Что такое встреча с клиентом / встреча по успешному взаимодействию с клиентом?

Встреча с клиентом или по успешному взаимодействию с клиентом — это крайне важное общение между поставщиком услуг и его клиентом, цель которого — убедиться, что потребности клиента удовлетворяются, его цели достигаются, а любые проблемы оперативно и тщательно устраняются или сглаживаются. Такие встречи могут затрагивать практически любые аспекты взаимоотношений между клиентом и поставщиком, но обычно посвящены темам вроде обновлений по проекту, обзоров результатов, стратегического планирования и устранения неполадок. Главная цель — укрепить рабочие отношения, обеспечить удовлетворённость клиента и согласовать следующие шаги для достижения взаимного успеха.

Как представить себя на встрече с клиентом

Пока мы рассказываем в этой статье о важности встреч с клиентами, стоит также разобраться, как вы будете представлять себя. Итак, прежде чем перейти к секретам проведения успешных встреч с клиентами, давайте ответим на базовый вопрос: "Что самое первое вы должны сделать при встрече с новым клиентом?" Правильное самопрезентование задаёт тон всей встрече, поэтому вам важно произвести хорошее первое впечатление на своего клиента или заказчика. Хорошее представление включает не только ваше имя и должность, но и выражение энтузиазма по поводу сотрудничества, а также пояснение, зачем вы оба на этом звонке или в этой переговорной. Например, вам стоит обозначить повестку встречи, чтобы задать понятные ожидания.

А теперь давайте перейдём к нашим пяти секретам проведения более эффективных встреч с клиентами, чтобы ваша следующая встреча стала по‑настоящему успешной.

1. Подготовка — ключ к успеху

Это вряд ли секрет, но это невероятно важно. Успешная встреча с клиентом начинается задолго до самой встречи. Как говорил один мой преподаватель: "Желаю тебе хорошей подготовки, а не удачи". Во встречах с клиентами вы сами создаёте себе удачу за счёт качественной подготовки. Подготовка может включать всё — от глубокого понимания бизнеса и целей клиента до продумывания и проработки возможных сложностей, с которыми он может столкнуться. Вот несколько советов по подготовке:

• Изучите своего клиента: Разберитесь в отрасли клиента, его последних новостях и конкурентах. Убедитесь, что вы идёте на встречу, зная о клиенте практически всё. Если вам нужна помощь, используйте CRM‑инструменты, например Clay, чтобы собрать релевантную информацию о прошлых взаимодействиях с клиентом и текущих проектах.
• Определите цели: Чётко сформулируйте, чего вы хотите добиться во время встречи. Это можно сделать заранее или, если вы предпочитаете более вовлекающий подход, обсудить цели с другими участниками встречи в самом начале. Небольшой совет: начните с обзора прогресса, решения проблем и планирования следующих шагов.
• Составьте повестку встречи: Повестка помогает сделать встречу сфокусированной и продуктивной. В ней должны быть перечислены все темы для обсуждения, отведённое на каждую тему время и необходимые материалы. За более подробной информацией загляните в статью о 7 ключевых типах повесток для встреч.

Использование таких инструментов, как Bubbles Notetaker, серьёзно усилит вашу подготовку как к разовым, так и к регулярным встречам. Bubbles может автоматически подключаться к вашим встречам, транскрибировать разговор, записывать сессию и отправлять вам персонализированное письмо с итогами после встречи. Это позволяет вам сосредоточиться на клиенте, не переживая, что вы что‑то не успеете записать или упустите важную мысль, и тем самым поддерживать разговор максимально эффективно. Почему Bubbles так хорошо подходит и для регулярных встреч? Потому что вы можете быстро обратиться к краткому отчёту о встрече в своём рабочем пространстве Bubbles Notetaker, чтобы освежить в памяти итоги прошлой встречи и понять, к чему нужно подготовиться к следующей.

Статистика и исследования

Зачем вообще так тщательно готовиться? Согласно данным ScienceOfPeople, хорошо подготовленные встречи могут повысить продуктивность обсуждения на 50%. Кроме того, опрос компании HubSpot показал, что 82% клиентов ценят, когда их поставщики услуг хорошо подготовлены и понимают их потребности. Кто бы отказался от такого подхода?

2. Выстраивайте качественную коммуникацию и доверие

Без выстраивания взаимопонимания с клиентом вы вряд ли сможете наладить по‑настоящему эффективные рабочие отношения, поэтому уделите этому особое внимание. Доверие — основа любых деловых отношений. Оно напрямую влияет на удержание клиентов и уровень их удовлетворённости, а также на очевидный фактор — захотят ли они вообще продолжать работать с вами или нет. Вот несколько стратегий, которые помогут выстроить взаимопонимание и доверие:

• Начните с лёгкой беседы: Сегодня все куда‑то спешат, но несколько минут неформального общения в начале встречи помогают установить личный контакт и добавить человеческий штрих.
• Практикуйте активное слушание: Показывайте искренний интерес к тому, что говорит клиент. Во время онлайн‑встреч ваша виртуальная деловая этика играет огромную роль в том, насколько убедительно вы демонстрируете, что понимаете клиента и заботитесь о его проблемах.
• Будьте прозрачны: Честно говорите о том, что вы можете, а чего не можете сделать. Прозрачность укрепляет доверие и помогает задать реалистичные ожидания. Нет смысла лгать: потенциальный клиент, скорее всего, куда больше оценит честность на вводной встрече.

И здесь мы снова рекомендуем использовать AI‑ассистента для конспектирования, такого как Bubbles, чтобы вы могли больше сосредоточиться на разговоре и меньше — на конспекте, глубже вовлекаясь в общение с клиентом.

Статистика и исследования

Чтобы ещё раз подчеркнуть важность доверия и коммуникации, давайте посмотрим на несколько цифр. Исследование компании PwC показало, что 89% потребителей считают доверие чрезвычайно важным фактором в их отношениях с бизнесом. В дополнение к этому, по данным Salesforce, 79% корпоративных клиентов считают абсолютно критически важным или очень важным общаться с продавцом, который выступает в роли надёжного советника. Это может означать, что вам придётся провести ещё несколько последующих встреч или уделить больше внимания выстраиванию отношений в асинхронном формате, чтобы укрепить доверие, но вложения окупятся.

3. Сохраняйте структуру встречи и держите её в нужном русле

Важно не просто составить хорошо структурированную повестку встречи, но и действительно придерживаться её. Это во многом помогает удерживать разговор в рамках нужных тем, но вот ещё несколько советов, как поддерживать структуру:

• Грамотно управляйте временем: Заложите временные слоты под каждый пункт повестки и строго соблюдайте их. Если обсуждение выходит за отведённое время, предложите вернуться к этому вопросу позже — через Bubbles или на отдельной встрече. Оставьте выбор за своими клиентами: их предпочтения будут различаться в зависимости от типа клиента.
• Подводите итоги по ключевым пунктам: В конце каждого пункта повестки кратко фиксируйте основные выводы и действия (или позвольте инструменту сделать это за вас).

Статистика и исследования

Не для того, чтобы перегружать вас цифрами, но давайте всё‑таки посмотрим, почему структура с точки зрения фактов так важна. В отчёте компании Atlassian говорится, что в среднем сотрудник посещает 62 встречи в месяц, и неэффективные встречи могут приводить к потере до 31 часа продуктивности ежемесячно. Все мы не раз сидели на непродуктивных встречах, которые только "съедают" время, но, используя инструменты и техники для того, чтобы держать встречи в нужном русле, вы сможете значительно улучшить то, как вы проводите встречи, и те результаты, которые получаете.

4. Давайте последуем за встречей с чёткими действиями

После встречи крайне важно направить чёткое и лаконичное резюме того, что было обсуждено, и какие следующие шаги вы согласовали. Это относится к любому типу встречи, но особенно к тем, где вы выстраиваете рабочие отношения. Независимо от того, отправляете ли вы письмо с итогами сами или поручаете это Bubbles, который сформирует и разошлёт автоматически сгенерированные персонализированные письма, вам нужно помнить о таких вещах, как ясность, скорость, уровень детализации, действия, принятые решения и следующие шаги. Совет: ознакомьтесь с нашим подробным руководством по письмам с итогами встречи.

Статистика и исследования

Я упомянул, что это относится к любой встрече, но почему именно так? Во‑первых, исследования Американской психологической ассоциации (APA) показывают, что чёткая коммуникация и дальнейший контроль выполнения договорённостей могут повысить успешность проектов на 30%. Перенося это на работу с клиентами, можно ожидать большего числа успешных конверсий при своевременном и эффективном распространении протоколов встречи. Кроме того, исследование компании McKinsey & Company показало, что эффективный последующий контроль повышает командное взаимодействие и продуктивность на 33%, поэтому даже если речь идёт только о внутренней пользе, он не менее важен.

5. Используйте технологии, чтобы сделать встречи эффективнее

Могу звучать навязчиво, но использование технологий критически важно, если вы хотите проводить более продуктивные встречи с клиентами или продажами и выстраивать более эффективные рабочие отношения. Когда вы оптимизируете среду проведения встречи, вы производите впечатление подготовленного и профессионального человека, что очень помогает в разговоре с клиентами. Инструменты вроде Bubbles Notetaker дают целый ряд преимуществ:

• Транскрипция в реальном времени: Каждое слово встречи фиксируется с высокой точностью, что снижает риск упустить важные детали.
• Запись встречи: Записывайте сессию, чтобы при необходимости вернуться к обсуждению позже.
• Автоматические резюме: Получайте автоматически сформированное письмо с итогами после встречи, чтобы все ключевые моменты и действия были задокументированы.
• Запись экрана: Используйте функцию записи экрана в Bubbles, чтобы дать дополнительный контекст к сложным темам или прояснить список действий.

Статистика и исследования

Согласно отчёту компании Gartner, цифровые инструменты позволяют сократить время встреч на 18%, делая взаимодействие с клиентами более эффективным и результативным. Чтобы дополнить это и поделиться нашими собственными данными: мы выяснили, что использование Bubbles (в частности, для того, чтобы записать и отправить bubble) позволяет сократить количество проводимых вами виртуальных встреч на 38%. Даже если речь идёт о типичных встречах вроде ежедневного стендапа, вы довольно быстро заметите существенную экономию времени.

Заключение

Проводить отличные встречи с клиентами — это навык, который развивается со временем, но благодаря этим секретам вы сможете значительно ускорить его освоение. Это поможет вам выстраивать крепкие отношения, обеспечивать удовлетворённость клиентов и способствовать успеху бизнеса. Не стесняйтесь оптимизировать свои встречи: используйте инструменты вроде Bubbles, чтобы упростить весь процесс и каждый раз проводить продуктивные и эффективные встречи с клиентами.