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Comment enregistrer une réunion Webex (4 étapes simples)
Une technique d’enregistrement de réunions Webex solide et efficace pourrait être la seule chose qui vous sépare de la productivité ultime. Après avoir lu ceci, plus rien ne vous arrêtera.
Le programme Webex de Cisco est l’un des moyens les plus populaires pour se réunir en ligne. Pour ma part, les réunions ont souvent tendance à entrer par une oreille et sortir par l’autre. Par conséquent, que vous organisiez une brève réunion de suivi ou une séance d’onboarding cruciale, il est toujours utile de disposer d’un enregistrement.
Arriver au point où vous enregistrez des appels Webex est un processus simple, mais qui peut se faire de plusieurs façons. Voici un guide détaillé expliquant comment enregistrer une réunion Webex en utilisant deux méthodes :
- Utiliser un enregistreur de réunions tiers pour enregistrer des réunions Webex
- Utiliser la fonction d’enregistrement intégrée de Webex pour enregistrer des réunions
L’enregistreur intégré de Webex est réservé uniquement aux hôtes, mais nous pensons que tous les participants devraient bénéficier de ce confort. C’est pourquoi nous allons commencer par la méthode qui permet à tout le monde d’enregistrer sur Webex. Poursuivez votre lecture pour devenir un expert de l’enregistrement sur Webex.
Comment enregistrer une réunion Webex : Bubbles
Bubbles est un outil intuitif conçu pour simplifier le processus d’enregistrement des réunions en ligne. L’outil est compatible avec toutes les plateformes de réunion virtuelle les plus populaires, y compris Webex. Suivez ces étapes pour enregistrer votre réunion Webex avec Bubbles :
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- Enregistrez et transcrivez automatiquement vos réunions
- Des notes, résumés et actions à mener ultra précis, propulsés par l’IA
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Étape 1 : Créez un compte Bubbles
- Rendez-vous sur l’application Bubbles et créez un compte. Vous pouvez vous inscrire gratuitement à Bubbles et créer un espace de travail où votre équipe pourra stocker et utiliser vos enregistrements Webex.
- Connectez votre calendrier à Bubbles afin que vos prochaines réunions Webex se synchronisent avec Bubbles Notetaker.
Cela permettra à Bubbles de rejoindre automatiquement les réunions et de lancer le processus d’enregistrement. Une fois un calendrier connecté, vous verrez vos prochaines réunions sur le côté droit de votre espace Notetaker, comme indiqué ci‑dessous.
Étape 2 : Personnalisez les paramètres d’enregistrement
- Ajustez vos préférences d’enregistrement dans Bubbles comme vous le souhaitez afin de préciser quelles réunions Bubbles rejoindra et enregistrera automatiquement. Cela peut inclure des réunions avec des participants externes ou toutes les réunions internes de l’équipe, comme un daily standup, par exemple. Utilisez l’interrupteur bleu affiché sur l’image ci‑dessus pour effectuer ces modifications, ou allez dans vos paramètres pour une personnalisation plus poussée (suppression du branding Bubbles des réunions, etc.).
- Planifiez votre réunion. Procédez comme d’habitude en programmant votre prochaine réunion Webex. Comme vous avez connecté votre calendrier, votre Notetaker l’enregistrera et se préparera à rejoindre la réunion dès qu’elle commencera.
Étape 3 : Lancez votre réunion Webex
- Lancez Webex. Ouvrez l’application Webex sur votre ordinateur et démarrez ou rejoignez la réunion que vous souhaitez enregistrer. Vous pouvez aussi rejoindre la réunion depuis votre Bubbles Notetaker, comme indiqué à l’étape 1 ci‑dessus.
- Laissez entrer votre Notetaker dans la réunion. Dès que votre réunion commence, le Notetaker de Bubbles sera là, en attente d’être autorisé à entrer. Une fois que vous autorisez votre Notetaker à rejoindre la réunion, il commence automatiquement à enregistrer, capturer et transcrire chaque mot. Ce processus est illustré dans mon appel Webex ci‑dessous. Que vous rejoigniez la réunion Webex via votre calendrier, via Webex ou via Bubbles, votre Notetaker sera présent !
Pour votre information, votre Bubbles Notetaker publiera un message courtois dans le chat Google Meet pour se présenter et expliquer son rôle. N’importe qui peut supprimer le Notetaker à ce moment‑là, afin de garder les choses équitables.
Étape 4 : Recevez votre enregistrement Webex
- Une fois votre réunion Webex terminée, vous recevrez presque instantanément votre enregistrement Bubbles. C’est là que Bubbles excelle vraiment, comme le montrent les images ci‑dessous. L’enregistrement de la réunion Webex sera accessible dans votre section Notetaker au sein de Bubbles, et l’enregistrement se présentera comme suit :
Vous pouvez poursuivre la conversation à côté de l’enregistrement et de la transcription, ce qui est très utile pour plus de clarté.
De plus, un lien vers l’enregistrement, ainsi qu’un récapitulatif, les actions à entreprendre et d’autres détails, sera envoyé à tous les participants dans un e‑mail automatique de récapitulatif de réunion :
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À ce stade, vous pouvez revenir sur la réunion Webex et revoir l’enregistrement et la transcription. Vous pouvez inviter un nombre illimité de coéquipiers à laisser des commentaires et à donner leur feedback.
Un autre avantage est que vous pouvez télécharger vos bubbles Webex. Bubbles s’intègre également parfaitement à diverses solutions populaires de gestion de projet comme Notion et Slack, ce qui vous permet de placer votre enregistrement où vous en avez besoin pour faciliter la collaboration.
Voilà donc notre principale recommandation pour enregistrer des appels Webex. Comme je l’ai mentionné, nous allons également couvrir le processus d’enregistrement directement via Webex. Passons maintenant aux choses sérieuses.
Enregistrer une réunion Webex avec la fonction intégrée de Webex
Webex propose sa propre fonctionnalité d’enregistrement, facilement accessible depuis l’application.
Elle présente toutefois quelques inconvénients, raison pour laquelle nous ne la recommandons pas autant. Par exemple, avec un compte gratuit, vous ne pouvez enregistrer qu’avec l’application de bureau et non via votre navigateur. De plus, vous n’avez pas d’autre choix que d’enregistrer localement sur votre ordinateur. Voici à quoi cela ressemble dans l’application :
Dans tous les cas, suivez ces étapes pour enregistrer votre réunion Webex avec la fonction d’enregistrement intégrée de Webex :
Étape 1 : Démarrez ou rejoignez une réunion Webex
- Lancez Webex : ouvrez l’application sur votre ordinateur et démarrez ou rejoignez la réunion que vous souhaitez enregistrer.
- Vérifiez les autorisations : assurez‑vous de disposer des autorisations nécessaires pour enregistrer cette réunion spécifique. En général, seuls les hôtes ou co‑hôtes disposent des droits d’enregistrement, et les participants doivent demander l’autorisation d’enregistrer. Là encore, nous considérons cela comme un inconvénient majeur, car tout le monde devrait pouvoir le faire.
Étape 2 : Lancez l’enregistrement
- Repérez le bouton « Enregistrer » : une fois que votre réunion a commencé, trouvez le bouton « Enregistrer » dans les contrôles de réunion Webex en bas de l’écran. Je vais vous aider en vous montrant cela ci‑dessous.
- Démarrez l’enregistrement : cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Comme vous pouvez le voir ci‑dessus, vous serez invité à choisir l’emplacement où vous souhaitez sauvegarder l’enregistrement ; sans abonnement payant (qui permet le stockage dans le cloud), celui‑ci sera enregistré localement sur votre ordinateur.
C’est tout l’intérêt de Bubbles, puisque tous vos enregistrements y sont organisés et stockés directement dans l’application.
Étape 3 : Gérez l’enregistrement
- Mettre en pause/Reprendre l’enregistrement : pendant votre appel Webex, vous pouvez mettre l’enregistrement en pause puis le reprendre quand vous le souhaitez. Gérez cela à l’aide des boutons situés dans la zone des contrôles d’enregistrement.
- Arrêter l’enregistrement : lorsque la réunion touche naturellement à sa fin ou que vous ne souhaitez plus enregistrer, cliquez sur le bouton « Arrêter » pour mettre fin à l’enregistrement.
Étape 4 : Accédez à votre enregistrement et partagez‑le
- Trouvez votre enregistrement : à la fin de votre réunion, l’enregistrement sera traité et vous pourrez le retrouver à l’emplacement de stockage que vous aurez choisi.
C’est tout pour nous. Vous êtes désormais un expert de l’enregistrement de réunions Webex, que vous soyez hôte, participant, ou que vous optiez pour une technique d’enregistrement moins restrictive et plus efficace, comme Bubbles Notetaker.
Quelle que soit la manière dont vous choisissez d’enregistrer, vous êtes maintenant prêt à capturer des informations importantes et à mettre en place un système de partage des connaissances sans effort.
Mettez cela en place dès maintenant afin que votre prochaine réunion Webex soit un succès retentissant, aussi bien pendant la réunion que lors du processus de suivi.
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