Генрі Мінцберг наголосив, що "стратегія — це не наслідок планування, а навпаки: його відправна точка". Тому для вас украй важливо виконати стратегічне планування, перш ніж розпочинати будь‑які планерні наради. Як саме це зробити? Йдеться більше про вибір того, чого не робити, ніж того, що робити, і це планування слід здійснювати під час стратегічних сесій. Приймати такі рішення може бути складно, якщо ви не проводите високо продуктивні та залучені сесії, тож давайте переконаємося, що це не так, і розберемося, як саме провести потужну стратегічну сесію.

Насамперед хочу зазначити, що стратегічні сесії потрібно адаптувати до вас і вашої команди; зокрема це означає вибрати спосіб комунікації, який найкраще вам підходить, і проводити стратегічні обговорення саме так. Якщо ви надаєте перевагу особистим зустрічам, проводьте такі сесії в офісі або коворкінгу, а якщо вам зручніші й ефективніші віртуальні зустрічі, здійснюйте стратегічне планування у форматі відеодзвінків. Наша команда віддає перевагу другому варіанту, тому ми підготували кілька коротких порад, які допомагають нам проводити стабільно результативні планерні зустрічі.

1. Дотримуйтеся етикету віртуальних зустрічей. Зазвичай цьому не приділяють достатньо уваги, але якщо зробити це й встановити кілька базових правил, ви зможете проводити кращі зустрічі — а це прямо впливає й на виконання стратегії.
2. Записуйте свої віртуальні зустрічі. Я міг би порадити вам робити нотатки, але навіщо, якщо це (і більше) може виконати для вас AI‑ноутейкер. Скористайтеся інструментом на кшталт Bubbles Notetaker, який запише, транскрибуватиме та підсумує вашу стратегічну сесію, а потім розішле її всім учасникам разом із їхніми індивідуальними завданнями.
3. Продовжуйте розмову. Постійно за потреби коригуйте стратегію й не будьте жорсткою, непоступливою командою. Оберіть свій спосіб асинхронної комунікації та продовжуйте обговорення поза межами часу зустрічі. Якщо, згідно з порадою №2, ви користуєтеся Bubbles Notetaker, вас приємно здивує, що в інтерфейсі запису зустрічі є розділ коментарів, де можна друкувати чи записувати відповіді та подальші обговорення.

Це були поради щодо самої зустрічі, а тепер зосередьмося на стратегічній складовій і тому, як проводити справді ефективні стратегічні сесії.

Але не лякайтеся: на практиці процес стратегічного планування не має бути надмірно обтяжливим. Джек Велч, якого ми вже цитували в цьому блозі, сказав це найвлучніше: "оберіть загальний напрям і впроваджуйте його що є сили". Однак нам потрібно зрозуміти, як саме обрати цей напрям, щоб досягати стратегічних цілей і забезпечити узгодженість та мотивацію членів команди — про це йтиметься далі. Ми також створимо стратегічний порядок денний, якого ви зможете дотримуватися під час своїх сесій.

Проведення стратегічної сесії з планування

Як проводити стратегічну сесію з планування

Насправді ви не можете очікувати, що стратегічна сесія стане чудовою лише завдяки детальному порядку денному й готовності вести обговорення. Хотілося б, щоб усе було так просто, але насправді це вимагає глибокого розуміння вашого бізнесу й ринку, потенційних викликів, а також можливостей і зон, де ви можете знайти своє місце й, наприклад, досягти відмінного product/market fit. Ви також повинні вміти залучати й надихати всіх учасників сесії, а це значно складніше. Загалом ваш повний особистий інтерес і ентузіазм щодо стратегії дуже допомагають передати це іншим, але є й кілька додаткових порад.

1. Підготовка — це ключ: один з моїх улюблених висловів — "бажаю тобі хорошої підготовки, а не вдачі". Перед стратегічною сесією присвятіть час збору релевантних даних та інсайтів і додайте їх до свого арсеналу, щоб використати під час обговорення. Наприклад, така попередня робота може включати SWOT‑аналіз (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), щоб отримати глибоке розуміння поточних ринкових умов і, відповідно, внутрішніх можливостей у вашій компанії.
2. Оберіть правильного фасилітатора: не вагайтеся визнавати, якщо ви — не найкраща людина, щоб проводити зустріч. Роль фасилітатора є ключовою, тож під час вибору людини, яка буде конструктивно спрямовувати дискусію й тримати команду зосередженою на стратегічних цілях, насамперед зважайте на комунікаційні та лідерські якості, а не на те, чи це топ‑менеджер, керівник середньої ланки чи зовнішній консультант. Приберіть ієрархію та зосередьтеся на обговоренні.
3. Створіть інклюзивне середовище: ви не отримаєте якісної дискусії за круглим столом, якщо всім не буде комфортно, тож встановіть базові правила сесії, які заохочують відверту комунікацію й повагу до думки кожного — незалежно від того, здається вона надто сміливою чи очевидною. Ми хочемо, щоб люди активно долучалися до цих сесій.

Цілі планерної зустрічі

Які три цілі має планерна зустріч?‍

У всіх наших стратегічних планерних зустрічей мають бути чіткі, визначені цілі — це ми вже усвідомлюємо. Утім, зазвичай вони зводяться до трьох основних завдань:

1. Узгодження організаційних цілей: щоб усе працювало, всі мають дивитися в один бік. Ще раз зафіксуйте цілі й переконайтеся, що всі чітко розуміють і поділяють організаційні цілі, а також те, як наявні стратегічні ініціативи узгоджуються з ними і як мають узгоджуватися ті, що ви збираєтеся обговорювати.
2. Пошук і пріоритезація стратегічних цілей: коли всі знають, які цілі стоять перед компанією, набагато простіше вибрати стратегічні завдання, які допоможуть їх досягти. Ґрунтовно обговоріть це та визначте ключові стратегічні цілі, які рухатимуть компанію вперед до гучного успіху. Це передбачає визначення того, що потрібно зробити насамперед і що є пріоритетом, а також постановку SMART‑цілей (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time‑bound — конкретних, вимірюваних, досяжних, релевантних і обмежених у часі).
3. Створення плану виконання: немає сенсу в стратегії, якщо ви не знаєте, як її втілювати! Переконайтеся, що кожна сесія завершується чітким планом виконання, який описує конкретні дії, визначає відповідальних і встановлює дедлайни. Перевага віртуальних сесій з Bubbles Notetaker у тому, що ці завдання та відповідальності автоматично призначаються учасникам після зустрічі, усуваючи плутанину та підсилюючи персональну відповідальність.

Створення стратегічного порядку денного

Як створити стратегічний порядок денний?‍

Щоб написати дієвий стратегічний порядок денний, потрібно серйозно й ретельно продумати цілі сесії та ключові питання, які слід розглянути. У Bubbles ми зосереджені на оптимізації зустрічей і добре знаємо, наскільки важливими є якісні порядки денні, тож пропонуємо тут структуру для порядку денного вашої стратегічної сесії:

1. Почніть сесію з візійного твердження: задайте правильний вектор, відкривши порядок денний коротким оглядом бачення організації та її стратегічних цілей. Так ви миттєво задасте тон і надасте контекст для подальшої дискусії.
2. Окресліть ключові пункти обговорення: не залишайте місця для непорозумінь. Перерахуйте основні теми для обговорення, наприклад стратегічні цілі, сценарне планування та процес стратегічного планування, і присвойте кожній пріоритет, щоб спершу розглянути найважливіші.
3. Додайте інтерактивні елементи: періодичні сесії брейнштормінгу, вправи зі SWOT‑аналізом або робота над сценарними варіантами чудово підвищують залученість, заохочують участь і генерують креативні ідеї.
4. Розподіляйте час мудро: час — це гроші, тож призначте для кожного пункту порядку денного окремі часові слоти, включаючи час на обговорення та дискусію. І важливо реально дотримуватися цього розподілу, щоб зустріч не збилася з курсу й жоден пункт порядку денного не залишився поза увагою.
5. Завершуйте визначенням подальших кроків: ми вже коротко згадували про це, але переконайтеся, що наступні кроки зрозумілі до найменших деталей. За потреби скористайтеся для цього Bubbles — так ви не втратите з поля зору жоден наступний крок, план дій чи таймлайн!

Найкращі практики для стратегічних сесій

1. Використовуйте шаблони: застосовуйте всі доступні інструменти, щоб забезпечити успіх. Наприклад, шаблон стратегічного планування допоможе вам щоразу якісно структурувати сесію. Такі шаблони також нагадають про елементи, які легко проігнорувати, але вони критично важливі для якісного стратегічного планування.
2. Залучайте кожного стейкхолдера: пам’ятайте, що кожен член команди має свій бекграунд і може запропонувати свіже бачення, яке раніше ніхто не враховував. Залучіть до стратегічної сесії всіх релевантних стейкхолдерів: керівні команди, ключових співробітників і, де це доречно для вашої команди та компанії, навіть зовнішніх стейкхолдерів.
3. Регулярно робіть фолоу‑ап: Bubbles чудово підходить для цього завдяки можливості задавати крайні дати для відповідей і продовжувати асинхронні дискусії в контексті запису зустрічі. Виконання стратегії може зійти з рейок без належного фолоу‑апу, тож підтримуйте розмову, відстежуйте прогрес і труднощі, щоб за потреби своєчасно коригувати стратегію.
4. Вимірюйте й адаптуйтеся: встановіть OKR, щоб регулярно вимірювати результати стратегічних ініціатив відносно заданих KPI. Це також допоможе вам адаптуватися, постійно вдосконалюватися й досягати успіху.

Ось так ми дісталися кінця — тепер ми справжні експерти зі стратегічних сесій. Пам’ятайте про ці поради, коли готуватиметеся до наступної стратегічної планерної зустрічі, і діліться інсайтами з командою. І, говорячи про пам’ять, — обов’язково використовуйте Bubbles Notetaker для всіх віртуальних зустрічей. Важливо зосередитися на стратегії та дискусії, тож не відволікайте себе зайвим нашкрябуванням нотаток — ви неминуче втратите нитку розмови, а цього нам не потрібно!