Henry Mintzberg destacó que "la estrategia no es consecuencia de la planificación, sino al contrario: su punto de partida." Por ello, es vital realizar la planificación estratégica antes de cualquier reunión de planificación. ¿Cómo hacerlo exactamente? Se trata más de elegir qué no hacer que qué hacer, y esto debe planificarse en sesiones de estrategia. Tomar estas decisiones puede resultar difícil si no hay sesiones muy productivas y participativas; veamos cómo organizar una sesión de estrategia efectiva.

Antes que nada, las sesiones de estrategia deben adaptarse a ti y tu equipo, incluyendo el modo de comunicación más efectivo para sus conversaciones estratégicas. Si prefieres resolverlo en persona, hazlas en una oficina o espacio colaborativo; si te resultan más eficientes las reuniones virtuales, planifica estratégicamente por videollamada. En nuestro equipo optamos por lo segundo; por eso, compartimos algunos consejos rápidos y efectivos para reuniones de planificación excepcionales.

1. Sigue la etiqueta en reuniones virtuales. Poca gente le presta la atención necesaria, pero si lo haces y estableces reglas básicas, mejorarás tus reuniones y, por ende, la ejecución de la estrategia.
2. Graba tus reuniones virtuales. Te diría que tomes notas, pero ¿para qué si un notetaker IA puede hacerlo (y más) por ti? Usa una herramienta como Bubbles Notetaker, que graba, transcribe y resume tu sesión de estrategia, y envía a cada participante sus acciones detalladas.
3. Mantén la conversación activa. Itera la estrategia cuando haga falta y evita ser un equipo inflexible. Elige tu método de comunicación asíncrona y sigue debatiendo fuera de las reuniones. Si usas Bubbles Notetaker según el consejo 2, te alegrará saber que, en el área de grabación, hay sección de comentarios para escribir o grabar respuestas y continuar la conversación.

Esos consejos eran sobre la dinámica; ahora centrémonos en el elemento estratégico y en cómo organizar excelentes sesiones de estrategia.

No te alarmes: el proceso de planificación estratégica no debe resultar abrumador. Jack Welch, de quien hablamos en este blog, lo resume así: "elige una dirección general e impléméntala con todas tus fuerzas". Pero primero debemos saber cómo elegir esa dirección para cumplir objetivos estratégicos y asegurar que el equipo esté alineado y motivado; eso veremos a continuación. También elaboraremos una agenda estratégica que podrás seguir en tus sesiones.

Facilitar una sesión de planificación estratégica

Cómo facilitar una sesión de planificación estratégica

La realidad es que no basta con planificar una agenda completa y comprometerte a dirigir las discusiones para que la sesión sea excelente. Ojalá fuera tan sencillo, pero en realidad exige un conocimiento profundo de tu negocio y el mercado, los retos que puedas enfrentar y las oportunidades para lograr un buen encaje producto/mercado. También debes ser capaz de involucrar e inspirar a todos los participantes de la sesión, lo cual es más desafiante. Por lo general, tu compromiso y entusiasmo con la estrategia ayudan a contagiarlo a otros. Aquí van más consejos.

1. La preparación es clave: uno de mis refranes favoritos es "te deseo buena preparación, no buena suerte". Antes de la sesión, dedica tiempo a recopilar datos e insights relevantes y añádelos a tu arsenal para presentarlos. Por ejemplo, un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) te dará una visión completa de las condiciones de mercado y las oportunidades internas de tu empresa.
2. Elige al facilitador adecuado: no dudes en reconocer si no eres la mejor persona para dirigir la reunión. El rol de facilitador es fundamental y debe priorizarse en la elección a la persona con habilidades comunicativas y de liderazgo para guiar discusiones constructivas y mantener al equipo enfocado en los objetivos estratégicos, independientemente de si es un líder senior, un manager o un consultor externo. Elimina jerarquías y céntrate en la discusión.
3. Crea un entorno inclusivo: sin comodidad no hay debate efectivo; establece reglas básicas que fomenten la comunicación abierta y el respeto a todas las opiniones, por más descabelladas u obvias que parezcan. Queremos que todos contribuyan activamente en estas sesiones.

Objetivos de una reunión de planificación

¿Cuáles son los 3 objetivos de una reunión de planificación?‍

Todas nuestras reuniones de planificación estratégica deben tener objetivos claros y definidos. Ya lo sabemos. Sin embargo, suelen centrarse en tres objetivos clave:

1. Alineación de objetivos organizacionales: todos deben estar en la misma página para que funcione. Refuerza los objetivos y asegúrate de que haya comprensión y acuerdo sobre los objetivos organizacionales, cómo se alinean las iniciativas actuales y cómo deben hacerlo las que vas a proponer.
2. Identificar y priorizar objetivos estratégicos: cuando todos conocen los objetivos, resulta más sencillo seleccionar los objetivos estratégicos que los alcancen. Debatan a fondo y definan los que impulsarán a la empresa al éxito. Esto implica identificar qué debe lograrse primero como prioridad y fijar objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo).
3. Crear un plan de ejecución: de nada sirve la estrategia si no sabes cómo ejecutarla. Asegúrate de que cada sesión concluya con un plan de ejecución claro que detalle acciones, asigne responsables y establezca plazos. La ventaja de sesiones virtuales con Bubbles Notetaker es que estos ítems y responsabilidades se asignan automáticamente después de la reunión, evitando confusiones y fomentando la responsabilidad.

Redactando una agenda estratégica

¿Cómo redactar una agenda estratégica?‍

Redactar una agenda estratégica efectiva exige considerar a fondo los objetivos de la sesión y los temas clave a tratar. En Bubbles nos enfocamos en optimizar reuniones y sabemos lo valiosas que son las buenas agendas, por eso planteamos esta estructura para tu agenda de estrategia:

1. Inicia la sesión con una declaración de visión: establece los objetivos abriendo la agenda con un breve resumen de la visión y las metas estratégicas de la organización. Así marcarás el tono al instante y brindarás contexto al debate.
2. Esboza los puntos de discusión clave: evita cualquier confusión. Lista los temas principales, como metas estratégicas, planificación de escenarios y el proceso de planificación estratégica, y asígnales un orden de prioridad para tratarlos primero.
3. Incluye elementos interactivos: una lluvia de ideas, un ejercicio FODA o planificación de escenarios aumentan la participación y fomentan ideas creativas.
4. Distribuye el tiempo sabiamente: el tiempo es oro, así que asigna bloques concretos para cada punto de la agenda, incluida la discusión. También debes hacerlo cumplir para evitar que la reunión se desvíe y omita temas.
5. Concluye con los siguientes pasos: ya lo mencionamos, pero asegúrate de que queden totalmente claros. Utiliza Bubbles si necesitas ayuda para que los siguientes pasos, planes de acción y cronogramas nunca se olviden.

Mejores prácticas para sesiones de estrategia

1. Usa plantillas: aprovecha todas las herramientas disponibles para asegurar el éxito. Por ejemplo, una plantilla de planificación estratégica te ayudará a estructurar bien la sesión cada vez. Además, las plantillas recuerdan elementos que suelen pasarse por alto pero son vitales para una buena planificación.
2. Involucra a todos los interesados: cada miembro aporta una perspectiva única y valiosa que tal vez no se haya considerado. Incorpora a todos los interesados relevantes: equipos de liderazgo, empleados clave e incluso externos cuando sea pertinente para tu empresa.
3. Haz seguimiento regular: Bubbles facilita el seguimiento con tiempos de respuesta y discusiones asíncronas dentro de la grabación de la reunión. La ejecución estratégica puede descarrilarse sin un seguimiento adecuado, así que mantén la conversación activa y evalúa avances o desafíos para iterar la estrategia cuando haga falta.
4. Mide y adapta: define OKRs para medir regularmente los resultados de tus iniciativas estratégicas frente a los KPI establecidos. Esto también te ayudará a adaptarte, mejorar continuamente y alcanzar el éxito.

Y así, hemos llegado al final y ya somos expertos en sesiones de estrategia. Recuerda estos consejos en tu próxima reunión de planificación estratégica e incluso compártelos con tu equipo. Y para no olvidar: usa Bubbles Notetaker en todas tus reuniones virtuales. Es clave mantener el foco en la estrategia y la discusión, así que evita distraerte tomando notas a mano (consejos para tomar notas): perderás el hilo, y no queremos eso.