Быть «в синхроне» или «в асинхроне» — вот в чём вопрос. 

Понимание того, когда использовать синхронную или асинхронную коммуникацию — и какой инструмент или технологию применять для передачи того или иного типа информации — критически важно для успешного взаимодействия. Это может означать разницу между тем, станет ли ваш проект хаотическим бардаком, который постоянно выходит за рамки сроков, или же ваша команда будет работать как хорошо отлаженный механизм.

С другой стороны, если всё сделать неправильно, это часто выглядит так: 

• Последнее уведомление.
• Звонок команды в 3 часа ночи с обновлениями. 
• Звонок в Zoom, на котором вы «отключились». 
• Комментарий с обратной связью, который задел ваши чувства. 
• Уведомление Asana, которое затерялось где‑то в эфире.
• Бесконечные отвлечения, которые выбивают вас из состояния потока. 
• Заметки с той встречи, которые так и не были загружены. 
• Резкое письмо, которое читается как слегка снисходительное. 
• Сообщение в Slack, которое вы не увидели, потому что у вас отключены уведомления. 
• Быстрое сообщение от вашего начальника, которое так и не ответило на ваши вопросы. 
• Безжалостная переписка туда‑обратно, которой можно было бы избежать одним коротким звонком. 
• Файлы, которые вы не смогли найти, потому что ими поделились не в том инструменте для совместной работы. 

Встреча, которая могла бы быть письмом. 

Эх.

Работаете ли вы удалённо, в офисе или в гибридном формате, вы наверняка испытывали некоторые из этих разочарований. 

После пандемии удалённый и гибридный форматы работы стали гораздо более распространёнными, и эффективная коммуникация важна как никогда. Тем не менее многие команды до сих пор пытаются найти правильный баланс между синхронной и асинхронной коммуникацией.  

В этом руководстве мы разберём, что сейчас не так с асинхронной коммуникацией и как вы можете закрыть этот разрыв с помощью правильной методологии работы и правильных инструментов.

Срочное vs важное: асинхронная коммуникация «поломана»

Будь вы редактором контента, креативным директором, специалистом по QA, владельцем продукта или операционным CEO, скорее всего, вы пытались внедрить асинхронное взаимодействие, но оказались разочарованы результатом. 

Мы вас понимаем. У асинхронной коммуникации есть свои недостатки. Кажется, что асинхронные сообщения постоянно теряют приоритет, исчезают в бесконечных тредах и каналах, и будто бы… проще просто «быстро созвониться», чтобы всё разрулить. 

Но давайте честно: никто не хочет проводить больше времени на встречах. 

Слишком часто они заставляют нас путать «срочное» с «важным».

С ростом удалённой работы мы все отчаянно хотим, чтобы асинхронный формат заработал. Но до сих пор никто по‑настоящему не разобрался, как правильно выстроить асинхронную коммуникацию. 

И инструменты вроде Slack, которые обещали спасти асинхронную работу, сделали всё хуже, а не лучше. 

Статья в New Yorker за 2020 год, написанная автором книги Deep Work Кэлом Ньюпортом и озаглавленная «Slack Is the Right Tool for the Wrong Way to Work» («Slack — правильный инструмент для неправильного формата работы»), весьма убедительно показывает, что Slack сделал нас менее продуктивными. 

В статье приводится исследование RescueTime, согласно которому вместо того, чтобы использовать меньше инструментов (как изначально задумывалось), пользователи Slack на самом деле переключаются между средствами коммуникации ещё чаще. Средний пользователь Slack проводит не более 5 минут, не проверяя каналы коммуникации. При этом те, кто не пользуется Slack, в среднем могут не заглядывать в каналы коммуникации по 8 минут. 

Конечно, это не огромная разница, но всё же. 

Что более пугающе, средний сотрудник «проверяет» свою электронную почту и мессенджеры каждые 6 минут.

Недавнее исследование гибридного формата работы от Microsoft показало, что цифровое взаимодействие значительно повысило интенсивность рабочего дня среднего сотрудника умственного труда. Анализ данных из собственного пакета инструментов Microsoft 365 за период с февраля 2020 по февраль 2021 года выявил следующие тенденции:

• Во всём мире время, проводимое в собранияx Microsoft Teams, более чем удвоилось (увеличилось в 2,5 раза). За исключением спада в рождественский период в декабре, этот показатель продолжает расти.

• Средняя встреча в Teams стала на 10 минут длиннее — с 35 до 45 минут.
• Средний пользователь Teams отправляет на 45% больше сообщений в чатах в неделю и на 42% больше чатов на человека после окончания рабочего дня. При этом количество чатов в неделю продолжает расти.
• Количество людей, работающих с документами, увеличилось на 66%.
• 62% звонков и встреч за этот период были незапланированными.
• 50% людей отвечают на сообщения в Teams за пять минут или меньше. Это время отклика не изменилось по сравнению с прошлым годом. 

Реальная цена многозадачности

Синхронная коммуникация — а также плохо организованная асинхронная — заставляет нас работать в режиме многозадачности, что, как мы знаем, сильно мешает выполнять глубокую, сфокусированную работу. 

Это хорошо подтверждено научными исследованиями нейробиологов и психологов, которые доказали, что переключение между задачами несёт за собой «вычислительные издержки». Наш мозг просто не приспособлен к тому, чтобы одновременно удерживать внимание сразу на нескольких задачах, и такие попытки вредят нашей продуктивности — вплоть до потери до 40% продуктивного времени. 

Это как попытаться запустить слишком много программ на стареньком MacBook Air — производительность неизбежно просядет. Более того, даже ожидание запланированной встречи рассеивает наше внимание и мешает нормально сосредоточиться. А попытка работать под постоянной угрозой незапланированных прерываний делает это практически невозможным. 

Как метко выразился Джори Маккей в отличной статье о перегрузке коммуникациями, постоянные «чекины» при удалённой работе «превращают ваше внимание в швейцарский сыр». На визуализации ниже показано, как это выглядит на практике — на примере недели из жизни одного из дата‑саентистов RescueTime. 

В этом разборе типичной рабочей недели дата‑саентиста RescueTime Мэдисон Лукачик нашлось всего восемь получасовых блоков продуктивной работы без единого прерывания письмами или сообщениями в мессенджере. 

Так в чём же решение? Как «починить» асинхронную коммуникацию?

Как нам эффективно взаимодействовать, максимизируя личную продуктивность и не жертвуя при этом креативностью и инновациями, которые даёт очное сотрудничество?

Ответ проще, чем кажется: улучшить то, как мы работаем, и инструменты, которыми мы пользуемся.

С правильной методологией работы и правильными инструментами команды могут общаться понятно и прозрачно, одновременно давая каждому специалисту гибкость для максимально продуктивной работы с минимумом отвлечений. 

Создавая культуру работы, которая отдаёт приоритет асинхронной коммуникации и подкреплена подходящими инструментами, вы закладываете фундамент для глубокой, продуктивной работы. Ниже — несколько лучших практик коммуникации, которые стоит внедрить:

• Создайте чёткий протокол коммуникаций и следуйте ему. Определите, когда синхронная коммуникация действительно необходима, а когда достаточно асинхронной. Решите, какие каналы и инструменты лучше всего подходят для каких сценариев.
• ‍Отдавайте предпочтение асинхронной коммуникации. Только потому, что что‑то можно обсудить на встрече, не значит, что так и нужно делать. В идеале перед планированием командного взаимодействия всегда стоит взвесить плюсы и минусы асинхронного и синхронного форматов.‍
• Готовьте план или повестку встречи. Если это не неформальное общение, делайте синхронные созвоны короткими и практичными, составляя повестку, которая ограничивает рамки обсуждения и список тем. 
• ‍Общайтесь ясно и давайте достаточно деталей. Из‑за естественной задержки ответов асинхронная коммуникация требует продуманных сообщений. Чем больше ясности и деталей вы дадите с первого раза, тем меньше придётся что‑то уточнять — а значит, будет меньше задержек и «узких мест» в работе.
• ‍Формируйте понятные ожидания. Опишите правила взаимодействия: ожидаемое время ответа, частоту обновлений, настройки уведомлений и т.д. 
• ‍Коммуницируйте в контексте. Чем «ближе» к объекту обсуждения вы сможете разместить своё сообщение, тем проще вашим коллегам будет увидеть и понять, что именно вы имеете в виду. По возможности держите коммуникацию в тредах, чтобы снизить вероятность недопонимания.‍
• Отключайте уведомления во время работы. Уведомления — убийцы продуктивности. Осознанно настраивайте уведомления так, чтобы получать только действительно срочные сигналы, а при работе, требующей высокой концентрации, выключайте их полностью. 
• ‍Планируйте асинхронные «чекины». Если в вашей команде или проекте много взаимозависимостей, крайне важно держать всех участников в курсе происходящего. Асинхронные «чекины» и обновления позволяют командам делиться прогрессом и просить о помощи без лишних прерываний. 
• ‍Формируйте культуру доверия и ответственности. В асинхронной команде участники должны доверять друг другу. Чтобы этого добиться, внедряйте и поддерживайте стандарты ответственности и обращайте внимание (с предложением поддержки!), когда кто‑то не даёт обновления так, как ожидается.

Лучшее из двух миров: как добиться успеха в асинхронном формате работы 

Bubbles позволяет вам взаимодействовать асинхронно, не жертвуя плюсами синхронного сотрудничества.

Проще говоря, bubbles — это инструмент, который даёт вам возможность без усилий записать экран с озвучкой или видео и поделиться своим bubble с коллегами, а они смогут ответить в удобном для себя темпе. 

Благодаря современному видео‑мессенджингу bubbles помогает преодолеть пропасть между синхронной и асинхронной коммуникацией, делая возможными асинхронные разговоры «в контексте».

Это делает bubbles особенно удобным для развёрнутой обратной связи: будь вы креативным директором, который даёт дизайнеру очень конкретные комментарии, инженером‑разработчиком, просящим коллегу привести в порядок участок кода, руководителем маркетинга, который пытается довести тон статьи в блоге до совершенства, или основателем стартапа, доносящим свою визию до команды.  

Ведение двусторонних разговоров в асинхронном режиме 

В отличие от других инструментов асинхронной коммуникации, bubbles обеспечивает полноценные двусторонние диалоги, позволяя получателям отвечать на конкретные фрагменты записи. 

Хотите ли вы запустить большой проект, дать контекстуализированную обратную связь по новой лендинговой странице или провести команду по документу с требованиями к продукту (PRD), bubbles — самый быстрый способ донести свою мысль, не собирая всех на созвон. 

Представьте себе голосовое сообщение, на которое можно отвечать по мере прослушивания (представьте — не нужно слушать его три раза, чтобы ответить на всё!), только с дополнительным контекстом — видео, на котором точно видно, о чём вы говорите. 

Например, с помощью bubbles можно легко провести ревью документа Product Requirement Document (PRD). Product Lead может записать bubble, поделившись видением, стратегией и планом. Затем члены команды могут каждый в своё время просмотреть запись и вдумчиво добавить свои вопросы, обратную связь и идеи.

Вот несколько практических способов использовать эту возможность:

• Попросить разъяснений по конкретному пункту обратной связи
• Развивать идеи отправителя (виртуальный брейншторм!)
• Ответить на вопрос, заданный в bubble 
• Сообщить отправителю, что вы согласны или не согласны с тем или иным его тезисом
• Установить эмоциональный контакт с отправителем — когда у вас возникает тот самый «ага‑момент» ясности, когда вы вдохновлены сказанным коллегой в bubble, вы можете поделиться своей реакцией в контексте и в моменте — даже если общение идёт асинхронно.

«Синергия» вовсе не обязана быть синхронной

Посмотрите приведённые ниже bubbles, чтобы увидеть, насколько простой может быть асинхронная коллаборация при наличии подходящих инструментов.

Для основателей, CEO и владельцев продукта: обзор функционала за 90 секунд 

• Презентуйте продукты и демонстрируйте функции удалённо с комментариями
• Запрашивайте мнение или давайте обратную связь по вайрфреймам, интерфейсу и многому другому
• Проводите брейнштормы, решайте проблемы и внедряйте инновации асинхронно 

Для инженеров, продакт‑менеджеров и специалистов по QA: отчёт о баге за 90 секунд:

• Делитесь подробными отчётами о багах с записью экрана и озвучкой
• Совместно устраняйте неполадки — асинхронно
• Исправляйте баги быстрее и с меньшим количеством созвонов
• Задавайте и отвечайте на вопросы в контексте с помощью тредов комментариев с таймкодами

Для руководителей маркетинга, креативных лидов и дизайнеров: запрос креативной обратной связи за 90 секунд:

• Давайте креативную обратную связь эффективно и без лишнего «полотна» текста
• Используйте тон голоса, жесты и мимику, чтобы давать понятную, конструктивную критику, которая не воспринимается как жёсткая
• Ведите двусторонние разговоры вокруг отдельных креативных решений 
• Постоянно обучайте команду, объясняя логику, стоящую за вашей обратной связью 

Bubbles позволяет испытать ту самую настоящую радость от взаимодействия, которую дарит только творческая коллаборация — и которой так не хватает в других инструментах асинхронного сотрудничества. 

Как сформулировал это основатель и CEO bubbles Том Медема в интервью TechCrunch, миссия bubbles — «вернуть радость в работу: вернуться к креативности и продуктивности, поддерживать глубокую работу и снижать выгорание, отказываясь от гипер‑реактивности и общения в режиме реального времени в пользу более широкой асинхронной (async) коллаборации».

Вот как bubbles «возвращает радость в работу»:

• Bubbles помогает людям ясно высказать свою мысль — с первого раза. Пользователи bubbles взаимодействуют с задачей с помощью видео, аудио и текстовых сообщений — всё в одном канале. Благодаря голосу, мимике, жестам и ссылкам «в контексте» bubbles обеспечивает более тонкий и человечный формат общения, чем любой другой асинхронный инструмент. Bubbles даёт каждому члену команды возможность чувствовать себя увиденным, услышанным и понятым.
• Bubbles помогает командам принимать лучшие решения быстрее — асинхронно. С bubbles участники могут комментировать и вести треды поверх асинхронных видеоразговоров, и ключевой обмен мнениями происходит без необходимости созваниваться. В отличие от спонтанных реакций на звонках в реальном времени, bubbles даёт участникам время на взвешенные, продуманные ответы. ‍
• Посмотрите этот bubble, чтобы увидеть асинхронное принятие решений в живом примере. ‍
• Bubbles создаёт документированную историю всех решений. Участники и другие члены команды, которые не были «присутствующими», могут обратиться к этому «бумажному следу», когда им это понадобится. ‍
• Bubbles даёт всем возможность сотрудничать где угодно и когда угодно. Мы все работаем лучше всего, когда можем отключить шум и отвлекающие факторы. Независимо от того, находится ли ваша команда в одном часовом поясе или распределена по всему миру, по‑настоящему асинхронная коммуникация упрощает выполнение глубокой работы. 

В конце концов, меньше времени на встречах = меньше цифрового выгорания и больше времени на осмысленную, действительно важную работу.

‍

Когда же вам стоит использовать синхронную, а когда — асинхронную коммуникацию? 

Хотя некоторые виды информации всегда эффективнее передавать в режиме реального времени, вы можете удивиться, насколько большую часть коммуникаций можно перевести в асинхронный формат при наличии подходящих инструментов. 

Работаете ли вы удалённо, в офисе или в гибридном формате, ключ к эффективной стратегии коммуникаций — договориться всей командой, какой формат взаимодействия использовать в каком контексте, и строго следовать этому протоколу. 

Сведение синхронной коммуникации к минимуму позволяет командам больше времени уделять сфокусированной «глубокой работе» и встречаться в реальном времени только тогда, когда это абсолютно необходимо. 

Вот какие факторы стоит учитывать, выбирая способ обращения к коллеге: 

• Цель коммуникации 
• Насколько срочно вам нужен ответ 
• Сколько деталей нужно передать
• График и часовой пояс получателя
• Насколько сложна тема
• Ваша отношения с получателем
• Сколько человек должно быть вовлечено

И снова: чем короче список ситуаций, когда требуется синхронная коммуникация, тем лучше.

С учётом этого методы синхронной коммуникации уместны, когда:

• Нужно быстро решить проблему
• Нужно проводить тимбилдинг, коучинг и укреплять взаимное доверие
• Речь идёт о чувствительных темах, где важны доверительные отношения (например, оценка эффективности, обсуждение проблемного поведения)
• Нужно коллективно решать сложные задачи, например проводить брейншторм

С другой стороны, асинхронная коммуникация особенно уместна, когда:

• Вы хотите минимизировать количество встреч (или сделать их более камерными)
• Нужно дать обратную связь, которая не является срочной 
• Вы запрашиваете подготовленные, продуманные ответы
• Нужно дать подробную, контекстуализированную обратную связь
• Нужно дать дополнительный контекст до или после синхронного события (например, разослать повестку до видеоконференции или живого вебинара и после отправить резюме с ключевыми выводами и задачами)
• Нужно учесть людей с разными часовыми поясами или плотным расписанием, или когда не все могут присутствовать на встрече или созвоне
• Нужно держать многих участников или «движущиеся части» в курсе и на одной волне
• Нужно обеспечить единственный источник правды, к которому коллеги могут обращаться в удобное время
• Речь идёт об ответе на асинхронное сообщение
• Вам нужно выполнить сложную и/или требующую глубокого фокуса работу с минимальными прерываниями

Для тех бесспорно неизбежных разговоров всегда останется синхронная коммуникация. Для всего остального — есть bubbles. 

Используйте Bubbles для асинхронной обратной связи «в контексте» 

В отличие от множества других инструментов записи видео и экрана на рынке — *кхм‑кхм, Loom* — bubbles быстрый. Вам не придётся вечно ждать, пока запись экрана синхронизируется, и надеяться, что компьютер не зависнет, пока файл загружается в облако. 

Bubbles полностью бесплатен, регистрация занимает всего несколько секунд — мы даже называем наш процесс онбординга «nonboarding». Кроме того, наше бесплатное расширение Chrome делает сервис максимально удобным. 

Посмотрите этот bubble, чтобы своими глазами увидеть, насколько бесшовным является наш опыт «nonboarding».

‍