Онлайн-зустрічі вже стали звичною практикою на роботі, адже 45% американців працюють віддалено повний або частковий робочий час. Відеоконференції є життєздатною заміною традиційній особистій взаємодії, дозволяючи співробітникам залишатися на зв’язку незалежно від їхнього місцезнаходження.

Однак переваги онлайн-зустрічей не обмежуються лише можливістю з’єднувати співробітників, розкиданих по всьому світу. Насправді багато офісів, де люди працюють очно, усе одно використовують відеоконференції, щоб взаємодіяти з віддаленими філіями чи закордонними клієнтами, заощаджуючи деяким компаніям мільйони на витратах на подорожі та втраченому робочому часі. Фактично, наші віртуальні зустрічі залишаться з нами надовго, незалежно від того, звідки ви підключаєтеся.

Хоча відеоконференції підвищують продуктивність і ефективність та одночасно знижують операційні витрати, вони також пов’язані зі значними ризиками для безпеки. Онлайн-шахрайства еволюціонують, і онлайн-зустрічі стали прибутковою ціллю для технічно підкованих хакерів.

Саме тому ми сьогодні тут, щоб обговорити необхідність повного розуміння безпеки відеоконференцій у ваших улюблених інструментах. Крім того, ми порекомендуємо кілька практик та інших варіантів для захисту приватності ваших віддалених обговорень.

Чому безпека онлайн-зустрічей така важлива?

То навіщо взагалі перейматися захистом зустрічей і даних?

Безпека онлайн-зустрічей важлива, оскільки вона захищає приватність. Ви майже завжди захочете оберігати корпоративні таємниці, та навіть якщо ні, ваші працівники й клієнти цілком обґрунтовано очікують, що їхня інформація буде у безпеці. Це питання відповідальності та підзвітності, і його потрібно сприймати серйозно. Забезпечення безпеки відеоконференцій дозволить обмежити обговорення колом визначених співробітників.

Коли ми говоримо про захист даних, легко уявити катастрофічні наслідки витоку інформації. Реалістично не всі зловмисники діятимуть зі злочинними намірами, але краще не ризикувати. Достатньо, щоб працівник приєднався до конференції, в якій він не мав брати участь, і почув конфіденційні відомості — неприємно, але могло б бути й гірше. Проте завжди існує ймовірність, що хтось спробує потрапити всередину, щоб завдати шкоди окремим людям або компанії загалом. Якщо це станеться навмисно чи ненавмисно (ви просто не помітите тощо), їхня тривала присутність може призвести до того, що вони почують інформацію, яка їм не призначалася, або навіть надішлють шкідливі посилання, які після натискання можуть надати їм доступ до конфіденційних даних. Це повна протилежність першому прикладу і наочно показує, наскільки важливо забезпечити безпеку під час віддалених зустрічей.

Як підвищити безпеку онлайн-зустрічей

Обирайте безпечні платформи для зустрічей

Якщо б зустріч відбувалася особисто, ви приділили б час вибору відповідного місця — з онлайн-форматом має бути так само. Проведіть ґрунтовне дослідження обраного інструмента, включно з його правилами щодо безпеки та приватності. Часто на вебсайті того чи іншого програмного забезпечення для зустрічей є розділ, присвячений безпеці, тож почніть саме з нього. Однак не сприймайте все лише на віру. Перевіряйте також надійні джерела з оглядами, щоб дізнатися відгуки користувачів про те, як платформа працює на практиці та як вона вирішує проблеми безпеки.

Частиною цього є впевненість у тому, що система для конференцій відповідає галузевим стандартам захисту конфіденційності інформації, зібраної під час зустрічі, а також метаданих (імена, адреси електронної пошти, імена користувачів, пристрої тощо). У межах цієї відповідності аудіо й відео мають бути зашифровані.

Інші функції безпеки, характерні для великих платформ, включають контроль із боку ведучого (host controls). Незалежно від того, стосуються вони аудіо, відео чи можливості записувати зустріч, це хороша практика для запобігання небажаним діям з боку небажаних учасників.

Безпечно записуйте зустрічі

Я вже побіжно згадав про запис зустрічей, але хочу детальніше зупинитися на цьому, тому що під час запису корпоративних зустрічей надзвичайно важливо забезпечити безпеку внутрішньої інформації. Ви хочете уникнути ситуацій, коли приватні зустрічі стають доступними онлайн через відсутність захисту паролем у мережевому сховищі.

Щоб цього не допустити, у нас є рішення. Рішення полягає в тому, щоб використовувати AI-асистентів для зустрічей, які ефективно записуватимуть, транскрибуватимуть і підсумовуватимуть вашу зустріч. Bubbles Notetaker, наш улюблений варіант, пропонує надійні функції безпеки, щоб ваші записи зустрічей залишалися захищеними. Використовуючи Bubbles, ви можете бути впевнені, що всі записи захищені й доступні лише уповноваженим співробітникам у межах конкретних Bubbles Channels.

Bubbles використовує передову AI, щоб транскрибувати й підсумовувати ваші зустрічі, що особливо корисно для безпечної фіксації обговорень із дотриманням конфіденційності. Як говорить сам Bubbles: "Bubbles довіряють і стартапи, і великі компанії. Ми серйозно ставимося до цієї відповідальності, тому використовуємо найкращі інструменти, щоб убезпечити ваші дані". Перейдіть до розділу Bubbles Security, щоб дізнатися більше й зрозуміти, як саме ваша конфіденційна інформація може залишатися приватною та захищеною, якщо ви записуєте віртуальні зустрічі за допомогою Bubbles.

Встановлюйте паролі для зустрічей

Хороший спосіб не допустити небажаних учасників — задати окремий пароль для кожного учасника конференції та окремий пароль для ведучого. Безпечна система онлайн-зустрічей дозволить зробити це й гарантуватиме, що програмне забезпечення, яким ви користуєтеся, пускає на зустріч лише людей із належними правами доступу.

Без цієї функції будь-хто, хто отримає посилання на дзвінок, зможе зайти. Як ми вже встановили, це суттєво підриває приватність і безпеку даних.

Підключайтеся до WiFi безпечно

Безпека WiFi суттєво зменшує поверхню атаки, до якої хакери можуть отримати доступ через інфіковані пристрої чи мережі.

Серед рекомендованих нами технік захисту мережі — використання сучасного шифрування, міжмережевих екранів (firewalls), антивірусного програмного забезпечення та моніторингу мережі із залученням компаній з кібербезпеки для сканування й виявлення будь-якої підозрілої активності. VPN (віртуальні приватні мережі), такі як ExpressVPN або NordVPN, також можуть стати чудовим доповненням для захисту вашої приватності під час участі в онлайн-зустрічах. Це досягається завдяки шифруванню вашого трафіку й маскуванню IP-адреси, що захищає ваші дані від сторонніх спостерігачів. 

Тримайте посилання на зустрічі в таємниці

Це очевидно, але переконайтеся, що ви ділитеся ідентифікаторами зустрічей лише з учасниками. Будьте надзвичайно обережні й не поширюйте записи зустрічей або посилання на майбутні зустрічі в каналах, де є невідомі люди (наприклад, у каналі підтримки). Так само не публікуйте посилання на зустрічі у відкритих мережах, як-от Facebook чи Instagram. Кожен, хто отримує посилання, має бути авторизованим користувачем і мати дозвіл приєднатися до зустрічі. Якщо вам усе ж конче потрібно обмінятися посиланнями в соціальних мережах і немає кращої альтернативи, принаймні використовуйте приватні повідомлення або закриті чати, а не публічні групи. 

Відстежуйте учасників

Це більш актуально для зустрічей, у яких беруть участь зовнішні учасники, а не для зустрічей на кшталт daily standup. На зустрічах із великою кількістю учасників цілком можливо, що зловмисник просто зайде в дзвінок непомітно, а потім спричинить безлад. Запобігайте цьому, постійно контролюючи список учасників.

У кожній платформі для відеоконференцій є список учасників, тож із цим проблем не виникне. Перевіряйте, чи немає небажаних осіб, а також учасників із двома входами чи невидимими іменами користувачів, які могли приєднатися до конференції (навіть якщо це було не передбачено). 

У крайніх випадках хакери можуть використовувати обрізані фотографії або навіть видавати себе за реальних учасників, які начебто мають проблеми з мережею. Будьте пильними весь час і намагайтеся "ловити підозру оком", щоб помітити, якщо відбувається щось дивне. Якщо таке станеться, заблокуйте другий обліковий запис, щоб забезпечити безпеку поточних і майбутніх дзвінків.

Зали очікування

Обмежити коло учасників доволі просто, якщо використовувати онлайн-платформи із залами очікування або лобі, де гостей можна перевірити, перш ніж дозволити їм приєднатися до дзвінка. Таким чином, як ведучий, ви знаєте, хто перебуває всередині, а хто "стукає у двері", що допомагає тримати потенційних зловмисників за межами зустрічі. 

Захищайте домашні мережі 

Кожен, хто підключається з особистих пристроїв, наражається на більший ризик, оскільки це суттєво збільшує поверхню атаки (якщо мережі чи пристрої не захищені). Допоможіть друзям, родині й колегам захистити їхні ноутбуки та домашні мережі. На робочому місці співробітники мають мати правильно налаштований firewall, програму для сканування на віруси та інструменти моніторингу мережі для виявлення аномальної мережевої активності.  

Безпечно діліться файлами

Будь-яка зустріч — чи то масштабний загальний збір (town hall), чи проста brainstorming session — передбачає обмін файлами. Від персональних даних до фінансової та конфіденційної інформації про компанію — варто використовувати перевірені методи обміну інформацією. На щастя, наша попередня рекомендація щодо запису зустрічей — Bubbles — фактично розповсюджує нотатки, транскрипти, резюме й завдання для дій за допомогою лаконічного follow-up email після зустрічі, що містить посилання на запис у вашій bubble.

То чому ж варто дозволити Bubbles ділитися файлами замість вас? По суті, документи, презентації та текстові поля в онлайн-зустрічах є окремими типами даних, які можуть бути перехоплені через скомпрометоване мережеве з’єднання. Натомість Bubbles — це безпечний механізм, який утримує конфіденційну інформацію в одному централізованому місці.

Найкращі безпечні платформи для онлайн-зустрічей.

Google Meet

Google Meet — це один із сервісів Google, орієнтованих на бізнес-користувачів. Дзвінок у Google Meet може вміщувати до 250 учасників і є надзвичайно простим у використанні. Ще одна велика перевага зустрічей у Google полягає в інтеграції з іншими сервісами Google, такими як Google Calendar, що дозволяє ведучим планувати зустрічі та миттєво приєднуватися до них або виходити за потреби.

З Google Meet ви отримуєте доступ до цілого набору функцій (вибачте за каламбур), зокрема до спільного використання екрана, живих субтитрів і функцій безпеки, включно з кодами зустрічей, шифруванням даних і контролем ведучого за доступом учасників та спільним використанням екрана.

Нижче я додав для вас ще одну корисну пораду щодо Google Meet. Перегляньте це, якщо хочете записувати свої дзвінки в Google Meet:

‍
How to Record Google Meet Calls

Microsoft Teams

Microsoft Teams — ще один варіант для вас. Він забезпечує відеоконференції з великою кількістю учасників (приблизно 300) та додатковими функціями, такими як спільне використання екрана і живі субтитри.

Однак дзвінки не мають наскрізного шифрування й не можуть бути захищені паролем для авторизованого доступу. Учасників можна видаляти безпосередньо через програму, але вхід до системи не є обов’язковим. Інструмент містить функцію зали очікування, яка дозволяє ведучим перевіряти кожного гостя. Тому як рекомендацію ми не радимо використовувати вбудований у Teams засіб запису зустрічей. Натомість забезпечте безпеку, використовуючи такий інструмент, як Bubbles.

Zoom

Zoom — чудовий варіант і дуже зручний інструмент для відеоконференцій, який дозволяє легко планувати, проводити й організовувати сесії. Під час локдауну через Covid інструмент швидко став основним застосунком для бізнесових та навчальних сесій, використовувався для зустрічей у різних форматах — від client meetings до університетських лекцій.

Дзвінки в Zoom включають наскрізне шифрування, захист доступу до зустрічей паролями, функцію залів очікування та контролі ведучого. Ведучі можуть обмежувати зустрічі, забороняти іншим учасникам ділитися екраном і видаляти учасників.

І знову ж таки, якщо ви хочете записати свою зустріч у Zoom, перегляньте це:

How to Record a Zoom Meeting

Підсумки

Кібербезпека перебуває в центрі будь-яких обговорень, навіть тих, що проводяться в електронному форматі, що, можливо, й звучить іронічно, але є абсолютно необхідним. Що стосується зустрічей, нам потрібно бути особливо уважними й дотримуватися наведених вище стандартів безпеки, щоб захистити нашу організацію, а також усіх колег і співробітників. Застосовуючи ці проактивні кроки на практиці, наприклад використовуючи безпечні технології запису зустрічей на кшталт Bubbles, ви зможете посилити довіру й упевненість, одночасно захищаючи критично важливу інформацію.