Що таке підсумок зустрічі?

Мета написання підсумку зустрічі — створити лаконічний огляд того, що відбулося під час вашої зустрічі. Підсумок зустрічі призначений саме для сфокусованого резюме й охоплює ключові висновки, завдання та ухвалені рішення, на відміну від свого детальнішого «родича» — протоколу зустрічі, який покликаний дати повний звіт про все обговорене. Це означає, що для підсумків зустрічей є окремі критерії, яких потрібно дотримуватися, щоб усі учасники зустрічі однаково розуміли, що обговорювали, про що домовилися й що потрібно зробити зараз. Це ваша точка відліку для поточних і майбутніх зустрічей, тож він заслуговує на ту увагу, яку ми приділяємо йому сьогодні.

Ручне написання підсумку зустрічі може бути тривалим і схильним до помилок процесом, особливо на командних зустрічах, де потрібно поєднати різні точки зору. На щастя, інструменти на кшталт Bubbles Notetaker можуть автоматизувати цей процес, надаючи точні й ефективні підсумки, які заощаджують час і допомагають краще фокусуватися. Використання інструменту для ведення нотаток також чудово зменшує упередженість і підтримує відповідальність серед членів команди в межах підсумків зустрічей, що критично важливо для згуртованої командної роботи надалі.

Що робить підсумок зустрічі якісним?

Чіткість і лаконічність

Щоб не повторюватися надто багато, якісний підсумок зустрічі має бути чітким і лаконічним. Він повинен зосереджуватися на ключових моментах зустрічі, не заглиблюючись у зайві деталі. Завдяки цьому учасникам легше швидко переглянути документ і з першого погляду зрозуміти результати зустрічі, усуваючи зайве тертя, що виникає через надмірно ускладнений підсумок.

Втім, інколи непросто зрозуміти, на чому саме зосередитися, а що прибрати з підсумку, і саме тому я є палким прихильником інструментів для ведення нотаток на базі ШІ. Вони забезпечують послідовність у документах після зустрічей, на яку можна покладатися щоразу. Нижче наведено приклад роботи з Bubbles, і на цьому зображенні ви можете побачити, як за допомогою цього інструменту можна переплітати підсумки зустрічей із комунікаціями після них. У вас є ключові деталі зустрічі, повний запис, автоматично згенерований підсумок, транскрипт, завдання та можливість залишати коментарі чи відповіді у вигляді відеозаписаного коментаря. Підсумок зустрічі також можна поділитися з усіма учасниками через Bubbles, заощаджуючи час і забезпечуючи точність для всіх.

Включення ключових складових підсумку зустрічі

Тож, що це саме за елементи?

1. Деталі зустрічі: дата й час, усі учасники та порядок денний зустрічі, якщо він є. Якщо його немає, перегляньте наш матеріал про 7 ключових типів порядку денного, щоб дізнатися більше й скласти свій. Ці деталі дають контекст і допомагають зі відстеженням та організацією.
2. Резюме: підсумуйте основні тези й обговорення. Будьте стислими й зосереджуйтеся на ключових пунктах обговорення!
3. Завдання: опишіть завдання чи дії, які було доручено членам команди на зустрічі. Почніть з того, хто відповідає за кожне завдання, і вкажіть кінцевий термін для виконання цього наступного кроку.
4. Ухвалені рішення: додайте ключові рішення, ухвалені на зустрічі, щоб мати надійний запис.
5. Наступні кроки: разом із завданнями опишіть наступні кроки й коротко поясніть, що люди мають зробити, щоб закрити свої майбутні завдання.

Найкращі практики написання підсумків зустрічей

Дійте оперативно

Напишіть підсумок зустрічі й розішліть його якомога швидше після завершення зустрічі. Деталі будуть максимально свіжими у вашій пам’яті, а члени команди зазвичай хочуть і цінують своєчасний фолоу-ап. Або ж ви можете взагалі про це не турбуватися, оскільки Bubbles Notetaker пришвидшує цей процес, генеруючи й розсилаючи підсумки одразу після завершення зустрічі.

Використовуйте послідовний формат

Єдиний формат ваших документів після зустрічі полегшує членам команди пошук і розуміння потрібної інформації. Згідно з International Meetings Statistics Report,  середній працівник відвідує щонайменше 8 зустрічей на тиждень, тож упорядкованість контенту й обговорень є ключем до успіху. Розгляньте можливість використання шаблону протоколу зустрічі у Bubbles, щоб робити підсумки ще послідовнішими.

Зосередьтеся на завданнях

Ми маємо подбати про те, щоб рух після зустрічі не зупинявся, інакше все було марною тратою часу. Чітко опишіть усі завдання, включно з компонентами, згаданими вище.

Вичитування

Вичитування завжди є найкращою практикою, тож перед тим як надсилати підсумок, перечитайте його, щоб упевнитися, що немає помилок чи пропусків. Чим більше я описую ці завдання, які вам доведеться виконувати вручну, тим більше дивуюся, чому хтось не доручить це безкоштовному notetaker на базі ШІ: нуль непорозумінь, нуль помилок у комунікації й нуль витраченого часу.

Додавайте супровідні документи

Не дозволяйте, щоб щось загубилося: якщо під час зустрічі ділилися будь-якими документами чи презентаціями, додайте їх до підсумку.

Використовуйте функцію запису екрана в Bubbles, щоб покращити підсумки

Раніше ми вже показували всі інструменти, які ви маєте у своєму розпорядженні, використовуючи Bubbles для підсумків зустрічей, але якщо говорити про перегляд підсумків зустрічей разом із членами команди, ця функція заслуговує на окрему увагу. Можливість додавати розгорнуті коментарі та запрошувати необмежену кількість колег коментувати вашу записану за допомогою ШІ зустріч разом із транскрипцією й підсумком дає змогу змінити спосіб, у який ви й ваша команда рухаєтесь уперед, незалежно від того, які типи зустрічей ви проводите.

Залишайте простий коментар до частин зустрічі, які потребують додаткового уточнення перед тим, як робити підсумок, або запишіть детальніший відео- чи скрінкаст про наступні кроки й свої нотатки зустрічі, перш ніж ділитися цими записами в контексті з командою. Це особливо корисно для складних тем або детальних обговорень, яким потрібен візуальний супровід і додаткові пояснення. Асинхронні відео дозволяють членам команди переглядати контент у зручний для них час, зменшуючи потребу в подальших зустрічах.

Чому важливо навчитися писати якісні підсумки

Завжди важливо розуміти, навіщо братися за щось, що здається трудомістким (якщо робити це вручну), тож ось наші причини присвячувати час після зустрічі створенню ефективних підсумків зустрічей:

1. Підвищення відповідальності: якщо все викладено чітко, у команді не залишиться місця для відмовок, і ніхто не зможе уникнути дедлайнів. Відповідальність має величезне значення для якісної командної роботи.
2. Покращена комунікація: особливо в галузях, що все більше переходять на віддалений формат, підсумки зустрічей допомагають забезпечити, щоб усі члени команди мали спільне бачення й зрозумілий спосіб комунікувати свої процеси.
3. Економія часу: підсумки дають чіткий і лаконічний огляд зустрічі, заощаджуючи час іншим учасникам.
4. Кращий менеджмент зустрічей: ви знаєте, що і коли обговорювали, тож значно простіше відстежувати прогрес і переконатися, що час між зустрічами є продуктивним. Наявність зрозумілої точки відліку й забезпечення відповідальності людей за свої завдання дозволяють менеджерам бачити, хто справляється зі своїм навантаженням, а хто — ні.

Приклад якісного підсумку зустрічі

Зображений вище підсумок зустрічі — це те, що ви можете отримати вже сьогодні, тож навіщо й надалі проходити повільний процес написання таких підсумків власноруч. Згідно з дослідженням Atlassian, середній працівник щомісяця проводить близько 31 години на непродуктивних зустрічах, а 73% співробітників виконують іншу роботу під час зустрічей. Нам варто докладати максимум зусиль, щоб час зустрічі й період одразу після неї були продуктивними й сфокусованими. Частиною цього є усунення відволікань і марнування часу, наприклад, на ведення нотаток, що значною мірою спрощується завдяки Bubbles.

Bubbles може скоротити тривалість віртуальних зустрічей на 38% завдяки асинхронній відеокомунікації, яка дозволяє членам команди переглядати ключові пункти, не відвідуючи живу зустріч.

Висновок

Уміння створювати якісний підсумок зустрічі — це ключова навичка для ефективного менеджменту зустрічей. Створення «ідеального» підсумку зустрічі повністю залежить від потреб і цілей вашої команди, але, дотримуючись чіткості й лаконічності, зосереджуючись на ключових складових і використовуючи інструменти на кшталт Bubbles Notetaker, ви зможете перетворити свої підсумки на ідеальні документи для команди. Використання Bubbles не лише скоротить кількість віртуальних зустрічей на 38% завдяки ефективнішим методам комунікації, а й істотно змінить те, як ви проводите зустрічі, коли настає час вийти на важливий дзвінок.