¿Buscas alinear equipos, mejorar la comunicación y elevar el compromiso en toda tu empresa? Genial, porque una reunión general efectiva hace precisamente eso.

Esta reunión es esencial: reúne a todos, permite a la dirección compartir novedades corporativas e interactuar con los empleados simultáneamente.

Por eso hemos creado una guía que va desde el propósito hasta las mejores prácticas, para que tu reunión general sea un éxito.

¡Comencemos!

¿Qué es una reunión general?

Una reunión general es un encuentro de toda la empresa donde la dirección se dirige a todo el personal. Sé que puede sonar abrumador, pero generalmente se celebran de forma trimestral o mensual. Sirven para actualizar metas, celebrar hitos y garantizar que todos estén alineados con la dirección estratégica, algo esencial.

Esto difiere de los town hall meetings, que pueden incluir stakeholders externos o al público y a veces fomentan la comunicación abierta o sesiones de preguntas y respuestas. Las reuniones generales son exclusivamente internas, centradas en empleados, moral del equipo y alineación interna.

Son la oportunidad perfecta para que la dirección se conecte directamente con los empleados y aborde el rendimiento de la empresa. En esta reunión la dirección entra en detalles, poniendo énfasis en objetivos y actualizaciones operativas.

Además, una gran reunión general también ofrece espacio para discusión interactiva y retroalimentación. Si quieres fomentar el sentido de pertenencia y fortalecer la cultura, debes dar voz a los empleados. ¡Nunca sabes, puedes descubrir algo nuevo!

¿Qué debe incluirse en una reunión general?

Algo diferente a una reunión de equipo normal, una reunión general exitosa incluye varios elementos clave para que sea informativa, atractiva e impactante. Debemos ser más estrictos con estas reuniones, ya que suelen ser poco frecuentes.

Estos son algunos puntos clave para incluir:

• Novedades de la empresa: comparte noticias relevantes, cambios estratégicos o métricas de rendimiento. Todo lo necesario para mantener al equipo al día con los últimos avances de la empresa debe incluirse aquí.
• Objetivos y alineación: resalta metas trimestrales, anuales o de proyecto y enlázalas con el trabajo de cada equipo. Haz que se sientan parte y muéstrales su ámbito de impacto.
• Hitos y logros: ¡celebra también! Una reunión general no debe ser sinónimo de negatividad, así que destaca éxitos recientes y reconoce aportes de personas y equipos. Generar sensación de progreso y logro es un gran consejo para dirigir bien esta reunión.
• Sesiones de preguntas y feedback: anima a los empleados a preguntar y dar retroalimentación, en persona o de forma anónima, para mantener la comunicación antes, durante y después.
• Actividades interactivas: hazlo divertido y dinámico, si es posible. No digo que organizes una fiesta, pero involucra al equipo con encuestas, menciones o preguntas rompehielos.
• Reconoce las nuevas incorporaciones: hacer sentir bienvenidos a todos es clave. De ser necesario, presenta a los nuevos miembros y ayúdales a integrarse en la cultura.

Consejos para organizar una reunión general efectiva

1. Usa un notetaker con IA en reuniones virtuales

Cada vez más empresas optan por un modelo híbrido o una cultura de trabajo remoto, así que debes optimizar para ello. Las estadísticas de Logitech indican que el 76 % de los empleados usan videollamadas a diario cuando trabajan a distancia. Dado el tamaño de estas reuniones, lo ideal es hacerlas por videoconferencia.

Entonces, ¿cuál es la mejor práctica para esa videollamada? Para empezar, debes usar un notetaker con IA. Nuestro favorito es Bubbles Notetaker, que se une automáticamente a tus reuniones al conectar tu calendario. Una vez se conecta, graba toda la discusión, la transcribe y envía un email de seguimiento con un resumen y tareas personalizadas a todos los asistentes.

Así no se pierde nada y los equipos saben exactamente qué hacer a continuación según su participación. Así se verá la grabación de tu reunión con Bubbles Notetaker tras el encuentro:

No solo automatizas la toma de notas y mejoras tu enfoque en la presentación y discusión, sino que también organizas todo con Bubbles, ya que almacena todas las reuniones en un solo lugar.

En una reunión general, grabar el encuentro es crucial, pues querrás consultarlo más adelante. Bubbles es la mejor manera de hacerlo.

2. Empieza con una agenda clara

Una reunión bien organizada comienza con una agenda clara y concisa. La agenda mantiene el flujo del encuentro y asegura cubrir los temas necesarios sin excederte. Tras nuestros consejos, te ofrecemos una agenda lista para tu próxima reunión general. O bien, consulta nuestro artículo de 7 tipos de agendas y elige la que prefieras.

Consejo rápido: comparte la agenda con antelación para que el equipo llegue preparado. Incluye temas como objetivos de la empresa y hitos recientes.

3. Aumenta el compromiso con elementos interactivos

Para una reunión general exitosa necesitas alto compromiso. Incorpora elementos interactivos (ver arriba) y mantén al público involucrado. Por ejemplo, iniciar con preguntas rompehielos crea un ambiente relajado y fomenta la participación. Las encuestas son ideales para conocer opiniones sobre temas clave y hacer sentir a todos que su voz cuenta en toda la empresa.

No te extiendas demasiado; el contenido de la reunión también debería captar la atención si has contratado bien.

4. Celebra éxitos e hitos

En el consejo 2 enfatizamos la importancia de no pasar por alto los éxitos recientes. ¿La razón? Reconocer logros es esencial para mantener alta la moral del equipo y fomentar una cultura de éxito y desarrollo continuo.

Así que dedica tiempo en la reunión para celebrar logros recientes, ya sea alcanzar objetivos, hitos o resultados imprevistos de gran impacto. Puede ser un esfuerzo individual o de equipo, pero el reconocimiento público impulsa la motivación y demuestra a todos que, si trabajan duro y obtienen resultados, serán valorados.

5. Fomenta comunicación abierta y feedback

Crea un espacio donde el equipo se sienta cómodo preguntando y dando retroalimentación. Esta es tu cultura de retroalimentación. Aunque se construye fuera de la reunión, debes reforzarla aquí.

¿Cómo lograrlo, preguntas?

Reserva tiempo al final de la reunión para que los empleados compartan preguntas u opiniones. Permitir preguntas directas fomenta la transparencia y asegura que todos salgan con claridad sobre lo tratado.

Si no quieres preguntas en la reunión, puedes usar encuestas anónimas para obtener comentarios honestos más adelante.

6. Haz la reunión personal e inclusiva

Las reuniones generales son una oportunidad para que la dirección conecte con el personal a un nivel más cercano. En organizaciones grandes puede ser difícil, así que aprovecha esta oportunidad para destacar éxitos culturales, agradecer al equipo y reconocer aportes de cada departamento.

Una buena empresa funciona como comunidad, y mantener tu reunión general inclusiva lo refuerza.

7. Adapta la reunión a una fuerza laboral virtual o híbrida

Otro consejo técnico: que tus reuniones generales atiendan tanto a empleados presenciales como remotos y permitan la asistencia de ambos.

Usa herramientas de videoconferencia como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams junto con tus Bubbles Notetakers, que se integran con todas las plataformas populares. Permite que todos asistan, pregunten y formen parte del tejido de la empresa.