Combien de fois avez-vous entendu la question « on fait un point ? » posée de manière désinvolte, sans réelle intention ? Personnellement, je l’entends tout le temps. Cependant, ne pas prendre au sérieux l’occasion de faire un point avec un collègue serait vraiment dommage. Laissez-moi vous expliquer pourquoi et comment faire un point correctement.

Alors, pourquoi ? Eh bien, pour commencer, une réunion de suivi est un outil puissant pour maintenir une communication continue entre les membres de l’équipe, les employés et les managers. Ces réunions sont de brefs points informels, et c’est précisément pour cela qu’elles peuvent être si efficaces. Souvent, nous sommes plus créatifs et plus enclins à échanger des idées lorsque l’environnement est un peu plus détendu.

Ainsi, même si ces réunions sont conçues pour s’assurer que toutes les parties sont alignées, que les projets avancent et que les problèmes ou blocages éventuels sont traités rapidement, elles peuvent aussi libérer une vraie force créative et donner lieu à des échanges utiles. Avec cela en tête, voyons exactement ce qu’est une réunion de suivi, à quoi elle sert et comment animer cette réunion de manière productive grâce à nos conseils avisés, astuces et modèle de compte rendu.

Qu’est-ce qu’une réunion de suivi ?

Comme nous l’avons brièvement mentionné, une réunion de suivi est une réunion informelle en tête-à-tête, généralement entre un manager et un employé ou entre membres d’une équipe, pour faire le point sur l’avancement, discuter des blocages et offrir des orientations. Ces réunions n’ont pas vocation à être des évaluations formelles, mais plutôt des échanges rapides pour s’assurer que tout est sur la bonne voie. Une réunion de suivi peut avoir lieu chaque semaine, toutes les deux semaines ou dès que nécessaire, et elle contribue à promouvoir une communication ouverte et la collaboration. Leur usage ne se limite toutefois pas à cela : ces échanges peuvent aussi servir de réunion de récapitulatif, où deux collègues se tiennent mutuellement informés de ce sur quoi ils travaillent à ce moment-là.

Caractéristiques clés d’une réunion de suivi :

• Brève et informelle : en général de 15 à 30 minutes, en se concentrant sur les mises à jour essentielles.
• En tête-à-tête ou en petit groupe : généralement entre managers et employés ou entre membres d’équipe.
• Ordre du jour flexible : même s’il y a souvent un objectif général, les réunions de suivi ne suivent pas un ordre du jour de réunion strict. Ce qui est strict et ce qui est informel se marie rarement, et ce n’est certainement pas le cas quand il s’agit de réunions de suivi.

Quel est l’objectif d’une réunion de suivi ?

L’objectif principal d’une réunion de suivi est de garantir une communication ouverte, fréquente et claire entre toutes les parties impliquées. Ces réunions offrent l’occasion de discuter de l’avancement, de clarifier les priorités et de résoudre les difficultés qui peuvent se présenter. Comme la nature d’une réunion de suivi est à la fois décontractée et importante, nous souhaitons partager un conseil rapide qui peut aider vos réunions de suivi à rester exactement ainsi, avant d’entrer plus en détail dans leur objectif.

Conseil : utiliser la technologie pour les réunions de suivi

La bonne technologie peut aider les réunions de suivi à rester informelles tout en reflétant leur importance. Ici, nous parlons de technologie pour faciliter les réunions virtuelles, compte tenu de leur popularité dans un environnement de travail de plus en plus dispersé.

Plus précisément, l’utilisation d’un assistant de prise de notes IA dans votre réunion de suivi pour enregistrer, transcrire et résumer la discussion, et la conserver comme trace pour de futures conversations entre les personnes concernées. Notre recommandation : Bubbles Notetaker.

Pourquoi utiliser Bubbles Notetaker pour les réunions de suivi ?

Bubbles est un assistant de prise de notes IA avancé que vous pouvez inviter à rejoindre votre réunion de suivi grâce à l’ingénieuse extension Chrome/Edge (allez voir les avis !). À partir de là, Bubbles rejoint la réunion, enregistre, transcrit et génère un compte rendu de réunion. Voici comment il peut améliorer vos réunions de suivi :

• Transcription précise : Bubbles enregistre la réunion en temps réel et génère une transcription fidèle, ce qui vous permet de vous concentrer sur la conversation plutôt que sur la prise de notes.
• Éléments d’action : après la réunion, Bubbles envoie à chaque participant un e‑mail comprenant des éléments d’action personnalisés et un résumé de la discussion.
• Compte rendu : au lieu de rédiger manuellement le compte rendu, Bubbles génère automatiquement un compte rendu détaillé avec horodatage, ce qui aide à garder tout le monde aligné.
• Collaboration d’équipe : l’enregistrement de la réunion, la transcription, le compte rendu et les éléments d’action sont facilement accessibles dans votre espace Notetaker et peuvent être partagés avec les membres de l’équipe, qui peuvent ensuite les consulter et commenter, ce qui garantit responsabilisation et progrès continu.

L’utilisation d’un outil comme Bubbles améliore réellement la qualité des réunions de suivi en vous permettant de vous concentrer sur la discussion, de gagner du temps et de vous assurer que rien n’est oublié.

Autre remarque rapide : si vous voulez que Bubbles rejoigne automatiquement vos réunions, c’est possible ! Il vous suffit d’ouvrir l’app Bubbles et de connecter votre agenda professionnel.

Revenons au sujet : voici quelques objectifs clés d’une réunion de suivi à garder à l’esprit :

1. Suivi de l’avancement : les managers peuvent vérifier l’état des projets en cours et suivre de près échéances et objectifs, en s’assurant qu’ils sont atteints ou en bonne voie de l’être.
2. Apporter du soutien : les employés peuvent exprimer leurs préoccupations ou blocages, et les managers peuvent offrir des orientations ou lever les obstacles.
3. Créer du lien : des points réguliers aident à renforcer la relation entre managers et membres de l’équipe. Ils contribuent fortement à créer des relations de travail plus solides et à améliorer le niveau d’engagement des employés.
4. Aligner les priorités : garder tout le monde synchronisé est extrêmement important. Ici, managers et employés peuvent constamment vérifier qu’ils sont alignés sur les objectifs, les tâches et les priorités, évitant ainsi des efforts inutiles.

De quoi parler lors d’une réunion de suivi avec votre responsable ?

Nous connaissons donc les objectifs, mais comment les atteindre concrètement ? Pour couvrir tous les aspects nécessaires, considérez votre réunion de suivi avec votre responsable comme l’occasion de discuter à la fois des aspects tactiques et stratégiques de votre travail.

C’est similaire à n’importe quelle réunion en tête-à-tête, mais avec un léger accent supplémentaire sur l’amélioration de la collaboration entre vous et l’équipe. Voici quelques sujets clés que vous devriez envisager d’aborder :

• Mises à jour de projet : faites un point sur vos tâches actuelles, vos réussites et vos difficultés.
• Blocages : partagez les obstacles qui peuvent vous empêcher d’atteindre vos objectifs ou de respecter les échéances, et demandez des conseils pour avancer.
• Priorités : demandez des éclaircissements sur vos priorités actuelles, surtout si plusieurs tâches ou projets exigent votre attention et vous sollicitent dans tous les sens. Essayez de déterminer précisément ce qui requiert toute votre attention.
• Retours : profitez-en pour demander un retour sur vos performances ou proposer des retours constructifs concernant la collaboration de l’équipe ou les processus. Cela peut être particulièrement utile dans une nouvelle équipe ou lorsqu’un nouveau membre vient d’arriver.
• Plans pour l’avenir : profitez de cette conversation pour évoquer systématiquement les prochains objectifs, les échéances à venir ou les opportunités de développement personnel.

Rédiger un compte rendu pour une réunion de suivi

Prendre un compte rendu de réunion de qualité pendant une réunion de suivi est essentiel pour garder la trace des échanges, décisions et éléments d’action. Comme nous l’avons vu plus haut, si vous utilisez Bubbles, ce processus est automatisé et vous permet de vous concentrer pleinement sur la conversation et sur la relation manager/employé.

Si, pour une raison quelconque, vous préférez encore une méthode manuelle, voici comment rédiger un compte rendu de réunion de suivi efficace :

• Documenter les points clés : résumez les principaux sujets abordés, comme les mises à jour de projet, les blocages et les priorités à venir.
• Consigner les éléments d’action : décrivez clairement les tâches à réaliser, les personnes responsables de chacune et les échéances prévues.
• Assurer le suivi : après la réunion, envoyez un e‑mail de suivi avec le compte rendu afin qu’il soit partagé avec tous les participants. Là encore, avec un assistant de prise de notes comme Bubbles, le mail de suivi est envoyé automatiquement et inclut un résumé, des éléments d’action personnalisés, des liens vers l’enregistrement complet, la transcription, et plus encore.