Хотите обеспечить согласованность, улучшить коммуникацию и повысить вовлечённость во всей компании? Отлично, потому что именно это и может дать вам хорошо проведённая общекомандная встреча.

Эта встреча — важнейший инструмент в вашем арсенале, потому что она собирает всех вместе, позволяя руководству одновременно делиться новостями по всей компании и напрямую взаимодействовать с сотрудниками.

Мы знаем, насколько сильным может быть эффект таких встреч, поэтому подготовили руководство о том, как провести отличную общекомандную встречу: от понимания её целей до внедрения лучших практик для максимального эффекта.

Поехали!

Что такое общекомандная встреча (all‑hands meeting)?

Общекомандная встреча (all‑hands meeting) — это собрание всей компании, на котором руководство обращается ко всем сотрудникам. Понимаю, для кого‑то это может звучать немного пугающе, но такие встречи обычно проходят лишь раз в квартал или раз в месяц. На них рассказывают об обновлённых целях компании, отмечают ключевые вехи и следят за тем, чтобы все были согласованы со стратегическим курсом организации — а это крайне важно. 

В отличие от town hall meetings, которые могут включать внешних стейкхолдеров или широкую аудиторию и нередко предполагают открытое общение или сессии вопросов и ответов, общекомандные встречи полностью внутренние и сфокусированы на сотрудниках, командном духе и внутренней согласованности.

Общекомандные встречи — идеальная возможность для руководства напрямую пообщаться с сотрудниками и обсудить результаты работы компании. Именно здесь руководство переходит к деталям: обычно особый акцент делается на целях компании и операционных обновлениях.

Но по‑настоящему хорошая общекомандная встреча также станет площадкой для интерактивной дискуссии и обратной связи. Если вы хотите действительно укрепить чувство причастности и выстроить сильную корпоративную культуру, важно дать сотрудникам возможность высказаться. Кто знает, вдруг вы узнаете что‑то новое!

Что должно входить в общекомандную встречу?

В отличие от обычной командной встречи, успешная общекомандная встреча включает несколько ключевых элементов, чтобы она была информативной, вовлекающей и приносила реальный эффект. К таким встречам стоит относиться строже, ведь проводятся они не так уж часто.

Вот ключевые пункты, которые стоит включить:

• Обновления компании: поделитесь важными новостями, стратегическими изменениями или ключевыми показателями эффективности. Здесь нужно осветить всё, что поможет участникам быть в курсе последних событий и изменений в компании.
• Цели компании и согласованность: обозначьте цели компании на квартал, год или отдельный проект и сопоставьте их с вкладом разных команд. Помогите людям почувствовать свою причастность и покажите, на что именно они влияют.
• Вехи и достижения: не забудьте и про празднование! Общекомандная встреча не должна ассоциироваться только с негативом, поэтому подчеркните недавние успехи и отметьте вклад отдельных сотрудников и команд. Формирование ощущения прогресса и достигнутых результатов — отличный приём, чтобы эффективно провести эту встречу.
• Сессии обратной связи и вопросы‑ответы (Q&A): поощряйте сотрудников задавать вопросы и делиться мнением — лично или анонимно, чтобы поддерживать живое общение во время и после встречи.
• Интерактивные активности: по возможности сделайте встречу хотя бы немного более живой и динамичной. Я не предлагаю устраивать вечеринку, но постарайтесь вовлечь сотрудников с помощью интерактивных элементов — опросов, публичных благодарностей или вопросов‑разминок.
• Признание новых сотрудников: сделать так, чтобы каждый почувствовал себя желанным участником команды, — отличный способ провести такую встречу. При необходимости представьте новых членов команды и помогите им мягко погрузиться в корпоративную культуру.

Советы по проведению отличной общекомандной встречи

1. Используйте AI‑ассистент для ведения заметок на виртуальных встречах

Поскольку всё больше компаний переходят на гибридный формат или культуру удалённой работы, нам нужно подстраиваться под это. По статистике Logitech, при удалённой работе 76% сотрудников ежедневно используют видеозвонки. Из‑за большого количества участников общекомандные встречи удобнее всего проводить в формате виртуального звонка.

Итак, как же лучше всего организовать такую виртуальную встречу? Для начала обязательно используйте AI‑ассистента для ведения заметок. Наш личный фаворит — Bubbles Notetaker: он автоматически присоединяется к встрече, как только вы зарегистрируетесь и подключите календарь. Как только Notetaker подключается, он полностью записывает обсуждение, делает расшифровку и отправляет всем участникам письмо‑резюме с кратким обзором и персональными задачами по итогам встречи.

Так вы ничего не упустите, а участники команды будут точно понимать, что им нужно делать дальше в соответствии со своей ролью на встрече. Вот пример того, как будет выглядеть запись встречи в Bubbles Notetaker после её окончания:

Вы не только автоматизируете процесс ведения заметок и можете лучше концентрироваться на презентации и обсуждении, но и повышаете уровень организованности, используя Bubbles, — все встречи хранятся в одном месте.

Для общекомандных встреч запись разговора особенно важна: вы наверняка захотите вернуться к обсуждению позже. Bubbles — лучший способ сделать это.

2. Начните с чёткой повестки

Хорошо организованная встреча начинается с ясной и лаконичной повестки. Именно повестка помогает встрече проходить плавно и гарантирует, что все важные темы будут рассмотрены без выхода за рамки отведённого времени. После наших советов мы предложим повестку, которую вы сможете использовать на своей следующей общекомандной встрече. Либо загляните в нашу статью «7 типов повесток для встреч» и выберите подходящий вариант оттуда.

Небольшой лайфхак: заранее отправьте повестку, чтобы команда пришла подготовленной. Включите туда темы вроде целей компании и недавних вех.

3. Повышайте вовлечённость с помощью интерактивных элементов

Чтобы общекомандная встреча прошла успешно, в течение всего мероприятия нужно поддерживать высокий уровень вовлечённости. Добавляйте интерактивные элементы (см. выше) и старайтесь удерживать внимание аудитории. Например, начало со вопросов‑разминок помогает создать расслабленную атмосферу и побудить людей участвовать в разговоре. Опросы — отличный способ узнать мнение сотрудников по ключевым темам и дать каждому почувствовать, что его голос слышен на уровне всей компании.

Не зацикливайтесь на этом слишком долго: если вы нанимаете сильных людей, само содержание встречи тоже должно их вовлекать.

4. Отмечайте успехи и вехи

Во втором совете мы уже подчёркивали, как важно не замалчивать недавние успехи. Почему это так важно? Признание достижений критично для поддержания высокой морали команды и формирования культуры успеха и постоянного развития.

Поэтому обязательно выделите во встрече время, чтобы отпраздновать недавние достижения — будь то выполнение целей компании, достижение важной вехи или неожиданный результат, который принёс отличные плоды. Это могут быть и личные, и командные заслуги, но публичное признание серьёзно повышает мотивацию и показывает всем: если люди усердно работают и добиваются результатов, это заметят и оценят.

5. Поощряйте открытую коммуникацию и обратную связь

Создайте пространство, в котором участники команды будут чувствовать себя комфортно, задавая вопросы и делясь обратной связью. Это и есть ваша культура обратной связи, и хотя она формируется в основном за рамками общекомандных встреч, здесь ей тоже стоит уделить внимание.

И как же это сделать, спросите вы?

Выделите время в конце встречи для сотрудников, которые хотят задать вопросы или высказать своё мнение. Возможность задать вопрос напрямую формирует культуру прозрачности и помогает всем уйти со встречи с чётким пониманием обсуждённых тем.

Если вы не хотите, чтобы вопросы задавали прямо во время общекомандной встречи, можно использовать и анонимные опросы, чтобы позже собрать честные ответы.

6. Сделайте встречу личной и инклюзивной

Общекомандные встречи — это шанс для руководящей команды пообщаться с сотрудниками на более личном уровне. Особенно в крупных организациях это непросто, так что используйте эту отличную возможность, чтобы подчеркнуть победы в области корпоративной культуры, выразить признательность членам команд и отметить вклад разных подразделений.

Хорошая компания работает как сообщество, и инклюзивный формат общекомандных встреч только укрепляет это ощущение.

7. Адаптируйте встречу под виртуальный или гибридный формат работы

Ещё один технический совет: убедитесь, что ваши общекомандные встречи одинаково удобны как для сотрудников в офисе, так и для тех, кто работает удалённо, и что подключиться можно из любого формата.

Используйте инструменты для виртуальных встреч — Zoom, Google Meet или Microsoft Teams — вместе с Bubbles Notetakers, которые интегрируются со всеми популярными платформами для онлайн‑совещаний. Дайте каждому возможность присутствовать, задавать вопросы и стать частью «тканью» компании.