Enviar invitaciones de Teams es esencial para una colaboración remota fluida y, por suerte, es sencillo cuando le coges el truco. En esta guía aprenderás paso a paso a programar, enviar y gestionar invitaciones de Teams sin esfuerzo, ya sea en escritorio, Outlook, web o móvil.

Por qué importa tu invitación de Teams

Una invitación bien hecha no solo cubre la logística; asegura que todos lleguen preparados, informados y listos para participar. Definir claramente el objetivo, los participantes y la agenda mejora la asistencia, el compromiso y la productividad. Si necesitas ideas para cerrar reuniones con eficacia, consulta nuestra guía sobre cómo finalizar una reunión.

Elementos clave de una gran invitación de Teams

• Enlace y marcación: los participantes se unen con un clic o llamada.
• Título descriptivo y agenda clara: ayuda a los asistentes a prepararse. (¿Necesitas una plantilla? Descarga nuestra plantilla de acta de reunión.)
• Fecha y hora (localizadas): ajustadas automáticamente para cada asistente.
• Archivos adjuntos y notas: incluye archivos relevantes o toma mejores notas para mantener el enfoque.

Enviar invitaciones de Teams en escritorio y web

1. Abre Microsoft Teams → Calendario.
2. Haz clic en Nueva reunión.
3. Introduce un título descriptivo, fecha/hora y asistentes.
4. Usa el Asistente de programación para encontrar huecos libres.
5. Adjunta archivos o detalles adicionales.
6. Haz clic en Enviar: los asistentes reciben un correo y un evento en el calendario.

¿Quieres invitar a todo un equipo o canal? Selecciona el canal antes de enviar para que todos lo vean.

Enviar invitaciones de Teams desde Outlook

1. Abre Outlook → Calendario.
2. Haz clic en Nuevo evento y activa reunión de Teams.
3. Añade asistentes y la agenda.
4. Pulsa Enviar: los detalles de Teams se generan automáticamente.

Enviar invitaciones de Teams desde móvil

1. Abre la app de Teams → Calendario.
2. Toca el icono + para programar.
3. Introduce título, participantes, fecha y hora.
4. Toca Enviar o Listo para notificar a todos.

Invitar participantes después de iniciar la reunión

1. Haz clic en Mostrar participantes durante la reunión.
2. Elige de la lista o escribe un nombre/número.
3. O copia/comparte el enlace de la reunión. ¿Prefieres códigos? Aquí te mostramos cómo unirte a una reunión de Microsoft Teams con código.

Invitados externos y números de marcación

• Invitados externos: escribe su correo completo: pueden unirse por navegador o app.
• Marcación: disponible si tu organización tiene Conferencias de audio.
• Configura vestíbulo/seguridad en Opciones de reunión.

Teams admite hasta 1 000 participantes interactivos (10 000 solo visualización).

Solución de problemas comunes de invitaciones

• Falta la opción de Teams en Outlook: actualiza Outlook y activa el complemento de Teams.
• ¿Necesitas reprogramar? Consulta cómo reprogramar una reunión en Outlook.
• Los invitados externos no pueden unirse: confirma la configuración de Acceso de invitados con TI.
• Confusiones de zona horaria: verifica con el Asistente de programación.

Mejores prácticas para la invitación ideal de Teams

• Incluye el resultado en el título y la agenda.
• Adjunta documentos con antelación; asigna roles como presentador o toma notas.
• Considera las zonas horarias y envía recordatorios.
• ¿Grabar? Indícalo con antelación y luego descubre cómo grabar Microsoft Teams fácil y gratis.
• Haz seguimiento con tareas claras.