Vos développeurs lèvent-ils les yeux au ciel pendant les standups quotidiens ?

Alors que les employés passent en moyenne 31 heures par mois en réunions improductives, il n’est pas étonnant que certains ingénieurs traînent des pieds à l’idée de réunions quotidiennes de type standup (également appelées scrum quotidiennes). En plus de cela, organiser des standups efficaces avec des équipes distribuées nécessite de nouveaux outils et de nouvelles approches.

Comment transformer votre standup quotidien d’une simple case à cocher en une routine porteuse de sens qui vous aide à aligner votre équipe de développement, à rester maître de vos projets, à rationaliser les flux de travail et à augmenter la productivité ?

Que sont les standups quotidiens et pourquoi sont‑ils importants ?

Les standups quotidiens sont de courtes réunions pour les équipes agiles ou scrum afin de partager l’avancement des projets, discuter des obstacles et aligner leurs activités. Ces réunions d’équipe durent généralement entre 5 et 15 minutes et doivent rassembler le product owner, le scrum master et les développeurs.

Pendant le scrum quotidien, les parties prenantes discutent de ce qu’elles ont accompli la veille, de ce sur quoi elles vont travailler et de tout ce qui les empêche de terminer les user stories. Ce court rassemblement d’équipe permet à tout le monde de se concentrer sur les objectifs du sprint, donne à chacun l’occasion de s’exprimer et offre des opportunités de team building pour renforcer la collaboration.

Les responsables d’équipe peuvent avoir une vue d’ensemble de la charge de travail de chacun, vérifier que les tâches sont alignées sur la stratégie globale et s’assurer que tout le monde rame dans la même direction. Pendant ce temps, les membres de l’équipe peuvent lever immédiatement les obstacles pour éviter de rester bloqués et de ralentir le cycle de développement logiciel.

8 conseils pour organiser des standups efficaces, sans blabla

Vous n’avez que 15 minutes pour des discussions ciblées et pertinentes. Comment éviter que vos réunions quotidiennes de scrum ne dégénèrent en une énième discussion informelle improductive ou en une réunion de suivi de statut générique qui passe à côté de l’essentiel ?

Voici comment maintenir l’engagement de vos équipes et respecter le calendrier de votre projet, même si vous gérez des équipes à distance dans différents fuseaux horaires.

1. Gardez vos standups courts et ciblés

Votre standup quotidien ne devrait pas durer plus de 15 minutes — cette limite de temps aide tout le monde à rester concentré sur les objectifs. Si vous avez besoin de plus de temps pour passer en revue le travail de chacun, c’est peut‑être que votre équipe est trop grande.

Chaque membre de l’équipe doit comprendre l’objectif d’un standup quotidien et structurer ses mises à jour pour l’atteindre. Le responsable d’équipe doit modérer la conversation si nécessaire pour garder la discussion sur les rails.

2. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe participent

Les standups quotidiens ne sont utiles que dans la mesure des informations partagées pendant ces réunions. L’ensemble de l’équipe doit y assister tous les jours pour présenter son statut, aligner ses tâches et se soutenir mutuellement.

Ces réunions sont essentielles pour maintenir les liens entre les membres de l’équipe et faciliter la collaboration. Mais réunir tout le monde en mode synchrone, en présentiel ou en visioconférence, peut être difficile lorsqu’on gère une équipe distribuée.

Une solution asynchrone peut vous aider à garantir que chacun puisse participer à égalité. Par exemple, vous pouvez créer un bubble afin que chacun puisse intervenir pour partager ses mises à jour d’avancement et obtenir de l’aide sur ses blocages.

3. Désignez clairement qui dirige la réunion

Désignez un facilitateur (par exemple le scrum master ou le product owner) pour modérer la discussion, veiller à ce que les conversations restent focalisées et limiter le temps de parole de chaque membre afin que la réunion puisse se terminer à l’heure.

Certains équipes préfèrent faire tourner le rôle de leader, ce qui peut les aider à renforcer l’engagement et bénéficier de perspectives variées. Si vous choisissez cette option, annoncez qui est le responsable de l’équipe au début de chaque réunion pour éviter toute confusion.

4. Utilisez des modèles pour guider la discussion

Le manque de préparation des participants est la principale raison qui entraîne des réunions improductives. S’en tenir au même format aide les membres de l’équipe à mieux se préparer au standup et à savoir à quoi s’attendre.

Vous pouvez utiliser un modèle pour définir l’ordre du jour de la réunion de standup quotidienne. L’essentiel est de rester simple : indiquez l’objectif de la réunion et laissez à chaque personne quelques minutes pour répondre à ces trois questions :

• Ce qu’elle a fait hier
• Ce qu’elle va faire aujourd’hui
• Ce qui l’empêche de réaliser les tâches du jour

5. Brisez la glace et amusez‑vous

Même si vous devez garder vos standups courts et ciblés, prendre quelques minutes pour échauffer l’équipe peut favoriser le travail d’équipe et faciliter l’échange d’idées, pour de meilleurs résultats.

Vous pouvez aussi en profiter pour évaluer le ressenti général au sein de l’équipe. Si tout le monde semble tendu et débordé, demandez‑vous s’il faut traiter des problèmes plus profonds liés à la dynamique d’équipe ou au plan de projet.

6. Mettez de côté les conversations hors sujet

Même les équipes agiles les plus efficaces ne sont pas à l’abri de se laisser distraire par des conversations tangentielles. Le responsable de la réunion peut garder la conversation sur la bonne voie en mettant de côté les sujets sans rapport et en demandant aux membres de l’équipe de les reprendre après la réunion.

Il est également facile de se laisser entraîner dans la résolution de problèmes pendant un standup quotidien. Ajoutez la discussion à la liste et passez au membre suivant pour qu’il partage ses mises à jour, afin de garder le rythme. Planifiez une réunion de suivi pour traiter la question.

7. Obtenez du feedback de la part des membres de l’équipe

Demandez du feedback à votre équipe pour rendre les standups quotidiens plus utiles. Vous pouvez solliciter du feedback à la fin d’une réunion s’il reste du temps, ou planifier une discussion séparée pour recueillir des commentaires plus détaillés.

Vous pouvez aussi créer un bubble et demander aux membres de l’équipe de partager leur feedback réfléchi. Chacun aura l’occasion de s’exprimer, et pas seulement ceux qui font le plus de bruit. Les membres de l’équipe peuvent également enregistrer des réponses horodatées pour rebondir sur les commentaires des autres.

8. Assurez le suivi avec des éléments d’action

Les réunions ne servent à rien si les membres de l’équipe ne donnent pas suite aux points abordés. En fait, consigner les décisions et s’assurer que tout le monde est aligné peut vous éviter bien des maux de tête par la suite. Notre fondateur et CEO, Tom Medema, l’a appris par expérience :

« Les décalages entre les décisions et les prochaines étapes peuvent provoquer des dysfonctionnements. Au début de la création de bubbles, j’ai découvert que ce que je pensais avoir été décidé à la fin d’une réunion était radicalement différent de ce que les autres pensaient que nous avions fait. Aujourd’hui, je consacre plus de temps à consigner les décisions et à créer un environnement où chacun peut s’exprimer. »‍

Prenez des notes pendant vos standups quotidiens et partagez le compte rendu de la réunion pour que chacun sache ce qu’il doit traiter. Vous pouvez créer un bubble pour enregistrer les éléments de suivi — cela permet aussi aux membres de l’équipe de poursuivre la discussion et de tenir tout le monde au courant des dernières décisions.

Standups quotidiens asynchrones : une meilleure option pour les équipes distribuées

Organiser des standups quotidiens synchrones peut être compliqué lorsqu’on a une équipe distribuée. La « fatigue Zoom » est bien réelle — les visioconférences prennent souvent plus de temps et sont plus éprouvantes mentalement pour beaucoup de personnes. De plus, ce format peut compliquer la participation à chaque réunion pour des personnes situées dans différents fuseaux horaires, ayant des styles de travail variés et des plannings différents.

Au lieu d’une réunion synchrone, vous pouvez utiliser un outil de communication asynchrone pour adapter le processus aux horaires de chacun. Les membres de l’équipe peuvent partager leur statut au moment qui leur convient le mieux (par exemple au début de leur journée de travail), afin de fournir des mises à jour précises sans pression temporelle inutile.

Mais une mise à jour de statut vieille de quatre jours ne permettra pas de garder l’équipe sur la bonne voie. Définissez une fenêtre de temps (par exemple 4 heures) pendant laquelle chaque membre de l’équipe doit publier ses mises à jour, afin d’équilibrer flexibilité et actualité de l’information.

Ajoutez du contexte et de l’interactivité à vos standups asynchrones

La plupart des méthodes asynchrones sont textuelles et statiques, alors comment ajouter du contexte à la discussion, capter les nuances des signaux non verbaux et garder la réunion interactive ?

Bubbles vous permet de profiter du meilleur des deux mondes.

Bubbles est un outil indispensable de feedback et de collaboration bidirectionnels pour les équipes distribuées modernes. Vous pouvez créer un fil de discussion pour votre standup quotidien et demander à chaque membre de répondre avec un commentaire horodaté. Les autres membres de l’équipe peuvent écouter les mises à jour et intervenir (par exemple en partageant des idées pour lever un blocage). Pendant ce temps, vous vous assurez que toutes les décisions et tous les éléments d’action sont consignés pour un suivi facilité.

Partager votre bubble est aussi simple qu’envoyer l’URL ou de le partager dans Slack. Les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’installer de logiciel pour regarder et commenter la vidéo. Difficile de faire plus simple, non ?

‍Téléchargez l’extension Chrome gratuite et vous serez prêt à assurer vos standups quotidiens asynchrones.

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