Une assemblée générale annuelle (AGM) est un rendez-vous incontournable dans le calendrier de l’entreprise, qui fait office de rapport annuel pour tout ce qui concerne votre société ou votre groupe. Une AGM bien huilée offre aux actionnaires et aux membres d’une organisation l’occasion de discuter de l’avancement de l’entreprise, de passer en revue les états financiers et de prendre des décisions sur son avenir.

Cependant, il est de plus en plus rare que tous les membres requis pour une AGM puissent se trouver au même endroit au même moment. L’adoption d’un environnement de travail plus connecté virtuellement signifie que les AGM ne sont plus ce qu’elles étaient. Dans ce guide, nous allons explorer tout ce qui concerne les AGM, y compris la façon dont vous pouvez tenir la réunion virtuellement et la manière de rédiger des procès-verbaux de réunion de façon efficace.

Qu’est-ce qu’une Assemblée générale annuelle ?

Une assemblée générale annuelle (AGM) est un rassemblement annuel obligatoire des actionnaires d’une entreprise, au cours duquel ils rencontrent le conseil d’administration pour examiner la performance financière et générale de la société au cours de l’année écoulée. En parallèle, il y aura toujours un espace pour discuter de toute question nécessitant l’approbation des actionnaires lors d’une AGM.

C’est également l’occasion pour les actionnaires de demander des comptes au conseil pour ses actions et de poser des questions sur l’orientation de l’entreprise. Toutefois, je tiens aussi à préciser que les AGM ne sont pas réservées aux sociétés cotées. Toute organisation ou tout groupe de personnes travaillant vers un objectif commun peut souhaiter organiser une réunion à laquelle tout le monde doit assister ; ce sera alors sa version d’une AGM.

Éléments clés d’une AGM :

• Revue financière : discussion et examen des états financiers pertinents, notamment les bénéfices, les pertes et la santé financière globale.
• Responsabilité du conseil : les actionnaires ont la possibilité de poser des questions et de voter sur des enjeux clés. C’est le moment de le faire, puisque vous avez tout le monde réuni au même moment.
• Élections : l’AGM comprend généralement l’élection ou la réélection des membres du conseil d’administration et la nomination des auditeurs. Cependant, cela est probablement plus courant dans les AGM de grandes entreprises ou de sociétés cotées.
• Résolutions : là encore, une AGM est souvent organisée pour résoudre des questions, de sorte que les actionnaires voteront probablement sur des sujets comme l’approbation des dividendes ou les modifications des statuts de la société.

Quels sont les objectifs d’une Assemblée générale annuelle ?

Alors, pourquoi exactement organise-t-on ces réunions ? Les AGM poursuivent plusieurs objectifs essentiels qui les distinguent d’une simple réunion de conseil, et, de manière générale, elles contribuent énormément à la transparence et au bon fonctionnement d’une entreprise. Ils comprennent notamment :

1. Assurer la reddition de comptes : le conseil d’administration rend des comptes aux actionnaires concernant la performance et les décisions financières de l’entreprise. Sans convocation, il pourrait y avoir un manque de responsabilité et de reddition de comptes, ce qui se refléterait sur la performance.
2. Révision des finances : les actionnaires reçoivent une vue d’ensemble détaillée de la performance financière de l’entreprise, y compris les bilans, les comptes de résultat et les flux de trésorerie.
3. Participation des actionnaires : les AGM offrent une plateforme permettant aux actionnaires d’interagir avec la direction de l’entreprise, de poser des questions et d’exprimer leurs préoccupations. Sans cette possibilité lors d’une réunion annuelle, il est facile que la voix des actionnaires se perde et que les liens se distendent.
4. Prise de décision : les actionnaires votent sur des questions importantes comme la nomination des auditeurs, l’élection des administrateurs, la déclaration des dividendes et l’approbation des états financiers. En résumé, des décisions clés qui exigent la présence des personnes invitées à l’AGM.

Comment rédiger le procès-verbal d’une AGM

Le procès-verbal de réunion constitue le compte rendu officiel de ce qui s’est passé pendant l’AGM. Rédiger un procès-verbal détaillé et précis est crucial, notamment parce que vos AGM sont peu fréquentes. Les procès-verbaux servent de registre légal des décisions prises et doivent être traités avec la plus grande importance.

Pour simplifier ce processus lors de votre AGM, vous pouvez utiliser des preneurs de notes basés sur l’IA comme Bubbles. Bubbles est un outil ultra efficace qui enregistre, transcrit et prépare automatiquement le procès-verbal de vos réunions.

Pour lancer ce processus automatique, il vous suffit de vous inscrire et de connecter votre calendrier. Cela ne prend que quelques secondes et, à partir de ce moment, Bubbles prendra en charge les notes de toutes les réunions figurant dans ce calendrier.

Bubbles propose également une excellente option pour une AGM : l’extension Bubbles pour Chrome/Edge. Cette extension vous permet simplement de coller un lien de réunion pour que Bubbles Notetaker rejoigne instantanément votre réunion et commence le processus de rédaction du procès-verbal. Découvrez à quoi cela ressemble ici :

Bubbles générera également des éléments d’action et fournira un résumé après la réunion, ce qui peut être particulièrement utile pour une AGM où vous devrez peut-être revenir sur la réunion et la récapituler plusieurs fois au cours de l’année. Et en plus de tout cela, imaginez à quel point le travail du secrétaire de l’entreprise devient plus simple !

Utiliser Bubbles pour les procès-verbaux de réunion

Bubbles Notetaker rejoindra automatiquement votre AGM virtuelle, qu’elle se tienne sur Zoom, Google Meet ou une autre plateforme. Vous pouvez également personnaliser votre Notetaker et choisir les réunions auxquelles vous souhaitez qu’il se joigne automatiquement. Voici comment il améliore le processus :

• Enregistrement et transcription : Bubbles enregistre la réunion et génère une transcription, en veillant à ce qu’aucun détail ne soit négligé.
• Génération automatique de procès-verbaux : après la réunion, Bubbles crée un document de procès-verbal d’AGM avec des éléments d’action et des résumés adaptés à chaque participant. Ce document est envoyé dans un e‑mail de suivi à chaque participant, accompagné d’un lien vers l’enregistrement complet.
• Diffusion par e‑mail : une fois la réunion terminée, le document mentionné au point précédent est envoyé dans un e‑mail de suivi à chaque participant, accompagné d’un lien vers l’enregistrement complet.

En utilisant Bubbles, les entreprises peuvent s’assurer que leurs AGM sont documentées avec précision et efficacité, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources.