Ведення корпоративних протоколів зустрічей є абсолютно необхідним для того, щоб ефективно задокументувати ключові обговорення, рішення та робочі завдання, які виникають на засіданнях ради директорів та інших формальних зустрічах. Незалежно від того, як саме ви ведете протокол і чи є ви призначеним секретарем на засіданні ради директорів, чи просто хочете підвищити ефективність формальних зустрічей загалом, точні протоколи зустрічей дуже допомагають підтримувати надійний облік і підзвітність.

У цьому посібнику ми розглянемо важливість корпоративних протоколів зустрічей, надамо швидкий шаблон і покажемо, як ви можете кардинально покращити процес за допомогою інструментів на основі ШІ для ведення нотаток. Ці розумні інструменти автоматично записують і підсумовують ваші зустрічі у вигляді протоколів, які стають миттєво доступними після зустрічі (незалежно від обраної платформи для віртуальних зустрічей).

Що таке корпоративні протоколи зустрічей?

Корпоративні протоколи зустрічей — це офіційні записи, у яких підсумовуються основні обговорення, рішення та дії за підсумками зустрічі. Вони фіксують усе важливе — такі деталі, як порядок денний зустрічі, учасники та будь‑яке голосування, що відбулося, — і водночас надають короткий підсумок ключових висновків і подальших кроків, яким можуть користуватися всі учасники цієї сесії.

Протоколи зустрічей слугують точкою відліку, і саме тому вони такі важливі. Для організації чи компанії якісні протоколи допомагають як учасникам зустрічі, так і тим, хто не зміг бути присутнім, зрозуміти ухвалені рішення та майбутні дії, які потрібно виконати. Однак нотатки та протоколи зустрічей корисні й ширше — добре задокументовані протоколи сприяють прозорості та підзвітності в організації й часто зберігаються в архіві для дотримання юридичних та регуляторних вимог.

Чому протоколи зустрічей важливі?

• Документація та довідка: Протоколи зустрічей забезпечують такий формальний запис. Надзвичайно корисні для учасників і співробітників як джерело для подальшого звернення.
• Підзвітність і ясність: Підзвітність! Вони не дають людям «зрізати кути», адже чітко визначають відповідальних за завдання та подальші дії.
• Юридична відповідність: Як ми вже зазначали, у багатьох випадках формальні зустрічі, такі як засідання ради директорів, мають документуватися з юридичних причин.
• Ясність і прозорість: Добре написані протоколи можна розіслати всім відповідним співробітникам і зовнішнім сторонам. Це допомагає тримати всіх поінформованими та узгодженими щодо ухвалених рішень і наступних кроків.

Як вести протоколи зустрічей: покроковий посібник

Створення протоколів зустрічей не обов’язково має бути тривалим чи складним процесом і, на нашу думку, таким бути не повинно. Саме тому ми й ділимося своєю рекомендацією. Вище ми вже згадували про можливості інструментів для ведення нотаток на основі ШІ, і з нашим рекомендованим інструментом — Bubbles — ви можете використовувати ШІ, щоб автоматично записувати, транскрибувати та підсумовувати протоколи своїх зустрічей без зайвих зусиль.

У вас є два варіанти: встановити розширення Bubbles для Chrome або Edge з Інтернет‑крамниці Chrome/Edge. Так ви зможете вставити посилання на свою зустріч у розширення, і Notetaker миттєво приєднається до вашої зустрічі. Або дотримуйтеся наведених нижче кроків, щоб зайти в застосунок Bubbles і отримати більш інтегрований досвід.

Ось як Bubbles допоможе вам розпочати, а також приклади того, як виглядатимуть ваші протоколи зустрічей, якщо ви використовуватимете Bubbles:

Крок 1: Зареєструйтеся в Bubbles

‍Відвідайте застосунок Bubbles і створіть безкоштовний обліковий запис. Під час налаштування під’єднайте свій календар, щоб майбутні зустрічі синхронізувалися з Bubbles. Це дозволить Bubbles автоматично приєднуватися до ваших зустрічей — чи то в Zoom, Google Meet, чи на інших платформах.

Крок 2: Заплануйте свою зустріч

‍Щойно ваш календар підключено, заплануйте зустріч, як зазвичай. Якщо ваш календар не підключено, вставте посилання на зустріч в область Notetaker у застосунку Bubbles — так ШІ зможе приєднатися до окремих зустрічей; після підключення календаря ви також зможете вмикати або вимикати окремі зустрічі.

Крок 3: Розпочніть свою зустріч

‍Коли зустріч почнеться, Bubbles приєднається, щоб записувати, транскрибувати та вести протокол зустрічі. Ви можете проводити зустріч, знаючи, що вашу розмову точно задокументовано.‍

Крок 4: Отримайте доступ до своїх протоколів зустрічі

‍Після зустрічі Bubbles обробляє запис і надсилає вам фолоу‑ап електронний лист із протоколом зустрічі, автоматично згенерованими робочими завданнями та стислим підсумком.

У цьому листі також міститься посилання на повний запис і транскрипт, як показано нижче. Ці протоколи, а також запис/транскрипт можна переглядати, редагувати та за потреби ділитися ними з командою.

Використовуючи Bubbles, ви можете зосередитися на обговоренні, поки ШІ займається нотатками та надає вам акуратно оформлені протоколи зустрічі після завершення. Ви можете бути впевнені, що всі рішення, ухвалені під час зустрічі, зокрема конкретні деталі схвалених пропозицій, результати голосувань та інші ключові резолюції, будуть зафіксовані й будуть готові до перегляду після зустрічі.

Підготовка до зустрічі: найкращі практики

Ефективне ведення протоколів зустрічей починається з хорошої підготовки. Ось що варто зробити до зустрічі:

• Перегляньте порядок денний: Завжди майте порядок денний зустрічі. Ознайомтеся з порядком денним — це допоможе передбачити ключові пункти обговорення, які зможе зафіксувати Bubbles або які ви запишете самі.
• Підготуйте шаблон/техніку: Залежно від того, чи користуєтеся ви Bubbles, робите все вручну чи поєднуєте обидва варіанти, підготуйте шаблон протоколу, щоб спростити процес ведення нотаток, або налаштуйте свою техніку належним чином.
• Ознайомтеся з учасниками: Знання імен і ролей учасників (особливо на засіданні ради директорів) допомагає коректно приписувати висловлювання, завдання та голоси.
• Розподіліть ролі: Чітко визначте, хто відповідатиме за ведення нотаток, якщо це не ви або Bubbles. Розподіляючи ролі (головуючий, секретар тощо), ви можете бути впевнені, що все це буде зафіксовано в записі.

Шаблон протоколів зустрічі для корпоративного використання

Хоч ми й наполегливо рекомендуємо користуватися Bubbles, ми розуміємо, що дехто з вас може воліти робити це вручну. З огляду на це ось простий шаблон, який ви можете використати для структурування своїх корпоративних протоколів зустрічей:

[Шаблон корпоративних протоколів зустрічей]

• Дата й час зустрічі: [Дата й час]
• Тип зустрічі: [наприклад, засідання ради директорів]
• Місце проведення: [Місце або віртуальне посилання]
• Учасники: [Список учасників]
• Пункти порядку денного:
  1. [Пункт порядку денного 1]: [Короткий підсумок обговорення та результатів]
  2. [Пункт порядку денного 2]: [Короткий підсумок обговорення та результатів]
• Ухвалені рішення:
  • Пропозиція щодо [Опис пропозиції]
    • Ініціатор: [Ім’я ініціатора]
    • Підтримав(ла): [Ім’я того, хто підтримав]
    • Результат: [Схвалено/Відхилено]
• Робочі завдання:
  • Завдання: [Опис завдання]
    • Відповідальний(на): [Ім’я особи]
    • Кінцевий термін: [Дата виконання]
• Дата наступної зустрічі: [Дата й час]

[Кінець шаблону]