, puedes revisar un Documento de Requisitos de Producto con Bubbles. El Product Lead graba un bubble compartiendo visión y plan. Luego, el equipo revisa en su tiempo y añade preguntas y sugerencias.

Aquí algunos usos prácticos:

• Pedir aclaraciones sobre un punto específico
• Desarrollar ideas del remitente (¡brainstorming virtual!)
• Responder a una pregunta en el bubble
• Decir si estás de acuerdo o no con un punto
• Conectar emocionalmente: comparte tu “momento ahá” en contexto, aunque sea asíncrono.

“Sinergia” no tiene que ser síncrona

Mira los bubbles para descubrir lo fácil que es colaborar asíncronamente.

Para fundadores y product owners: demo de funciones en 90 segundos

• Presenta productos y demo features con comentarios a distancia
• Pide input o da feedback sobre wireframes, UI y más
• Brainstorm, resuelve problemas e innova asíncronamente

Para ingenieros y QA: reporte de bugs en 90 segundos:

• Comparte informes de bugs con grabación de pantalla y audio
• Soluciona fallos juntos — de forma asíncrona
• Resuelve bugs más rápido y con menos llamadas
• Pregunta y responde en contexto con hilos y timestamps

Para marketing y diseño: feedback creativo en 90 segundos:

• Da feedback creativo sin escribir tanto
• Usa tono, gestos y gestos faciales para críticas claras y amables
• Ten conversaciones bidireccionales sobre decisiones creativas
• Capacita a tu equipo explicando el detrás de tu feedback 

Bubbles recupera la conexión que solo la colaboración creativa puede inspirar.

Como dijo Tom Medema a TechCrunch, la misión de Bubbles es “devolver la alegría al trabajo: volver a la creatividad y productividad, fomentar el trabajo profundo y mitigar el burnout al sustituir la reactividad por la colaboración asíncrona.”

Así es como Bubbles “devuelve la alegría al trabajo”:

• Bubbles permite a las personas expresarse con claridad — desde la primera vez. Los usuarios integran video, audio y texto en un canal único. Con voz, gestos y referencias en contexto, Bubbles ofrece una comunicación más humana que cualquier otra herramienta asíncrona. Bubbles empodera a cada miembro para sentirse visto, escuchado y comprendido.
• Bubbles ayuda a los equipos a tomar mejores decisiones, más rápido — de forma asíncrona. Con hilos de comentarios en video asíncrono, el ida y vuelta clave ocurre sin llamadas. A diferencia de reacciones impulsivas en llamadas, Bubbles da tiempo para respuestas pensadas.
• Mira este bubble para ver la toma de decisiones asíncrona en acción. ‍
• Bubbles crea un historial documentado de todas las decisiones. Los participantes y otros miembros del equipo que no estuvieron "presentes" pueden consultar esta "pista documental" cuando lo necesiten. ‍
• Bubbles permite que todos colaboren donde sea y cuando sea. Rindes al máximo cuando eliminas ruido y distracciones. Con comunicación realmente asíncrona, trabajar profundo es más sencillo, sea tu equipo local o global. 

Al final, menos reuniones = menos burnout digital y más trabajo de impacto.

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¿Cuándo usar comunicación síncrona vs asíncrona?

Aunque siempre es más eficiente cierta info en tiempo real, te sorprenderá cuánto puedes manejar asíncronamente con las herramientas adecuadas. 

Sea remoto, presencial o híbrido, la clave es alinear al equipo en qué modo usar según el contexto y cumplirlo religiosamente. 

Mantener lo síncrono al mínimo deja más espacio para trabajo profundo y reuniones solo cuando sean absolutamente necesarias. 

Factores a considerar al elegir cómo comunicarte:

• El propósito de la comunicación 
• Qué tan urgente necesitas una respuesta 
• Cuántos detalles necesitas comunicar
• El horario y zona horaria del destinatario
• Qué tan complejo es el tema
• Tu relación con el destinatario
• Cuántas personas deben estar involucradas

Mientras más reduzcas las ocasiones síncronas, mejor.

Teniendo esto en cuenta, los métodos de comunicación síncrona pueden ser apropiados cuando:

• Necesitas resolver un problema rápido
• Construir equipo y confianza, coaching
• Temas sensibles donde importa la relación (ej. evaluaciones de desempeño)
• Resolver problemas complejos en grupo, p.ej. brainstorming

Por otro lado, la comunicación asíncrona tiene sentido cuando:

• Quieres minimizar reuniones (o mantenerlas pequeñas)
• Brindar retroalimentación menos urgente 
• Solicitar opiniones preparadas y bien pensadas
• Dar comentarios detallados y en contexto
• Proporcionar contexto adicional antes o después de un evento síncrono (p. ej., agenda antes de videoconferencias o webinars en vivo y enviar un resumen con puntos clave o acciones posteriores)
• Adaptarse a personas en diferentes zonas horarias o con horarios ocupados, o cuando no todos pueden asistir a una reunión o llamada
• Mantener actualizados y alineados a muchos colaboradores o “piezas en movimiento”
• Proporcionar una fuente única de verdad que los colaboradores puedan consultar cuando quieran
• Responder a la comunicación asíncrona
• Necesitas hacer trabajo complejo y enfocado con mínimas interrupciones

Para esas conversaciones inevitables, está la comunicación síncrona. Para todo lo demás, está Bubbles. 

Usa Bubbles para feedback asíncrono en contexto

A diferencia de otras herramientas de grabación —ej. Loom—, Bubbles es rápido. No esperas a que suba la grabación ni rezas para que no se trabe tu PC. 

Bubbles es gratis y registrarte toma segundos: nuestro onboarding es “nonboarding.” Además, nuestra extensión de Chrome es super amigable. 

Mira este bubble y comprueba lo fluido de nuestro “nonboarding.”

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