Pedir una reunión por email puede ser complicado: sé cortés y claro, persuasivo y conciso. Y quieres que tu destinatario abra y responda tu mensaje. En esta guía aprenderás a crear un email que capte atención, obtenga el “sí” y facilite la programación para todos.

Por qué el email sigue siendo la opción para reuniones

En un mundo de mensajería instantánea y DMs, el email sigue siendo esencial para la comunicación profesional. ¿Por qué?

• Formalidad: El email mantiene un nivel adecuado de formalidad para asuntos laborales o personales importantes.
• Documentación: El email guarda un registro claro de la comunicación para consultarlo más tarde.
• Flexibilidad: El destinatario puede responder cuando le convenga, lo que suele generar respuestas más reflexivas.

1. Crea un asunto claro y atractivo

Tu asunto puede marcar la diferencia en tu tasa de apertura. Sé breve y directo sobre el contenido del email. Aquí van algunas ideas:

• “Solicitud rápida de reunión: [Tu tema]”
• “¿Tienes disponibilidad para una breve charla?”
• “[Tu nombre] x [Nombre destinatario]: reunión para hablar de [Tema clave]”

Puedes añadir un toque de personalización. Si conoces bien al destinatario, quizá menciona algo relevante de la última vez que hablaron. La clave es: deja claro desde el inicio que se trata de una solicitud de reunión.

2. Comienza con un saludo e introducción breve

Puede tentarte ir directo al punto, pero un saludo cordial marca el tono adecuado y recuerda al destinatario quién eres, especialmente si no hablas con él a menudo.

**Saludo de ejemplo:**

Hola [Nombre],

¡Espero que tu semana vaya bien! Soy [Tu nombre], [Tu cargo/empresa], y quería contactarte para agendar una reunión sobre [motivo].


Si es la primera vez que contactas o no tienes comunicación frecuente, añade una frase aclarando tu rol o conexión (por ejemplo, “Nos conocimos en [Nombre del evento]” o “Formo parte del equipo de marketing que apoya tu área”).

3. Explica claramente el propósito de la reunión

A nadie le gusta una invitación vaga. Dile al destinatario exactamente por qué quieres hablar. Sé directo y breve: párrafos largos pueden desanimar a los más ocupados.

**Ejemplo de propósito:**

Me encantaría discutir cómo nuestros equipos pueden colaborar en el próximo lanzamiento de producto. Específicamente, me gustaría cubrir coordinación de plazos, recursos compartidos y posibles obstáculos.


Al listar los puntos clave, estableces expectativas claras y aseguras que el destinatario sepa qué habrá en la agenda.

4. Propón fechas y horarios específicos

Los profesionales ocupados agradecen que evites idas y vueltas. Ofrece dos o tres franjas horarias para que puedan elegir una o proponer otra alternativa. Si tu agenda es más flexible, menciona que estás disponible.

**Ejemplo de programación:**

¿Estás disponible para una llamada de 30 minutos el próximo martes, miércoles o jueves por la mañana (entre las 9:00 y las 11:00)? Si ninguna franja te funciona, siéntete libre de proponer otro horario que te convenga más.


5. Destaca los beneficios (¿qué gana el destinatario?)

Si tu contacto está ocupado con múltiples responsabilidades, muéstrale por qué aceptar tu reunión vale la pena. Intenta transmitir cómo la reunión puede ofrecer soluciones, ideas o aportar valor a su rol o proyecto.

**Ejemplo de propuesta de valor:**

Durante la llamada, compartiré datos y conclusiones sobre nuestra audiencia que pueden ayudar a definir nuestra estrategia conjunta. Esto podría ahorrar tiempo y recursos a ambos equipos a largo plazo.


6. Cierra con un llamado a la acción claro

Termina diciendo exactamente qué quieres que hagan: confirmar un horario, enviar fechas alternativas o contactarte de otra manera si es necesario.

**Ejemplo de cierre:**

Quedo atento a tu respuesta. Si los horarios sugeridos no encajan, avísame cuál te funciona y lo coordinamos. ¡Gracias y aprecio tu tiempo!

Saludos cordiales,  
[Tu nombre]  
[Tu cargo/empresa]  
[Tu información de contacto]


7. Sé cortés y revisa antes de enviar

• Revisión: Los errores tipográficos pueden hacerte parecer poco profesional. Haz una última lectura de tu mensaje.
• Tono: Mantén un tono respetuoso y amable. Aunque tengas prisa, un tono cortés marca la diferencia.
• Adjuntos: Si mencionaste agenda, esquema o documentos relevantes, asegúrate de incluirlos.

Plantillas de email de ejemplo

A continuación, dos plantillas útiles para empezar.

Correo formal de solicitud de reunión

**Asunto:** Solicitud de reunión: hablar de [Proyecto/Tema]

Hola [Nombre],

Espero que estés bien. Te escribo para agendar una reunión de 30 minutos y hablar de [motivo específico]. Creo que nuestra conversación puede ayudarnos a [alcanzar meta/resolver un asunto] y valoraría tu opinión.

¿Estarías disponible [dos o tres opciones de fecha/hora]? Si estas opciones no encajan, no dudes en proponer otra alternativa.

Quedo a la espera de tu respuesta.

Saludos cordiales,  
[Tu nombre]  
[Cargo / Empresa]  
[Teléfono / Email]


Email informal de seguimiento

**Asunto:** ¿Charla rápida esta semana?

Hola [Nombre],

¿Cómo va todo? Me encantaría ponernos al día y revisar [motivo breve, p. ej., “esos resultados de feedback”] si tienes tiempo.

Estoy disponible [enumera un par de días/horarios], pero puedo adaptarme a tu agenda si hace falta. Dime qué te va mejor y enviaré una invitación de calendario.

¡Mil gracias!

Un saludo,  
[Tu nombre]


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