Генри Минцберг подчеркнул, что "стратегия — это не следствие планирования, а наоборот: его отправная точка". Поэтому для вас критически важно заняться стратегическим планированием ещё до того, как вы приступите к любому формату планёрки. Как же именно это сделать? Это больше про выбор того, чего не делать, чем того, что делать, и такое планирование должно происходить в формате стратегических сессий. Принятие решений может даваться вам тяжело, если вы не проводите сессии с высокой продуктивностью и вовлечённостью, поэтому давайте убедимся, что это не так, и разберёмся, как именно проводить сильную стратегическую сессию.

Прежде всего хочу отметить, что стратегические сессии должны быть адаптированы под вас и вашу команду, включая выбор того, в каком формате вы лучше всего коммуницируете и проводите стратегические обсуждения. Если вам проще разбираться со всем лично, проводите такие сессии в офисе или коворкинге, а если вам больше подходят и кажутся эффективнее виртуальные встречи, проводите стратегическое планирование по видеосвязи. Наша команда предпочитает второй вариант, поэтому мы подготовили несколько быстрых советов, которые помогают нам стабильно проводить отличные планёрки.

1. Соблюдайте правила этикета виртуальных встреч. Этому обычно уделяют недостаточно внимания, но если всё же сделать это и установить несколько базовых правил, вы сразу начнёте проводить встречи лучше, а это напрямую влияет и на реализацию стратегии.
2. Записывайте свои виртуальные встречи. Я мог бы посоветовать вам делать конспект, но зачем, если можно поручить это (и многое другое) ИИ-конспектирующему помощнику. Используйте инструмент вроде Bubbles Notetaker, который запишет, расшифрует и подытожит вашу стратегическую сессию, а затем разошлёт материал всем участникам с их индивидуальными задачами.
3. Поддерживайте диалог. Постоянно при необходимости дорабатывайте стратегию и не превращайтесь в жёсткую, упрямую команду. Выберите свой формат асинхронной коммуникации и продолжайте обсуждение за пределами времени встреч. Если вы воспользуетесь Bubbles Notetaker, как мы советовали во втором пункте, вас приятно удивит, что в области записи встречи будет раздел комментариев, где можно печатать или записывать ответы и продолжать общение.

Это были советы по самой встрече, а теперь давайте сосредоточимся на стратегической части и разберёмся, как проводить отличные стратегические сессии.

Однако не пугайтесь: на практике процесс стратегического планирования не должен быть чрезмерно обременительным. Джек Уэлч, которого мы уже цитировали в этом блоге, говорит об этом лучше всех: "выберите общее направление и воплощайте его со всей силой". Но нам нужно понимать, как именно выбрать это направление, чтобы достигать стратегических целей и обеспечивать выравнивание и мотивацию команды — именно это мы разберём ниже. Мы также составим стратегическую повестку, которой вы сможете следовать на своих сессиях.

Проведение стратегической сессии по планированию

Как провести стратегическую сессию по планированию

Нельзя ожидать, что стратегическая сессия станет выдающейся только благодаря подробной повестке и вашей готовности вести обсуждения. Хотелось бы, чтобы всё было так просто, но на деле это требует глубокого понимания вашего бизнеса и рынка, потенциальных вызовов, а также возможностей и знания ниш, в которые вы можете вписаться и, например, добиться отличного соответствия продукта рынку. Вам также необходимо уметь вовлекать и вдохновлять всех участников сессии, а это ещё сложнее. Как правило, ваша полная вовлечённость и энтузиазм по поводу стратегии сильно помогают передать это чувство другим, но есть и несколько дополнительных полезных советов.

1. Подготовка — ключ к успеху: одна из моих любимых фраз — "желаю не удачи, а хорошей подготовки". Перед стратегической сессией выделите время на сбор релевантных данных и инсайтов и возьмите их с собой в сессию как свой арсенал аргументов. Например, такая предварительная работа может включать SWOT-анализ (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats — сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), чтобы глубоко понять текущие рыночные условия и, соответственно, внутренние возможности вашей компании.
2. Выберите правильного фасилитатора: не стесняйтесь признать, что вы можете быть не лучшим человеком, чтобы проводить встречу. Роль фасилитатора ключевая, поэтому при выборе человека, который будет конструктивно направлять обсуждение и удерживать команду на фокусе стратегических целей, на первом месте должны стоять коммуникативные и лидерские качества, а не его должность — будь то топ-руководитель, менеджер или внешний консультант. Уберите иерархию и сосредоточьтесь на сути обсуждения.
3. Создайте инклюзивную среду: без чувства комфорта не получится качественной дискуссии за круглым столом, поэтому установите базовые правила сессии, которые будут поощрять открытое общение и уважение к любому мнению — будь оно рискованным или совершенно очевидным. Нам важно, чтобы на этих сессиях люди активно вносили свой вклад.

Цели планёрки

Каковы 3 цели планёрки?‍

У всех наших сессий стратегического планирования должны быть чёткие, конкретно сформулированные цели — это очевидно. Однако чаще всего они сводятся к трём ключевым задачам:

1. Выравнивание организационных целей: чтобы всё сработало, всем нужно смотреть в одном направлении. Закрепите цели и убедитесь, что есть ясное понимание и согласие по поводу организационных целей, того, как с ними соотносятся уже запущенные стратегические инициативы, и как должны соотноситься те, о которых вы вот-вот будете говорить.
2. Поиск и приоритизация стратегических задач: когда все понимают, каковы цели, гораздо проще выбрать стратегические задачи, которые помогут их достичь. Обсуждайте их детально и постарайтесь определить ключевые стратегические задачи, которые будут двигать компанию к громкому успеху. Это включает определение того, что нужно сделать в первую очередь и в приоритетном порядке, и постановку SMART‑целей (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound — конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных по времени).
3. Создание плана реализации: нет смысла в стратегии, если вы не знаете, как её воплощать! Убедитесь, что каждая сессия завершается чётким планом реализации, в котором прописаны действия, за кем что закреплено и какие установлены сроки. Преимущество виртуальных сессий и использования Bubbles Notetaker в том, что эти задачи и зоны ответственности будут автоматически назначены после встречи, что устраняет любые недопонимания и повышает уровень ответственности.

Составление стратегической повестки

Как составить стратегическую повестку?‍

Составление эффективной стратегической повестки требует вдумчивого и всестороннего рассмотрения целей сессии и ключевых вопросов, которые нужно обсудить. В Bubbles мы фокусируемся на оптимизации встреч и хорошо знаем, насколько важны грамотно составленные повестки, поэтому подготовили для вас пример структуры повестки стратегической сессии:

1. Начните сессии с заявления о видении: задайте правильный курс, открыв повестку кратким изложением видения организации и её стратегических целей. Так вы мгновенно зададите тон и обеспечите контекст для обсуждения.
2. Обозначьте ключевые пункты для обсуждения: не оставляйте места для двусмысленности. Перечислите основные темы для обсуждения — такие как стратегические цели, сценарное планирование и сам процесс стратегического планирования — и присвойте им приоритет, чтобы сначала разобрать самое важное.
3. Добавьте интерактивные элементы: периодические сессии мозгового штурма, упражнения по SWOT-анализу или сценарному планированию отлично повышают вовлечённость, стимулируют участие и рождение креативных идей.
4. Разумно распределяйте время: время — деньги, поэтому выделяйте каждому пункту повестки конкретный тайм-слот, включая обсуждение и дискуссию по нему. И следите за соблюдением тайминга, чтобы встреча не ушла в сторону и вы не пропустили ни одного пункта повестки.
5. Завершайте обсуждением следующих шагов: мы уже кратко говорили об этом, но важно, чтобы следующие шаги были предельно понятны. Если нужно, используйте для этого Bubbles, чтобы следующие шаги, планы действий и сроки никогда не терялись из виду!

Лучшие практики проведения стратегических сессий

1. Используйте шаблоны: задействуйте любые доступные инструменты, чтобы повысить шансы на успех. Например, шаблон стратегического планирования поможет вам каждый раз грамотно структурировать сессию. Такие шаблоны также напомнят об элементах, которые часто упускают, хотя они критически важны для качественного стратегического планирования.
2. Вовлекайте всех стейкхолдеров: помните, что у каждого члена команды свой бэкграунд, а значит, и свой новый, свежий взгляд, который мог ещё не прозвучать. Подключайте к стратегической сессии всех релевантных стейкхолдеров: руководящие команды, ключевых сотрудников и, где это уместно для вашей компании, даже внешних стейкхолдеров.
3. Регулярно проводите фоллоу‑ап: Bubbles отлично подходит для этого благодаря возможности задавать сроки ответов и продолжать асинхронные обсуждения прямо в контексте записи встречи. Реализация стратегии может пойти под откос без должного фоллоу‑апа, поэтому поддерживайте диалог, оценивайте прогресс и сложности и при необходимости дорабатывайте стратегию.
4. Измеряйте и адаптируйтесь: вам нужно задать OKR, чтобы регулярно измерять результаты стратегических инициатив относительно установленных KPI. Это также поможет вам адаптироваться, постоянно улучшаться и добиваться успеха.

Вот так незаметно мы дошли до конца — теперь мы эксперты по стратегическим сессиям. Старайтесь помнить обо всех этих советах, когда будете проводить следующую стратегическую планёрку, и делитесь инсайтами с коллегами. И, раз уж речь о том, чтобы ничего не забыть, — обязательно используйте Bubbles Notetaker на любых виртуальных встречах. Очень важно оставаться сфокусированными на стратегии и обсуждении, поэтому не отвлекайтесь впустую на беглые рукописные заметки — вы неизбежно потеряете нить разговора, а этого нам совсем не нужно!