Quand tu penses au temps de taa0re9union, cela doit faire surgir des images de discussions ouvertes et de coe9quipiers qui partagent leurs ide9es dans un environnement soigneusement cone7u par toi et les autres participants. Si ce n'est pas tout e0 fait ton expe9rience, tu n'es pas seul. La gestion de re9union et l'animation de re9unions sont des compe9tences e0 la fois complexes et essentielles, mais heureusement tu es au bon endroit pour commencer e0 mener de meilleures re9unions et transformer ces rassemblements en ve9ritables hubs de productivite9.

Avant de nous attaquer au premier pas, ajoutons un peu de contexte e0 l'importance de mener de meilleures re9unions. Un bon facilitateur de re9union e28093 bientf4t toi e28093 augmente la productivite9 et l'engagement de son e9quipe pendant ces conversations. Mais souviens-toia0: il ne s'agit pas seulement de gagner du temps. En re9alite9, une re9union bien pre9pare9e donne le ton de l'entreprise et inculque des valeurs e0 chaque membre de l'e9quipe. La pre9paration, la communication ouverte et la volonte9 de progresser individuellement et collectivement sont autant de valeurs qui deviennent une seconde nature quand ton plan de gestion des re9unions est be9tona0; voyons comment faire en sorte que le tien le soit tout autant.

1. De9finir des objectifs clairs

Si le motif de la re9union n'est pas clair, c'est une perte de temps. Une e9quipe performante utilisera ses ressources avec prudence, qu'elles soient financie8res ou mentalesa0; si tu veux, toi aussi, faire partie d'une e9quipe efficace, assure-toi que les objectifs sont grave9s dans le marbre avant que la re9union ne commence. catre aba0grave9s dans le marbrea0bb ne veut pas dire qu'ils ne peuvent pas e9voluer, car, apre8s tout, ce ne sont que des objectifs. En revanche, ces objectifs doivent eatre parfaitement clairs, actionnables et preats e0 de9clencher une discussion productive.

Autrement dit, tes objectifs doivent constituer la base de la se9ance de brainstorming, et non une se9rie de te2ches pre9de9finiesa0; ils doivent de9finir ce que tu veux atteindre, avec une certaine flexibilite9 sur la manie8re d'y arriver. Rends l'objectif de la re9union explicite et communique-le dans ton invitation afin que chaque participant connaisse le but de la re9union.

Cette pre9paration incite les participants e0 concentrer leur e9nergie et leurs re9flexions sur les bons sujets, pour arriver avec des ide9es pertinentes e0 partager. En de9finissant et en envoyant cela tf4t, tu e9viteras de gaspiller du temps de pre9paration et t'assureras que le temps de re9union est cible9. En moyenne, les salarie9s passent une heure et 9a0minutes avant une re9union d'e9quipe rien qu'e0 se pre9parer e0 ce qui va eatre aborde9. Des objectifs clairs re9duiront ce chiffre et empeacheront les membres de l'e9quipe de mal utiliser le temps pre9ce9dant la re9union.

2. Pre9parer un ordre du jour de9taille9

Faisant partie de la pre9paration, l'ordre du jour est l'e9tape suivante et fait le lien entre le temps avant la re9union et le temps de re9union lui-meame. Dans cet ordre du jour, tu voudras pre9ciser les principaux sujets de discussion, tout en allouant du temps e0 chaque point et en de9signant un membre de l'e9quipe charge9 d'animer cette partie de la conversation. Cependant, selon le type de re9union que tu animes, tu utiliseras un ordre du jour diffe9rent. Heureusement pour toi, nous avons un guide complet des diffe9rents ordres du jour de re9union e0 ta disposition ici.

De manie8re ge9ne9rale, ton ordre du jour aidera e0 maintenir une cohe9rence d'une re9union e0 l'autrea0; il sera donc particulie8rement important pour les re9unions re9currentes, comme par exemple ton daily standup meeting. Utilise un mode8le pour que les participants sachent e0 quoi s'attendre et comment pre9parer leur contribution, et rends cet ordre du jour facilement accessible dans un espace clair ou dans ton logiciel de gestion de projet. C'est un bon moyen de responsabiliser les membres de l'e9quipe quant e0 leur pre9paration et de mettre un peu de pression sur la ne9cessite9 d'e9viter le temps perdu et les discussions improductives.

Bubbles peut t'aider e9norme9ment ici, car notre AI meeting notetaker de9finira clairement tes prochaines e9tapes et les action items apre8s la re9union. Avec l'enregistrement complet et la transcription, tu auras une vision pre9cise de ce qui doit eatre accompli. En poursuivant tes discussions de fae7on asynchrone dans le bubble, il sera clair quels actiona0items peuvent eatre coche9s sur la to-do list du groupe et lesquels devront eatre approfondis lors de la prochaine re9union d'e9quipe.

3. Commencer la re9union par un icebreaker

Les icebreakers ne sont pas re9serve9s aux activite9s de team building et aux sessions de cohe9siona0; ils sont tout aussi utiles pour instaurer une ambiance positive en de9but de re9union. Cela ne veut pas force9ment dire que chaque re9union doit de9marrer sur un ton positif, mais un icebreaker fera presque toujours partie de l'arsenal de communication d'un bon facilitateur de re9union.

Par exemple, pour ge9rer un mauvais comportement lors d'une re9union en teate-e0-teate, tu peux pre9fe9rer sortir la re9primande d'abord, puis passer au feedback et aux pistes d'ame9lioration, plutf4t que de laisser tout le ton de la re9union dans le ne9gatif. C'est une bonne manie8re d'animer des re9unions et cela montrera que tu es un responsable de re9union compre9hensif.

En ge9ne9ral, des icebreakers bien choisis, qui peuvent eatre aussi simples qu'une question ouverte le lundi sur le week-end, apaisent les tensions, en particulier lorsqu'une re9union intense va avoir lieu. Ils peuvent aussi cre9er un sentiment de famille au sein de l'e9quipe, of9 tout ne tourne pas autour du travail ou de ces te2ches minutieuses qui reviennent sans cesse en re9union.

4. Respecter le temps de chacun

Comme je l'ai dit au de9but, l'importance de mener de meilleures re9unions ne se re9sume pas e0 gagner du temps, mais le temps reste un facteur important. La raison, c'est que cette importance est lie9e e0 la re9alite9 actuelle de millions de personnesa0: le temps que les salarie9s passent en re9union augmente continuellement de 8a0e0 10a0% par an depuis 2000. Cependant, pour la plupart des gens, la qualite9 ne rime pas avec quantite9. C'est parce que Booqed nous apprend aussi qu'en moyenne, plus d'une journe9e entie8re de travail (31a0heures) est perdue chaque mois dans des re9unions improductives.

Chez Bubbles, nous croyons fermement e0 moins de re9unions, mais de meilleures re9unions. Personne n'aime perdre son temps, donc si tu ne peux vraiment pas remplacer une re9union par un bubble ou un autre mode de communication asynchrone, il faut changer cette re9alite9.

Un point de de9part e9vident consiste e0 respecter les heures de de9but et de fin de la re9union et, si la discussion doit absolument se poursuivre au-dele0, e0 demander aux participants s'ils ont le temps de rester un peu plus longtemps ou s'il vaut mieux poursuivre la discussion ensuite dans ta bubble meeting recording (parce que tu es fute9 et que tu utilises Bubbles pour re9volutionner tes re9unions).

5. Faciliter, ne pas dominer

Animer une re9union ne veut pas dire que tu dois tout contrf4ler et dominer les participants. En fait, ce serait une tre8s mauvaise re9union s'il y avait une personne qui contrf4le tout et empeache les autres de donner leur avis. Tu es le0 pour guider la re9union dans son cours naturel, en acceptant les de9tours et les changements de direction, mais en intervenant quand c'est ne9cessaire pour maintenir la structure.

Encourage toujours la participation de chaque personne pre9sente et incite-les e0 partager leurs ide9es librement. Invite les participants plus discrets de manie8re bienveillante afin de t'assurer que leur voix soit, elle aussi, entendue. Ce faisant, essaie de ne pas pointer quelqu'un du doigt, car leur nature re9serve9e indique que cela ne ferait qu'empirer les choses en termes de participation. Mets en e9uvre quelques techniques de facilitation, comme poser des questions dans leur domaine d'expertise, puis enchaeener avec quelque chose commea0: "Ahh, John, c'est toi l'expert ici, n'est-ce pasa0?". Cette approche est inclusive et empeache la re9union d'eatre domine9e soit par toi, soit par les membres les plus assure9s de l'e9quipe.

6. Prendre des notes et attribuer les action items

Ahh, ma partie pre9fe9re9e des re9unions. Tu te demandes peut-eatre pourquoi je vois d'un si bon d4il une te2che aussi ennuyeuse, mais la re9ponse est simplea0: je n'ai pas e0 la fairea0! Bubbles Notetaker s'en charge pour moi et mes coe9quipiers, et peut en faire autant pour toi, gratuitement (voile0 ton action item du jour).

L'importance des notes de re9union et des action items est largement reconnue. Non seulement ils garantissent que les de9cisions prises en re9union se traduisent ensuite par des actions concre8tes, mais ils permettent aussi de suivre les avance9es et de rendre chacun responsable de ses engagements. Traditionnellement, on de9signait un preneur de notes pour re9diger les comptes rendus de re9union. Non seulement cela empeache ce membre de l'e9quipe de s'impliquer pleinement dans la discussion, mais en plus tu paies cher quelqu'un pour faire quelque chose qui peut eatre automatise9 de manie8re plus efficace et plus exhaustive.

7. Utiliser la technologie avec discernement

Dans le prolongement de l'e9tapea06, il s'agit ici d'aller plus loin dans l'utilisation des bons outils technologiques pour tes re9unions. De plus en plus de re9unions se tiennent en virtuel, et la netiquette des re9unions virtuelles est donc un sujet e0 part entie8re. Une partie de cela consiste e0 exploiter la technologie e0 ton avantage en tant que leader de re9union. Beaucoup de nos conseils tournent, d'une manie8re ou d'une autre, autour de la technologiea0: d'un ordre du jour de re9union en ligne e0 une invitation riche en liens utiles pour la pre9paration, en passant par l'inte9gration de Bubbles dans ton flux de gestion de re9union. Accorde de l'attention e0 chaque astuce technologique, et elle te le rendra bien.

En plus des comple9ments utiles, il existe aussi des technologies sans lesquelles tu ne peux tout simplement pas te re9unir en ligne. Ce sont tes outils de visioconfe9rence, comme Zoom, et en tant que leader de la re9union, tu dois t'assurer que ces outils sont bien configure9s et que tout le monde est e0 l'aise avec celui qui est utilise9. Si c'est fait correctement et de manie8re approfondie, tu transformeras le temps de re9union. C'est parce que des statistiques montrent que 40a0% des salarie9s gaspillent jusqu'e0 30a0minutes simplement e0 chercher un espace collaboratif pour tenir leur re9union. Adopte la technologie, et tu deviendras un leader de re9union performant, e0 la teate d'une e9quipe efficace.

8. Encourager et ge9rer le feedback

c9tape qui se produit pendant et apre8s la re9union, le feedback constructif contribuera fortement e0 affiner l'ensemble du processus de re9union, et cela dans les deux sens. Non seulement tu dois solliciter le feedback des participants sur la gestion de la re9union elle-meame, mais tu dois aussi leur donner du feedback sur leur participation et leurs contributions. Ce faisant, ce feedback ame9liore en continu l'expe9rience de re9union en cre9ant un feedback loop qui te permet d'ite9rer sans cesse.

Un conseil concernant le feedbacka0: accorde-lui le temps qu'il me9rite. Ne bacle pas tes ide9es ni ne les ajoutes e0 la va-vite e0 la fin de la re9union. Fais-le apre8s, dans le bubble par exemple, of9 tu peux pre9parer soigneusement tes ide9es avant de les partager. Forbes nous indique que 89a0% des responsables RH (cate9gorie dans laquelle tu peux te retrouver en tant que leader de re9union) conside8rent que le feedback continu produit de meilleurs re9sultats. Investis-toi pleinement dans cette de9marche et re9colte-en les fruitsa0!

9. Partager rapidement les notes de re9union

Encore une de mes parties pre9fe9re9esa0! Tu dois veiller e0 distribuer les comptes rendus de re9union rapidement apre8s la se9ance, afin que les membres de ton e9quipe puissent commencer leurs action items. Heureusement, je n'ai pas eu e0 le faire re9cemment, car Bubbles envoie un e-mail e0 chaque participant avec ses notes de re9union personnalise9es, un re9sume9 complet, les de9cisions, les action items et les responsabilite9s attribue9es. Si tu choisis de ne pas automatiser ce processus, voile0 les e9le9ments que tu devras couvrir lorsque tu enverras les notes de re9uniona0: e7a a l'air long, n'est-ce pasa0?

Conclusion

Alors, mon nouveau facilitateur de re9union tout juste forme9, tu es arrive9 au bout. Souviens-toi que l'objectif de tout bon leader est de transformer son groupe en e9quipe performante, et qu'il existe de nombreuses fae7ons d'y parvenir. Cependant, avec ces 9a0e9tapes, tu peux eatre sfbr qu'en les appliquant correctement, le re9sultat sera une nette ame9lioration de l'efficacite9 et de la pertinence de tes re9unions. Souviens-toi de rester adaptable, tant dans les discussions que dans l'adoption de nouvelles technologies comme Bubbles. Bonne chancea0!