Programar una reunión no debe ser un ida y vuelta sin fin. Saber solicitar disponibilidad ahorra tiempo, respeta la agenda de todos y garantiza reuniones productivas. Esta guía incluye mejores prácticas, pasos detallados y plantillas prácticas para distintos escenarios.

Por qué importa pedir disponibilidad

Pedir disponibilidad de forma clara y respetuosa ofrece grandes ventajas:

• Respeta el tiempo de todos: Reconoce las agendas ocupadas de colegas y clientes.
• Mejora la asistencia: Garantiza que los participantes elijan horarios en los que realmente puedan asistir.
• Reduce reprogramaciones: Minimiza la confusión y los correos de ida y vuelta.
• Fortalece las relaciones profesionales: Demuestra consideración y organización.

Componentes esenciales de una solicitud de disponibilidad

Una solicitud efectiva suele incluir:

1. Asunto claro: Indica explícitamente el propósito de la reunión.
2. Contexto breve: Por qué es necesaria la reunión.
3. Horarios propuestos: Dos o tres opciones específicas con zonas horarias claras.
4. Detalles de la reunión: Duración, ubicación o enlace virtual y si compartirás la agenda o actas preliminares después.
5. Llamado a la acción: Solicita confirmación o sugerencias alternativas.
6. Declaración de flexibilidad: Muestra disposición a ajustar horarios.
7. Cierre profesional: Incluye tu información de contacto.

Guía paso a paso para redactar tu solicitud

Paso 1: Elige el canal de comunicación adecuado

• Para equipos internos: usa plataformas como Slack o Microsoft Teams.
• Para gerentes, clientes o colaboradores externos: usa correo electrónico para mayor claridad y registro.

Paso 2: Ofrece un contexto claro

Explica brevemente el propósito de la reunión:

“Me gustaría reunirnos 20 min para ultimar el plan de marketing del Q3 antes de la próxima revisión.”

Paso 3: Ofrece opciones de horario específicas

Ofrece opciones de fecha y hora claras, incluyendo la zona horaria:

• Martes, 12 de junio a las 10:00 AM PST
• Miércoles, 13 de junio a las 2:00 PM PST

Paso 4: Incluye detalles de la reunión

Indica la duración y el formato:

“La reunión será de 30 min en Zoom.”

Paso 5: Termina con un llamado a la acción

Indica claramente el siguiente paso:

“Por favor confirma qué horario funciona o propón una alternativa.”

Plantillas de correo para situaciones comunes

Reunión rápida de equipo

Asunto: Breve seguimiento de actualizaciones del proyecto

Hola [Nombre],

¿Podemos agendar una charla de 15 min para revisar hitos del proyecto?

• Lunes, 10 de junio a las 3:00 PM ET
• Martes, 11 de junio a las 11:00 AM ET

Hazme saber tu preferencia o si otro horario te conviene más.

Gracias,
[Tu Nombre]

Reunión de feedback con el gerente

Asunto: Solicitud de feedback sobre la hoja de ruta del Q2

Hola [Nombre del gerente],

Agradecería tu feedback sobre la hoja de ruta del Q2 adjunta. ¿Podemos reservar 30 min para discutir?

• Jueves, 13 de junio a las 10:00 AM PST
• Viernes, 14 de junio a la 1:00 PM PST

Soy flexible si otro horario te funciona mejor.

Gracias,
[Tu Nombre]

Llamada de kick-off con cliente

Asunto: Programar nuestro kick-off de proyecto

Hola [Nombre del cliente],

Estoy entusiasmado por iniciar nuestra colaboración en el proyecto. ¿Podemos tener una llamada kick-off de 45 min?

• Martes, 18 de junio a las 9:00 AM EST
• Miércoles, 19 de junio a las 2:00 PM EST

Confirma qué horario te va bien o propone una alternativa.

Espero trabajar juntos,
[Tu Nombre] | [Tu Empresa]

Invitación a entrevista

Asunto: Invitación a entrevista para [Posición]

Hola [Nombre del candidato],

Gracias por postularte para el puesto de [Posición]. Nos gustaría agendar una entrevista de 45 min. Por favor confirma tu disponibilidad:

• Lunes, 24 de junio a las 10:00 AM CET
• Martes, 25 de junio a las 2:00 PM CET

Siéntete libre de proponer otro horario conveniente.

Saludos cordiales,
[Tu Nombre] | Equipo de RRHH

Recordatorio amable

Asunto: Breve recordatorio sobre la programación de la reunión

Hola [Nombre del destinatario],

Solo hago seguimiento a mi correo anterior: ¿siguen sirviendo los horarios propuestos? Si no, por favor propone una alternativa.

Gracias,
[Tu Nombre]

Mejores prácticas para asegurar respuestas

• Explica claramente el objetivo de la reunión desde el inicio.
• Limita las opciones a dos o tres para evitar confusiones.
• Especifica siempre tu zona horaria.
• Verifica todos los detalles antes de enviar.
• Sé cortés pero conciso: manténlo en menos de 100 palabras si es posible.
• Espera al menos 48 horas antes de enviar un recordatorio.

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