Zoom стал по‑настоящему незаменимым сервисом для виртуальных встреч: миллионы пользователей по всему миру полагаются на него для всего — от ежедневных командных созвонов до масштабных вебинаров, и я не исключение. Присоединиться к встрече в Zoom довольно просто, а вот проведение требует чуть больше подготовки и знаний.

В этом руководстве мы подробно разберём всё, что вам нужно знать, чтобы эффективно проводить встречи в Zoom: от создания учётной записи Zoom до использования сторонних технологий для встреч, которые интегрируются с Zoom и делают весь процесс гораздо проще.

Создание учётной записи Zoom

Чтобы провести встречу в Zoom, первым шагом будет создание учётной записи, если у вас её ещё нет. Вот как это сделать:

1. Перейдите на сайт Zoom: Зайдите на zoom.us и нажмите кнопку "Sign Up Free".
2. Зарегистрируйтесь: Вы можете создать учётную запись, используя свой адрес электронной почты, или войти через Google, Facebook или Apple. Zoom отправит письмо для подтверждения регистрации.
3. Завершите настройку: После подтверждения электронной почты вам будет предложено создать пароль и указать некоторые личные данные. После этого ваша учётная запись будет готова к работе — как и вы.

Можно ли бесплатно создать встречу в Zoom?

Да, Zoom предлагает бесплатный тарифный план, который позволяет создавать встречи с некоторыми ограничениями. Пользователи на бесплатном плане могут:

• Проводить встречи с участием до 100 человек.
• Проводить встречи продолжительностью до 40 минут с тремя и более участниками (для встреч один на один длительность не ограничена).

Если этих ограничений вам достаточно, вы можете продолжать пользоваться бесплатной учётной записью. Для более длительных, масштабных встреч или доступа к премиальным функциям вам нужно будет перейти на тариф Pro или Business.

Технологии, которые стоит использовать при проведении встречи в Zoom

Эффективное проведение встречи в Zoom требует использования подходящих технологий. Учитывая это и тот факт, что вы уже настроили свою учётную запись Zoom, на этом этапе стоит также обзавестись дополнительными полезными инструментами, которые помогут вам работать с Zoom.

Одним из лучших инструментов, которые можно использовать вместе с Zoom, является Bubbles Notetaker. Я сам активно использовал этот инструмент и могу объяснить, как Bubbles может кардинально изменить ваш опыт использования Zoom.

Bubbles Notetaker: автоматизация расшифровки и записи встреч

Bubbles Notetaker — это инструмент на основе ИИ, который бесшовно интегрируется со встречами в Zoom, повышая продуктивность и точность. Вот как работает Bubbles:

• Простая интеграция через расширение для Chrome или Edge: Вы можете пригласить Bubbles Notetaker на свою встречу в Zoom через расширение Bubbles для Chrome/Edge. Просто вставьте ссылку на встречу в Zoom в расширение, и AI‑ассистент автоматически присоединится к вашей встрече.

• Запись и расшифровка: Bubbles не только записывает встречу в Zoom, но и в режиме реального времени создаёт высокоточные транскрипты встреч в Zoom. Это позволяет сэкономить часы, которые обычно уходят на ручное ведение заметок, и предоставляет запись тем участникам, которые не смогли присутствовать.
• Резюме встречи: После завершения встречи Bubbles отправляет выбранным участникам follow-up‑письмо с кратким итогом встречи, списком задач и ссылкой на полную запись и транскрипт. Это отличный способ держать всех в курсе и в одном информационном поле.‍
• Задачи, сформированные с помощью ИИ: Bubbles автоматически определяет ключевые задачи и следующие шаги, упрощая для вас последующее взаимодействие с командой.

Используя Bubbles, вы делаете встречи в Zoom более продуктивными и снижаете риск упустить что‑либо важное. Более того, представление Bubbles участникам встречи от лица ведущего — это пример хорошего этикета виртуальных встреч, поскольку у всех будет доступ к записи, транскрипту и задачам.

На наш взгляд, Bubbles также выгодно выделяется среди других AI‑инструментов для ведения заметок на встречах благодаря отличным возможностям пост‑встречной совместной работы в вашем рабочем пространстве Bubbles, а также за счёт очень щедрого бесплатного тарифа.

Планирование встречи в Zoom

Как только ваша учётная запись настроена, планировать встречу в Zoom становится очень просто.

1. Войдите в систему: Авторизуйтесь в своей учётной записи через веб‑портал, десктопное приложение Zoom или мобильное приложение Zoom.
2. Нажмите "Schedule a Meeting": На панели управления вы увидите опцию для планирования новой встречи.
3. Укажите данные встречи:
   • Тема: Дайте своей встрече понятный и информативный заголовок.
   • Описание: Необязательно, но полезно, если у вашей встречи несколько целей.
   • Дата и время: Установите правильное время и не забудьте учесть разные часовые пояса.
   • ID встречи: Выберите, создать его автоматически или использовать ваш персональный ID встречи.
   • Настройки безопасности: Для дополнительной защиты можно добавить код доступа или включить зал ожидания.
   • Расширенные настройки: Решите, разрешать ли участникам подключаться до организатора и нужно ли автоматически записывать встречу. Если вы подключите свой календарь к Bubbles, вам не придётся отдельно выбирать настройку записи встречи — ваш Notetaker присоединится автоматически.
4. Отправьте приглашения: Zoom сгенерирует приглашение со ссылкой, и вы сможете поделиться этой ссылкой с участниками по электронной почте или через календарь.

Может ли встреча в Zoom начаться без организатора?

Zoom позволяет начинать встречи без организатора, но только в том случае, если при планировании включена опция "Join Before Host". Эта опция даёт участникам возможность подключиться и пообщаться друг с другом до официального начала встречи. Если эта настройка не включена, участники будут помещены в зал ожидания до тех пор, пока организатор не начнёт сессию. Решение полностью за вами как у организатора встречи.

Как запустить, провести и управлять встречей в Zoom

Когда приближается время встречи:

1. Войдите в свою учётную запись Zoom: Откройте приложение Zoom или авторизуйтесь через веб‑портал.
2. Начните встречу: Нажмите кнопку "Start" рядом с запланированной встречей. Сессия запустится, и как организатор вы получите доступ к различным настройкам управления. Либо вы можете кликнуть по ссылке в приглашении на встречу — приложение Zoom запустится и начнёт вашу встречу.
3. Управление участниками:
   • Отключение/включение звука: Управляйте тем, кто может говорить, чтобы избежать фонового шума.
   • Разрешение демонстрации экрана: Дайте участникам возможность делиться экраном, особенно если вы проводите презентацию или совместную сессию.
   • Создание залов для групповой работы: Разделите участников на небольшие группы для более предметных обсуждений.
   • Запись встречи: Как организатор, вы принимаете решение, пускать ли в комнату Bubbles Notetaker, чтобы он записывал встречу и позже делился записью с участниками. В зависимости от ваших настроек Bubbles может присоединяться автоматически. С расширением Bubbles для Chrome/Edge вы приглашаете Notetaker напрямую, поэтому запись начинается сразу после того, как вы вставляете ссылку на встречу в расширение.

Как проводить встречу в Zoom с мобильного устройства

Мобильное приложение Zoom позволяет без труда проводить встречи из любого места:

1. Скачайте приложение Zoom: Установите последнюю версию из App Store или Google Play.
2. Войдите в систему: Авторизуйтесь, используя свою учётную запись Zoom.
3. Нажмите "New Meeting": Это запустит мгновенную встречу. Либо вы можете запланировать встречу на будущее, выбрав пункт "Schedule".
4. Начните встречу: Когда участники подключатся, вы сможете управлять встречей с помощью функций отключения/включения звука, демонстрации экрана и управления участниками — так же, как в настольной версии.

Что говорить, когда вы проводите встречу в Zoom?

Ответить на этот вопрос не так просто, поскольку не существует единого универсального сценария. Тем не менее, как организатор, вы несёте ответственность за то, чтобы направлять ход встречи, так что вполне логично уделять этому особое внимание. Вот несколько советов, которые помогут задать нужный тон:

• Поприветствуйте участников: Поздоровайтесь и поблагодарите всех за то, что присоединились к сегодняшней встрече. Оптимальный вариант — подождать несколько минут, чтобы все успели подключиться.
• Озвучьте повестку: Ваша повестка встречи крайне важна, поэтому обязательно кратко пройдитесь по ней в начале.
• Поощряйте участие: Попросите участников задавать вопросы в чате или поднимать руку, если они хотят высказаться. Также постарайтесь оставить немного времени на сессию вопросов и ответов.
• Начните обсуждение: Запускайте основную дискуссию, фокусируясь на ключевых пунктах и следя за тем, чтобы все оставались в рамках темы и отведённого времени.