Zoom став справжнім інструментом «за замовчуванням», коли йдеться про віртуальні зустрічі: мільйони користувачів у всьому світі покладаються на нього для всього — від щоденних командних стендапів до масштабних вебінарів, і я не виняток. Хоча приєднатися до зустрічі в Zoom відносно просто, щоб провести її, потрібні трохи більше підготовки та знань.

У цьому посібнику ми крок за кроком розповімо все, що вам потрібно знати для ефективного проведення зустрічі в Zoom — від створення облікового запису Zoom до використання сторонніх технологій для зустрічей, які інтегруються із Zoom і роблять увесь процес більш керованим.

Створення облікового запису Zoom

Щоб провести зустріч у Zoom, першим кроком є створення облікового запису, якщо у вас його ще немає. Ось як це зробити:

1. Перейдіть на вебсайт Zoom: Відвідайте zoom.us і натисніть кнопку «Sign Up Free».
2. Зареєструйтеся: Ви можете зареєструватися за допомогою своєї адреси електронної пошти або увійти через Google, Facebook чи Apple. Zoom надішле електронний лист для підтвердження.
3. Завершіть налаштування: Після того як ви підтвердите свою електронну пошту, вам запропонують створити пароль і додати деякі особисті дані. Після цього ваш обліковий запис буде готовий до роботи — як і ви.

Чи можна створити зустріч у Zoom безкоштовно?

Так, Zoom пропонує безкоштовний план, який дозволяє створювати зустрічі з певними обмеженнями. Безкоштовні користувачі можуть:

• Проводити зустрічі з до 100 учасників.
• Проводити зустрічі тривалістю до 40 хвилин із трьома або більше учасниками (зустрічі один на один не обмежені за тривалістю).

Якщо цих обмежень вам достатньо, ви можете й надалі користуватися безкоштовним обліковим записом. Для масштабніших, триваліших зустрічей або преміум-функцій вам потрібно перейти на план Pro чи Business.

Технології, які варто використовувати під час проведення зустрічі в Zoom

Щоб ефективно проводити зустріч у Zoom, потрібні відповідні технології. Зважаючи на це й на те, що ви вже розібралися зі своїм обліковим записом Zoom, варто також подбати про інші корисні інструменти, які можуть допомогти вам на цьому етапі.

Одним із найкращих інструментів, які можна використовувати разом із Zoom, є Bubbles Notetaker. Я сам(а) активно користував(ла)ся цим інструментом, тож можу пояснити, як саме Bubbles може змінити ваш досвід роботи із Zoom.

Bubbles Notetaker: автоматизація транскрибування та запису зустрічей

Bubbles Notetaker — це інструмент на основі ШІ, який безшовно інтегрується із зустрічами в Zoom, підвищуючи продуктивність і точність. Ось як працює Bubbles:

• Легка інтеграція через розширення для Chrome або Edge: Ви можете запросити Bubbles Notetaker на свою зустріч у Zoom через розширення Chrome/Edge. Просто вставте посилання на зустріч у Zoom в розширення — і помічник на ШІ автоматично приєднається до вашої зустрічі.

• Запис і транскрибування: Bubbles не лише записує зустріч у Zoom, а й у режимі реального часу створює дуже точні транскрипти зустрічей у Zoom. Це може заощадити години ручного ведення нотаток і забезпечити запис для учасників, які не змогли приєднатися.
• Резюме зустрічі: Після завершення зустрічі Bubbles надсилає фолоу-ап лист усім обраним учасникам із підсумком зустрічі, діями (action items) та посиланням на повний запис і транскрипт. Це чудовий спосіб тримати всіх на одному курсі й поінформованими.‍
• Дії, згенеровані ШІ: Bubbles автоматично визначає ключові дії та наступні кроки, полегшуючи вам подальший супровід роботи команди.

Використовуючи Bubbles, ви гарантуєте, що ваші зустрічі в Zoom будуть продуктивними й нічого не буде втрачено. Крім того, представити Bubbles на зустрічі як ведучому — це гарний тон для віртуальних зустрічей, адже всі отримають доступ до запису, транскрипту та переліку дій.

На нашу думку, Bubbles також вирізняється серед інших AI інструментів для ведення нотаток на зустрічах завдяки чудовим можливостям для співпраці після зустрічі у вашому робочому просторі Bubbles і через те, наскільки щедрий його безкоштовний план.

Планування зустрічі в Zoom

Після налаштування облікового запису планувати зустріч у Zoom дуже просто.

1. Увійдіть: Зайдіть у свій обліковий запис через вебпортал, настільний застосунок Zoom або мобільний застосунок Zoom.
2. Натисніть «Schedule a Meeting»: На інформаційній панелі ви побачите опцію запланувати нову зустріч.
3. Введіть дані зустрічі:
   • Тема: Дайте вашій зустрічі чітку назву.
   • Опис: Необов’язковий, але корисний, якщо у вашої зустрічі кілька цілей.
   • Дата й час: Встановіть правильний час і не забудьте врахувати різні часові пояси.
   • ID зустрічі: Виберіть, чи створювати його автоматично, чи використовувати ваш персональний ID зустрічі.
   • Налаштування безпеки: Розгляньте можливість додати код доступу або ввімкнути кімнату очікування для підвищеної безпеки.
   • Розширені параметри: Вирішіть, чи дозволяти учасникам приєднуватися до початку зустрічі ведучим, а також чи записувати зустріч автоматично. Якщо ви підключите свій календар до Bubbles, вам не доведеться окремо обирати, чи записувати зустріч: ваш Notetaker приєднається автоматично.
4. Надішліть запрошення: Zoom згенерує запрошувальне посилання, яким ви можете поділитися з учасниками електронною поштою або через календар.

Чи може зустріч у Zoom розпочатися без ведучого?

Zoom дозволяє починати зустрічі без ведучого, але лише якщо під час планування увімкнено опцію «Join Before Host». Ця опція дозволяє учасникам приєднуватися та взаємодіяти один з одним до офіційного початку зустрічі. Якщо цей параметр не ввімкнено, учасники чекатимуть у кімнаті очікування, доки ведучий не розпочне сесію. Це повністю залежить від вас як від ведучого зустрічі.

Як запустити, провести та керувати зустріччю в Zoom

Коли наближається час вашої зустрічі:

1. Увійдіть до свого облікового запису Zoom: Відкрийте застосунок Zoom або авторизуйтеся через вебпортал.
2. Запустіть зустріч: Натисніть кнопку «Start» поруч із вашою запланованою зустріччю. Почнеться сесія, і, як ведучий, ви отримаєте контроль над різними налаштуваннями. Або ви можете натиснути посилання в запрошенні на зустріч — застосунок Zoom відкриється й запустить вашу зустріч.
3. Керуйте учасниками:
   • Вимкнути/увімкнути мікрофон: Контролюйте, хто може говорити, щоб уникнути стороннього шуму.
   • Дозволити демонстрацію екрана: Надайте учасникам можливість ділитися своїми екранами, особливо якщо ви проводите презентацію або сесію співпраці.
   • Створювати сесійні зали (breakout rooms): Розділіть учасників на менші групи для більш предметних обговорень.
   • Записувати зустріч: Як ведучий, ви контролюєте, чи дозволяти Bubbles Notetaker заходити до кімнати зустрічі, щоб записати її та пізніше поділитися записом з учасниками. Залежно від ваших налаштувань, Bubbles може приєднуватися автоматично. З розширенням Bubbles для Chrome/Edge ви запрошуєте Notetaker безпосередньо, тож запис починається миттєво, щойно ви вставляєте посилання на зустріч у розширення.

Як проводити зустріч у Zoom з мобільного

Мобільний застосунок Zoom дає змогу легко проводити зустрічі з будь-якого місця:

1. Завантажте застосунок Zoom: Отримайте найновішу версію в App Store або в Google Play.
2. Увійдіть: Увійдіть, використовуючи свій обліковий запис Zoom.
3. Натисніть «New Meeting»: Це запустить миттєву зустріч. Альтернативно, ви можете запланувати майбутню зустріч, вибравши «Schedule».
4. Запустіть зустріч: Щойно учасники приєднаються, ви зможете керувати зустріччю за допомогою таких функцій, як вимкнення/вмикання мікрофонів, демонстрація екрана та керування учасниками — так само, як у настільній версії.

Що сказати, коли ви проводите зустріч у Zoom?

На це досить складно відповісти, адже не існує єдиного затвердженого сценарію. Однак саме ви, як ведучий, відповідаєте за те, щоб спрямовувати зустріч, тож цілком доречно приділяти цьому таку увагу. Ось кілька порад, які допоможуть задати правильний тон:

• Привітайте учасників: Привітайтеся й подякуйте людям за участь у сьогоднішній зустрічі. Найкраща практика — почекати кілька хвилин, поки всі приєднаються.
• Озвучте порядок денний: Ваш порядок денний зустрічі є критично важливим, тож обов’язково коротко пройдіться ним на початку.
• Заохочуйте до участі: Скажіть, щоб люди ставили запитання в чаті або піднімали руку, якщо хочуть висловитися. Спробуйте також залишити трохи часу на сесію запитань і відповідей (Q&A).
• Розпочніть зустріч: Починайте обговорення, зосереджуючись на ключових пунктах і стежачи, щоб усі трималися теми й відведеного часу.