Основні висновки та статистика:

1. Перевантаження зустрічами реальне як ніколи
   • Вражаючі 11 мільйонів зустрічей відбуваються щодня лише у США. Якщо це екстраполювати, виходить понад мільярд зустрічей на рік. Оскільки працівники проводять до третини свого робочого тижня на зустрічах, цілком очевидно, що вони забирають у нас величезну кількість часу.‍
2. Топменеджери ще сильніше страждають від зустрічей
   • Старші менеджери приділяють зустрічам майже 23 години на тиждень. Ця статистика змушує замислитися, чи залишається в них узагалі час на реальну роботу поза зустрічами, якою б іронією це не звучало…‍
3. Зустрічі переважно вважають непродуктивними
   • Нам цікаво почути й вашу думку, адже близько 71% працівників вважають зустрічі непродуктивними. За такого високого відсотка не дивно, що фінансові втрати від непродуктивних зустрічей лише у США оцінюють у 37 мільярдів доларів на рік.‍
4. ‍Ключові причини провалу зустрічей
   • ‍Відсутність чітких цілей: 61% керівників кажуть, що зустрічі провалюються через відсутність чітко визначених цілей. Учасники часто не розуміють, навіщо вони там.‍
   • Перевантаження розкладом: 78% фахівців називають перевантаження розкладом однією з головних причин непродуктивних зустрічей. Їх просто надто багато, і коли календар заповнений зустрічами одна за одною, зосереджена робота стає рідкістю.‍
   • Відсутність порядку денного: Лише 37% зустрічей мають порядок денний — базовий інструмент, що допомагає підтримувати фокус і продуктивність під час обговорень. Якщо це про вас, зверніть увагу на наші шаблони порядку денного для зустрічей.‍‍
5. ‍Віртуальні зустрічі: палка з двома кінцями‍
   • Частка віртуальних зустрічей зросла з 48% до 77% у період між 2020 та 2022 роками. Хоча 70% працівників вважають, що віртуальні зустрічі менш стресові, 67% керівників називають їх провальними, посилаючись на складнощі з досягненням узгодженості та побудовою стосунків у віртуальному форматі.‍
6. Мультитаскінг під час зустрічей поширений повсюдно
   • ‍‍Приголомшливі 92% працівників зізнаються, що займаються мультитаскінгом під час зустрічей, через що увага розсіюється, а внесок стає менш значущим. Це створює замкнене коло: зустрічі сприймаються як непродуктивні, а це, своєю чергою, ще більше заохочує мультитаскінг.‍
7. Злет гібридних зустрічей‍
   • Зростає тренд на гібридні зустрічі, коли частина учасників присутня особисто, а інші приєднуються віддалено. Такий формат пропонує гнучкість і дає змогу поєднувати переваги очної та віддаленої участі.‍
8. Вівторок: найкращий день для зустрічей?
   • ‍‍Дослідження показують, що більшість людей вважає вівторок оптимальним днем для призначення зустрічей. Розташований між «понеділковою хандрою» та «втомою п’ятниці», він дає збалансований час для продуктивних обговорень.‍
9. Багато зустрічей могли б бути листами електронною поштою
   • ‍‍Згідно з одним дослідженням, 55% віддалених працівників вважають, що більшість їхніх зустріч могли б бути просто листами електронною поштою. Це підкреслює важливість переосмислення, чи справді зустріч необхідна, чи цілком вистачило б іншого каналу комунікації.‍
10. Як досягти балансу в зустрічах‍
    • Хоча зустрічі й справді потрібні для складного ухвалення рішень, брейнштормінгу та згуртування команди, надзвичайно важливо чітко розуміти, коли вони справді необхідні. Іноді пропустити зустріч або замінити її листом електронною поштою може бути продуктивнішим рішенням.

‍Транскрипція подкасту:

Chris: Отже, улюблена тема всіх — зустрічі. Знаєш, ті самі речі, які, здається, забирають у нас дедалі більше часу. Зараз здається, що ми просто тонуємо в запрошеннях на зустрічі. Але чи справді ми щось устигаємо зробити?

Emily: Так. Хороше запитання.

Chris: Сьогодні ми глибоко зануримося в усі дані, що стоять за «манією зустрічей». У нас є купа досліджень, які потрібно розібрати. І ми з’ясуємо, що працює, що ні, і як можна зробити зустрічі трохи менш... болісними. То що, готовий(а) покопатися в цифрах разом зі мною?

Emily: Авжеж. Гадаю, сьогодні ми відкриємо справді захопливі інсайти.

Chris: Чудово. Поїхали. Тож почнімо просто з самого обсягу зустрічей, які зараз відбуваються. Наскільки все насправді погано?

Emily: Це... справді доволі погано. Деякі дослідження оцінюють, що лише в США щодня проводиться близько 11 мільйонів зустрічей — приголомшлива цифра.

Chris: 11 мільйонів? Щодня?

Emily: Щодня.

Chris: Це... дуже багато зустрічей. Усвідомити цю цифру майже неможливо.

Emily: Справді так. А якщо екстраполювати це на рік, то йдеться про понад мільярд зустрічей на рік.

Chris: Мільярд? Гаразд, це вже стає безглуздо. І ми говоримо не лише про швидкі 10-хвилинні «чекини». Скільки ж нашого реального робочого часу ми проводимо на цих зустрічах?

Emily: Так, це суттєвий шматок часу. Дослідження показують, що працівники проводять на зустрічах до третини свого робочого тижня.

Chris: Третину?

Emily: Так.

Chris: Тобто, по суті, з кожних 3 годин роботи одна йде на зустрічі.

Emily: По суті так.

Chris: Не дивно, що здається, ніби ми нічого не встигаємо. Але далі ще цікавіше. Старші менеджери — ті, хто на виконавчому рівні, — проводять на зустрічах ще більше часу.

Chris: О так, майже 23 години на тиждень.

Emily: Ось це справді вражаюча статистика. Уяви, що майже весь робочий день щодня минає в зустрічах.

Chris: 23 години.

Emily: Вау.

Chris: Мимоволі замислюєшся, чи мають вони взагалі можливість, ну, знаєш, робити хоч щось поза цими зустрічами.

Emily: Так. Так.

Chris: Але якщо стільки часу приділяється зустрічам, чи приносять вони взагалі якийсь результат?

Emily: Ось це, власне, питання на мільйон, чи не так? На жаль, дані не малюють надто райдужної картини. Ми з’ясували, що значна більшість працівників — близько 71% — вважає зустрічі непродуктивними.

Chris: 71%? Тобто, по суті, з кожних 10 зустрічей сім здаються повною втратою часу.

Emily: Так, приблизно так.

Chris: Ох.

Emily: І це не лише питання сприйняття. Ці непродуктивні зустрічі мають і цілком реальну фінансову ціну. Деякі оцінки вказують, що вони призводять до втрат приблизно в 37 мільярдів доларів на рік лише у США.

Chris: 37 мільярдів доларів.

Emily: 37 мільярдів.

Chris: Це справді величезні гроші.

Emily: Так.

Chris: Очевидно, щось має змінитися. Але перш ніж ми почнемо агітувати за повністю «тиждень без зустрічей» — що, якщо чесно, зараз звучить доволі привабливо...

Emily: Звучить чудово.

Chris: Давайте хоча б спробуємо розібратися, чому ж стільки зустрічей провалюється. У чому головні винуватці?

Emily: Дослідження виділяють кілька ключових чинників. Один із головних — брак чітких цілей. Фактично 61% керівників називають це основною причиною марнування часу на зустрічах.

Chris: Логічно. Я точно бував на таких зустрічах, коли здається, що ніхто — навіть той, хто її скликав — не знає, навіщо ми там.

Emily: Знаю, правда ж?

Chris: Усі наче просто «відбувають номер».

Emily: Так, просто... присутні. Ще одна велика проблема — сам по собі величезний обсяг зустрічей. Близько 78% фахівців називають перевантаженість розкладу важливим фактором непродуктивності.

Chris: Це багато що пояснює. Складається враження, що наші календарі забиті запрошеннями на зустрічі, й майже не лишається часу на зосереджену роботу.

Emily: Саме так. Утворюється замкнене коло: зустрічі породжують нові зустрічі, і ти вже не розумієш, коли взагалі щось встигати. Ось цікавий факт: лише 37% зустрічей мають порядок денний.

Chris: Зачекай, лише третина зустрічей має порядок денний?

Emily: Лише третина.

Chris: Але ж це такий базовий і водночас критично важливий інструмент, щоб тримати зустрічі у фокусі!

Emily: Здавалось би, правда? Але з тих чи інших причин порядок денний часто ігнорують або вважають зайвим. Хоча саме він може кардинально змінити ситуацію з точки зору ясності, фокусу та продуктивності.

Chris: Це як приходити будувати будинок без будь-яких креслень. Як можна очікувати результату, якщо ти навіть не розумієш, чого намагаєшся досягти?

Emily: Саме так. Йдеться не лише про меншу кількість зустрічей, а й про те, щоб кожна з них справді була варта витраченого часу.

Chris: Так. Отже, гадаю, ми вже з’ясували, що багато зустрічей... ну, м’яко кажучи, далекі від ідеалу.

Emily: Так.

Chris: Але перш ніж ми повністю їх «забанимо», чи змінили пандемія та зростання популярності віртуальних зустрічей правила гри?

Emily: О, ще й як. Пандемія змусила нас переосмислити, як ми працюємо, і зустрічі тут не стали винятком. Віртуальні зустрічі зросли з 48% до 77% у період між 2020 та 2022 роками.

Chris: Вау. 77%. Можна сказати, що зараз ми практично живемо в «Zoom-країні».

Emily: Приблизно так.

Chris: Це величезний стрибок. Чи зробив перехід у «віртуал» зустрічі кращими або більш продуктивними?

Emily: Ось тут дані стають цікавими. Хоча 70% працівників кажуть, що віртуальні зустрічі менш стресові, 67% керівників вважають їх провальними.

Chris: Ого. Менш стресові для працівників, але «провал» з точки зору керівників? Що стоїть за такою розбіжністю?

Emily: Тут діє кілька чинників. З одного боку, віртуальні зустрічі дають гнучкість — не потрібно їхати, що знижує стрес для індивідуальних виконавців. Але з іншого — керівникам складніше досягати узгодженості, будувати стосунки та ухвалювати стратегічні рішення у віддаленому форматі.

Chris: Тобто ми наче міняємо один набір викликів на інший.

Emily: Саме так.

Chris: «Zoom-втома» реальна.

Emily: Авжеж.

Chris: Дуже легко відволіктися й «відключитися», коли ти не в одній кімнаті з іншими.

Emily: Безумовно. Це підкреслює важливість більш усвідомленого підходу до віртуальних зустрічей — коротші, більш сфокусовані обговорення і, знову ж таки, чіткий порядок денний.

Chris: Отже, коротші зустрічі та чіткий порядок денний. Зрозуміло. Чи є ще якісь стратегії, на які вказують дані, щоб зробити віртуальні зустрічі ефективнішими?

Emily: Так, звісно. Одне з досліджень показало, що активне залучення учасників через опитування, чат або «breakout»-кімнати суттєво підвищує залученість і тривалість концентрації уваги.

Chris: Додавати більше інтерактивних елементів. Мені подобається ця ідея. Ідеться про те, щоб розбавити монотонність і допомогти людям залишатися присутніми, навіть якщо вони — лише маленькі квадратики на екрані.

Emily: Саме так. І, до речі про присутність, давайте поговоримо про мультитаскінг.

Chris: Брр.

Emily: Ми всі грішили цим. Знаєш, коли під час зустрічі перевіряєш пошту або гортання стрічки на телефоні.

Chris: О, я точно винен. Особливо на тих зустрічах, де, ну, ти не надто активно залучений. Дуже спокусливо спробувати паралельно доробити інші задачі. Але чи є реальні дані про те, наскільки поширеним насправді є мультитаскінг на зустрічах?

Emily: Так. Є. Ми знайшли дослідження від Muse, яке показало, що приголомшливі 92% працівників зізнаються у мультитаскінгу під час зустрічей.

Chris: 92%?

Emily: 92. Це майже всі.

Chris: Вау. Принаймні трохи заспокоює, що в цьому ми не самі. Але, серйозно, такий рівень відволікань, безумовно, впливає на ефективність зустрічей.

Emily: І ще й як. Коли наша увага розділена, ми не сприймаємо повністю інформацію, якою діляться. Ми не робимо по-справжньому вагомий внесок і точно не перебуваємо в позиції, щоб ухвалювати добре обґрунтовані рішення. Тобто це, по суті, рецепт непорозумінь і марнування часу.

Chris: І, мабуть, чимало фрустрації для бідолашних людей, які намагаються, так би мовити, справді слухати й бути присутніми.

Emily: Саме так. І це також створює замкнене коло: люди вважають мультитаскінг виправданим, бо сприймають зустріч як непродуктивну, що, у свою чергу, ще більше знижує її ефективність.

Chris: Тобто виходить така собі самореалізовувана пророцтво про «муки зустрічей».

Emily: Саме так. Це слизька стежка.

Chris: І справді. Отже, ми поговорили про виклики віртуальних зустрічей і постійну спокусу мультитаскінгу. Але, схоже, зустрічі нікуди найближчим часом не зникнуть. Ба більше, одне дослідження навіть передбачало, що кількість зустрічей у найближчому році зросте, чи не так?

Emily: Ти маєш рацію. Одне дослідження прогнозувало зростання на 11% лише у 2023 році.

Chris: 11%?

Emily: 11%. Але ось що цікаво: зростає і тренд на гібридні зустрічі, коли частина учасників збирається очно, а решта приєднується віддалено.

Chris: Гібридні зустрічі — щось на кшталт найкращого з обох світів. Я розумію, як це справді дає набагато більше гнучкості.

Emily: Саме так. Такий формат дозволяє отримати особистий контакт, коли це потрібно, і водночас не виключає віддалених учасників чи тих, хто просто не може подорожувати.

Chris: Усе це змушує мене замислитись про ширший контекст, правда? Ми говоримо про майбутнє з іще більшою кількістю зустрічей, але й з більшою варіативністю того, як саме вони відбуваються. Тож на тлі всіх цих розмов про більшу кількість зустрічей, гібридні формати й навіть метавсесвіт — чи є якісь ознаки того, як насправді можна зробити зустрічі кращими?

Emily: Так, звісно. Зрештою, завжди є, що покращити, чи не так? Пам’ятаєш, ми раніше говорили про порядок денний? Дослідження показують, що наявність чіткої мети зустрічі радикально змінює її загальну ефективність.

Chris: Так. Але, як ти сказала, доволі сумно, що лише 37% зустрічей ним користуються.

Emily: Це й справді згаяна можливість, але водночас і величезний простір для покращення, правда?

Chris: Вірно.

Emily: Уяви, якби ми змогли хоча б трохи підвищити цей показник. Це могло б суттєво змінити те, як ми сприймаємо й переживаємо зустрічі.

Chris: Безумовно. Я «за» будь-що, що зробить зустрічі менш виснажливими.

Emily: Ох.

Chris: Окрім порядку денного, чи були ще якісь неочікувані висновки з даних?

Emily: Ем, так, одне дослідження виявило, що більшість людей вважає вівторок оптимальним днем для проведення зустрічей.

Chris: Справді?

Emily: Так. Можливо, це та сама «золота середина» між понеділковою хандрою та втомою п’ятниці.

Chris: Вівторок. Цікаво. Ніколи про це не замислювався, але в цьому є сенс. Це як нейтральна територія для зустрічей — ні надто рано в тижні, ні надто близько до вихідних.

Emily: Саме так. Так. Це показує, що навіть така проста річ, як день тижня, може впливати на те, як ми підходимо до зустрічей і беремо в них участь.

Chris: Усе це наштовхує на думку: ми так швидко починаємо скаржитися на зустрічі, правда? Але, можливо, проблема не в самих зустрічах, а в тому, як ми їх використовуємо. Це наче звинувачувати духовку в підгорілому тісті, коли ти навіть не спробував дотриматися рецепта.

Emily: О, чудова аналогія.

Chris: Авжеж.

Emily: Нам потрібно набагато уважніше ставитися не лише до факту проведення зустрічі, а й до всіх елементів, які формують позитивний і продуктивний досвід для кожного учасника.

Chris: Так. Ідеться про усвідомленість, чітке визначення цілей та використання правильних інструментів. І часом це може означати навіть повністю відмовитися від зустрічі. Справді, недарма існує фраза «Чи не можна було обійтися листом електронною поштою?»

Emily: Безумовно. Насправді одне дослідження показало, що 55% віддалених працівників вважають, ніби більшість їхніх зустрічей цілком могли би бути листами електронною поштою.

Chris: 55%. Тобто більше половини.

Emily: Більше половини.

Chris: То який же тут висновок? Чи судилося нам жити в майбутньому, заповненому зустрічами, чи все ж є надія на більш збалансований підхід?

Emily: Гадаю, усе впирається в пошук балансу. Зустрічі справді мають свою роль.

Chris: Так.

Emily: Особливо коли йдеться про складні рішення, брейнштормінг і формування команди — ситуації, де особиста або хоча б віртуальна «зустріч обличчям до обличчя» є критично важливою.

Chris: Вірно. Іноді справжній людський контакт просто неможливо замінити.

Emily: Саме так. Але ми точно можемо уважніше ставитися до того, коли зустріч дійсно необхідна, а коли можна обійтися іншим каналом комунікації.

Chris: Тож для тебе, втомленого від зустрічей слухачу, ось що ми хочемо, щоб ти виніс із усього цього. Перш ніж натискати «відхилити» на кожне запрошення на зустріч, яке з’являється у твоїй скриньці...

Emily: Так.

Chris: ...пам’ятай: самі по собі зустрічі — не ворог.

Emily: Ні, це не так.

Chris: Вирішальним є те, як ми їх використовуємо — або, подекуди, як ними зловживаємо. Якщо ми будемо більш свідомо ставитися до власного часу, встановлювати чіткі цілі з самого початку й застосовувати кілька стратегічних прийомів, про які ми говорили, цілком можливо, що ситуацію вдасться змінити. Хто знає, можливо, одного дня ми навіть будемо радіти сповіщенню про зустріч.

Emily: Я б дуже цього хотіла.

Chris: А поки що діліться з нами у соцмережах тим, що вас найбільше дратує в зустрічах. Ми хочемо почути вашу думку. У цьому ми всі разом.