Vous souhaitez favoriser l’alignement, améliorer la communication et renforcer l’engagement dans toute votre organisation ? Parfait, car c’est exactement ce qu’une excellente réunion plénière peut faire pour vous.

Si cette réunion est un outil aussi essentiel à avoir dans votre arsenal, c’est parce qu’elle réunit tout le monde : la direction peut ainsi partager des mises à jour à l’échelle de l’entreprise et échanger directement avec les employés, le tout en même temps !

Conscients de la puissance de ce type de réunions, nous avons rédigé un guide pour vous aider à organiser une excellente réunion plénière, qui couvre tout, de la compréhension de son objectif à la mise en œuvre des meilleures pratiques pour un impact maximal.

C’est parti !

Qu’est‑ce qu’une réunion plénière ?

Une réunion plénière est un rassemblement de toute l’entreprise au cours duquel la direction s’adresse à l’ensemble du personnel. Je sais que cela peut sembler intimidant pour certains, mais ces réunions ont généralement lieu seulement une fois par trimestre ou par mois. Elles servent à présenter des mises à jour sur les objectifs de l’entreprise, à célébrer les étapes clés et à veiller à ce que tout le monde soit aligné sur l’orientation stratégique de l’organisation, ce qui est essentiel. 

Contrairement aux réunions publiques (town halls), qui peuvent inclure des parties prenantes externes ou le public et favorisent parfois la communication ouverte ou les sessions de questions‑réponses, les réunions plénières sont exclusivement internes et se concentrent sur les employés, le moral des équipes et l’alignement interne.

Les réunions plénières représentent l’occasion idéale pour la direction de se connecter directement avec les employés et de discuter des performances de l’entreprise. C’est le moment où la direction entre dans les détails concrets : les objectifs de l’entreprise et les mises à jour opérationnelles sont généralement au cœur de l’échange.

Cependant, une excellente réunion plénière offre aussi une plateforme pour la discussion interactive et le feedback. Si vous voulez vraiment renforcer le sentiment d’appartenance et développer une culture d’entreprise plus solide, vous devez donner la parole aux employés à ce moment‑là. On ne sait jamais, vous pourriez bien apprendre quelque chose !

Que doit inclure une réunion plénière ?

Un peu différente d’une réunion d’équipe classique, une réunion plénière réussie inclut plusieurs éléments clés pour qu’elle soit informative, engageante et percutante. Il faut être un peu plus strict avec ces réunions, car elles restent relativement rares.

Voici quelques éléments clés à inclure :

• Mises à jour de l’entreprise : partagez les actualités importantes, les évolutions stratégiques ou les indicateurs de performance. Tout ce qu’il est nécessaire de mettre en lumière pour que les membres de l’équipe soient à jour sur les derniers développements de l’entreprise doit être abordé ici.
• Objectifs de l’entreprise et alignement : mettez en avant les objectifs de l’entreprise pour le trimestre, l’année ou le projet, et reliez‑les aux efforts des différentes équipes. Faites en sorte que chacun se sente impliqué et montrez à chaque personne son périmètre d’impact.
• Étapes clés et réussites : prenez aussi le temps de célébrer ! Une réunion plénière ne doit pas être synonyme de négativité : mettez donc en avant les succès récents et reconnaissez les contributions des personnes et des équipes. Créer un sentiment de progression et de réussite est un excellent conseil pour bien diriger cette réunion.
• Feedback et sessions de questions‑réponses : encouragez les employés à poser des questions et à donner du feedback, en personne ou de manière anonyme, afin de maintenir la communication pendant et après la réunion.
• Activités interactives : là encore, rendez la séance un minimum ludique et dynamique, si possible. Je ne dis pas que vous devez créer une ambiance de fête, mais essayez d’impliquer les employés avec des éléments interactifs comme des sondages, des mentions spéciales ou des questions brise‑glace.
• Mettre en avant les nouvelles recrues : faire en sorte que tout le monde se sente bienvenu est une excellente façon de mener cette réunion. Si nécessaire, présentez les nouveaux membres de l’équipe au groupe et facilitez leur intégration dans la culture de l’entreprise.

Conseils pour organiser une excellente réunion plénière

1. Utiliser un assistant de prise de notes IA pour les réunions virtuelles

Comme de plus en plus d’entreprises adoptent une culture de travail hybride ou entièrement à distance, il faut optimiser vos pratiques en conséquence. Les statistiques de Logitech indiquent que, lorsqu’ils travaillent à distance, 76 % des employés utilisent des appels vidéo chaque jour. Compte tenu de la taille importante des réunions plénières, un appel virtuel est la meilleure pratique.

Alors, quelle est la meilleure pratique pour cet appel virtuel ? Pour commencer, vous devez utiliser un assistant de prise de notes alimenté par l’IA. Notre favori est Bubbles Notetaker, qui rejoint automatiquement votre réunion une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez connecté votre calendrier. Une fois que Notetaker a rejoint la réunion, il enregistre l’intégralité de la discussion, la transcrit et envoie un e‑mail de suivi contenant un résumé et des actions personnalisées à tous les participants.

Ainsi, rien ne passe à travers les mailles du filet et les membres de l’équipe savent exactement ce qu’ils doivent faire ensuite en fonction de leur participation. Voici un exemple de ce à quoi ressemblera l’enregistrement de votre réunion par Bubbles Notetaker après la réunion :

Non seulement vous automatisez la prise de notes et augmentez votre capacité à vous concentrer sur la présentation et la discussion, mais vous améliorez aussi l’organisation grâce à Bubbles, puisque toutes les réunions sont stockées au même endroit.

Pour une réunion plénière, l’enregistrement de la réunion est crucial, car vous voudrez revenir sur cette discussion plus tard. Bubbles est la meilleure façon de le faire.

2. Commencer par un ordre du jour clair

Une réunion bien organisée commence par un ordre du jour clair et concis. Cet ordre du jour permet à la réunion de se dérouler sans accroc et garantit que tous les sujets nécessaires sont couverts sans dépasser le temps prévu. Après nos conseils, nous vous proposons un ordre du jour que vous pouvez utiliser pour votre prochaine réunion plénière. Vous pouvez aussi consulter notre article sur les 7 types d’ordres du jour de réunion et choisir celui qui vous convient le mieux.

Astuce rapide : partagez l’ordre du jour à l’avance pour que les membres de l’équipe puissent venir préparés. Incluez des sujets comme les objectifs de l’entreprise et les étapes récentes.

3. Augmenter l’engagement grâce à des éléments interactifs

Pour organiser une réunion plénière réussie, vous aurez besoin d’un fort engagement tout au long du rassemblement. Intégrez des éléments interactifs (voir ci‑dessus) et gardez le public impliqué. Par exemple, commencer par des questions brise‑glace permet d’instaurer une atmosphère détendue et d’encourager la participation. Les sondages sont un excellent moyen de mesurer l’avis des employés sur des sujets clés et de permettre à chacun de sentir que sa voix compte à l’échelle de l’entreprise.

Ne vous attardez pas trop sur cet aspect, car le contenu de la réunion devrait aussi susciter l’engagement des employés si vous avez bien recruté.

4. Célébrer les réussites et les étapes clés

Dans le deuxième conseil, nous avons souligné l’importance de ne pas passer sous silence les succès récents. La raison ? Reconnaître les réussites est essentiel pour maintenir un moral d’équipe élevé et nourrir une culture d’entreprise axée sur le succès et le développement continu.

Veillez donc à consacrer du temps, pendant la réunion, à la célébration des réussites récentes, qu’il s’agisse d’atteindre les objectifs de l’entreprise, de franchir une étape clé ou d’un événement imprévu qui a donné d’excellents résultats. Qu’il s’agisse d’un effort individuel ou d’équipe, le fait de reconnaître publiquement ces réussites renforce considérablement la motivation et montre à tous les employés que s’ils travaillent dur et obtiennent des résultats, ils seront remarqués et appréciés.

5. Encourager la communication ouverte et le feedback

Créez un espace où les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour poser des questions et donner du feedback. C’est votre culture du feedback et, même si elle se construit en amont en dehors de la réunion plénière, vous devez aussi lui accorder de l’attention ici.

Comment faire, me direz‑vous ?

Prévoyez du temps à la fin de la réunion pour que les employés puissent poser leurs questions ou partager leurs opinions. Permettre aux employés de poser leurs questions directement contribue à instaurer une culture de transparence et garantit que chacun quitte la réunion avec une compréhension claire des sujets abordés.

Si vous ne souhaitez pas de questions pendant votre réunion plénière, vous pouvez aussi utiliser des sondages anonymes pour encourager des retours honnêtes ultérieurement.

6. Rendre la réunion personnelle et inclusive

Les réunions plénières sont l’occasion pour l’équipe de direction de se rapprocher des employés sur un plan plus personnel. Dans les grandes organisations en particulier, cela peut être difficile à atteindre ; profitez donc de cette excellente opportunité pour mettre en avant les succès liés à la culture d’entreprise, exprimer votre reconnaissance envers les membres des équipes et reconnaître les contributions des différents services.

Une bonne entreprise fonctionne comme une communauté, et le fait de garder votre réunion plénière inclusive contribue directement à cet objectif.

7. Adapter la réunion à une main‑d’œuvre virtuelle ou hybride

Autre conseil côté technologie : assurez‑vous que vos réunions plénières soient adaptées à la fois aux employés sur site et aux employés à distance, et qu’elles permettent la participation dans les deux configurations.

Utilisez des outils de réunion virtuelle comme Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, en complément de vos Bubbles Notetakers, qui s’intègrent à tous les logiciels de réunion virtuelle populaires. Permettez à chacun d’assister à la réunion, de poser des questions et de faire partie intégrante du tissu de l’entreprise.