Pourquoi avez-vous besoin de comptes rendus de réunion ?

Les comptes rendus de réunion sont essentiels pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, ils constituent un enregistrement officiel de ce qui a été discuté et décidé pendant la réunion d’équipe, ce qui fournit une référence permanente pour les participants, mais aussi, et peut‑être surtout, pour ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion. Non seulement cela permet à chaque membre de l’équipe d’être sur la même longueur d’onde, mais cela se fait avec un minimum d’efforts pour un maximum de résultats, pratiquement sans intervention humaine dans le processus de clarification des décisions et des points d’action.

Ensuite, les comptes rendus de réunion sont essentiels pour conserver un rapport direct des tâches et des prochaines étapes convenues, ce dont vous avez besoin dans tout environnement professionnel pour instaurer la responsabilité. En automatisant votre prise de notes, comme nous le verrons plus tard, vous pouvez également garder cet enregistrement formel et éliminer tout biais ou favoritisme potentiel après la réunion. Nous devons viser une configuration des comptes rendus de réunion qui fournisse des rappels de responsabilités et des échéances, mais de manière transparente. Ces petits détails peuvent grandement contribuer à construire une organisation exemplaire et équitable, ainsi qu’une culture organisationnelle qui tient chaque membre de l’équipe responsable grâce à une documentation et une tenue des dossiers efficaces.

Quel est le format pour rédiger un compte rendu ?

Chez Bubbles, nous pensons que la structure des comptes rendus de réunion doit être simple et méthodique. Personne, ou en tout cas pas nous, n’a envie de passer au crible des paragraphes et des paragraphes d’informations sans importance sur la réunion. Nous voulons aller droit au but et repartir avec nos points d’action et une bonne compréhension du sujet de discussion.

Nos éléments clés sont donc les suivants :

• Date, heure et titre : notez clairement quand la réunion a eu lieu et quel en était l’objet. Si vous vous réunissez en personne, vous devez également indiquer le lieu.
• Participants : listez tous les participants, y compris les invités ou les intervenants. Vous pouvez aussi le faire en indiquant le nom de chaque membre accompagné d’un bref résumé ou récapitulatif de sa contribution.
• Points à l’ordre du jour : détaillez chaque sujet abordé, en suivant l’ordre du jour de la réunion.
• Décisions : résumez les décisions prises et mentionnez tout autre résultat clé issu des discussions ou des débats.
• Points d’action et échéances : répertoriez les tâches attribuées, avec des échéances claires et les personnes responsables.
• Autres discussions : incluez tout point ou toute discussion supplémentaire ayant eu lieu.

Pourquoi des comptes rendus de réunion efficaces sont-ils importants

Des recherches menées en 2019 sur l’état des réunions ont montré qu’une documentation efficace des réunions est directement corrélée à une augmentation de la productivité. Une étude de Doodle a montré que des réunions mal organisées peuvent entraîner un gaspillage considérable de temps et d’autres ressources précieuses pour les entreprises du monde entier. 

Fait intéressant, les statistiques révèlent des tendances différentes selon les continents et les pays, mais un thème général se dégage : la mauvaise organisation coûte très cher aux personnes concernées. Est‑ce une question de culture, ou bien beaucoup trop de personnes s’en tiennent‑elles au statu quo de la réunion traditionnelle ?

Personnellement, je pense que c’est la deuxième option ! Le schéma est trop constant : 40 % des professionnels au Royaume‑Uni, 38 % en Allemagne et 34 % aux États‑Unis considèrent les réunions mal organisées comme le coût le plus élevé pour leur organisation. Le coût est ici une mesure vague, mais il est clair qu’il représente pour une organisation bien plus qu’un simple impact financier. Le temps, c’est de l’argent, d’où l’importance de modèles de réunion et de méthodes de prise de notes efficaces.

Pour analyser brièvement ce « coût », penchons‑nous sur des impacts plus concrets au niveau individuel. Plus d’un quart (26 %) des personnes interrogées dans l’enquête mentionnée estiment que les réunions mal organisées ont un impact sur leurs relations avec les clients, et une part importante (43 %) des autres participants pensent qu’elles créent de la confusion dans leur environnement de travail et nuisent à leur capacité à simplement avancer dans leur travail (44 %).

Le fait que tant de personnes soulignent les conséquences négatives d’un mauvais cadre de réunion sur leur capacité à avancer dans leur travail signifie sûrement qu’il faut y remédier, non ? Absolument, et il existe une mission particulière à cet égard que je souhaite mettre en lumière maintenant, afin que vous puissiez vous aussi commencer à réussir vos réunions.

Quel est le meilleur outil pour documenter des comptes rendus de réunion ?

Avant de préciser, je tiens à souligner qu’il s’agit d’un outil que j’utilise tous les jours et qui, pour moi, incarne l’efficacité ultime dans ce domaine. J’adore l’impact positif qu’il a eu sur ma vie professionnelle, et je suis sûr que vous partagerez mon point de vue. Cet outil, c’est Bubbles Notetaker, et avant d’expliquer pourquoi il devrait devenir votre nouvel allié pour les comptes rendus de réunion, je voudrais commencer par une citation directe du CEO de Bubbles, Tom Medema :

"Chez Bubbles, nous avons beaucoup bénéficié de Bubbles Notetaker pour un certain nombre de raisons. Je dirais que l’une des plus importantes est qu’il nous apporte une grande tranquillité d’esprit. Avant, nous nous posions des questions comme : qui va réellement préparer un ordre du jour ? Qui va prendre des notes ? Qui va ensuite s’assurer que les gens font le suivi, etc. Nous savons maintenant qu’il y a toujours un notetaker dans l’appel qui va s’occuper de la plupart de ces éléments pour nous".

Tom a ensuite développé ce point, ce que nous aborderons, mais voyons d’abord comment le Bubbles Notetaker peut prendre en charge toutes ces tâches dans nos réunions, et bientôt dans les vôtres. Regardez ci‑dessous.

Bubbles en action dans les comptes rendus de réunion

Après avoir créé ou rejoint un espace de travail Bubbles, rendez‑vous dans l’onglet « Notetaker », où un message vous invitera à connecter votre Google Calendar, si ce n’est pas déjà fait ! C’est votre premier point d’action : cochez‑le en connectant votre calendrier (avec vos prochaines réunions).

Nous avons déjà couvert cela en grande partie, mais encore une fois, l’efficacité d’une réunion dépend de la qualité de sa documentation et de son suivi. Nous savons que, dans le monde professionnel, les réunions sont, et resteront probablement toujours, un élément constant, en particulier dans un contexte de travail à distance. C’est pourquoi vous devriez lancer votre prochaine réunion avec Bubbles : il allie ces deux facteurs de manière idéale pour renforcer la productivité. Cependant, Bubbles ne peut pas tout faire, et je tiens à préciser que vous devez toujours bien vous préparer : travaillez ensemble pour créer un ordre du jour de réunion d’équipe vraiment complet, cochez toutes vos tâches en attente et suivez ce qui est encore en cours dans l’ensemble de l’équipe.

Une fois la connexion établie, vous verrez vos prochaines réunions dans une liste sur la droite. Un autre avantage de les avoir ainsi sous les yeux est de pouvoir rejoindre la réunion directement depuis Bubbles. Personnellement, j’adore avoir tout au même endroit, et Bubbles me le permet : l’efficacité est essentielle !

Une fois que vous êtes dans la réunion, Notetaker se présente avec un message cordial, indiquant à vous et à tous les autres participants qu’il est là pour prendre des notes et créer ensuite ce rapport direct sous la forme d’un compte rendu de réunion automatisé, mais clair et concis. Dans ce message se trouve également un lien qui permet à quiconque de retirer Notetaker.

Une fois votre réunion d’équipe terminée, vous recevrez une bulle dans votre onglet Notetaker, qui documente la discussion et garde une trace de tout ce qui s’y est passé. Comme vous pouvez le voir, le format de cet extrait dans votre onglet Notetaker commence à s’aligner sur nos conseils précédents !

L’étape finale consiste à cliquer sur la bulle pour voir la vidéo complète avec le résumé généré par l’IA et les points d’action. Dans cet espace au sein de la bulle, vous pouvez mentionner les personnes qui n’ont pas pu venir, afin de leur permettre, ainsi qu’à tous les participants, de poursuivre la collaboration. L’avantage de Bubbles Notetaker, à cet égard, est qu’il permet à tout le monde de récapituler, en particulier aux personnes absentes mentionnées plus haut. Aucun membre de l’équipe ne reste à la traîne ; tout le monde reste aligné sur les objectifs, les discussions et les prochaines étapes, sans qu’il soit nécessaire d’organiser une autre réunion d’équipe.

Que gagne‑t‑on d’autre avec un Notetaker alimenté par l’IA ?

Comme je l’ai mentionné plus tôt, Tom, CEO et fondateur de Bubbles, a développé son propos et partagé quelques‑unes de ses principales leçons tirées de l’utilisation de Bubbles Notetaker, sur lesquelles je voudrais revenir maintenant. Il parle avec une vaste expérience dans ce domaine, et ses idées sont un argument fort montrant que Bubbles est la voie à suivre pour optimiser les comptes rendus de réunion.

Tom a poursuivi en disant :

"Cela nous permet vraiment de nous concentrer sur le cœur du sujet, sur la conversation, de pratiquer l’écoute active et de ne pas trop nous soucier de toute la partie administrative."

En tant qu’utilisateur moi‑même, je partage entièrement ce point de vue. Ce que j’apprécie particulièrement, c’est que cela montre que Bubbles est là pour faire le « sale boulot » à notre place. Personne ne veut être le participant qui gribouille frénétiquement pour prendre des notes tout en perdant le fil de la discussion. C’est une très mauvaise façon de grandir et d’être une équipe performante ; en éliminant cette responsabilité, on efface aussi cette réalité. Vous pouvez au contraire vous concentrer en profondeur et veiller à garder votre attention sur l’écran et sur ce que sera votre prochaine contribution, plutôt que sur une feuille de papier.

L’élément crucial, c’est que cela s’applique à toute votre équipe, puisque vous pouvez inviter chacun à rejoindre votre équipe sur Bubbles, afin qu’ils reçoivent eux aussi ces comptes rendus de réunion presque immédiatement après la réunion. C’est ici que j’aurais naturellement rédigé une section sur ce qu’il faut dire lors de l’envoi de notes de réunion, ou sur la manière et le moment de les envoyer, mais avec Bubbles, ce n’est vraiment plus nécessaire !

En automatisant ce rôle, nous pouvons en effet nous assurer d’être toujours rapides, de fournir une documentation complète et des résumés efficaces avec des points d’action. Cela permet clairement d’économiser un temps précieux, mais encourage aussi les membres de l’équipe à utiliser ce temps pour d’autres choses, comme donner une rétroaction approfondie et, comme le dit Tom, « entrer dans le vif » de ce qui compte vraiment. Vous le pouvez parce que vous aurez instantanément le compte rendu à portée de main et, en pratique, le modèle d’ordre du jour de la prochaine réunion d’équipe déjà prêt.

Pour étayer davantage l’idée selon laquelle une prise de notes efficace peut réduire drastiquement le temps passé dans des réunions improductives en garantissant un axe clair d’une réunion à l’autre, penchons‑nous sur une étude. La Harvard Business Review affirme qu’avec une documentation claire de nos discussions, nous pouvons obtenir une augmentation de 20 % de l’efficacité de l’équipe. Je partage cette idée et, même s’il est difficile de la chiffrer précisément, je sais que je passerais au moins 20 % de temps en plus dans, et autour de mes réunions sans Bubbles pour structurer mon modèle de compte rendu de réunion.

En conclusion, des comptes rendus de réunion efficaces sont un aspect essentiel et hautement nécessaire pour la productivité d’une entreprise. En fournissant un rapport clair, concis et direct, nous veillons à ce que toutes les réunions, y compris celles qui tournent en rond, se traduisent par des résultats tangibles. Ce qui est moins bénéfique pour la productivité d’une entreprise, en revanche, c’est le modèle traditionnel de compte rendu de réunion, où un participant se voit confier le rôle de tout consigner. En abandonnant cette approche et en adoptant plutôt une technologie révolutionnaire comme Bubbles Notetaker, nous pouvons atteindre plusieurs objectifs avec une seule et même solution.