Данные показывают, что по состоянию на 2023 год 83% сотрудников проводят до 33% своей рабочей недели на встречах. Я, конечно, не статистик, но рискну предположить, что многие из этих встреч вызываются тем самым «быстрым пингом» с просьбой «прыгнуть на звонок». Эти встречи, также известные как ad hoc‑встречи, и будут сегодня в центре нашего внимания.

Что такое ad hoc‑встреча?

Ad hoc‑встреча — это импровизированный созвон или собрание, созываемое для решения конкретного неотложного вопроса, который просто не может ждать следующей запланированной встречи. Во время таких встреч главное — собрать нужных людей в нужное время, чтобы быстро решить проблему или принять решение. В отличие от регулярных запланированных встреч, которые охватывают множество тем, ad hoc‑встречи предельно сфокусированы на одной цели, поскольку их единственная задача — обеспечить ключевой результат по срочному вопросу.

Чтобы проиллюстрировать ситуацию, которая может потребовать проведения ad hoc‑встречи, представьте, что вы посреди продуктивной рабочей сессии, когда вдруг обнаруживается критическая ошибка в презентации для клиента. Вы не можете позволить себе ждать следующей запланированной встречи — времени просто нет. Вот тут‑то и приходит на помощь ad hoc‑встреча. Вы собираете нужных участников команды, разбираетесь с проблемой и возвращаетесь к тому, чем занимались до того, как ваше внимание отвлекли.

Ключевые моменты для проведения ad hoc‑встреч

Я упомянул «необходимые» вопросы, которые инициируют ad hoc‑встречи, и сделал этот выбор формулировки вполне осознанно. Потому что понимать, когда стоит созывать ad hoc‑встречу, не менее важно, чем знать, как её проводить. 17% встреч считаются «полной тратой времени», и если вы хотите быть успешной командой, вы не можете позволить этой тенденции укорениться в вашей организации.

 Вот несколько сценариев, в которых ad hoc‑встреча действительно может быть вашим лучшим вариантом:

• Срочные проблемы: когда возникает задача, которая не может ждать до следующей запланированной встречи. Например, критический баг, который нужно срочно исправить hotfix‑ом.
• Времязависимые решения: когда проект застопорился из‑за блокера, вы можете созвать ad hoc‑встречу, поскольку команде требуется немедленная обратная связь или быстрое решение, чтобы двигаться дальше.
• Творческая коллаборация: когда внезапное препятствие оказывается сложным, и вам нужна коллективная экспертиза команды, чтобы найти нестандартные решения, можно прибегнуть к ad hoc‑встрече.

Однако не каждый вопрос оправдывает проведение ad hoc‑встречи. Не допускайте, чтобы встречи становились синонимом потраченного впустую времени или отвлечения. Крайне важно взвесить срочность и влияние вопроса, прежде чем отрывать команду от задач и сбивать её с рабочего ритма.

Советы по проведению эффективной ad hoc‑встречи

Я уже подчеркнул, насколько важно, чтобы ваши ad hoc‑встречи были и эффективными, и результативными. Чтобы помочь вам в этом, учтите следующие лучшие практики:

1. Проясните цель‍

Перед началом встречи обязательно чётко определите, чего вы хотите добиться. Нужно ли вам решить конкретную проблему или принять срочное решение (как выше), донесите своё видение встречи до каждого участника, чтобы все были максимально сфокусированы на текущей задаче.

2. Приглашайте только необходимых участников‍

Чтобы не тратить время впустую на ad hoc‑встречу, держите список приглашённых как можно короче и точечнее. Приглашайте только тех, чьё мнение действительно критически важно для обсуждения. Это не только делает встречу значительно более эффективной, но и уважает время тех, кому не обязательно участвовать.

3. Установите лимит по времени‍

Это отличный способ избежать затянувшихся обсуждений, которые подрывают продуктивность. Когда вы «приглаживаете» проблему, очень легко бесконечно перескакивать между идеями, поэтому задайте для встречи верхнюю границу по времени. Старайтесь уложиться в 15–20 минут и сосредоточьтесь на быстрых, практически применимых решениях.

4. Используйте повестку, основанную на вопросах‍

Даже на ad hoc‑встрече простая повестка может творить чудеса. Мы подготовили список из 7 вариантов повестки для встреч, который поможет вам в этом, ведь вам снова важно оставаться ориентированными на цели и быть лаконичными, учитывая ограниченность времени.

5. Фиксируйте ключевые выводы‍

Не позволяйте ценным идеям теряться по ходу обсуждения. Используйте инструмент для создания заметок на базе ИИ, такой как Bubbles Notetaker, чтобы фиксировать обсуждение в реальном времени через видеозапись и полную транскрипцию. Так все смогут сосредоточиться на разговоре, а не лихорадочно делать заметки. После встречи Bubbles отправит подробное резюме, включая список действий, следующие шаги и ссылку на запись и транскрипт. Мы рекомендуем эту платформу для работы с встречами за её простоту использования, детализацию и отличное соотношение цены и ценности (вы можете начать бесплатно).

6. Делайте follow‑up с чёткими задачами‍

Каждая ad hoc‑встреча должна завершаться понятными следующими шагами. Если этого не произошло, вероятно, вы так и не решили проблему. Чётко назначенные action items и конкретные сроки помогут сохранить инерцию и избежать неопределённости относительно дальнейших действий. Небольшой лайфхак: если вы используете Bubbles (совет 5), то вам не придётся делать это вручную. С Bubbles Notetaker ваши action items будут выглядеть примерно так:

Сложности с ad hoc‑встречами (и как их преодолеть)

Хотя ad hoc‑встречи — мощный инструмент для быстрого решения проблем, у них есть и свои сложности. Теперь, когда мы разобрали советы по проведению ad hoc‑встреч, стоит также учесть некоторые препятствия, которые могут возникнуть при таких импровизированных встречах. 

Ниже приведён список типичных сложностей с вариантами решений, которые помогут вам обойти возможные подводные камни и сделать ad hoc‑встречи максимально результативными.

1. Прерывание глубокого фокуса

Один из самых серьёзных недостатков ad hoc‑встреч в том, что они могут прерывать «глубокую работу» вашей команды — периоды интенсивной, сфокусированной деятельности, которые и дают реальный прогресс. Частые прерывания приводят к стрессу, снижению продуктивности и к спешке в работе, что сказывается на качестве. Думаю, вы уже поняли: именно поэтому я так настаиваю на необходимости как критерии для ad hoc‑встреч.

Решение: Всё очень просто. Перед тем как созывать ad hoc‑встречу, тщательно оцените срочность вопроса. Можно ли решить проблему быстрым письмом, сообщением или bubble (записью экрана или видео)? Если встреча действительно необходима, постарайтесь запланировать её на естественные паузы в течение дня, например перед обедом, чтобы хотя бы немного сократить степень вмешательства в рабочий процесс. Кроме того, всегда старайтесь предупредить команду заранее, чтобы люди могли завершить свои текущие задачи до встречи.

2. Недостаток подготовки

Ad hoc‑встречи часто застают участников врасплох, что естественно, учитывая их спонтанный, «в последний момент» характер. Однако это не оправдание для бесполезной сессии, на которой больше времени уходит на «введение в курс дела», чем на решение проблемы.

Решение: Даже если вы спешите, выделите пару минут на подготовку краткой повестки или списка ключевых пунктов для обсуждения. Поделитесь этим с участниками до того, как начнётся основная, «мясная» часть встречи (уж простите за каламбур). Так вы не только зададите чёткие цели, но и поможете всем прийти на встречу с правильным настроем. 

Использование ИИ‑инструментов, таких как Bubbles Notetaker, может здесь кардинально изменить ситуацию. В среде виртуальных встреч Bubbles подключается к вашим созвонам, транскрибирует обсуждения и почти мгновенно (буквально за считаные минуты) рассылает краткое резюме с задачами. Грамотная подготовка и использование технологий помогут вам ничего не упустить и усилить эффект от работы команды после встречи.

3. Поглотитель времени

Отвлекайте людей от текущих задач только тогда, когда это действительно необходимо, иначе вы начнёте отъедать их ценное рабочее время. Если ad hoc‑встречи начнут происходить слишком часто, вы рискуете сформировать в компании культуру «meeting creep». Большинство источников описывает meeting creep как ситуацию, когда люди проводят больше встреч, чем им действительно нужно, — а этого не хочет никто.

Решение: Соблюдайте строгие критерии того, когда стоит созывать ad hoc‑встречи, и не отступайте от них. Оставляйте их только для по‑настоящему срочных вопросов, требующих немедленного внимания. 

Для менее критичных вопросов используйте инструменты асинхронной коммуникации, такие как Bubbles. Чтобы не путать вас, поясню: у Bubbles есть ещё одна функция помимо Notetaker. Эта функция асинхронна и строится вокруг отправки видеосообщений или записей экрана, так что вы можете описать и объяснить что‑то, как в письме, но с большим контекстом прямо на экране.

Кроме того, задайте строгий лимит времени для ad hoc‑встреч — удерживать их в диапазоне 15–20 минут помогает сохранить фокус и эффективность обсуждения.

4. Сложность с удержанием фокуса на теме

Из‑за своей спонтанности ad hoc‑встречи легко могут уйти в сторону, превратившись в расфокусированные, непродуктивные и по сути бесполезные обсуждения.

Решение: Если вы ведёте встречу, на вас лежит обязанность удерживать её в русле. Начните с чёткой цели и возвращайте разговор к основной теме, как только он начнёт уходить в сторону. Призовите участников отложить идеи «не по теме» на потом и используйте такие простые ускорители эффективности, как короткая повестка, чтобы держать всех на одной волне.