Що таке зустріч із клієнтом / зустріч щодо успіху клієнта?

Зустріч із клієнтом або зустріч щодо успіху клієнта — це надзвичайно важлива взаємодія між постачальником послуг і його клієнтом, мета якої — переконатися, що потреби клієнта задовольняються, його цілі досягаються, а також будь‑які проблеми оперативно й ретельно згладжуються або вирішуються. Такі зустрічі можуть охоплювати практично все, що стосується відносин між клієнтом і постачальником, але зазвичай включають такі теми, як оновлення щодо проєкту, огляди результатів, планування стратегії та усунення неполадок. Основна мета — зміцнити ці робочі відносини, забезпечити задоволеність клієнта та узгодити наступні кроки для досягнення спільного успіху.

Як представити себе на зустрічі з клієнтом

Поки ми знайомимо вас із цією статтею та важливістю зустрічі з клієнтом, варто також продумати, як ви представите себе. Тож перш ніж занурюватися в секрети проведення успішних зустрічей з клієнтами, розв’яжімо фундаментальне питання: "Що є першим, що ви маєте зробити, зустрічаючись із новим клієнтом?" Правильне представлення задає тон усій зустрічі, тому вам важливо справити хороше перше враження на свого клієнта чи замовника. Гарне представлення передбачає не лише назвати своє ім’я та посаду, а й висловити ентузіазм щодо співпраці та пояснити, чому ви обоє перебуваєте саме на цій дзвінку чи в цій кімнаті. Наприклад, вам варто окреслити порядок денний зустрічі, щоб сформувати чіткі очікування.

А тепер перейдемо до наших п’яти секретів проведення кращих зустрічей з клієнтами, щоб ваша наступна стала справжнім успіхом.

1. Підготовка — ключ до успіху

Це навряд чи секрет, але надзвичайно важливий момент. Успішні зустрічі з клієнтами починаються задовго до самої зустрічі. Як казав мій колишній вчитель: "Бажаю тобі хорошої підготовки, а не вдачі". Коли йдеться про зустрічі з клієнтами, ви самі створюєте собі «везіння» завдяки ретельній підготовці. Підготовка може включати все: від глибокого розуміння бізнесу клієнта та його цілей до аналізу й підготовки до будь‑яких викликів, із якими він може стикатися. Ось кілька порад щодо підготовки:

• Знай свого клієнта: дослідіть галузь клієнта, останні новини та його конкурентів. Переконайтеся, що йдете на зустріч, знаючи про нього все, як свої п’ять пальців. Якщо вам потрібна допомога, скористайтеся CRM‑інструментами, такими як Clay, щоб зібрати релевантну інформацію про попередні взаємодії з клієнтом і поточні проєкти.
• Визначте цілі: сформулюйте, чого ви хочете досягти під час зустрічі. Це можна зробити заздалегідь або, якщо ви віддаєте перевагу більш інтерактивному підходу, обговорити це з іншими учасниками зустрічі на її початку. Швидка порада: почніть із перегляду прогресу, розв’язання наявних проблем або планування наступних кроків.
• Створіть порядок денний зустрічі: порядок денний допомагає зберегти фокус і продуктивність зустрічі. У ньому мають бути всі теми для обговорення, час для кожної з них і необхідні матеріали, а за детальнішою інформацією зверніться до статті 7 ключових типів порядку денного зустрічей.

Використання таких інструментів, як Bubbles Notetaker, може суттєво посилити вашу підготовку як до разових, так і до регулярних зустрічей. Bubbles може автоматично приєднуватися до ваших зустрічей, транскрибувати розмову, записувати сесію та надсилати вам індивідуальний підсумковий електронний лист після зустрічі. Це дає змогу зосередитися на клієнті, не переймаючись веденням нотаток або пропуском важливих моментів, і гарантує, що ви зможете ефективно підтримувати розмову. Чому Bubbles також чудово підходить для регулярних зустрічей? Тому що ви можете швидко звернутися до свого резюме зустрічі в особистому кабінеті Bubbles Notetaker, щоб згадати деталі попередньої зустрічі та зрозуміти, що потрібно зробити для підготовки до наступної.

Статистика та дослідження

Навіщо взагалі готуватися? Згідно з даними ScienceOfPeople, добре підготовлені зустрічі можуть забезпечити до 50% зростання продуктивності, коли ви вже сідаєте за стіл перемовин. Крім того, опитування, проведене компанією HubSpot, показало, що 82% клієнтів цінують, коли їхні постачальники послуг добре підготовлені й добре обізнані щодо їхніх потреб. Хто б цього не оцінив?

2. Будуйте якісну комунікацію та довіру

Без побудови довірливих відносин із клієнтом вам буде важко вибудувати успішну робочу співпрацю, тож приділіть цьому велику увагу. Довіра — це основа будь‑яких ділових відносин, яка суттєво впливає на утримання та задоволеність клієнтів, а також на очевидний чинник — бажання клієнта працювати з вами чи ні. Ось кілька стратегій, як побудувати взаєморозуміння та довіру:

• Почніть із невимушеної розмови: сьогодні всі занадто поспішають, але кілька хвилин невимушеного спілкування на початку зустрічі допомагають вибудувати особистий зв’язок і додати людяності.
• Активно слухайте: демонструйте щирий інтерес до того, що говорить клієнт. Під час онлайн‑зустрічей ваша етикет віртуальних зустрічей має вирішальне значення, щоб показати, що ви розумієте їхні проблеми й дбаєте про них.
• Будьте відкритими: чесно говоріть про те, що ви можете й чого не можете зробити. Відкритість формує довіру та встановлює реалістичні очікування. Немає сенсу брехати; більш того, потенційний клієнт частіше оцінить правду, особливо на ознайомчій зустрічі.

І тут ми знову радимо використовувати AI‑асистента для нотаток, такого як Bubbles, щоб ви могли більше зосередитися на розмові, а не на нотатках, і таким чином глибше залучатися до спілкування з клієнтом.

Статистика та дослідження

Щоб ще раз підкреслити важливість довіри та комунікації, подивімося на кілька додаткових цифр. Дослідження компанії PwC показало, що 89% споживачів вважають довіру надзвичайно важливим фактором у своїх відносинах із бізнесом. Додатково до цього, за даними Salesforce, 79% корпоративних покупців вважають абсолютно критично важливим або дуже важливим спілкуватися з продавцем, який є надійним радником. Це може означати, що вам доведеться провести ще кілька подальших зустрічей або ретельніше вибудовувати відносини в асинхронному форматі, щоб заробити довіру, але це точно окупиться.

3. Підтримуйте структуру зустрічі та не давайте їй «зійти з рейок»

Мало просто створити добре структурований порядок денний зустрічі — важливо ще й справді його дотримуватися. Це вже саме по собі сильно допоможе зберігати фокус розмови на потрібних темах, але нижче ще кілька порад, як підтримувати структуру:

• Керуйте часом мудро: відведіть часові слоти для кожного пункту порядку денного й дотримуйтеся їх. Якщо обговорення виходить за рамки відведеного часу, запропонуйте повернутися до цієї теми пізніше — або за допомогою Bubbles, або на окремій зустрічі. Довірте це рішення своїм клієнтам, оскільки їхні вподобання різнитимуться залежно від типу клієнта.
• Резюмуйте ключові моменти: наприкінці кожного пункту порядку денного підсумуйте головні висновки та дії (або дозвольте зробити це за вас).

Статистика та дослідження

Щоб не перевантажувати вас цифрами, розгляньмо, чому структура настільки важлива з точки зору фактів. Звіт компанії Atlassian показує, що пересічний працівник відвідує 62 зустрічі на місяць, а неефективні зустрічі можуть забирати до 31 години продуктивної роботи щомісяця. Усі ми сиділи на неефективних, «поглиначах часу» зустрічах, але, використовуючи інструменти та методики, щоб утримувати зустрічі в руслі, ви можете суттєво покращити те, як ви проводите зустрічі, і результати, які з них отримуєте.

4. Надавайте подальший супровід із чіткими діями

Після зустрічі надзвичайно важливо надіслати чіткий і лаконічний підсумок того, що обговорювалося, та описати наступні кроки. Це стосується кожного типу зустрічі, але особливо тих, де ви намагаєтеся вибудувати робочі відносини. Незалежно від того, надсилаєте ви подальший лист самі чи доручаєте це Bubbles, який автоматично створить і персоналізує електронні листи, вам потрібно пам’ятати про кілька речей: чіткість, швидкість, деталізацію, дії, рішення та наступні кроки. Порада: ознайомтеся з нашим повним посібником із електронних листів‑фоллоуапів.

Статистика та дослідження

Я сказав, що це стосується кожної зустрічі, але чому саме так? По‑перше, дослідження Американської психологічної асоціації показують, що чітка комунікація та подальший супровід підвищують рівень успіху проєктів на 30%. Якщо застосувати це до взаємодії з клієнтами, можна очікувати більше успішних конверсій завдяки оперативному та ефективному розповсюдженню протоколів зустрічі. Крім того, дослідження компанії McKinsey & Company показало, що ефективний подальший супровід підвищує командну співпрацю та продуктивність на 33%, тож навіть якщо це потрібно лише для внутрішніх цілей, він не менш важливий.

5. Використовуйте технології, щоб покращити зустрічі

Можливо, я повторююся, але використання технологій критично важливе для того, щоб зустрічі з клієнтами чи продажні зустрічі були більш продуктивними, а робочі відносини — ефективнішими. Коли ви оптимізуєте середовище зустрічі, ви справляєте враження підготовленого та професійного спеціаліста — а це надзвичайно важливо в розмовах із клієнтами. Такі інструменти, як Bubbles Notetaker, мають низку переваг:

• Транскрипція в режимі реального часу: точно фіксуйте кожне слово зустрічі, зменшуючи ризик пропуску важливих деталей.
• Запис зустрічі: записуйте зустріч для подальшого перегляду, щоб у разі потреби повернутися до обговорення.
• Автоматичні підсумки: отримуйте автоматичний електронний лист‑підсумок після зустрічі, щоб усі ключові моменти та дії були задокументовані.
• Запис екрана: використовуйте функцію запису екрана Bubbles, щоб надати додатковий контекст до складних тем або прояснити заплановані дії.

Статистика та дослідження

Згідно зі звітом компанії Gartner, цифрові інструменти можуть скоротити час, витрачений на зустрічі, на 18%, що забезпечує ефективніші та результативніші взаємодії з клієнтами. Щоб перевершити ці цифри й додати власну статистику, ми виявили, що використання Bubbles (зокрема для того, щоб записати й надіслати bubble) дає змогу скоротити кількість віртуальних зустрічей на 38%. Навіть якщо йдеться лише про типові зустрічі на кшталт щоденного stand‑up, ви швидко побачите значну економію часу.

Висновок

Проведення справді ефективних зустрічей із клієнтами — це навичка, яку потрібно розвивати з часом, але завдяки цим секретам ви зможете значно прискорити опанування цієї майстерності. Це допоможе вам будувати міцні відносини, забезпечувати задоволеність клієнтів і сприяти успіху бізнесу. Не зволікайте з оптимізацією зустрічей: скористайтеся інструментами на кшталт Bubbles, щоб спростити процес і гарантувати продуктивні та ефективні зустрічі з клієнтами щоразу.