¿Qué son las notas de reunión?

Las notas de reunión son el documento más informal y menos estructurado. Tus notas sirven como un registro personal o de equipo de la discusión, centrado en puntos clave, ideas y tareas, pero de forma esquemática. Las notas suelen usarse internamente y pueden no seguir un formato estricto. El formato debe alinearse con tu preferencia personal: el estilo que te ayude a mejorar tus reuniones.

Cómo tomar notas de reunión

Tomar notas es un proceso más flexible que redactar actas. Sin embargo, aquí van algunas de nuestras recomendaciones:

1. Prepárate con antelación:
   • Revisa la agenda de la reunión e identifica las áreas clave. Por ejemplo, en una reunión 1 a 1 con tu manager, tu agenda 1 a 1 podría indicarte centrarte en preparar datos mensuales.
   • Usa una plantilla de notas de reunión si está disponible, o crea un borrador. Esto te ayudará a ser más productivo y organizado, incluso si solo planeas anotar unos pocos puntos.
2. Durante la reunión:
   • Ten tu tomador de notas con IA listo. De nuevo, si lo haces, puedes omitir los siguientes 4 puntos, ya que este software captará todos los detalles esenciales por ti. Personalmente, uso Bubbles, y ha sido un verdadero cambio de juego. Puedo concentrarme en lo esencial de la discusión sin sacar el bolígrafo ni una sola vez.
   • De todos modos, esto es importante si planeas hacerlo manualmente:
   • Captura los puntos clave e ideas discutidas.
   • Registra cualquier tarea, decisión y fecha límite.
   • Usa viñetas o abreviaturas para tomar notas rápido.
   • Concéntrate en lo relevante para ti o tu equipo.
3. Después de la reunión:
   • Organiza tus notas y resalta la información importante.
   • Comparte las notas con los miembros pertinentes del equipo.
   • Usa las notas para dar seguimiento a tareas y siguientes pasos.

Tipos de notas de reunión

He mencionado varias formas en que la gente prefiere tomar sus notas de reunión. En general, hay varios tipos de notas de reunión, según el contexto y propósito:

• Notas de lluvia de ideas: Recogen ideas y pensamientos creativos durante las sesiones de lluvia de ideas.
• Notas de reuniones de proyecto: Se centran en discusiones, actualizaciones y tareas específicas del proyecto.
• Notas uno a uno: Registran puntos clave de reuniones individuales con miembros del equipo, interesados o tu jefe.

Diferencia entre actas y notas de reunión

Formalidad

• Actas de reunión: Formales y estructuradas, a menudo requeridas o usadas ampliamente para registros oficiales.
• Notas de reunión: Informales y flexibles, usadas como referencia personal o de equipo.

Contenido

• Actas de reunión: Incluyen registros detallados de discusiones, decisiones y tareas.
• Notas de reunión: Se centran en puntos clave, ideas e información relevante para ti o tu equipo.

Propósito

• Actas de reunión: Sirven como registro oficial para la rendición de cuentas y consulta. Aquí capturas exactamente lo que se dijo.
• Notas de reunión: Ayudan en la organización personal o de equipo y en el seguimiento.

¿Cuál es la diferencia entre actas de reunión y transcripciones?

Actas de reunión

• Contenido resumido: Las actas ofrecen un resumen conciso de la reunión, capturando puntos clave y decisiones.
• Formato estructurado: Siguen un formato específico, incluyendo fecha, hora, asistentes y puntos de la agenda.

Transcripciones

• Registro literal: Las transcripciones son un registro palabra por palabra de toda la reunión.
• Detalladas y extensas: Incluyen cada palabra pronunciada, haciéndolas más largas y detalladas que las actas.

Usar Bubbles Notetaker para ambos

Bubbles Notetaker es una herramienta versátil que sirve tanto para actas de reunión como para notas. Al unirse, grabar y transcribir reuniones virtuales automáticamente, Bubbles garantiza que no se pierda ningún detalle.

Más arriba, he mostrado dos capturas de pantalla. La primera es tu acta generada con Bubbles. Llega en un email de seguimiento y es un resumen completo, con tareas y puntos clave. La segunda es tu transcripción completa con Bubbles. Como ves, la transcripción aparece junto a la grabación de la reunión. Sea cual sea tu objetivo al tomar notas, esta herramienta es valiosa para cualquier tipo de documentación de reuniones.

Conclusión

Ahora entiendes las diferencias entre actas y notas de reunión, algo esencial para una documentación eficaz. Esperamos que este artículo te convierta en un experto en actas y notas de reunión, ¡especialmente usando Bubbles de ahora en adelante!