Henry Mintzberg a souligné que "la stratégie n’est pas la conséquence de la planification, mais l’inverse : son point de départ." Il est donc essentiel pour vous d’effectuer une planification stratégique avant de vous lancer dans tout type de réunion de planification. Comment faire exactement ? Il s’agit davantage de choisir ce qu’il ne faut pas faire que ce qu’il faut faire, et cette planification doit se faire au moyen de sessions de stratégie. Vous pourriez avoir du mal à prendre ces décisions si vous n’organisez pas des sessions hautement productives et engageantes ; voyons donc exactement comment tenir une solide session de stratégie pour éviter cela.

Tout d’abord, je tiens à souligner que les sessions de stratégie doivent être adaptées à vous et à votre équipe, notamment en choisissant le mode de communication qui vous convient le mieux et en menant vos conversations stratégiques de cette façon. Si vous préférez régler les choses en personne, organisez ces sessions dans un bureau ou un espace collaboratif ; mais si vous préférez les réunions virtuelles et les trouvez plus efficaces, faites votre planification stratégique par appel vidéo. Dans notre équipe, nous préférons la seconde option et, par conséquent, nous avons quelques conseils rapides que nous trouvons efficaces pour tenir des réunions de planification constamment excellentes.

1. Respectez les règles d’étiquette des réunions virtuelles. On ne leur accorde pas l’attention qu’elles méritent, mais en le faisant et en fixant quelques règles de base, vous pouvez commencer à tenir de meilleures réunions, ce qui se répercute directement sur l’exécution de la stratégie.
2. Enregistrez vos réunions virtuelles. Je pourrais vous dire de prendre des notes, mais à quoi bon quand vous pouvez confier cette tâche (et plus encore) à un preneur de notes basé sur l’IA. Utilisez un outil comme Bubbles Notetaker, qui va enregistrer, transcrire et résumer votre session de stratégie avant de la distribuer à tous les participants avec leurs actions à entreprendre personnalisées.
3. Maintenez la conversation. Continuez à faire évoluer la stratégie lorsque c’est nécessaire et ne soyez pas une équipe rigide et obstinée. Choisissez votre méthode de communication asynchrone et poursuivez les échanges en dehors du temps de réunion. Si vous choisissez d’utiliser Bubbles Notetaker comme dans le conseil n° 2, vous serez agréablement surpris de découvrir que, dans l’espace d’enregistrement de votre réunion, vous disposez d’une section de commentaires où vous pouvez taper ou enregistrer des réponses et des échanges supplémentaires.

Ces conseils concernaient la réunion en elle‑même ; concentrons‑nous maintenant sur l’élément stratégique de la réunion et sur la façon de tenir d’excellentes sessions de stratégie.

Ne vous alarmez pas pour autant, car en réalité le processus de planification stratégique ne devrait pas être trop lourd. Jack Welch, dont nous avons déjà parlé sur ce blog, le résume parfaitement : "choisissez une direction générale et exécutez à fond". Nous devons toutefois savoir comment choisir cette direction afin d’atteindre les objectifs stratégiques et de veiller à ce que les membres de l’équipe soient alignés et motivés, ce que nous allons aborder ci‑dessous. Nous allons également créer un ordre du jour stratégique que vous pourrez suivre pendant vos sessions.

Faciliter une session de planification stratégique

Comment faciliter une session de planification stratégique

En réalité, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’une session de stratégie devienne excellente simplement en créant un ordre du jour complet et en vous engageant à diriger les discussions. On aimerait que ce soit aussi simple, mais en réalité cela exige une compréhension approfondie de votre entreprise et du marché, des défis auxquels vous pouvez être confronté, ainsi que des opportunités et des domaines dans lesquels vous pouvez vous positionner et, par exemple, trouver un excellent adéquation produit‑marché. Vous devez également être capable de mobiliser et d’inspirer tous les participants à la session, ce qui est plus difficile. En général, votre engagement total et votre enthousiasme envers votre stratégie contribuent grandement à insuffler cet état d’esprit aux autres ; voici toutefois d’autres bons conseils.

1. Une bonne préparation est essentielle : l’un de mes dictons préférés est "je vous souhaite une bonne préparation, pas bonne chance". Avant votre session de stratégie, consacrez‑vous à la collecte de données et d’informations pertinentes et ajoutez‑les à votre arsenal pour les présenter pendant la session. Un exemple de ce travail préparatoire peut être une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) afin d’obtenir une compréhension approfondie des conditions actuelles du marché et, par conséquent, des opportunités internes de votre entreprise.
2. Choisissez le bon facilitateur : n’hésitez pas à reconnaître que vous n’êtes pas la meilleure personne pour diriger la réunion. Le rôle d’un facilitateur est essentiel, et les qualités de communication et de leadership doivent primer lorsque vous choisissez quelqu’un pour orienter les discussions de manière constructive et maintenir l’équipe concentrée sur les objectifs stratégiques, qu’il s’agisse ou non d’un dirigeant senior, d’un manager ou d’un consultant externe. Supprimez la hiérarchie et concentrez‑vous sur la discussion.
3. Créez un environnement inclusif : vous n’obtiendrez pas une bonne discussion à la table ronde si tout le monde n’est pas à l’aise ; définissez donc quelques règles de base pour la session afin d’encourager une communication ouverte et le respect des opinions de chacun, qu’il s’agisse d’une idée audacieuse ou de quelque chose d’évident. Nous voulons que les personnes contribuent activement pendant ces sessions.

Objectifs d’une réunion de planification

Quels sont les 3 objectifs d’une réunion de planification ?‍

Toutes nos réunions de planification stratégique doivent avoir des objectifs clairs et définis – nous le savons. Cependant, elles tournent généralement autour de trois objectifs principaux :

1. Alignement des objectifs organisationnels : tout le monde doit être sur la même longueur d’onde pour que cela fonctionne. Renforcez les objectifs et assurez‑vous qu’il existe une compréhension et un accord clairs sur les objectifs organisationnels, sur la manière dont les initiatives stratégiques déjà en place s’alignent sur ceux‑ci, et sur la façon dont celles que vous allez aborder doivent également le faire.
2. Identifier et hiérarchiser ces objectifs stratégiques : une fois que tout le monde connaît les objectifs, il devient beaucoup plus facile de sélectionner certains objectifs stratégiques qui vous aideront à les atteindre. Discutez‑en en profondeur et essayez de déterminer les principaux objectifs stratégiques qui feront avancer l’entreprise vers une réussite éclatante. Cela implique d’identifier ce qui doit être accompli en priorité et de définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis).
3. Créer un plan d’exécution : une stratégie ne sert à rien si vous ne savez pas comment l’exécuter ! Assurez‑vous que chaque session se termine par un plan d’exécution clair qui détaille les actions, attribue les responsabilités et fixe des échéances. L’avantage d’organiser vos sessions virtuellement et d’utiliser Bubbles Notetaker, c’est que ces actions et responsabilités vous sont attribuées automatiquement après la réunion, supprimant toute confusion et renforçant la responsabilisation.

Rédiger un ordre du jour stratégique

Comment rédiger un ordre du jour stratégique ?‍

Rédiger un ordre du jour stratégique efficace exige une réflexion sérieuse et approfondie sur les objectifs de la session et sur les principaux enjeux à aborder. Chez Bubbles, nous sommes axés sur l’optimisation des réunions et nous savons à quel point de bons ordres du jour sont importants ; nous avons donc voulu proposer ici un canevas pour l’ordre du jour de votre session de stratégie :

1. Commencez la session par une déclaration de vision : mettez les objectifs au clair en ouvrant l’ordre du jour par un bref aperçu de la vision de l’organisation et de ses objectifs stratégiques. Vous donnerez instantanément le ton et fournirez un contexte à la discussion.
2. Esquissez les points de discussion clés : évitez toute confusion. Dressez la liste des principaux sujets de discussion, tels que les objectifs stratégiques, la planification de scénarios et le processus de planification stratégique, et donnez‑leur un niveau de priorité pour qu’ils soient abordés en premier.
3. Incluez des éléments interactifs : une session de brainstorming ponctuelle, une activité d’analyse SWOT ou une session de planification de scénarios peuvent être excellentes pour stimuler l’engagement et encourager la participation ainsi que la génération d’idées créatives.
4. Répartissez le temps judicieusement : le temps, c’est de l’argent ; assurez‑vous donc d’attribuer des créneaux précis à chaque point de l’ordre du jour, y compris le temps de discussion et de débat qui lui sera consacré. Vous devez également faire respecter cette répartition pour éviter que la réunion ne s’écarte et que certains points de l’ordre du jour ne soient oubliés.
5. Concluez par les prochaines étapes : nous l’avons déjà évoqué brièvement, mais assurez‑vous que les prochaines étapes soient parfaitement claires. Utilisez Bubbles pour cela si vous avez besoin d’aide afin que les prochaines étapes, les plans d’action et les échéanciers ne soient jamais oubliés !

Bonnes pratiques pour les sessions de stratégie

1. Utilisez des modèles : exploitez tous les outils à votre disposition pour assurer la réussite. Par exemple, l’utilisation d’un modèle de planification stratégique vous aidera à bien structurer votre session à chaque fois. Ces modèles peuvent également vous rappeler des éléments qui sont souvent négligés mais qui sont essentiels pour une excellente planification stratégique.
2. Impliquez chaque partie prenante : souvenez‑vous que chaque membre de votre équipe vient d’un univers différent et a donc probablement un point de vue nouveau et pertinent qui n’aurait pas été pris en compte autrement. Faites participer toutes les parties prenantes pertinentes à la session de stratégie, y compris les équipes de direction, les employés clés et même certaines parties prenantes externes lorsque cela est pertinent pour votre équipe et votre entreprise.
3. Assurez un suivi régulier : Bubbles est idéal pour faciliter le suivi, grâce à la possibilité de définir des délais de réponse et de poursuivre les discussions de manière asynchrone mais dans le contexte de la retransmission de la réunion. L’exécution de la stratégie peut dérailler sans suivi adéquat ; veillez donc à maintenir la conversation et à évaluer les progrès ou les difficultés pour pouvoir faire évoluer la stratégie si nécessaire.
4. Mesurez et adaptez : des OKR doivent être définis pour vous permettre de mesurer régulièrement les résultats de vos initiatives stratégiques par rapport aux KPI définis. Cela vous aidera également à vous adapter, à vous améliorer en continu et à réussir.

Et voilà, nous sommes arrivés à la fin et nous sommes désormais des experts des sessions de stratégie. Essayez de garder chacun de ces conseils en tête lorsque vous participerez à votre prochaine réunion de planification stratégique, et partagez même ces idées avec vos coéquipiers. Et puisque l’on parle de mémoire, assurez‑vous d’utiliser Bubbles Notetaker dans toutes les réunions tenues virtuellement. Il est crucial de rester concentré sur la stratégie et la discussion ; ne vous laissez donc pas distraire inutilement en griffonnant des notes – vous finirez inévitablement par perdre le fil, et ce n’est pas ce que nous voulons !