Послідовність є ключем до сталого успіху, незалежно від того, в якому бізнесі ви працюєте. Стандартні операційні процедури (SOP), завдяки своїй здатності оптимізувати процеси та забезпечувати дотримання вимог, є одним із найкращих способів досягти такої послідовності. Чітко прописана SOP усуває будь-які виправдання й може застосовуватися в різних галузях — від онбордингу нових працівників до забезпечення того, щоб ви та ваша команда дотримувалися суворих галузевих норм. Сприймайте свій документ SOP як дорожню карту вашого бізнесу для ефективних та результативних операцій. Однак досягти цього ви зможете лише тоді, коли створите якісну SOP — саме для цього ми й допомагаємо вам сьогодні.

Що таке стандартна операційна процедура (SOP)?

 Стандартна операційна процедура (SOP) — це задокументований процес, створений у межах вашої команди, який визначає, як виконувати завдання чи діяльність послідовно й ефективно для всіх залучених. Як я вже зазначав, це ваша письмова карта у вигляді інструкцій, яка дає покроковий, методичний посібник для будь-якого конкретного процесу. SOP відіграють вирішальну роль в уніфікації практик, зменшенні непорозумінь та підтриманні контролю якості в більш складних операціях. Добре написана SOP досягає цього завдяки простоті та зрозумілості, що сприяє послідовності та зменшує кількість помилок, які виникають через брак ясності або надмірне ускладнення.

Проте ці документи — це не просто чек-листи чи однореченеві підказки. Натомість це (або мають бути) вичерпні посібники, які детально описують кожен необхідний крок для виконання завдань, зокрема з указанням ролей і відповідальностей усіх, хто залучений до процесу. Коли SOP написані саме так, вони переплітаються між собою та формують загальний робочий процес бізнесу, поєднуючи людей і завдання, над якими вони мають працювати.

У компанії Bubbles, завдяки нашому фокусу на асинхронній роботі, ми знаємо, що чіткість і впорядкованість завдань є ключем до ефективної співпраці. Ми рекомендуємо спланувати своє завдання за допомогою добре написаної SOP, використовуючи наш безкоштовний шаблон нижче, а потім тримати членів команди в курсі асинхронно, використовуючи Bubbles для обміну оновленнями та отримання відгуків. З Bubbles ви можете легко записувати свій екран, відео та аудіо без будь-яких надбудов і без жодних витрат. Завдяки функціям, що дозволяють залишати асинхронні коментарі та вести безперервне обговорення разом із вашим записом, вам надзвичайно легко презентувати свою роботу й доносити ключові ідеї. Дізнайтеся, як записати bubble, і завантажте свій шаблон SOP тут:

‍
БЕЗКОШТОВНИЙ ШАБЛОН SOP

Як писати SOP

Ми також розуміємо, що ви можете захотіти написати власну SOP і повністю контролювати процес. З огляду на це, перейдемо до посібника з написання, щоб упевнитися, що ваш документ SOP буде на найвищому рівні.

Написання SOP вимагає чіткого розуміння поточного завдання та готовності бути ретельним і методичним у документуванні кожного кроку цього завдання у вашому шаблоні. Очевидно, що ви не можете створити деталізований чек-лист, якщо самі не розбираєтеся в деталях, тож переконайтеся, що ви готові, перш ніж починати роботу над документом SOP. Щоб підготуватися, почніть із визначення сфери дії процедури та обміркуйте, які зацікавлені сторони мають бути залучені. Подумайте, чого ви хочете досягти цим завданням і як найкраще підготуватися до успіху.

Отже, хоча деталізація та ретельність є важливими, головне правило написання SOP — використовувати просту, однозначну мову, щоб інструкції були зрозумілі всім цільовим користувачам. Ви намагаєтеся спростити й оптимізувати виконання завдання, а не заплутати його. Так само, оскільки це командне завдання, не соромтеся звертатися по поради до колег або досвідчених співробітників, щоб разом оптимізувати вашу SOP для конкретного робочого середовища.

Відгуки від колег тут будуть безцінними, але якщо я можу дати ще одну пораду, то вона полягає в тому, щоб спочатку детально описати процес у чорновому варіанті, а потім уже редагувати документ, підвищуючи його ясність і повноту. Звертайтеся до колег по відгуки на будь-якому етапі цього процесу, але завжди пам’ятайте, що добре написана SOP не лише описує, що потрібно зробити, а й дає розуміння того, як це завдання узгоджується з ширшими бізнес-цілями компанії та сприяє дотриманню вимог. І все це — без зайвого багатослів’я. Успіхів!

Який формат SOP є вдалим?

Однозначної відповіді тут немає, адже те, що вважається вдалим форматом SOP, залежить від того, що потрібно вам і вашим колегам від цієї SOP.  Формат може відрізнятися залежно від багатьох чинників, зокрема від складності завдання, яке ви збираєтеся виконувати, і потреб організації (терміни, рівень деталізації тощо). Втім, існують три поширені формати, які широко використовуються й є хорошою відправною точкою:

Простий формат

Для більш простих завдань цей формат подає кроки в лінійному, хронологічному порядку, водночас зберігаючи процес максимально простим. Щоб не надто все спрощувати, варто додати формулювання, яке окреслює мету вашої SOP, а також короткий підсумок, щоб усі були на одній хвилі. Після цього складіть список покрокових інструкцій, зазначивши, хто за що відповідає. Ваша «проста» SOP має бути зручною для користувача й легкою для виконання, особливо для завдань із чітко визначеним початком і завершенням.

Ієрархічний формат

Для складніших і технічних процедур ієрархічний формат передбачає більше деталей і вимагає кращої організації. Це важливо, адже під час довгих і складних процедур легко збитися з курсу. Тут вам слід розбити завдання на основні кроки й підкроки, зберігаючи хронологічний порядок. Якщо документ особливо об’ємний, використовуйте зміст і чек-лист, щоб спростити сприйняття деталей завдання. Цей формат корисний для процедур, які складаються з різних етапів або рівнів деталізації.

Формат блок-схеми

Як для простих, так і для складних процесів, а також для тих, що передбачають прийняття рішень або кілька можливих маршрутів, формат блок-схеми є чудовим варіантом. Підхід із блок-схемою може бути більш інтерактивним і добре підходить для візуальних учнів. Він візуально відображає кроки вашого процесу чи завдання у вигляді діаграми, що полегшує всім учасникам розуміння зв’язків між завданнями й залежностей між їхньою роботою та роботою інших, наприклад.

Говорячи про візуальних учнів, наголошу: не бійтеся додавати до документа SOP діаграми чи будь-які інші елементи оформлення, які вам подобаються. Написання SOP — це щось дуже специфічне саме для вас, незалежно від обраного формату. Наш шаблон містить необхідні чіткі заголовки та структуру для логічного потоку інформації, але його також можна налаштовувати й редагувати на ваш розсуд, тож сміливо проявляйте креативність!

Що повинна містити SOP?

Ми вже знаємо, що ефективна SOP має бути повною та деталізованою, але найголовніше — легкою для розуміння. Ми знаємо, що існує три поширені формати, але також розуміємо, що ви маєте свободу створити власний дизайн SOP. Я хочу максимально спростити цей процес, і з огляду на це я створив власний чек-лист із компонентами якісної SOP, які зазвичай не враховуються в традиційних форматах. Завдяки цьому й деталям із попереднього розділу ви будете добре підготовлені до успіху.

Ключові компоненти ваших персоналізованих SOP мають включати:

• Титульну сторінку: Це не буде SOP, якщо в завдання немає назви! Втім, не обмежуйтеся простим ярликом. За потреби додайте більше деталей, наприклад номер документа або версію, а також назву відділу, до якого належить ваша SOP. Також вкажіть дату — це допоможе в організації.
• Мету: Час деталізації — визначте призначення й цілі SOP для себе та своїх колег.
• Сферу дії: Опишіть важливість вашої SOP у робочому середовищі та масштаб, у якому SOP застосовується в організації. Чи є вона специфічною для певної підкоманди, чи про неї мають знати всі?
• Ролі та відповідальності: Схоже на попередній пункт, але більш конкретно. Хто відповідає за виконання та підтримання SOP? Зазначте це на цьому етапі чітко й однозначно.
• Процедуру: Головна частина! На цьому етапі надайте детальні, покрокові інструкції. Тепер ми вже знаємо, що вони мають охоплювати, але пам’ятайте: детально, проте зрозуміло.
• Матеріали та обладнання: Не завжди обов’язково, але для деяких завдань вам потрібно буде перерахувати всі інструменти, обладнання чи матеріали, необхідні для виконання роботи на належному рівні.
• Документацію та ведення записів: Ймовірно, для складніших завдань. Як ми вже говорили, з міркувань організації слід описати всі форми чи журнали, які потрібно заповнювати в процесі виконання завдання.
• Питання безпеки та дотримання вимог: Безпека понад усе — або, у цьому випадку, майже наприкінці. Варто додати відповідні рекомендації щодо безпеки та вимоги комплаєнсу, щоб усі були захищені.
• Історію змін: Важливо відстежувати зміни, щоб ніхто не плутався. Ведіть журнал, у якому фіксуйте всі зміни, внесені до документа SOP від моменту його створення.

Як використовувати SOP для зростання бізнесу

SOP мають безліч варіантів застосування, і якщо ви працюєте з ними вперше, можете здивуватися, наскільки сильно вони допомагають команді навіть у найбуденніших завданнях. Далі я розгляну кілька найбільш очевидних сценаріїв використання SOP, але спершу нам варто зрозуміти, як ефективне впровадження SOP може вплинути на зростання й масштабованість бізнесу:

• Послідовність: Люди цінують бізнеси й команди, на які можна покластися. Створивши якісну SOP і дотримуючись свого шаблону, ви підвищите шанси стабільно надавати свій сервіс або продукт на одному рівні щоразу. 
• Ефективність навчання: Навчання нового співробітника може бути непростим завданням, до того ж легко щось упустити або не приділити достатньо уваги деталям. За наявності чіткої SOP, можливо з чек-листом, навчання нового працівника стає більш системним, отже, усі заощаджують час, але, що ще важливіше, і ви, і новачок у команді отримуєте більше користі від навчання й стаєте продуктивнішими.
• Зменшення кількості помилок: Усунення неоднозначності й плутанини, своєю чергою, допомагає позбутися базових помилок, які в підсумку можуть призвести до загального зниження якості роботи команди чи процесу. Створюйте відповідальність і підтримуйте порядок!
• Оптимізація операцій: SOP — це не лише інструктивний інструмент, а й основа для зворотного зв’язку й iterацій. Створивши структуру процесу, ви зможете виявити неефективності у своєму робочому потоці. За допомогою Bubbles ви можете наочно показати ці неефективні ділянки, пояснити їх та запропонувати прибрати з процесу.
• Автоматизація бізнес-процесів: SOP можуть створити підґрунтя для автоматизації повторюваних завдань, які часто виявляються надто складними. Зробивши це, ви розвантажите персонал і дасте змогу зосередитися на більш стратегічній роботі.

Випадки використання SOP

Я вже натякав на деякі з них протягом цієї статті, а загалом ви можете використовувати SOP там, де вважаєте це доцільним. Однак, для натхнення, найпоширеніші документи SOP зазвичай стосуються таких завдань, як:

• Онбординг нового співробітника.
• Маркетингові кампанії.
• Робота з програмним забезпеченням для управління проєктами.
• Стандартний щоденний робочий процес команди для конкретного завдання.
• Разові завдання.
• Обслуговування обладнання.
• Процедури та протоколи безпеки.
• Процес оцінювання ефективності роботи.
• Клієнтський сервіс і правила взаємодії з клієнтами.
• Контроль якості, включно з моніторингом і підтриманням продукту.

Тепер ви знаєте SOP, як свої п’ять пальців. Вони — не просто документи, а відображення того, наскільки ви та ваша команда віддані постійній досконалості й ефективності. Зробіть ривок до ефективності вже сьогодні: скористайтеся нашим безкоштовним шаблоном і застосовуйте програмне забезпечення для асинхронної співпраці та комунікації, таке як Bubbles, щоб розвивати командну роботу й оптимізувати робочі процеси.