Pourquoi les e-mails de suivi sont-ils importants après une réunion ?

Les e-mails de suivi sont un élément essentiel d’une gestion de réunion efficace. Pour transformer en profondeur notre façon de collaborer et de travailler en équipe, nous devons abandonner l’idée que la fin d’une réunion marque la fin de la discussion. En réalité, la réunion n’est que l’étincelle, et ce qui se passe après la réunion est le véritable brasier. Pour relier votre réunion à ce qui suit, vous devez être proactif et poursuivre la conversation en dehors de votre salle de réunion Zoom, par exemple. Aujourd’hui, nous allons voir pourquoi et comment faire cela.

Dès le départ, vous avez deux options : rester traditionnel et le faire manuellement, ou laisser une technologie de réunion révolutionnaire vous guider. Dans les deux cas, vous arriverez à un point où tous les participants seront sur la même longueur d’onde concernant les discussions et les décisions prises pendant la réunion en question. C’est parce que vous allez renforcer les points clés, clarifier les éventuelles zones d’ombre et maintenir l’élan dans votre e-mail de suivi (ou vous le ferez après avoir lu ceci), en y exposant les prochaines étapes.

Cependant, ce n’est pas parce que la destination est la même que les chemins pour y parvenir se ressemblent. Comme je le disais, il y a un choix à faire. Pour une tâche routinière mais cruciale comme l’e-mail de suivi de réunion, nous sommes convaincus qu’adopter un notetaker IA, comme Bubbles Notetaker, est essentiel. Vous vous demandez peut-être pourquoi, mais voulez-vous vraiment prendre des notes manuellement pendant vos réunions, puis les résumer, rédiger les actions + prochaines étapes et envoyer le tout à chaque participant ? J’imagine que la réponse est non. Dans ce cas, profitez du notetaker gratuit de Bubbles : il enregistre les réunions, capture les points clés et génère un e-mail de suivi détaillé (personnalisé pour chaque participant), ce qui fait gagner du temps et améliore la précision.

Exemple d’e-mail de suivi

Avant de nous attaquer à la rédaction d’e-mails de suivi, examinons un exemple de la façon de le faire de manière efficace et concise. Découvrez cet e-mail de Bubbles :

Pourquoi rédigeons-nous des e-mails de suivi de réunion ?

Pour illustrer l’importance de mettre en place un système d’e-mails de suivi de réunion (manuel ou automatisé), je veux vous donner quelques chiffres. Selon une étude de la Harvard Business Review, les entreprises et équipes qui effectuent un suivi dans l’heure suivant une réunion ont sept (oui, sept !) fois plus de chances d’obtenir des résultats productifs que celles qui attendent plus longtemps. De plus, une étude de McKinsey & Company a montré qu’un suivi efficace (vous verrez bientôt à quoi cela ressemble) peut améliorer la collaboration d’équipe de 33 %, car il permet de s’assurer que les membres de l’équipe sont informés des prochaines étapes.

Revenons maintenant à l’essentiel des e-mails de suivi. Nous avons déjà évoqué rapidement l’intérêt de ces e-mails pour recoller les morceaux après la réunion, mais entrons plus dans le détail des raisons pour lesquelles les e-mails de suivi de réunion sont essentiels, pour les raisons principales suivantes :

1. Clarifier les points clés et les décisions

Nous ne voulons pas que les décisions critiques et les prochaines étapes soient oubliées ou perdues dans la charge de travail quotidienne des participants. En rédigeant des e-mails de suivi, vous allez répéter les principaux points et décisions pris pendant la réunion. Vous ne ferez pas qu’éveiller les souvenirs : vous vous assurerez aussi que tout le monde est aligné sur ce qui a été discuté et sur la suite.

2. Graver les actions dans le marbre

Vous avez l’occasion de détailler à nouveau, dans un e-mail de suivi, les tâches, les responsabilités et les échéances, et vous devriez la saisir. Assurez-vous que chacun sait ce que l’on attend de lui (ce qui renforce la responsabilisation) et maintenez la dynamique.

3. Fournir une trace écrite

Un e-mail de suivi signifie que vous disposez tous d’une trace écrite de la réunion. Cela peut être utile comme référence future, en aidant les membres de l’équipe à se rappeler exactement ce qui a été discuté et décidé, afin de pouvoir faire un récapitulatif de réunion rapide. C’est aussi excellent pour la responsabilisation : il est difficile d’échapper à ses tâches lorsqu’elles sont clairement définies. De ce point de vue, l’e-mail de suivi se distingue des comptes rendus de réunion : il est concis et facile à consulter rapidement.

4. Améliorer la communication

L’envoi d’un e-mail de suivi maintient la communication et l’améliore au sein de l’équipe. Vous tenez les gens informés de façon régulière, et même ceux qui ont manqué la réunion disposent d’un espace pour poser des questions ou demander des précisions. Bubbles est particulièrement utile ici, car il permet plusieurs formes de communication post-réunion au sein même de l’enregistrement, en gardant tout dans un hub de réunion centralisé. Vous pouvez envoyer des réponses par texte ou un Bubble (un enregistrement vidéo ou vidéo + écran) à partir de l’enregistrement de la réunion pour clarifier ou aligner très rapidement les prochaines étapes. C’est particulièrement utile pour les sujets complexes qui nécessitent des explications supplémentaires.

5. Pour le professionnalisme

Rédiger un e-mail de suivi complet et bien construit est très professionnel, et cela montre de l’attention aux détails et de l’organisation. Vous donnerez l’image de quelqu’un de engagé dans la réussite de l’équipe et des projets.

Comment résumer une réunion dans un e-mail ?

Résumer une réunion dans un e-mail consiste à capturer les points principaux, les décisions et les actions à mener de façon claire et concise. Voici quelques étapes à suivre :

1. Commencez par un objet clair et descriptif, indiquant qu’il s’agit d’un e-mail de suivi.
2. Incluez les principaux détails de la réunion, comme la date et l’heure, le type de réunion et la liste des participants. Les destinataires auront ainsi davantage de contexte.
3. Résumez les points et discussions clés : restez concis et facile à suivre.
4. Détaillez toutes les actions à mener, les membres de l’équipe responsables et les dates d’échéance. En rendant cela explicite, vous permettez à votre équipe d’avancer et réduisez le besoin d’organiser une nouvelle réunion de suivi.
5. Ajoutez un appel à l’action qui encourage les destinataires à vous contacter s’ils ont des besoins ou des questions. Indiquez clairement que vous formez une équipe collaborative, même si vous souhaitez que les échanges restent asynchrones.
6. Terminez l’e-mail de façon professionnelle : remerciez-les pour leur temps et leur participation à la réunion d’équipe.

Comment rédiger un e-mail de suivi efficace

1. Soyez réactif

Envoyez l’e-mail de suivi dès que possible après la réunion. Nous voulons que les détails soient aussi frais que possible dans l’esprit de chacun afin que les actions soient traitées rapidement et correctement.

2. Utilisez un langage clair et concis

Gardez l’e-mail clair et concis. Évitez le jargon et les longues explications : elles ont probablement déjà été abordées pendant la réunion. Concentrez-vous sur les points clés et les actions à mener et facilitez l’assimilation des informations.

3. Personnalisez l’e-mail

Personnalisez l’e-mail en fonction de la réunion et de l’audience concernées. Utilisez le prénom des destinataires pour personnaliser l’e-mail et le rendre plus engageant. Ou, j’ai une meilleure idée : laissez Bubbles l’adapter automatiquement à chaque personne pour vous, avec des notes ou des références spécifiques pertinentes pour chaque destinataire.

4. Relisez-vous

Relisez toujours l’e-mail avant de l’envoyer. Je sais que c’est chronophage, mais c’est nécessaire. Cependant, ce n’est pas forcément à vous de le faire…

5. Inclure des pièces jointes ou des liens

Si des documents, présentations ou ressources ont été partagés pendant la réunion, joignez-les ou ajoutez des liens afin que chacun dispose de ce dont il a besoin pour continuer à travailler.

Conseils supplémentaires pour des e-mails de suivi de réunion efficaces

Utilisez un modèle

Utiliser un modèle de compte rendu de réunion peut aider à assurer la cohérence et à gagner du temps. Les modèles fournissent un format structuré qui facilite la reproduction à chaque fois et l’organisation des informations.

Automatisez dès que possible

Automatiser le processus de suivi avec des outils comme Bubbles Notetaker peut améliorer considérablement l’efficacité. L’automatisation garantit que les e-mails de suivi sont envoyés à temps et que les informations clés sont capturées et communiquées avec précision.

Assurez le suivi des actions

Cela ne sert à rien de tout clarifier dans un e-mail de suivi si, au final, rien n’est réalisé. Dans les réunions suivantes, revenez donc à l’e-mail de suivi pour examiner l’avancement des actions. Cela renforce la responsabilisation de l’équipe et garantit que les tâches sont menées à bien comme prévu.

Conclusion

Savoir rédiger un excellent e-mail de suivi de réunion est crucial pour maintenir la responsabilisation, améliorer la communication et assurer la réussite de votre équipe et de vos projets. Heureusement pour vous, vous savez désormais pourquoi et comment accorder de l’attention à ces e-mails. Vous savez aussi qu’en utilisant des outils comme Bubbles Notetaker, vous pouvez automatiser le processus, gagner du temps et garantir la précision. Lancez-vous dès aujourd’hui et améliorez vos workflows.