La reunión general anual (AGM) es un evento clave en el calendario corporativo, que funciona como informe anual de todo lo relacionado con su empresa o grupo. Una AGM bien organizada ofrece a los accionistas y miembros de la organización la oportunidad de analizar el avance de la empresa, revisar los estados financieros y decidir sobre su futuro.

Sin embargo, cada vez es menos frecuente que todos los miembros necesarios puedan reunirse al mismo tiempo y en el mismo lugar. El entorno laboral cada vez más virtual ha transformado las AGM. En esta guía cubrimos todo sobre la AGM, incluyendo cómo celebrar la reunión virtualmente y redactar actas de forma eficiente.

¿Qué es una reunión general anual?

Una reunión general anual (AGM) es un encuentro obligatorio anual de los accionistas, donde se reúnen con la junta directiva para revisar el desempeño financiero y general del último año. Además, siempre hay espacio para debatir asuntos que requieran la aprobación de los accionistas en la AGM.

También sirve para que los accionistas responsabilicen a la junta y hagan preguntas sobre la dirección de la empresa. Sin embargo, las AGM no se limitan a las empresas públicas. Cualquier organización o grupo que persiga un objetivo común puede organizar una reunión con asistencia obligatoria, que sería su versión de una AGM.

Elementos clave de una AGM:

• Revisión financiera: análisis y revisión de los estados financieros relevantes, incluidos beneficios, pérdidas y salud financiera general.
• Responsabilidad de la junta: los accionistas pueden hacer preguntas y votar en asuntos clave. Es el momento ideal, pues reúne a todos simultáneamente.
• Elecciones: la AGM suele incluir la elección o reelección de miembros de la junta y el nombramiento de auditores. Sin embargo, esto es más común en AGM de empresas grandes o públicas.
• Resoluciones: la AGM suele servir para resolver asuntos, por lo que los accionistas votan sobre temas como la aprobación de dividendos o cambios en los estatutos.

¿Cuáles son los objetivos de una reunión general anual?

¿Por qué se celebran estas reuniones? Las AGM tienen objetivos clave que van más allá de una junta ordinaria y contribuyen enormemente a la transparencia y al buen funcionamiento de la empresa. Estos incluyen:

1. Rendición de cuentas: la junta directiva responde ante los accionistas por el desempeño y las decisiones financieras de la empresa. Sin esta convocatoria, podría faltar responsabilidad y rendición de cuentas, lo que afectaría el desempeño.
2. Revisión financiera: los accionistas obtienen un informe detallado del desempeño financiero, incluidos balances, cuentas de resultados y flujo de caja.
3. Participación de accionistas: las AGM ofrecen un espacio para que los accionistas dialoguen con la dirección, hagan preguntas y expresen inquietudes. Sin esta oportunidad en la reunión anual, las voces de los accionistas pueden perderse y las conexiones debilitarse.
4. Toma de decisiones: los accionistas votan en asuntos importantes como nombrar auditores, elegir directores, declarar dividendos y aprobar estados financieros. Básicamente, decisiones clave que requieren la presencia de los invitados a la AGM.

Cómo redactar actas para una AGM

Las actas son el registro oficial de lo ocurrido en la AGM. Es crucial redactar actas detalladas y precisas, sobre todo dada la poca frecuencia de las AGM. Las actas sirven como registro legal de las decisiones tomadas y deben tratarse con la máxima importancia.

Para simplificar este proceso en su AGM, puede usar notetakers con IA como Bubbles. Bubbles es una herramienta súper eficiente que graba, transcribe y elabora automáticamente sus actas.

Para iniciar este proceso automático, solo necesita registrarse y conectar su calendario. Tarda solo unos segundos y, a partir de ese momento, Bubbles gestionará las notas de todas las reuniones de ese calendario.

Además, Bubbles ofrece una opción ideal para una AGM: la extensión de Bubbles para Chrome/Edge. Con esta extensión, basta con pegar el enlace de la reunión y Bubbles Notetaker se unirá al instante y comenzará a redactar el acta. Vea cómo luce aquí:

Bubbles también generará puntos de acción y ofrecerá un resumen posterior a la reunión, algo útil para una AGM donde quizá deba recapitular la reunión durante el año. Además, ¡imagínese lo fácil que será el trabajo del secretario de la empresa!

Uso de Bubbles para actas

Bubbles Notetaker se unirá automáticamente a su AGM virtual, ya sea en Zoom, Google Meet u otra plataforma. También puede personalizar su Notetaker y elegir en qué reuniones desea que se una automáticamente. Así mejora el proceso:

• Grabación y transcripción: Bubbles graba la reunión y genera una transcripción, asegurando que no se pase ningún detalle por alto.
• Generación automática de actas: después de la reunión, Bubbles crea un documento de acta de AGM con puntos de acción y resúmenes personalizados para cada participante. Esto se envía por correo de seguimiento a cada participante, junto con un enlace a la grabación completa.
• Distribución por correo: al concluir la reunión, el documento mencionado se envía por correo de seguimiento a cada participante, junto con un enlace a la grabación completa.

Al usar Bubbles, las empresas garantizan que sus AGM se documenten con precisión y eficiencia, ahorrando tiempo y recursos.