Synchrone ou asynchrone, telle est la question. 

Savoir quand utiliser la communication synchrone ou asynchrone — et quel outil ou technologie utiliser pour communiquer quel type d’information — est essentiel pour une collaboration réussie. Cela peut faire la différence entre un projet chaotique, un vrai bordel qui prend du retard, et une équipe qui fonctionne comme une machine bien huilée.

À l’inverse, se tromper ressemble souvent à ceci : 

• La dernière notification.
• L’appel d’équipe à 3 h du matin, pour faire un point de mise à jour. 
• L’appel Zoom pendant lequel vous avez décroché. 
• La note de feedback qui vous a blessé. 
• La notification Asana perdue dans le néant.
• Les interruptions incessantes qui vous font sortir de votre flow. 
• Les notes de cette réunion qui n’ont jamais été mises en ligne. 
• L’e‑mail abrupt qui semble légèrement condescendant. 
• Le message Slack que vous n’avez pas vu parce que vos notifications étaient désactivées. 
• Le texto rapide de votre manager qui ne répond pas tout à fait à vos questions. 
• Les interminables aller‑retour de messages qu’un simple appel aurait permis d’éviter. 
• Les fichiers que vous n’avez pas trouvés parce qu’ils ont été partagés dans le mauvais outil de collaboration. 

La réunion qui aurait pu être un e‑mail. 

Soupir.

Que vous travailliez à distance, au bureau ou dans un environnement hybride, vous avez déjà vécu certaines de ces frustrations. 

À la suite de la pandémie, le travail à distance et les équipes hybrides sont devenus plus courants, ce qui rend la communication efficace plus importante que jamais. Cependant, de nombreuses équipes peinent encore à trouver le bon équilibre entre communication synchrone et asynchrone.  

Dans ce guide, nous allons détailler ce qui ne va pas aujourd’hui avec la communication asynchrone et comment vous pouvez combler cet écart grâce à la bonne méthodologie de travail et aux bons outils.

Urgent vs important : la communication asynchrone est défaillante

Que vous soyez éditeur de contenu, directeur créatif, QA logiciel, Product Owner ou CEO très impliqué, il y a de fortes chances que vous ayez tenté de mettre en place une collaboration asynchrone et que vous ayez été déçu. 

On comprend. La communication asynchrone a ses limites. Il semble que nos communications asynchrones soient reléguées au second plan, perdues dans des fils et des canaux sans fin, et qu’il paraisse… plus simple de juste « faire un petit appel rapide » pour tout éclaircir. 

Mais soyons honnêtes, personne ne veut passer plus de temps en réunion. 

Trop souvent, elles nous amènent à confondre « urgent » et « important ».

Avec la montée du travail à distance, nous voulons tous désespérément que l’asynchrone fonctionne. Mais jusqu’ici, personne n’a vraiment trouvé comment bien réussir la communication asynchrone. 

Et des outils comme Slack, qui promettaient de sauver l’asynchrone, l’ont rendue pire, pas meilleure. 

Dans un article du New Yorker de 2020 intitulé « Slack Is the Right Tool for the Wrong Way to Work », Cal Newport, auteur de Deep Work, expose de façon convaincante que Slack nous a rendus moins productifs. 

L’article cite une étude de RescueTime qui a montré qu’au lieu d’amener les employés à utiliser moins d’outils (comme prévu), les utilisateurs de Slack changent en réalité plus souvent d’outil de communication. L’utilisateur moyen de Slack ne reste que 5 minutes sans vérifier ses canaux de communication. Pendant ce temps, les personnes qui n’utilisent pas Slack peuvent passer en moyenne 8 minutes sans consulter leurs canaux de communication. 

Certes, ce n’est pas une différence majeure, mais quand même. 

Et, ce qui fait un peu peur, le travailleur moyen « jette un œil » à ses e‑mails et à sa messagerie instantanée toutes les 6 minutes.

Une étude récente de Microsoft sur le travail hybride a montré que la collaboration numérique a considérablement augmenté l’intensité de la journée type des travailleurs du savoir. Une analyse des données de sa propre suite Microsoft 365, entre février 2020 et février 2021, a mis en évidence les tendances suivantes :

• À l’échelle mondiale, le temps passé en réunions Microsoft Teams a plus que doublé (multiplié par 2,5). À l’exception d’un creux pendant la période des fêtes de décembre, ce chiffre continue d’augmenter.

• La durée moyenne d’une réunion Teams a augmenté de 10 minutes — de 35 à 45 minutes.
• L’utilisateur moyen de Teams envoie 45 % de chats en plus par semaine et 42 % de chats en plus par personne en dehors des heures de travail. Pendant ce temps, le nombre de chats hebdomadaires continue d’augmenter.
• On observe une augmentation de 66 % du nombre de personnes travaillant sur des documents.
• 62 % des appels et réunions durant cette période étaient non planifiés.
• 50 % des personnes répondent aux chats Teams en cinq minutes ou moins. Ce temps de réponse n’a pas changé d’une année sur l’autre. 

Le véritable coût du multitâche

La communication synchrone — et une mauvaise communication asynchrone — nous oblige à faire du multitâche, ce qui, comme nous le savons, rend beaucoup plus difficile l’exécution d’un travail concentré. 

Cela est bien établi par des études scientifiques menées par des neuroscientifiques et des psychologues, qui ont démontré que le changement de tâche entraîne un « coût computationnel ». Nos cerveaux ne sont tout simplement pas conçus pour diviser l’attention entre plusieurs tâches, et essayer de le faire nuit à notre productivité — jusqu’à 40 % de perte de notre temps productif. 

C’est comme essayer de lancer trop de programmes sur un vieux MacBook Air bancal : les performances vont tout simplement en pâtir. Même le fait d’anticiper une réunion planifiée divise notre attention et rend difficile une concentration optimale. Essayer de travailler sous la menace constante d’interruptions non planifiées rend la tâche presque impossible. 

Comme l’a si bien formulé Jory MacKay dans cet excellent article de blog sur la surcharge de communication, les contrôles permanents du travail à distance « transforment votre concentration en gruyère ». Le visuel ci‑dessous montre ce que cela donne en pratique en représentant une semaine dans la vie d’un data scientist de RescueTime. 

Dans ce découpage d’une semaine de travail type de Madison Lukaczyk, data scientist chez RescueTime, il n’y a eu que huit créneaux de 30 minutes de travail productif sans aucune interruption par e‑mail ou messagerie instantanée. 

Alors, quelle est la solution ? Comment « réparer » la communication asynchrone ?

Comment collaborer efficacement tout en maximisant notre productivité individuelle, sans sacrifier la créativité et l’innovation de la collaboration en présentiel ?

La réponse est plus simple qu’il n’y paraît : améliorer notre façon de travailler et les outils que nous utilisons.

Avec la bonne méthodologie de travail et les bons outils, les équipes peuvent communiquer clairement tout en laissant à chacun la flexibilité nécessaire pour produire son meilleur travail avec un minimum d’interruptions. 

En construisant une culture de travail qui donne la priorité à la communication asynchrone — et en s’équipant des bons outils pour la rendre possible —, vous posez les bases d’un travail profond et productif. Voici quelques bonnes pratiques de communication à envisager :

• Créez un protocole de communication clair et tenez‑vous‑y. Identifiez quand la communication synchrone est nécessaire et quand l’asynchrone suffit. Décidez quels canaux ou outils de communication sont les plus adaptés à quels scénarios.
• ‍Adoptez une préférence pour la communication asynchrone. Ce n’est pas parce que cela pourrait être une réunion que cela doit en être une. Idéalement, vous devriez toujours peser le pour et le contre de l’asynchrone vs le synchrone avant de planifier les communications d’équipe.‍
• Préparez un plan ou un ordre du jour. S’il ne s’agit pas d’une interaction sociale, gardez les communications synchrones courtes et orientées résultats en créant un ordre du jour qui définit le périmètre de l’échange et les points à aborder. 
• ‍Communiquez clairement et fournissez des détails. Avec le décalage de réponse inhérent à l’asynchrone, la communication asynchrone exige des messages réfléchis. Plus vous fournissez de clarté et de détails dès le premier message, moins vous aurez besoin de clarifications et moins vous subirez de retards et de goulots d’étranglement.
• ‍Fixez des attentes claires. Définissez quelques règles de fonctionnement concernant les délais de réponse attendus, la fréquence des mises à jour, les paramètres de notification, etc. 
• ‍Communiquez dans le bon contexte. Plus votre message est « proche » de ce dont vous parlez, plus il sera facile pour vos collaborateurs de voir et de comprendre exactement ce que vous voulez dire. Gardez les communications organisées en fils autant que possible pour réduire les risques de malentendus.‍
• Désactivez les notifications lorsque vous travaillez. Les notifications sont des tueuses de productivité. Paramétrez activement vos notifications pour ne recevoir que les plus urgentes, et coupez‑les complètement lorsque vous faites un travail très concentré. 
• ‍Planifiez des points de synchronisation asynchrones. Quand votre équipe ou votre projet a beaucoup de dépendances, il est essentiel que tout le monde dans la chaîne soit tenu au courant. Les check‑ins et mises à jour asynchrones permettent aux équipes de partager leurs avancées et de demander du soutien sans interruptions inutiles. 
• ‍Favorisez une culture de confiance et de responsabilité. Dans une équipe asynchrone, chacun doit pouvoir faire confiance aux autres. Pour y parvenir, mettez en place et faites respecter des standards de responsabilité et interpellez les membres de l’équipe (tout en leur proposant du soutien !) lorsqu’ils ne fournissent pas les mises à jour attendues.

Le meilleur des deux mondes : comment réussir le travail asynchrone

Bubbles vous permet de collaborer de manière asynchrone sans renoncer aux avantages de la collaboration synchrone.

En résumé, bubbles est un outil qui vous permet d’enregistrer facilement votre écran avec une voix off ou une vidéo et de partager votre bubble avec vos collaborateurs, qui peuvent répondre à leur propre rythme. 

Avec sa messagerie vidéo de pointe, bubbles comble le fossé entre communication synchrone et asynchrone en rendant possibles des conversations asynchrones et contextualisées.

Cela rend bubbles particulièrement adapté pour fournir un feedback approfondi, que vous soyez un directeur créatif donnant des retours très précis à un designer, un·e ingénieur·e logiciel demandant à un·e collègue de nettoyer un bout de code, un·e responsable marketing qui essaie d’ajuster le ton d’un article de blog parfaitement, ou un·e fondateur·rice de startup qui cherche à transmettre sa vision à son équipe.  

Avoir des conversations bidirectionnelles, de façon asynchrone

Contrairement à d’autres outils de communication asynchrone, bubbles facilite les conversations bidirectionnelles en permettant aux destinataires de répondre à des parties spécifiques de l’enregistrement. 

Que vous souhaitiez lancer un gros projet, donner un feedback contextualisé sur une nouvelle landing page ou présenter à votre équipe un Product Requirements Document (PRD), bubbles est le moyen le plus rapide de faire passer votre message sans devoir rassembler tout le monde en réunion. 

Imaginez‑le comme une note vocale à laquelle vous pouvez répondre au fur et à mesure que vous l’écoutez (imaginez : vous n’avez pas besoin de l’écouter trois fois avant d’avoir répondu à tout !), mais avec en plus le contexte de la vidéo qui montre précisément ce dont vous parlez. 

Par exemple, un examen d’un Product Requirements Document (PRD) peut facilement se faire avec bubbles. Le Product Lead peut enregistrer un bubble dans lequel il partage la vision, la stratégie et le plan. Ensuite, les membres de l’équipe peuvent chacun visionner l’enregistrement à leur convenance, en prenant le temps d’ajouter leurs questions, feedbacks et idées.

Voici quelques usages pratiques de cette fonctionnalité :

• Demander une clarification sur un point de feedback spécifique
• Développer les idées de l’expéditeur (brainstorming virtuel !)
• Répondre à une question posée dans le bubble 
• Dire à l’expéditeur que vous êtes d’accord ou non avec un point qu’il a soulevé
• Créer une connexion émotionnelle avec l’expéditeur : lorsque vous avez ce moment de clarté, ce « ah ha ! » où vous vous sentez enthousiasmé et inspiré par quelque chose qu’un membre de l’équipe a dit dans un bubble, vous pouvez partager votre réaction dans le contexte, sur le moment — même si vous communiquez de manière asynchrone.

La « synergie » n’a pas besoin d’être synchrone

Découvrez les bubbles ci‑dessous pour voir à quel point la collaboration asynchrone peut être simple lorsque vous avez les bons outils.

Pour les fondateurs, CEOs et Product Owners : présentation de fonctionnalités en 90 secondes 

• Présentez vos produits et faites des démos de fonctionnalités à distance, avec vos commentaires
• Demandez des avis ou donnez du feedback sur des wireframes, des interfaces (UI) et bien plus encore
• Faites du brainstorming, résolvez des problèmes et innovez de manière asynchrone 

Pour les ingénieurs, Product Managers et professionnels de la qualité : rapport de bug en 90 secondes :

• Partagez des rapports de bug détaillés avec enregistrement d’écran et voix off
• Résolvez les problèmes ensemble — de manière asynchrone
• Corrigez les bugs plus vite, avec moins d’appels
• Posez et répondez à des questions dans le bon contexte grâce à des fils de commentaires horodatés

Pour les responsables marketing, les directeurs créatifs et les designers : demande de feedback créatif en 90 secondes :

• Donnez un feedback créatif efficace et fluide, sans avoir à taper des pavés
• Utilisez le ton de votre voix, vos gestes et vos expressions faciales pour proposer une critique claire et constructive qui ne soit pas perçue comme brutale
• Ayez des conversations bidirectionnelles autour de décisions créatives précises 
• Formez votre équipe en continu en expliquant la réflexion derrière votre feedback 

Bubbles vous permet de retrouver cette vraie joie de la connexion que seule la collaboration créative peut inspirer — ce qui manquait cruellement aux autres outils de collaboration asynchrone. 

Comme l’a expliqué le fondateur et CEO de bubbles, Tom Medema, à TechCrunch, la mission de bubbles est « de rendre la joie au travail : revenir à la créativité et à la productivité, favoriser le travail en profondeur et réduire l’épuisement professionnel en s’éloignant de l’hyper‑réactivité et de la communication en temps réel pour aller vers une collaboration asynchrone plus poussée ».

Voici comment bubbles « rend la joie au travail » :

• Bubbles permet aux personnes d’être claires dès le premier message. Les utilisateurs de bubbles interagissent avec le travail en cours via des messages vidéo, audio et texte — le tout dans un seul canal. En intégrant la voix, les expressions faciales, les gestes et des références en contexte, bubbles permet une façon de communiquer plus nuancée et plus humaine que n’importe quel autre outil de communication asynchrone. Bubbles permet à chaque membre de l’équipe de se sentir vu, entendu et compris.
• Bubbles aide les équipes à prendre de meilleures décisions, plus vite — de façon asynchrone. Avec bubbles, les participants peuvent commenter et créer des fils de discussion sur des conversations vidéo asynchrones, ce qui permet à l’échange crucial d’aller‑retour d’avoir lieu sans lancer d’appel. Contrairement aux réactions à chaud des appels en temps réel, bubbles laisse aux participants le temps de formuler des réponses réfléchies et argumentées. ‍
• Découvrez ce bubble pour voir la prise de décision asynchrone en situation réelle. ‍
• Bubbles crée un historique documenté de toutes les décisions. Les participants et autres membres de l’équipe qui n’étaient pas « présents » peuvent consulter cette « trace écrite » quand ils en ont besoin. ‍
• Bubbles permet à tout le monde de collaborer partout, à tout moment. Nous faisons tous notre meilleur travail lorsque nous pouvons couper tout le bruit et toutes les distractions. Que votre équipe soit dans le même fuseau horaire ou répartie dans le monde entier, une communication vraiment asynchrone facilite l’accomplissement d’un travail en profondeur. 

Au bout du compte, moins de temps passé en réunion = moins de burnout numérique et plus de temps pour un travail utile et à fort impact.

‍

Alors, quand utiliser la communication synchrone plutôt qu’asynchrone ? 

S’il sera toujours plus efficace de transmettre certaines informations en temps réel, vous serez surpris de voir à quel point une grande partie de vos échanges peut être gérée de façon asynchrone lorsque vous disposez des bons outils. 

Que votre modèle de travail soit à distance, au bureau ou hybride, le secret pour mettre en place une stratégie de communication efficace est de vous assurer que toute votre équipe est alignée sur le mode de communication à utiliser dans chaque contexte — et que ce protocole est suivi religieusement. 

Limiter au minimum la communication synchrone permet aux équipes de consacrer plus de temps à un « travail en profondeur » concentré et de ne se réunir en temps réel que lorsque c’est absolument nécessaire. 

Voici quelques facteurs à prendre en compte lorsque vous décidez comment contacter quelqu’un : 

• Le but de la communication 
• À quel point vous avez urgentement besoin d’une réponse 
• La quantité de détails que vous devez communiquer
• Les horaires et le fuseau horaire du destinataire
• À quel point le sujet est‑il complexe
• Votre relation avec le destinataire
• Combien de personnes doivent être impliquées

Encore une fois, plus la liste des situations qui justifient une communication synchrone est courte, mieux c’est.

Dans cet esprit, les méthodes de communication synchrone peuvent être appropriées lorsque :

• Vous devez résoudre un problème rapidement
• Vous travaillez le team building, le coaching et la création de lien
• Vous abordez des sujets sensibles où la relation compte (par exemple, des entretiens d’évaluation ou des problèmes de comportement)
• Vous résolvez des problèmes difficiles ou complexes en groupe, par exemple via un brainstorming

À l’inverse, la communication asynchrone est pertinente lorsque :

• Vous voulez réduire le nombre de réunions (ou les garder restreintes)
• Vous fournissez un feedback peu urgent 
• Vous sollicitez des avis préparés et mûrement réfléchis
• Vous donnez un feedback détaillé et contextualisé
• Vous ajoutez du contexte avant ou après un événement synchrone (par exemple en fournissant un ordre du jour avant une visioconférence ou un webinar en direct, puis en envoyant ensuite un récapitulatif avec les points clés ou les actions à mener)
• Vous vous adaptez à des personnes ayant des fuseaux horaires ou emplois du temps différents, ou lorsque tout le monde ne peut pas assister à une réunion ou à un appel
• Vous devez tenir à jour et aligner de nombreux collaborateurs ou « pièces mobiles »
• Vous fournissez une source de référence unique que les collaborateurs peuvent consulter quand ils le souhaitent
• Vous devez répondre à une communication asynchrone
• Vous devez réaliser un travail complexe et/ou qui demande une forte concentration avec un minimum d’interruptions

Pour ces conversations inévitables, il y a la communication synchrone. Pour tout le reste, il y a bubbles. 

Utilisez bubbles pour donner un feedback asynchrone en contexte

Contrairement à beaucoup d’autres outils de capture vidéo et d’enregistrement d’écran sur le marché — *tousse tousse, Loom* — bubbles est rapide. Vous n’avez pas à attendre des lustres que vos enregistrements d’écran se synchronisent, ni à prier pour que votre ordinateur ne plante pas pendant que votre fichier se téléverse dans le cloud. 

Bubbles est totalement gratuit, l’inscription ne prend que quelques secondes — en fait, nous appelons notre processus d’onboarding « nonboarding ». En plus, notre extension Chrome est ultra simple à utiliser. 

Découvrez ce bubble pour voir à quel point notre expérience de « nonboarding » est fluide.

‍