Le marketing de contenu est un moteur de croissance essentiel à l’ère du numérique. C’est sans doute le moyen le plus efficace de développer la présence de votre marque, de bâtir votre crédibilité et la confiance en vous imposant comme une référence, de stimuler l’engagement de votre audience et de générer des ventes.

Vous en doutez ? Voici quelques chiffres qui illustrent la valeur du marketing de contenu :

• Le marketing de contenu génère 3 fois plus de leads que le marketing sortant, affiche des taux de conversion 6 fois plus élevés et peut augmenter le trafic jusqu’à 7,8 fois — tout en coûtant environ 67 % de moins que les initiatives de marketing sortant, selon le Content Marketing Institute. 
• Envisage Digital estime que 4,4 millions de nouveaux articles de blog sont publiés chaque jour en 2022 (toutes plateformes confondues). D’autres estimations situent ce chiffre à 6 millions et 7,5 millions d’articles par jour ! 

• Les organisations qui publient régulièrement des articles de blog obtiennent 55 % de visiteurs web en plus, reçoivent 97 % de liens entrants supplémentaires et ont 434 % de pages indexées en plus que les entreprises qui ne publient pas fréquemment.

Dans ce contexte, il n’est pas surprenant que la grande majorité des marketeurs utilisent aujourd’hui le marketing de contenu — 91 % des marketeurs B2B et 86 % des marketeurs B2C.

La gestion de contenu est une partie incontournable du processus qui permet de publier régulièrement du contenu de haute qualité.  Pourtant, de nombreuses organisations se trompent en sous-estimant l’importance de mettre en place un workflow d’approbation de contenu efficace.‍

Parmi les principaux défis liés au contenu signalés par les répondants dans une étude de 2021 du Content Marketing Institute, on trouve notamment :

• La communication entre les équipes (58 %)
• Le workflow de production de contenu (45 % — contre 27 % l’année précédente)
• La mise en œuvre des bonnes technologies (38 %) 
• Veiller à ce que les créateurs de contenu de toute l’organisation suivent les mêmes directives (32 %)

‍Et pourtant, seuls 59 % des répondants déclarent que leur organisation dispose de processus formels de workflow pour le développement de contenu.‍

Cela signifie que la plupart de ces organisations improvisent au fur et à mesure. Ce qui n’est… pas idéal pour la productivité, l’efficacité ou la qualité et la cohérence du contenu. Sans parler des résultats concrets.

Pour que le marketing de contenu soit efficace, vous devez pouvoir mesurer les performances de votre contenu au regard de votre stratégie marketing, mais il est difficile d’être stratégique quand on réagit au lieu d’anticiper.

Il n’est donc guère surprenant que 68 % des répondants à la même étude aient cité le « manque de processus » comme principale raison pour laquelle leur organisation n’adopte pas une approche stratégique de la gestion de contenu.

Que vous produisiez du contenu avec votre équipe marketing interne ou que vous fassiez appel à des freelances ou à des agences, disposer de workflows d’approbation de contenu robustes est crucial pour produire régulièrement des ressources de contenu de haute qualité.

Poursuivez votre lecture pour découvrir 

• Ce qu’est un workflow d’approbation de contenu,
• Pourquoi il est important de disposer de workflows d’approbation de contenu,
• Comment créer en 5 étapes un workflow d’approbation de contenu sans blabla inutile, et
• Comment l’utilisation de Bubbles peut rationaliser vos processus de feedback et d’approbation.

Qu’est-ce qu’un workflow d’approbation de contenu ?

En termes simples, un workflow d’approbation de contenu est un processus documenté et reproductible de relecture du contenu afin de s’assurer qu’il respecte les standards de qualité de l’organisation.

Un workflow d’approbation de contenu décrit non seulement à quelle(s) étape(s) de la production le contenu est relu, mais aussi quels rôles sont responsables de chaque étape du processus de production et de révision.

Un workflow d’approbation de contenu efficace va bien au‑delà d’une simple correction ou édition juste avant la publication.

Au contraire, l’assurance qualité du contenu commence dès le début du cycle de production de contenu, avec un calendrier éditorial stratégique, des briefs détaillés, des procédures opérationnelles standardisées, des rôles et responsabilités clairement définis, ainsi que des ressources et des directives solides documentant des informations clés comme le message de marque et les préférences de style.

Pourquoi est‑il important d’avoir un workflow d’approbation de contenu ?

Sans un workflow d’approbation de contenu solide, il est difficile de produire régulièrement un contenu aligné sur votre marque et à la hauteur de vos standards de qualité.

Sans processus standardisés, il peut être difficile de suivre un grand nombre de projets de contenu, ce qui signifie qu’un contenu non approuvé peut passer au travers des mailles du filet et être publié prématurément.

À l’inverse, sans une bonne communication, on se retrouve facilement englué dans des contenus à moitié terminés ou oubliés — ou confronté à des goulets d’étranglement au moment de l’approbation, qui provoquent des retards.

Lorsque les tâches, les rôles et les procédures de passage de relais ne sont pas clairement définis, les membres de l’équipe de contenu peuvent être incertains de leurs responsabilités, du moment où c’est « leur tour » dans le processus de développement de contenu, ou encore de ce qu’ils doivent faire (ou à qui s’adresser) en cas de difficulté.

Disposer d’un workflow de production de contenu clairement défini et standardisé vous permet de :

• Décomposer votre workflow de création de contenu en tâches individuelles clairement définies
• Créer des plannings réalistes et des dates butoirs pour chaque étape 
• Définir à quelle(s) étape(s) chaque ressource de contenu doit être approuvée (par exemple, premier brouillon, après les corrections, avant la mise en ligne)
• Suivre qui est responsable de chaque étape du développement de contenu
• Suivre à quelle étape se trouve actuellement chaque contenu
• Identifier et traiter les obstacles le plus tôt possible
• Garantir que chaque contenu soit de haute qualité 
• Maintenir la cohérence de votre identité de marque 
• Supprimer les goulets d’étranglement et réduire les retards 
• Améliorer la communication et les relations de travail
• Collaborer plus facilement avec des freelances et des agences

En résumé : des workflows de contenu standardisés ou des procédures opératoires standard (SOP) permettent à votre machine de production de contenu de tourner comme une mécanique bien huilée.

Comment créer un workflow d’approbation de contenu sans blabla inutile

Les workflows d’approbation de contenu n’ont pas besoin d’être compliqués. Ci‑dessous, nous avons décomposé la façon de construire un processus de production de contenu efficace et d’optimiser votre workflow d’approbation en cinq étapes simples.

Étape 1 : Documenter votre processus de production de contenu

La première étape pour créer des « procédures opératoires standard » (ou SOP) efficaces et reproductibles consiste à définir à quoi ressemble en général votre workflow. Quelles sont les règles — souvent tacites — qui régissent vos processus de création et d’approbation de contenu ? Et quelles sont les exceptions à ces « règles » ?

L’exception confirme souvent la règle ; analyser les projets qui sont complètement sortis des rails peut donc aider à définir à quoi devrait ressembler le workflow standard.

Commencez par cartographier votre workflow de production de contenu pour chaque type de contenu que vous produisez — par exemple, articles de blog, infographies, présentations, pages d’atterrissage de site web, campagnes sur les réseaux sociaux, vidéos, etc.

Pour chaque type de ressource de contenu, répondez à ces questions :

• Quelles sont toutes les étapes généralement nécessaires pour produire ce contenu, de l’idée à l’exécution ? 
• Qui/quel rôle est responsable de chaque étape ? (par exemple, content strategists, spécialistes SEO, rédacteurs, graphistes, éditeurs, experts métier, content managers, monteurs vidéo, social media managers, etc.)
• Dans quel ordre ces étapes doivent‑elles avoir lieu ? 
• Y a‑t‑il des moments où certaines étapes sont répétées (par exemple, plusieurs séries de révisions) ?

Représentez tout cela sur un tableau blanc ou dans un carnet jusqu’à être sûr d’avoir couvert toutes les étapes.

Ensuite, entrez dans le détail de vos « procédures de fonctionnement habituelles ». Affinez votre workflow de production de contenu en vous concentrant sur les détails spécifiques qui maintiennent tout en mouvement. 

Pour chaque étape que vous avez décrite, ajoutez les informations suivantes :

• Combien de temps faut‑il généralement pour réaliser cette étape ?
• Quel(s) outil(s) sera(seront) utilisé(s) pour réaliser cette étape ?
• Comment la fin d’une étape est‑elle signalée au prochain collaborateur dans le workflow ?
• Quelles conventions de gestion des ressources numériques seront utilisées ? (nomenclature et gestion de versions, emplacement des fichiers, contrôle des accès, etc.)
• Existe‑t‑il des ressources telles que des chartes de marque, des guides de style, des playbooks, des briefs, des modèles ou d’autres contenus qui doivent être mis à disposition ? Où se trouvent‑ils ? 

Étape 2 : Zoomer sur les étapes d’approbation de contenu dans vos workflows

Identifiez et marquez toutes les étapes du workflow de production de chaque ressource de contenu où quelqu’un doit relire le contenu, donner du feedback ou le valider.

Là encore, portez attention aux personnes, aux processus et aux outils impliqués.

Demandez‑vous :

• Qui est responsable de la relecture, de l’approbation et de la publication du contenu ?
• En quoi consiste la relecture ? Avez‑vous besoin d’une grille d’évaluation pour guider le relecteur ?
• Les étapes de relecture et d’approbation sont‑elles internes et/ou externes ? 
• Comment allez‑vous gérer la communication autour des passages de relais, des révisions et des validations ?  
• Quel(s) outil(s) utiliserez‑vous pour réaliser les relectures et donner du feedback ? 

Étape 3 : Déterminer quelles rouages ont besoin d’huile

Une fois que vous avez mis en évidence les étapes d’approbation de contenu dans votre workflow, cherchez des moyens de rendre vos approbations plus efficaces et votre feedback plus pertinent.

Pour trouver ces rouages grinçants qui ont besoin d’huile, posez‑vous les questions suivantes :

• Où les silos d’information et les problèmes de communication créent‑ils des difficultés de collaboration ? 
• Comment/sous quelle forme le feedback est‑il actuellement donné (réunions/appels/e‑mails/annotations dans les documents) ? Est‑ce le moyen le plus efficace de donner du feedback ? 
• Est‑il courant d’avoir plusieurs allers‑retours avant que le contenu ne soit approuvé ? Certains problèmes récurrents pourraient‑ils être résolus grâce à de la formation ou à des ressources ?  
• Où se situent les dépendances qui entraînent souvent des goulets d’étranglement, et comment pourriez‑vous les atténuer ?
• Que se passe‑t‑il lorsque les contributions de plusieurs relecteurs/approbateurs sont nécessaires ? Existe‑t‑il un moyen de recueillir le feedback de plusieurs parties prenantes tout en minimisant les répétitions ?

Identifier les points de friction dans vos processus de gestion de contenu et trouver des moyens de rendre vos workflows d’approbation plus fluides peut faire gagner énormément de temps et d’énergie — sans parler de l’argent.  

Étape 4 : Imaginer et tester des solutions

Une fois que vous avez identifié les points de friction, les silos et les goulets d’étranglement dans vos processus d’approbation de contenu, il est temps de réfléchir avec votre équipe de contenu aux moyens de surmonter ces obstacles.

Certains obstacles peuvent être surmontés en utilisant de meilleurs outils, qu’il s’agisse d’outils de gestion de projet avec notifications automatiques de passage de relais, de logiciels de gestion de contenu avec règles intégrées et permissions restreintes par rôle, ou d’outils qui vous permettent de donner un feedback détaillé et contextualisé plus efficacement.

D’autres obstacles peuvent être résolus en investissant du temps dans la création de meilleurs briefs, modèles, guides de style, documents d’identité de marque, playbooks de contenu, protocoles de communication et autres ressources afin de s’assurer que tout le monde joue selon les mêmes règles.

Ensuite, testez les solutions qui fonctionnent et celles qui s’intègrent moins bien à vos workflows. Continuez d’itérer et d’améliorer jusqu’à trouver un workflow qui fonctionne pour votre équipe.

Étape 5 : Standardiser et systématiser vos workflows d’approbation

À ce stade, vous devriez avoir une assez bonne idée de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Il est maintenant temps de tirer parti de votre connaissance de ce à quoi ressemble votre workflow de contenu idéal et de créer des lignes directrices pour standardiser vos processus de création de contenu de bout en bout.

Pour standardiser vos workflows de contenu, vous devez les systématiser.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, des workflows d’approbation de contenu efficaces commencent par des procédures de création de contenu bien conçues, c’est‑à‑dire des briefs détaillés, des procédures opératoires standard, des rôles et responsabilités clairement définis, ainsi que des ressources et des lignes directrices solides documentant des informations importantes comme le message de marque et les préférences de style.

Utilisez Bubbles pour rationaliser le feedback et les approbations de contenu

Donner un feedback par écrit peut prendre du temps, et il peut être difficile d’expliquer des remarques complexes sans finir par réécrire soi‑même la moitié du contenu.

Et, inversement, recevoir un mur de commentaires longs et détaillés peut être assez décourageant.

Mais, d’un autre côté, simplement apporter vous‑même les modifications signifie que le créateur de contenu ne comprend pas nécessairement pourquoi vous avez effectué ces changements, ce qui veut dire qu’il n’apprend pas au passage (et que vous risquez de refaire les mêmes corrections encore et encore).

Utiliser un outil comme Bubbles — qui vous permet de créer rapidement des captures vidéo d’écran et de donner un feedback détaillé et contextualisé — change la donne pour rendre vos workflows d’approbation de contenu plus efficaces et plus efficients.

Les captures vidéo d’écran vous permettent d’expliquer clairement la logique qui sous‑tend vos modifications, afin que les rédacteurs apprennent au passage et que vous n’ayez plus à refaire sans cesse les mêmes corrections.

Ci‑dessous, nous proposons un pas‑à‑pas montrant comment utiliser Bubbles pour donner du feedback à un rédacteur.

Comment donner du feedback à un rédacteur à l’aide de l’outil gratuit d’enregistrement d’écran de Bubbles

Étape 1 : Présenter votre feedback dans son contexte via une capture vidéo d’écran Bubbles

À l’aide de l’outil gratuit d’enregistrement d’écran de Bubbles, le relecteur, l’éditeur ou le content manager enregistre son feedback.

Pour ce faire, rendez‑vous simplement sur le site web de Bubbles et cliquez sur « Get bubbles » ou installez l’extension Chrome gratuite, puis cliquez sur l’icône du bubble pour ouvrir un nouveau bubble.

Ensuite, sélectionnez « Screen recording », configurez votre microphone et choisissez si vous souhaitez également enregistrer une vidéo de votre visage.

L’interface simple de Bubbles permet de démarrer rapidement et facilement.

Une fois vos paramètres configurés, vous pouvez cliquer sur « Start recording ».

Vous choisissez ensuite rapidement ce que vous voulez partager — l’intégralité de votre écran, une fenêtre ou un onglet Chrome spécifique — en cliquant dessus, puis sur « Share ».

Bubbles vous permet de contrôler précisément la portion d’écran que vous partagez.

C’est aussi simple que ça. Vous êtes maintenant prêt à présenter votre feedback.

Vous pouvez mettre l’enregistrement en pause et le relancer si nécessaire, ou le supprimer entièrement et recommencer. Astuce : il est utile d’enregistrer (puis supprimer) un essai pour calmer un éventuel trac.

Avec Bubbles, vous pouvez développer vos suggestions et modifications dans leur contexte, sans avoir à taper un roman.

Lorsque vous avez terminé votre présentation, cliquez simplement sur « stop sharing » et donnez un nom à votre bubble, par exemple « Feedback article workflow d’approbation de contenu » . Une fenêtre vous invite à vous inscrire, ce qui prend environ deux secondes — il suffit d’indiquer votre nom et votre adresse e‑mail.

Étape 2 : Le relecteur ou l’éditeur partage le bubble avec le rédacteur

Le relecteur de contenu peut maintenant partager le lien vers le bubble contenant son feedback avec le créateur de contenu pour qu’il le consulte. 

Étape 3 : Le rédacteur regarde le bubble et répond au feedback

Le rédacteur peut consulter le bubble quand cela lui convient en cliquant sur le lien (il n’a pas besoin de créer un compte au préalable !) et peut ajouter des commentaires ou des questions à la capture vidéo d’écran. Ces commentaires horodatés peuvent être du texte, des enregistrements vocaux ou des vidéos de capture d’écran. Cela permet une conversation de feedback bidirectionnelle qui facilite grandement l’alignement de tout le monde.

De plus, lorsque plusieurs personnes relisent le même contenu, les relecteurs peuvent regrouper tout leur feedback dans un seul bubble et voir, voire commenter, les retours des autres, ce qui réduit la redondance et les répétitions.

Bubbles permet d’avoir des discussions asynchrones et de résoudre des problèmes créatifs dans leur contexte, quel que soit l’endroit où se trouvent les membres de l’équipe ou leur fuseau horaire.

Étape 4 : Le rédacteur traite les actions à mener

Une fois les questions levées, le rédacteur peut se mettre au travail pour intégrer les modifications et le feedback.

Étape 5 : Répéter le processus jusqu’à ce que le contenu soit finalisé

Lorsqu’il estime avoir traité l’ensemble du feedback, le rédacteur peut enregistrer et partager un nouveau walkthrough de la ressource de contenu, en soulignant tous les changements effectués. Le relecteur (ou l’équipe) peut ajouter d’autres commentaires, etc., jusqu’à ce que le contenu reçoive l’approbation finale.

Bubbles facilite une collaboration asynchrone fluide, ce qui en fait un outil puissant pour améliorer votre processus d’approbation de contenu.

Pourquoi ne pas essayer Bubbles ? C’est gratuit, pour toujours.

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