Cuando piensas en el tiempo de tu reunión, imaginas debates abiertos y colegas compartiendo ideas en un espacio diseñado por ti y los participantes. Si esta no es tu experiencia, no estás solo. Gestionar y dirigir reuniones es una habilidad compleja pero esencial. Afortunadamente, estás en el lugar adecuado para empezar a liderar reuniones más eficaces y convertirlas en centros productivos.

Antes de abordar el primer paso, contextualicemos la importancia de liderar reuniones óptimas. Un facilitador de reuniones eficaz – pronto serás tú – aumenta la productividad y el compromiso del equipo. Pero recuerda que no se trata solo de ahorrar tiempo. Más bien, una reunión bien organizada marca el tono de la empresa e inculca valores en cada miembro. La preparación, la comunicación abierta y el impulso de avanzar, individual y colectivamente, son valores que afluyen cuando tu plan de gestión de reuniones es sólido. Aprendamos a lograrlo.

1. Establece objetivos claros

Si el motivo de la reunión no está claro, es una pérdida de tiempo. Un equipo exitoso usa sus recursos con prudencia. Si quieres formar parte de uno, fija objetivos antes de la reunión. Que estén 'grabados en piedra' no significa que no puedan cambiar; son solo objetivos. Estos objetivos deben ser muy claros, accionables y capaces de impulsar una discusión productiva.

En otras palabras, tus objetivos deben ser la base del brainstorming, no una lista de tareas predefinidas, y deben definir qué quieres lograr, con flexibilidad sobre cómo lograrlo. Aclara el objetivo de la reunión y comunícalo en la invitación para que todos sepan su propósito.

Esta preparación anima a los participantes a enfocar su energía y aportes en los temas clave, llegando con ideas valiosas. Enviándolo con antelación, ahorrarás tiempo de preparación y asegurarás un encuentro enfocado. En promedio, los empleados dedican 1 h 9 min antes de una reunión solo en prepararse. Objetivos claros reducirán esto y evitarán que malgasten tiempo antes de la reunión.

2. Prepara una agenda detallada

La agenda es parte de la preparación y conecta el tiempo previo con el de la reunión. En la agenda, define áreas clave de discusión, asigna tiempo a cada punto y nombra al responsable de liderar esa parte. Según el tipo de reunión, querrás usar un formato de agenda distinto. Por suerte, tenemos una guía completa de agendas aquí.

En general, la agenda aportará consistencia, especialmente en reuniones recurrentes, como tu daily standup. Usa una plantilla para que sepan qué esperar y cómo prepararse, y ten la agenda a mano en un área visible o software de gestión. Así responsabilizas a los miembros y enfatizas la necesidad de evitar tiempo perdido y discusiones improductivas.

Bubbles puede ayudar mucho aquí; nuestro notetaker AI definirá claramente tus próximos pasos y tareas tras la reunión. Junto con la grabación y transcripción completas, tendrás claro qué hay que lograr. Al continuar las discusiones de forma asíncrona en el bubble, sabrás qué tareas se completan y cuáles requieren más atención en la próxima reunión.

3. Inicia la reunión con un rompehielos

Los rompehielos no son solo para dinámicas; también sirven para crear un ambiente positivo en la reunión. No digo que toda reunión deba empezar siempre en tono positivo, pero un rompehielos suele ser parte de la caja de herramientas de un buen facilitador.

Por ejemplo, al tratar malas conductas en una reunión 1-a-1, puede convenir sacar la reprimenda primero y luego pasar a feedback y mejoras, en lugar de un tono completamente negativo. Es una buena forma de dirigir reuniones y muestra que eres un gestor comprensivo.

En general, rompehielos bien elegidos, como preguntar un lunes cómo fue el fin de semana, alivian tensiones antes de reuniones intensas. Igualmente, crea sensación de cercanía en el equipo, donde no todo gira en torno al trabajo o tareas repetitivas.

4. Respeta el tiempo de todos

Como dije al inicio, liderar reuniones mejores no es solo ahorrar tiempo, aunque es un factor clave. La realidad: desde 2000, el tiempo en reuniones crece 8-10% cada año. Pero para la mayoría, calidad no es cantidad. Según Booqed, se pierden 31 h al mes en reuniones improductivas.

En Bubbles, creemos en menos reuniones pero mejores. A nadie le gusta perder tiempo. Si no puedes reemplazar una reunión con un bubble u otro método asíncrono, hay que cambiar esta realidad.

Un punto de partida es respetar el horario de inicio y fin. Si la discusión se extiende, pregunta si pueden quedarse o si prefieren continuar en tu grabación bubble (porque eres inteligente y usas Bubbles para optimizar tus reuniones).

5. Facilita, no domines

Liderar una reunión no implica controlar y dominar a los participantes. De hecho, sería una reunión pésima si solo un líder impidiera las aportaciones. Debes guiar la reunión en su curso natural, aceptando desvíos y cambios, pero interviniendo cuando sea necesario para mantener la estructura.

Fomenta la participación de todos y permite que compartan ideas libremente. Invita amablemente a los más reservados para asegurar que su voz se escuche. Al hacerlo, evita señalar a nadie, pues esto puede inhibir aún más su participación. Usa técnicas como preguntar en su área de experiencia y añadir: "Ahh, Juan, tú eres el experto aquí, ¿no?". Este enfoque es inclusivo y evita que tú o los más extrovertidos dominen la reunión.

6. Toma notas y asigna tareas

Ahh, mi parte favorita de las reuniones. Quizás preguntes por qué una tarea tan aburrida me gusta tanto; ¡la respuesta es que no tengo que hacerla! Bubbles Notetaker lo hace por mí y mi equipo, y puede hacerlo por ti gratis (ese es tu pendiente de hoy).

Las notas y las tareas tienen gran importancia. No solo garantizan que las decisiones se conviertan en acciones, sino que permiten medir el progreso y responsabilizar a cada quien. Tradicionalmente, se asigna un relator para documentar los actas de la reunión. Esto impide que ese miembro participe plenamente y te hace pagar por algo que puede automatizarse de forma más eficiente y completa.

7. Usa la tecnología sabiamente

Tras el paso 6, avanzamos al uso adecuado de la tecnología para reuniones. Cada vez hay más reuniones virtuales, y la etiqueta es un mundo aparte. Parte de esto es aprovechar la tecnología como líder de la reunión. Muchos consejos implican tecnología: desde una agenda online, invitaciones con enlaces útiles, hasta integrar Bubbles en tu flujo de gestión. Presta atención a cada consejo tecnológico y te recompensarán.

Además de complementos útiles, hay tecnologías imprescindibles para reunirse online. Son tus herramientas de videoconferencia, como Zoom. Como líder, debes configurarlas bien y asegurarte de que todos las dominen. Si lo haces bien y a fondo, transformarás el tiempo de reunión. Según las estadísticas, el 40% de los trabajadores pierde hasta 30 min solo buscando un espacio para reunirse. Adopta la tecnología y serás un líder eficaz, al frente de un equipo productivo.

8. Fomenta y gestiona el feedback

El feedback constructivo, durante y después de la reunión, refina el proceso y funciona en ambos sentidos. Debes solicitar feedback sobre la gestión de la reunión y ofrecerles retroalimentación sobre su participación. Así, el feedback mejora la experiencia creando un bucle de retroalimentación (feedback loop) para iterar constantemente.

Un consejo: dale al feedback el tiempo que merece. No apresures tus ideas ni las añadas al final de la reunión. Hazlo luego en el bubble, donde podrás preparar tus ideas antes de compartirlas. Forbes afirma que el 89% de los líderes de RRHH (incluyéndote como facilitador) coincide en que el feedback continuo genera mejores resultados. ¡Dale en serio y recoge los frutos!

9. Comparte las notas de inmediato

¡Otra de mis favoritas! Debes distribuir las actas rápido tras la reunión para que el equipo comience sus tareas. Por suerte, no lo hago yo: Bubbles envía un correo a cada participante con notas personalizadas, resumen, decisiones, tareas y responsables. Si no automatizas, esto es lo que debes cubrir al enviar las notas: ¡suena extenso, ¿verdad?!

Conclusión

Bien, nuevo facilitador, has llegado al final. Recuerda que el objetivo de un buen líder es transformar al grupo en un equipo exitoso, y hay muchas formas de lograrlo. Con estos 9 pasos, si los implementas bien, mejorarás significativamente la eficiencia y efectividad de tus reuniones. Sé adaptable, tanto en la discusión como en la adopción de nuevas tecnologías como Bubbles. ¡Buena suerte!