Хочете посилити узгодженість, покращити комунікацію та підвищити залученість у всій організації? Чудово, адже саме це й може дати вам справді якісна загальнокомандна зустріч.

Причина, чому ця зустріч є таким важливим інструментом у вашому арсеналі, полягає в тому, що вона збирає всіх разом, тож керівництво може одночасно ділитися оновленнями на рівні всієї компанії й безпосередньо взаємодіяти зі співробітниками.

Ми добре знаємо силу таких зустрічей, тож, щоб допомогти вам провести справді ефективну загальнокомандну зустріч, ми підготували посібник, який охоплює все: від розуміння її цілей до запровадження найкращих практик для максимального впливу.

Поїхали!

Що таке загальнокомандна зустріч?

Загальнокомандна зустріч — це зібрання всієї компанії, на якому керівництво звертається до всього персоналу. Розумію, що для когось це може звучати лячно, але такі зустрічі зазвичай відбуваються лише раз на квартал або раз на місяць. Вони дають змогу ділитися оновленнями щодо цілей компанії, відзначати важливі віхи та забезпечувати узгодженість усіх зі стратегічним курсом організації — а це критично важливо. 

Це відрізняється від відкритих зустрічей формату town hall, які можуть залучати зовнішніх стейкхолдерів або широку публіку й інколи передбачають відкриту комунікацію чи сесії «питання-відповіді». Загальнокомандні зустрічі є суто внутрішніми й зосереджені на співробітниках, командному дусі та внутрішній узгодженості.

Загальнокомандні зустрічі — це ідеальна можливість для керівництва напряму поспілкуватися зі співробітниками та обговорити результати роботи компанії. Саме під час цієї зустрічі керівництво переходить до деталей: зазвичай основний акцент робиться на цілях компанії та операційних оновленнях.

Водночас якісна загальнокомандна зустріч також створює простір для інтерактивної дискусії та зворотного зв’язку. Якщо ви справді хочете посилити відчуття належності та вибудувати сильнішу корпоративну культуру, дайте співробітникам можливість висловитися. Хто знає — можливо, ви дізнаєтеся щось нове!

Що має містити загальнокомандна зустріч?

На відміну від звичайної командної зустрічі, успішна загальнокомандна зустріч включає кілька ключових елементів, щоб вона була інформативною, захопливою та дієвою. До таких зустрічей потрібно підходити трохи суворіше, адже вони, як правило, відбуваються нечасто.

Ось кілька ключових пунктів, які варто включити:

• Оновлення компанії: поділіться важливими новинами, стратегічними змінами або показниками ефективності. Усе, що потрібно винести на загал, аби члени команди були в курсі останніх подій у компанії, варто обговорити саме тут.
• Цілі компанії та узгодженість: підкресліть цілі компанії на квартал, рік або окремий проєкт і пов’яжіть їх із роботою різних команд. Допоможіть людям відчути свою залученість і покажіть, де саме вони створюють вплив.
• Віхи та досягнення: і не забудьте про святкування! Загальнокомандна зустріч не має асоціюватися з негативом, тож згадайте про нещодавні успіхи й відзначте внесок окремих людей та команд. Формування відчуття прогресу та досягнень — чудовий прийом для того, щоб ефективно провести цю зустріч.
• Сесії зворотного зв’язку та «питання-відповіді»: заохочуйте співробітників ставити запитання й ділитися відгуками — особисто або анонімно, щоб підтримувати безперервну комунікацію під час і після зустрічі.
• Інтерактивні активності: знову ж таки, зробіть зустріч хоч трохи веселою та динамічною, якщо це можливо. Я не кажу, що потрібно влаштовувати вечірку, але спробуйте залучити команду за допомогою опитувань, відзнак або запитань-розминок.
• Відзначення нових співробітників: змусити кожного відчути себе бажаним у команді — чудовий спосіб провести цю зустріч. За потреби представте нових членів команди групі та допоможіть їм плавно зануритися в культуру компанії.

Поради щодо проведення ефективної загальнокомандної зустрічі

1. Використовуйте AI-асистента для нотаток на віртуальних зустрічах

Оскільки дедалі більше компаній переходять на гібридний або віддалений формат роботи, нам потрібно оптимізувати процеси під це. За статистикою Logitech, під час віддаленої роботи 76% співробітників щодня користуються відеодзвінками. Через велику кількість учасників загальнокомандних зустрічей найкращою практикою є проведення їх у форматі відеодзвінка.

То якими ж є найкращі практики для такої віртуальної зустрічі? Перш за все, вам варто використовувати AI-асистента для нотаток. Наш особистий фаворит — Bubbles Notetaker, який автоматично приєднається до вашої зустрічі після того, як ви зареєструєтесь і під’єднаєте календар. Щойно Notetaker приєднається, він повністю запише обговорення, зробить розшифровку та надішле фоллоу-ап лист з підсумком і персональними діями для всіх учасників зустрічі.

Це гарантує, що нічого не загубиться й члени команди точно знатимуть, що їм потрібно зробити далі з огляду на їхню участь. Ось приклад того, як виглядатиме запис вашої зустрічі з Bubbles Notetaker після завершення:

Ви не лише автоматизуєте процес ведення нотаток і підвищуєте здатність зосередитися на презентації та обговоренні, а й покращуєте організацію за допомогою Bubbles, адже всі зустрічі зберігаються в одному місці.

Коли йдеться про загальнокомандну зустріч, запис зустрічі має критичне значення, адже згодом ви захочете повернутися до цього обговорення. Bubbles — найкращий спосіб це зробити.

2. Почніть із чіткої порядку денного

Добре організована зустріч починається з чіткого й лаконічного порядку денного. Порядок денний забезпечує плавний перебіг зустрічі та гарантує, що всі необхідні теми будуть розглянуті без виходу за часові рамки. Після наших порад ми додали приклад порядку денного, який ви можете використати для своєї наступної загальнокомандної зустрічі. Або ж перегляньте нашу статтю «7 типів порядку денного для зустрічей» і оберіть варіант звідти.

Невелика порада: поділіться порядком денним заздалегідь, щоб команда могла підготуватися. Включіть туди теми на кшталт цілей компанії та нещодавніх віх.

3. Підвищуйте залученість за допомогою інтерактивних елементів

Щоб провести успішну загальнокомандну зустріч, вам потрібен високий рівень залученості протягом усього зібрання. Додавайте інтерактивні елементи (див. вище) й намагайтеся постійно тримати аудиторію в тонусі. Наприклад, початок із запитань-розминок допоможе створити розслаблену атмосферу й заохотить до участі. Опитування — чудовий спосіб дізнатися думку співробітників щодо ключових тем і дати кожному відчути, що його голос чути на рівні всієї компанії.

Не затягуйте з цим надто довго, адже, якщо ви добре наймаєте людей, сам зміст зустрічі теж має їх залучати.

4. Святкуйте успіхи та віхи

У другій пораді ми наголошували, що не можна замовчувати нещодавні успіхи. Чому так? Визнання досягнень є необхідним для підтримання високого морального духу команди та формування культури успіху й безперервного розвитку.

Тож обов’язково виділіть частину зустрічі, щоб відсвяткувати останні досягнення — чи то виконання цілей компанії, досягнення важливої віхи, чи несподіваний крок, який дав чудові результати. Це можуть бути як індивідуальні, так і командні зусилля, але публічне визнання суттєво підвищує мотивацію та показує всім співробітникам: якщо вони наполегливо працюють і демонструють результат, їх помітять і оцінять.

5. Заохочуйте відкриту комунікацію та зворотний зв’язок

Створіть простір, у якому членам команди буде комфортно ставити запитання та давати зворотний зв’язок. Це ваша культура зворотного зв’язку, і хоча вона формується завдяки щоденній роботі поза межами загальнокомандної зустрічі, тут їй теж варто приділити увагу.

Як цього досягти, запитаєте ви?

Виділіть час наприкінці зустрічі для співробітників, які хочуть поставити запитання або поділитися думками. Можливість ставити запитання безпосередньо формує культуру прозорості й гарантує, що всі виходять із зустрічі з чітким розумінням обговорених тем.

Якщо ви не хочете запитань під час самої загальнокомандної зустрічі, можете використати анонімні опитування, щоб пізніше зібрати чесний зворотний зв’язок.

6. Зробіть зустріч особистою та інклюзивною

Загальнокомандні зустрічі — це можливість для керівної команди встановити ближчий контакт зі співробітниками. Особливо в більших організаціях це може бути складно, тож скористайтеся цією чудовою нагодаю, щоб підкреслити перемоги, пов’язані з корпоративною культурою, висловити подяку членам команди та відзначити внесок різних відділів.

Хороша компанія працює як спільнота, і якщо ваша загальнокомандна зустріч буде інклюзивною, це лише зміцнить це відчуття.

7. Адаптуйте зустріч до віртуальної або гібридної команди

Ще одна технічна порада: подбайте, щоб ваші загальнокомандні зустрічі були зручними як для співробітників в офісі, так і для тих, хто працює віддалено, та дозволяли брати участь із будь-якого формату.

Використовуйте інструменти для віртуальних зустрічей — Zoom, Google Meet або Microsoft Teams — разом із Bubbles Notetakers, які інтегруються з усіма популярними платформами для відеозустрічей. Дайте змогу кожному бути присутнім, ставити запитання й ставати частиною тканини компанії.