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¿Dónde se guardan las grabaciones de Microsoft Teams? Todas las posibilidades explicadas
Nadie quiere complicaciones después de la reunión. Si alguna vez te costó encontrar u organizar tus grabaciones de Teams, aquí tienes toda la información que necesitas.
Grabar reuniones en Microsoft Teams es clave para documentar discusiones, decisiones y tareas, especialmente en equipos remotos o híbridos. Pero al terminar la reunión, muchos se preguntan: "¿Dónde se guardan las grabaciones de Teams?" En este artículo explicamos cómo Teams gestiona las grabaciones, dónde encontrarlas y cómo administrarlas de manera más eficiente.
Antes de ver el proceso estándar de grabación y almacenamiento en Teams, exploremos una alternativa que facilita organizar y grabar tus reuniones de Teams.
Cómo simplificar las grabaciones de Teams con IA
Para quienes buscan grabar, transcribir y gestionar grabaciones de Microsoft Teams sin complicaciones, Bubbles es la solución ideal. Así es como Bubbles mejora tu experiencia:
- Grabación y Transcripción Automáticas: Bubbles se une automáticamente a tus reuniones Teams si conectas tu calendario al registrarte en la App Bubbles, o por invitación pegando una reunión en la extensión Chrome/Edge. Una vez unida, Bubbles Notetaker graba la reunión y se encarga de la transcripción en Teams.
- Resúmenes y Tareas Instantáneas: Tras la reunión, Bubbles procesa la grabación rápido y envía un email de seguimiento con resumen, tareas personalizadas y enlace a la grabación y transcripción completa. Sin largas esperas, ideal para entornos de trabajo dinámicos. Bubbles envía este correo en cuestión de minutos.
- Organización Centralizada: En vez de buscar entre OneDrive, SharePoint o chat de Teams, todas tus grabaciones están ordenadas en tu espacio de trabajo Bubbles. Puedes compartir, revisar y colaborar en reuniones con tu equipo en un solo lugar, lo que hace que Bubbles se diferencie de otros asistentes IA para reuniones. Aquí tienes una imagen que muestra exactamente cómo lucirá:
Usando Bubbles, agilizas tus grabaciones y te concentras en lo importante: gestionar reuniones y colaborar eficazmente, como muestra esta imagen:
Pasemos ahora a cómo Microsoft Teams gestiona las grabaciones nativamente.
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¿Dónde se guardan las grabaciones de Microsoft Teams?
Microsoft Teams guarda sus grabaciones en dos ubicaciones principales, según el tipo de reunión:
- OneDrive para reuniones fuera de canal
- SharePoint para reuniones en canal
El cambio de Microsoft Stream a OneDrive y SharePoint ocurrió a principios de 2021. Estas nuevas ubicaciones mejoran el acceso y la colaboración con las grabaciones.
OneDrive para reuniones fuera de canal
Para reuniones privadas o fuera de canales, la grabación de Teams se guarda directamente en el OneDrive del usuario que inició la grabación. Este lugar garantiza acceso y compartición sencilla, pero pierdes la ventaja de trabajar y colaborar directamente en la grabación, como en Bubbles.
Pasos para acceder a tus grabaciones de Teams en OneDrive:
- Abre OneDrive: Inicia sesión en tu cuenta de OneDrive.
- Encuentra la carpeta de grabaciones: Ve a la carpeta "Recordings" creada automáticamente tras tu primera grabación en Teams.
- Ver o descargar la grabación: Dentro, localiza la grabación por fecha o título. Desde aquí puedes ver o descargar el archivo en tu dispositivo.
SharePoint para reuniones en canal
Para reuniones en un canal Teams, las grabaciones se guardan en la biblioteca de documentos SharePoint del canal. Todos los miembros del canal tendrán acceso a la grabación.
En la biblioteca de documentos del sitio de Teams en SharePoint, en una carpeta llamada Recordings. El nombre de la carpeta tiene el formato: Teams name - Channel name/Documents/Recordings.
Pasos para acceder a tus grabaciones de Teams en SharePoint:
- Abre Microsoft Teams: Ve al canal correspondiente en Teams.
- Ve a la pestaña Archivos: Haz clic en la pestaña "Archivos" arriba del canal.
- Abre la carpeta de grabaciones: Allí encontrarás la carpeta "Recordings" que contiene todas las reuniones grabadas. Localiza la grabación por fecha o nombre de la reunión. Nota: el nombre de la carpeta sigue el formato: Teams name - Channel name/Documents/Recordings.
- Accede y comparte: Puedes ver, descargar o compartir la grabación dentro o fuera de tu organización.
Permisos y acceso a las grabaciones de Teams
Una ventaja de las grabaciones Teams es controlar quién puede ver, editar y descargar. Con Bubbles, controlas totalmente quién ve tus grabaciones creando canales o invitando manualmente a miembros.
En Teams también tienes cierto control. Así funcionan los permisos en Teams:
- Acceso organizador y co-organizador: El organizador o co-organizador puede editar la grabación. Pueden renombrar, mover o eliminar el archivo.
- Participantes: Invitados pueden acceder vía OneDrive o SharePoint, pero no editar salvo permisos concedidos.
Gestión de permisos:
- OneDrive: En OneDrive modifica permisos seleccionando la grabación y clic en "Compartir". Puedes elegir compartir la grabación con personas específicas o hacerla accesible a toda tu organización.
- SharePoint: Para reuniones en canal, permisos permiten a miembros ver y descargar la grabación automáticamente. Sin embargo, solo el organizador de la reunión puede modificar el archivo.
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Cómo reproducir, descargar y compartir grabaciones de Teams
Sabiendo dónde se guardan las grabaciones Teams y sus opciones, repasemos cómo reproducir, descargar y compartir.
O bien:
Reproducir, descargar y compartir una grabación de Teams (Bubbles):
- Ve a tu área Bubbles Notetaker y haz clic en la grabación que quieres ver.
- Ahora estarás dentro de tu grabación de Teams. Pulsa reproducir para ver la grabación o consulta la transcripción a la derecha. Para compartir, pulsa el botón azul "Compartir" arriba a la derecha.
- Para descargar tu grabación Teams en Bubbles, haz clic en los tres puntos arriba a la derecha y luego en descargar. Súper simple, súper eficiente y súper seguro.
O:
Reproducir, descargar y compartir una grabación de Teams (MS Teams):
- Abre Microsoft Teams y ve al chat o canal donde está la grabación.
- Haz clic en la miniatura para reproducir directamente en Teams.
- Navega a la carpeta OneDrive o SharePoint donde está guardada la grabación.
- Haz clic derecho en la grabación y selecciona "Descargar" para guardar el vídeo en tu dispositivo.
- En OneDrive o SharePoint, haz clic en "Compartir" junto al archivo de grabación.
- Copia el enlace y compártelo con otros miembros del equipo o envíalo por correo.
Solución de problemas comunes con las grabaciones de Teams
Si tienes problemas con las grabaciones Teams, aquí algunos consejos comunes:
Grabación no disponible de inmediato:
Las grabaciones Teams pueden tardar en procesarse según la duración de la reunión. Si la grabación no aparece de inmediato, dale un poco de tiempo para procesarse. Si no quieres esperar, prueba Bubbles, que deja tu grabación lista en minutos. Al fin y al cabo, la gestión del tiempo es esencial; no dejes que esto te retrase.
Los participantes no pueden acceder a la grabación:
Asegúrate de que los permisos estén bien configurados en OneDrive o SharePoint. Si los participantes siguen sin poder acceder, revisa de nuevo la configuración de uso compartido o reenvía el enlace.
Limitaciones de almacenamiento de grabaciones:
Para usuarios de planes OneDrive o SharePoint, la capacidad de almacenamiento puede ser limitada. Si te quedas sin espacio, considera hacer copia de seguridad de grabaciones antiguas en otro lugar o eliminar archivos innecesarios.
Tiempo de caducidad de grabaciones de Teams:
Si usas las funciones de grabación de Teams, tus grabaciones caducarán tras un periodo que el administrador de TI puede configurar. Por defecto, el tiempo de caducidad es de 90 días para personal y estudiantes, y de 30 días para asociados. Si no quieres que tus grabaciones expiren, usa Bubbles, con grabaciones y almacenamiento ilimitado.
Conclusión
Saber dónde almacenar y cómo acceder a las grabaciones Teams es vital para mantener tus reuniones organizadas. Aunque OneDrive y SharePoint sean sitios default, recomendamos Bubbles para una experiencia más ágil. Con grabación automática, transcripción y resúmenes post-reunión, Bubbles facilita la gestión de tus reuniones Teams.
Manteniéndote organizado y usando las herramientas correctas, aprovechas al máximo tus reuniones Teams y aseguras que la info importante siempre esté accesible.
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