Коли ти думаєш про свій час наради, мають виникати образи відкритих дискусій і колег, які діляться ідеями в середовищі, ретельно налаштованому тобою та іншими учасниками. Якщо твій досвід не зовсім такий, ти не один. Управління нарадами та їх проведення — це складні, але критично важливі навички, проте, на щастя, ти в правильному місці, щоб почати проводити кращі зустрічі й перетворювати їх на власні продуктивні хаби.

Перш ніж перейти до першого кроку, давай додамо трохи контексту до важливості проведення кращих нарад. Сильний фасилітатор нарад — а невдовзі це будеш ти — підвищує продуктивність і залученість команди під час цих розмов. Але пам’ятай, що справа не лише в економії часу. Насправді добре підготовлена нарада задає тон для всієї компанії та прищеплює цінності кожному члену команди. Підготовка, відкрита комунікація та прагнення прогресувати індивідуально й колективно — це ті цінності, які стають другою натурою, коли твій план управління нарадами міцний, як скеля, тож давай навчимося зробити саме так і з твоїм.

1. Визнач чіткі цілі

Якщо причина проведення наради не є зрозумілою, це марнування часу. Успішна команда обережно використовує свої ресурси — фінансові чи ментальні. Якщо ти також хочеш стати частиною ефективної команди, переконайся, що цілі чітко визначені ще до початку наради. Те, що цілі нібито "вибиті в камені", не означає, що їх не можна змінювати, адже зрештою це лише цілі. Однак ці цілі мають бути максимально чіткими, водночас такими, що піддаються реалізації та здатні запалити продуктивну дискусію.

Іншими словами, твої цілі мають бути фундаментом для брейншторму, а не набором наперед визначених задач, і, отже, визначати, чого ти прагнеш досягти, залишаючи гнучкість у тому, як саме ти цього досягнеш. Зроби мету наради зрозумілою та зазнач її в запрошенні, щоб кожен учасник знав, заради чого проводиться зустріч.

Така підготовка заохочує учасників спрямовувати свою енергію й думки в правильне русло, щоб вони приходили озброєні релевантними інсайтами для обговорення. Надіславши це заздалегідь, ти зекономиш час на підготовку й водночас забезпечиш конкретний фокус для наради. У середньому працівники витрачають годину й 9 хвилин перед командною нарадою лише на підготовку до того, що там обговорюватиметься. Чіткі цілі зменшать ці витрати й убережуть членів команди від неефективного використання часу до наради.

2. Підготуй детальний порядок денний наради

Порядок денний — це частина підготовки; це наступний етап, який поєднує час до наради з безпосередньо часом її проведення. У порядку денному тобі варто окреслити ключові теми для обговорення, виділити час на кожен пункт і визначити члена команди, відповідального за ведення цієї частини розмови. Однак залежно від того, який тип наради ти проводиш, порядок денний варто оформлювати по-різному. На щастя для тебе, у нас є повний гайд із різних типів порядку денного для нарад — він доступний тут.

Загалом твій порядок денний допомагатиме зберігати послідовність між нарадами, тож він буде особливо важливим для регулярних зустрічей, наприклад, таких як твоя щоденна стендап-нарада. Використовуй шаблон, щоб учасники знали, чого очікувати та як підготувати свою частину, а саму повістку тримай у легкодоступному місці чи в системі керування проєктами. Так ти зробиш членів команди відповідальними за свою підготовку й підкреслиш важливість уникнення марнування часу та непродуктивних дискусій.

Bubbles може тут дуже допомогти, адже наш AI-нотейкер для нарад чітко визначить наступні кроки й задачі після зустрічі. Разом із повним записом і транскриптом ти матимеш точне розуміння того, що потрібно зробити. Продовжуючи обговорення асинхронно в bubble, ти чітко бачитимеш, які задачі можна викреслити зі спільного списку to-do, а які потребують додаткової уваги на наступній командній нараді.

3. Почни нараду з айсбрейкера

Айсбрейкери потрібні не лише для тімбілдінгів і сесій зближення; вони так само чудово задають позитивний тон нараді. Це не обов’язково означає, що кожна нарада має починатися на позитивній ноті, але айсбрейкер майже завжди буде в арсеналі комунікацій сильного фасилітатора нарад.

Наприклад, коли ти маєш справу з некоректною поведінкою під час зустрічі тет-а-тет, може бути доречніше спочатку висловити зауваження, а вже потім переходити до фідбеку й шляхів для покращення — щоб загальний тон не був суцільно негативним. Це хороший спосіб проводити наради й показувати себе розуміючим менеджером зустрічей.

Загалом добре підібрані айсбрейкери, які можуть бути такими простими, як відкрите запитання в понеділок про те, як минули вихідні, знімають напругу, особливо перед інтенсивною нарадою. Вони також формують у команді відчуття сімейності, коли не все обертається навколо роботи чи дрібних повторюваних задач, що постійно спливають на зустрічах.

4. Поважай час кожного

Як я казав на початку, важливість проведення кращих нарад полягає не лише в економії часу, але це дуже суттєвий фактор. Причина в тому, що важливість криється й у поточній реальності для мільйонів людей: кількість часу, який працівники проводять на нарадах, з 2000 року щороку зростає на 8–10%. Проте для більшості якість — це не кількість. Адже Booqed також повідомляє, що в середньому більше повного робочого дня (31 година) щомісяця втрачається на непродуктивні наради.

У Bubbles ми є великими прихильниками меншої кількості, але кращої якості нарад. Люди не люблять марнувати свій час, тож якщо зовсім неможливо замінити зустріч на bubble чи інший асинхронний метод комунікації, нам потрібно змінювати цю реальність.

Очевидне місце для початку — поважати час початку й завершення наради, а коли обговорення обов’язково виходить за ці межі, запитай учасників, чи мають вони час трохи затриматися, або ж чи не краще продовжити розмову пізніше у твоїй bubble-записі зустрічі (адже ти кмітливий і використовуєш Bubbles, щоб докорінно змінити свій формат нарад).

5. Фасилітуй, а не домінуй

Проводити нараду не означає повністю контролювати процес і домінувати над учасниками. Насправді це була б дуже погана зустріч, якби одна керівна фігура заважала людям висловлюватися. Твоє завдання — спрямовувати нараду її природним перебігом, приймаючи відхилення й зміни напряму, але втручаючись за потреби, щоб зберігати структуру.

Завжди заохочуй участь кожного присутнього й давай людям свободу ділитися ідеями. Дружньо підштовхуй тихіших учасників, щоб переконатися, що їхній голос теж почутий. Роблячи це, намагайся не виділяти когось занадто явно, адже, судячи з їхньої сором’язливості, це лише ускладнить їхню участь. Застосовуй кілька фасилітаційних технік, наприклад став запитання в їхній зоні експертизи й супроводжуй його чимось на кшталт: "Ааа, Джоне, ти ж тут експерт, правда?". Такий підхід є інклюзивним і не дає ані тобі, ані сміливішим членам команди домінувати на нараді.

6. Роби нотатки й призначай задачі

Ааа, моя улюблена частина нарад. Можеш запитати, чому така нудна задача подобається мені настільки, але відповідь проста: мені не доводиться її виконувати! Bubbles Notetaker робить це за мене й мою команду — і може робити й за тебе, причому безкоштовно (це твоя задача на сьогодні).

Важливість нотаток наради та задач є загальновизнаною. Вони не лише гарантують, що рішення, ухвалені під час зустрічі, перетворюються на реальні дії, а й дають можливість відстежувати прогрес і роблять людей відповідальними за свої обов’язки. Традиційно призначають окрему людину, яка веде протокол наради. Це не лише заважає цьому члену команди повноцінно брати участь в обговоренні, а й означає, що ти платиш чималі гроші людині за те, що можна автоматизувати набагато ефективніше й масштабніше.

7. Розумно використовуй технології

Продовжуючи шостий крок, переходимо до подальшого використання правильних технологій для проведення нарад. Все більше зустрічей проходять онлайн, тож етикет віртуальних нарад — це цілий новий пласт тем. Частина цього — використання технологій собі на користь як лідера зустрічі. Багато наших порад певною мірою стосуються технологій — від онлайн-порядку денного командної наради й запрошення з корисними посиланнями для підготовки до інтеграції Bubbles у твій процес управління зустрічами. Прислухайся до кожної такої технологічної поради — і вони виправдають довіру.

Окрім корисних доповнень, існують і технології, без яких неможливо проводити онлайн-зустрічі. Це інструменти для відеоконференцій, як-от Zoom, і як лідер наради ти маєш подбати, щоб усе було правильно налаштовано й щоб кожен добре знався на вибраному інструменті. Якщо зробити це правильно й ретельно, ти трансформуєш час наради. Адже статистика показує, що 40% працівників витрачають до 30 хвилин лише на пошук простору для спільної роботи, де можна провести зустріч. Приймай технології — і ти станеш успішним лідером нарад, який очолює ефективну команду.

8. Заохочуй і керуй фідбеком

Крок, що відбувається і під час наради, і після неї: конструктивний фідбек суттєво допомагає вдосконалити увесь процес проведення зустрічей і працює в обидва боки. Ти маєш не лише збирати фідбек від учасників щодо самого управління нарадою, а й надавати їм відгук про їхню участь і внесок. Роблячи це, ти постійно покращуєш досвід проведення зустрічей, створюючи петлю зворотного зв’язку, у рамках якої можна безперервно ітерувати.

Одна з порад щодо фідбеку — приділяй йому стільки часу, скільки він заслуговує. Не поспішай із думками й не додавай їх нашвидкуруч наприкінці наради. Зроби це потім у bubble, наприклад, де ти зможеш ретельно сформулювати свої думки, перш ніж поділитися ними. Forbes повідомляє, що 89% керівників HR (а це може включати й тебе як лідера зустрічей) погоджуються: безперервний фідбек дає успішні результати. Викладися на повну — і пожни плоди!

9. Швидко поширюй нотатки наради

Ще один із моїх фаворитів! Ти маєш подбати, щоб протоколи наради були розіслані якомога швидше після зустрічі, аби члени команди могли відразу братися до виконання своїх задач. На щастя, мені давно не доводилося робити це самостійно, тому що Bubbles надсилає кожному учаснику електронний лист із його персоналізованими нотатками, повним резюме, ухваленими рішеннями, задачами й призначеними відповідальними. Якщо ти вирішиш не автоматизувати цей процес, саме все це тобі доведеться охопити у листі з нотатками наради — звучить неабияк об’ємно, чи не так!

Висновок

Отже, мій новоспечений фасилітатор нарад, ти дістався кінця. Пам’ятай, що ціль будь-якого хорошого лідера — перетворити свою групу на успішну команду, і шляхів до цього існує багато. Проте з цими 9 кроками ти можеш бути впевненим: якщо втілити їх якісно, результатом стане суттєве зростання ефективності й результативності командних нарад. Пам’ятай, що важливо бути гнучким — як у дискусіях, так і в освоєнні нових технологій, таких як Bubbles. Успіхів!