Майже три чверті фахівців очікують, що віддалена робота стане новою нормою, тоді як 61 % працівників кажуть, що віддають перевагу повністю віддаленому формату після пандемії.

Віддалена робота залишиться надовго: усе більше компаній користуються перевагами на кшталт доступу до ширшого пулу талантів, нижчих накладних витрат, різноманіття та безперервного 24‑годинного робочого процесу.

Але реальність віддаленої роботи, ймовірно, не така вже й безхмарна, як її рекламують. 

Якщо ти проводиш надто багато часу в Zoom, вигорів через очікування «завжди на зв’язку», насилу відстежуєш хід обговорень у кількох каналах, почуваєшся, ніби ганяєшся за котами, коли збираєш відгуки, або «ниряєш у смітник», щоб знайти листи й документи… ти не один.

Хоча розподілена робота має багато переваг як для бізнесу, так і для працівників, вона також створює певні виклики. Особливо це стосується віддаленої співпраці — проєктів і задач, які потребують внеску та керівництва від кількох стейкхолдерів. 

Виклики віддаленої співпраці

Щоб ефективно керувати віддаленою роботою, багато компаній намагаються вирішити проблеми, додаючи ще більше інструментів — що часто дає зворотний ефект. 

Одне дослідження показало, що 42 % віддалених працівників «незадоволені» своєю роботою — це вдвічі більше, ніж серед тих, хто працює в офісі.

Особливо складно те, що невдоволення команди не спричиняє якийсь один конкретний недолік віддаленої роботи. Є кілька основних викликів, з якими стикаються лідери, коли шукають способи покращити культуру та співпрацю. 

Перевантаження комунікацією

Хоча багато працівників цінують гнучкість віддаленої роботи, у більшості організацій вона вимагає зміни способу комунікації: ми користуємося Zoom, Slack, електронною поштою та десятками інших застосунків, щоб протягом дня переписуватися з колегами. 

Тож не дивно, що 80 % працівників США віддалено працюють і стикаються з «втомою від Zoom», що призводить до стресу, ізоляції та депресії. 

Час, який люди витрачають на електронну пошту та месенджери, зріс на 50 % і займає 85 % робочого тижня. Ці постійні «дзвінки» й сповіщення з різних застосунків відволікають — складно зосередитися на глибокій роботі, яка є критично важливою для інновацій і задоволеності роботою. 

Очікування «завжди на зв’язку»

Поширення віддаленої роботи породило проблеми з кордонами та очікуваннями. В одному дослідженні 67 % віддалених працівників кажуть, що відчувають тиск бути доступними цілодобово, а 60 % бояться втратити роботу, якщо не працюватимуть понаднормово.

Коли колеги працюють у різних часових поясах і надсилають повідомлення цілодобово, чимало людей помічають, що їхній робочий день починається раніше й закінчується пізніше — 45 % фахівців, які перейшли на віддалений формат, кажуть, що працюють довше, ніж раніше, а майже 70 % із них — ще й у вихідні. 

Розрізнені інструменти та процеси

Коли пандемія змусила переходити на віддалений формат, багато компаній похапцем нашвидкоруч склали набір програм, щоб утримати бізнес‑процеси на плаву. Але здебільшого вони просто переносять ті самі особисті процеси онлайн замість того, щоб оптимізувати їх під віддалену співпрацю.

Більшість інструментів для віддаленої співпраці віддають перевагу терміновості, а не вдумливості. Миттєві повідомлення з колегами та клієнтами не лише переривають роботу — вони створюють ґрунт для нерозуміння й плутанини, що веде до фрустрації, помилок і затримок.

Немовби невимовлений тиск часу негативно впливає і на психічне здоров’я працівників, і на якість результатів їхньої роботи. В одному дослідженні науковці виявили, що постійний тиск часу призводить до вигорання, яке передує довготривалій втраті продуктивності, пов’язаній зі здоров’ям.

Брак командної культури та довіри

Коли менше можливостей доносити цінності компанії, розподіленим командам важче об’єднатися навколо спільного бачення й спільної мети. Дослідження Gallup виявило, що віддалені працівники слабше відчувають себе частиною базової корпоративної культури й на 7 відсоткових пунктів менш схильні ототожнювати себе з місією роботодавця.

Комунікація в текстовому форматі часто не влучає в ціль, адже не передає нюансів — міміки, тону й мови тіла, які потрібні, щоб будувати зв’язок. Через це складніше тримати розподілені команди в курсі подій і формувати довіру.

Як виглядає ефективна віддалена співпраця?

Попри всі труднощі, які виникають із віддаленою роботою, реальність у тому, що більшість команд просто не має альтернативи. «Джин уже вирвався з пляшки», і віддалена робота стала центральною частиною наших життів і кар’єри.

Що ще важливіше, ми вже побачили, як віддалена робота відкриває безліч переваг для бізнесу.

Нашою метою не має бути відкотитися назад чи повернутися до старих підходів до роботи. 

Тобі потрібні рішення.

Щоб цього досягти, подивімося, як виглядає ефективна віддалена співпраця і як можна змінити наші підходи до роботи, щоб отримати максимум переваг із мінімумом труднощів. 

Забезпеч чітку структуру й зони відповідальності

Успішні розподілені команди дотримуються послідовної структури, що додає передбачуваності більш плинному робочому дню. Структурована команда має чіткий розподіл праці, робочі рутинні процеси, а також задокументовані пріоритети й процедури.

Дослідження показало, що структура команди може впливати на результативність працівників, стимулюючи навчання та креативність. Вона часто слугує механізмом, який допомагає членам команди координувати задачі й краще організовуватися для підвищення продуктивності.

Коли ми думаємо про віддалену співпрацю, саме тут часто виникає тертя. 

У повністю віддаленому середовищі конкретні обов’язки та зони відповідальності за проєкти можуть розмиватися в міру того, як робота переходить від одного члена команди до іншого. Хто надає фінальне погодження цього проєкту? Хто відповідає за вичитку цієї публікації в блозі? 

Додаючи ясність і структуру, ти даєш людям змогу працювати більш автономно й асинхронно:

• Проясни роль і обов’язки кожної людини
• Визнач кордони для етапів передавання задач і робочих процесів
• Призначай конкретні задачі й дії безпосередньо окремим людям
• Визначай часові рамки й послідовність дій, особливо коли задіяно кількох стейкхолдерів

Окрім організаційної структури, керівники та менеджери можуть задати рамку для щоденної роботи своїх команд, встановивши розклад. Коли в членів команди менше невідомих, про які варто хвилюватися, вони можуть спрямувати увагу й енергію безпосередньо на роботу.

Створюй прозорість

Прозорість гарантує, що всі розуміють, що відбувається, і відчувають себе спроможними робити внесок. Це основа зрозумілої комунікації, командної співпраці та сильної корпоративної культури. Вона також формує довіру, забезпечуючи належне управління. Це допомагає підвищити залученість, задоволеність роботою, лояльність і рівень утримання персоналу в конкурентному ринку праці. 

У контексті віддаленої співпраці прозорість має дві ключові форми:

1. Доступ
2. Видимість

Під «доступом» мається на увазі, що члени команди можуть знаходити й використовувати інформацію та ресурси, необхідні для якісного виконання своєї роботи. Мета тут — зменшити кількість обмінів повідомленнями «туди‑назад», які виникають, коли ключова інформація заблокована або недоступна.

• Задокументовані політики, робочі процеси та процедури
• Чітко організовані файли й дані
• Централізовані системи для зберігання й оновлення інформації

Друга складова — видимість — спирається на системи пасивної, а не активної комунікації. 

Це особливо цінно для:

• Відстеження прогресу за проєктами та задачами
• Креативної концепції, ідей чи формування бачення
• Зворотного зв’язку щодо роботи та результатів

У твоїй команді мають бути системи, які дають змогу швидко отримати ключову інформацію й повністю зрозуміти контекст роботи, уже виконаної в межах конкретного проєкту.

Сприяй роботі в команді та спільному розв’язанню проблем 

Одна з найскладніших частин офісної роботи, яку важко відтворити у віддаленому форматі, — це активна командна діяльність і спільне розв’язання проблем. 

Іншими словами: невимушений брейнштормінг, швидкі обговорення та миттєвий зворотний зв’язок.

Такі взаємодії допомагають нам показувати найкращі результати. 

Дослідження медичних команд виявило однозначний позитивний вплив командної роботи на результативність незалежно від характеру задач. Інше дослідження із залученням студентів показало, що групи краще справляються з розв’язанням проблем, ніж найуспішніший окремий учасник. На думку дослідників, таке покращення результатів пов’язане зі здатністю людей у команді ефективно опрацьовувати інформацію й відхиляти хибні відповіді. 

Однак відтворити такі взаємодії у віддаленому середовищі роботи непросто. 

Зокрема, наші намагання захистити простір для зосередженої, індивідуальної роботи можуть сприйматися як бар’єр для командної взаємодії. Скасування зустрічей та скорочення кількості відеодзвінків можуть підвищувати особисту продуктивність, але водночас лишають мало простору для обговорень, зворотного зв’язку й розв’язання проблем.

Зворотний зв’язок і співпраця — один із ключових викликів, які розв’язує bubbles. 

Найкращий спосіб підтримати такий формат віддаленої співпраці — створити продумані простори для структурованих, контекстуальних, прозорих та асинхронних обговорень: 

• Відеокомунікація
• Зворотний зв’язок у контексті та обговорення
• Багатосторонній внесок від різних, різноманітних стейкхолдерів

Зроби роботу асинхронною

Нарешті, роботу, що ґрунтується на індивідуальних внесках, варто планувати й розподіляти так, щоб її можна було виконувати асинхронно. 

Один із викликів переходу від офісних до розподілених команд у тому, що обсяг, формат і сама природа роботи залишаються заточеними під середовище, якого вже не існує. Самі задачі потрібно переформатувати так, щоб члени команди мали гнучкість і автономію для їх виконання без миттєвого втручання інших. 

• Робота делегується й чітко закріплюється за виконавцями
• Стейкхолдерів ідентифіковано
• Робочі процеси, графіки й процедури мають чіткі кроки
• Погодження доносяться й фіксуються максимально прозоро

Але розв’язати цю проблему — це не лише питання нових інструментів і робочих процесів. Йдеться про культуру — допомогти команді побачити, відчути й усвідомити переваги ефективної віддаленої співпраці. 

У цьому випадку «побачити на власному досвіді» означає «повірити». 

Приклади ефективної віддаленої співпраці для розподілених команд

Більше командних зустрічей, повідомлень і інструментів — не означає «краще». То що ж справді працює?

Спершу зрозумій, як твоя роль і обов’язки сприяють успіху розподіленої команди. Замість того щоб нашаровувати ще більше інструментів у надії, що «більше — значить краще», зроби крок назад: промалюй свої робочі процеси, визнач необхідні інструменти, без яких члени команди не можуть виконувати роботу, і оптимізуй комунікацію, щоб зменшити кількість переривань. 

Позбудься надмірностей і неефективності, об’єднавши інструменти для співпраці й спростивши процеси, щоб важливі задачі та повідомлення не губилися «між рядків». Від Zoom до месенджерів — інструменти співпраці залишаються лише інструментами. Наша мета в Bubbles — не впроваджувати ще більше ПЗ, а створювати простір для співпраці, креативності й інновацій. І нам дуже подобається спостерігати, як інші компанії роблять те саме у своїх нішах. Scratchpad — чудовий приклад. Якщо ти працюєш у продажах, ти знаєш, що існує роздутий набір інструментів, який часто лише ускладнює роботу, але Scratchpad не допускає цього. Він автоматично синхронізується з Salesforce, покращує «гігієну» даних і робить асинхронну співпрацю між менеджером і сейлз‑представником, а також між командами, значно простішою та ефективнішою.

Креативна концепція й зворотний зв’язок

Обговорення дизайну у форматі віддаленої співпраці — мабуть, найбільш складна й фруструюча частина роботи будь‑якого дизайнера. Ти можеш витратити 15 хвилин на письмовий опис візуального елемента, який за 3 секунди можна просто показати на екрані — у контексті.

Ти можеш використовувати bubbles, щоб керувати всім процесом креативної концепції та отримання зворотного зв’язку щодо дизайну, не втрачаючи цінний контекст і діалог. 

• Представ команді креативний бриф або загальну концепцію, використовуючи демонстрацію екрана й відео, щоб пояснити нюанси та специфіку проєкту
• Отримуй періодичні оновлення й відповідай на запитання в процесі розробки дизайну
• Запитуй зворотний зв’язок у стейкхолдерів
• Ділися робочими дизайнами чи концепціями та презентуй їх, надаючи повний контекст і докладне пояснення
• Спільно ітеруйте: діліться прогресом, давайте зворотний зв’язок і вносьте правки
• Збирай і переглядай нотатки щодо дизайну

Виконавче бачення й підтримка

Якщо ти фаундер або CEO, ти знаєш, що маєш фокусуватися на «великій картині». 

• Як зробити так, щоб усі «гребли в одному напрямку», втілюючи бачення компанії?
• Як стимулювати інновації та креативне розв’язання проблем і водночас забезпечувати відмінний досвід працівників, щоб зміцнити їхню лояльність і зменшити плинність кадрів?

Оголошення або трансляція оновлень можуть бути ефективними в певних контекстах. Але як лідеру тобі також потрібно «засукати рукави» й заглибитись у реальну роботу, яка відбувається.

Використовуючи bubbles, ти можеш створювати простір для важливих обговорень і давати контекстуальний зворотний зв’язок щодо безлічі проєктів, задач та ініціатив, що розгортаються в межах твоєї зростаючої команди.

Наприклад, ти можеш залишатися в курсі критичних рішень:

• Ключові стратегічні повідомлення
• Дорожня карта продукту
• Найм, зростання й фінансове планування

Якщо подивитися «з висоти», ти можеш швидко перейти туди, де відбуваються ці обговорення — у «bubbles‑розмови» — і побачити, як розгортається діалог, вирішуючи, коли справді варто додати контекст чи поставити запитання. 

Маркетингові перегляди та погодження

Якщо ти маркетолог, ти й так жонглюєш більш ніж достатньою кількістю інструментів. Тобі потрібно узгодити роботу кількох команд, щоб рухатися до своїх цілей, і організувати креативні брейнштормінги, які допоможуть створювати високоякісні матеріали, що вирізнятимуться на ринку.

Щоб керувати мультидисциплінарною командою, потрібно визначити, як саме члени мають комунікувати між собою, із зовнішніми партнерами та з клієнтами. Замість того щоб вимагати миттєвих відповідей на асинхронні повідомлення, переглянь свої очікування й запровадь інструменти, які заохочують вдумливі відповіді.

Перенесення великих маркетингових мітингів у формат асинхронної розмови може залучити стейкхолдерів до надання детального, контекстуального зворотного зв’язку щодо найважливішої роботи:

• Стратегія кампанії
• Редакційний і креативний перегляд
• Плани, прогнози й бюджети
• Описання вакансій

Коли ці розмови йдуть паралельно, команда може зосередитися на виконанні та ітераціях, а не ганятися за підписами від завжди зайнятих керівників.

Код‑рев’ю, звіти про баги й ретроспективи

Як техлід або продакт‑менеджер, ти добре знаєш, якою цінною може бути зосереджена робота.

Між зустрічами, рев’ю й плануванням розробники часто відчувають, що в них ледь залишається час написати бодай рядок коду — не кажучи вже про перевірку його роботи. 

Bubbles допомагає створювати детальні звіти про помилки, поєднуючи запис екрана з озвученням, щоб наочно продемонструвати проблему. Члени команди можуть ставити й отримувати запитання в контексті завдяки гілкам коментарів із мітками часу, які документують обговорення. Так будь‑хто може підключитися за потреби й прискорити цикл розробки.

Співпраця крізь час, простір або «простір‑час»

Асинхронні комунікації мають вирішальне значення для підтримки віртуальної командної співпраці в різних часових поясах. Але традиційні інструменти для асинхронної комунікації (наприклад, Slack і електронна пошта), які здебільшого ґрунтуються на тексті, мають свої недоліки. 

Наприклад, на написання повідомлення потрібен час, і цей процес часто забирає ту саму відчутну «присутність», яка допомагає вибудовувати зв’язки. Текстові комунікації також обмежують, коли потрібно провести когось по документу або надати зворотний зв’язок щодо візуальних елементів. 

А що якби ми могли поєднати безпосередність і візуальність відеоконференцій із перевагами асинхронної комунікації — донести суть без «втоми від Zoom»?

Bubbles розв’язує асинхронну дилему для розподілених команд.

Просто запиши екран, відео або голосове повідомлення й поділися посиланням із командою. Колеги зможуть переглянути його у зручний час і спокійно підготувати вдумливу відповідь.

До того ж почати дуже легко — завантаж нашу розширення для Google Chrome, і можна стартувати.