Інтеграція Zoom з Outlook може значно спростити ваше життя з відеоконференціями, адже дає змогу планувати й приєднуватися до зустрічей безпосередньо з календаря Outlook. Незалежно від того, чи використовуєте ви настільну програму Outlook, вебверсію або мобільний застосунок, у цьому посібнику покроково пояснюється, як додати Zoom до Outlook, із поясненнями щодо надбудови Zoom for Outlook і плагіна Zoom Microsoft Outlook.

Навіщо додавати Zoom до Outlook?

Додавання Zoom до Outlook підвищує продуктивність усіх, хто часто планує зустрічі. Завдяки цій інтеграції ви зможете легко створювати події в календарі з посиланнями Zoom, тож зручно запрошувати учасників і відстежувати всі зустрічі в одному місці. У сучасній культурі може скластися враження, що ваше робоче життя повністю поглинають зустрічі в Zoom, тож це один зі способів зменшити це відчуття.

Надбудова Zoom for Outlook проти плагіна Zoom Microsoft Outlook

Zoom пропонує два основні варіанти інтеграції з Outlook:

1. Надбудова Zoom for Outlook: ця надбудова доступна в Microsoft AppSource і працює як із вебверсією Outlook, так і з настільною програмою. Її рекомендують для оптимальної продуктивності й надійності в майбутньому, особливо користувачам macOS.
2. Плагін Zoom Microsoft Outlook: це інстальований файл, який працює з настільною програмою Outlook для Windows. Він корисний для користувачів, які надають перевагу традиційному плагіну, але поступово замінюється надбудовою заради ширшої сумісності, тож я хочу позначити його як варіант, який варто розглядати в останню чергу.

Налаштування надбудови Zoom for Outlook

Встановлення надбудови в Outlook Web

Надбудова Zoom для Outlook створена для безшовної роботи (і справді так працює) з Outlook Web і новою настольною програмою Outlook. Ось як її встановити та запустити цю інтеграцію:

1. Відкрийте Outlook Web: перейдіть до календаря Outlook у браузері та увійдіть у свій обліковий запис Microsoft.
2. Перейдіть до меню надбудов: натисніть значок налаштувань у правому верхньому куті, а потім виберіть Переглянути всі параметри Outlook.
3. Знайдіть надбудову Zoom: виберіть Пошта > Настроїти дії > Надбудови. Вас буде перенаправлено до Microsoft AppSource.
4. Пошук і встановлення: тут ви можете знайти Zoom for Outlook у Microsoft AppSource. Коли воно з’явиться, натисніть Get it Now і дотримуйтеся підказок, щоб завершити встановлення.
5. Підтвердіть установку: тепер усе має бути готово. Після встановлення надбудова з’явиться у вашому календарі Outlook на вкладках Нова подія або Календар.

Тепер ви можете створювати запрошення на зустріч Zoom безпосередньо з будь-якої події календаря, вибравши кнопку Add a Zoom Meeting. Круто, правда?

Встановлення надбудови в настільній програмі Outlook (Windows і macOS)

Щоб встановити надбудову Zoom для настільної програми Outlook, виконайте такі кроки:

1. Відкрийте настільну програму Outlook: усе очевидно, але для початку увійдіть у свій обліковий запис Microsoft Outlook.
2. Відкрийте "Get Add-ins": коли ви в програмі, перейдіть на вкладку Головна і натисніть Get Add-ins на панелі інструментів.
3. Знайдіть надбудову Zoom: у вікні надбудов знайдіть Zoom for Outlook.
4. Додайте Zoom до Outlook: усе дуже просто – натисніть Add і виконайте вказівки, щоб інтегрувати його з календарем Outlook.

Інтеграція Zoom і Outlook за допомогою Bubbles

Який би спосіб додавання Zoom до Outlook ви не обрали, ситуація однакова – ви збираєтеся взяти участь у зустрічі в Zoom. Цю зустріч можна (і варто) повністю записати, транскрибувати й підсумувати за допомогою Bubbles – інструмента на основі ШІ для створення нотаток зустрічей. Щоб безплатно користуватися Bubbles, зробіть одне з наведеного нижче:

• Відвідайте застосунок Bubbles і зареєструйте безплатний обліковий запис. Під’єднайте свій календар, і Bubbles автоматично приєднається до вашої наступної зустрічі. Після зустрічі ви отримаєте повний запис Zoom, транскрипцію, резюме й персоналізовані завдання, доступні через follow-up лист або в застосунку.
• Запросіть Bubbles Notetaker на свою наступну зустріч у Zoom через розширення Bubbles для Chrome/Edge. Просто вставте посилання Zoom у розширення, і асистент на основі ШІ автоматично приєднається до вашої зустрічі.

Встановлення надбудови в мобільному застосунку Outlook (Android і iOS)

Якщо ви користуєтеся Zoom або Outlook на мобільному пристрої, тепер ваша черга. Увімкнути Zoom у мобільному застосунку Outlook надзвичайно легко. Виконайте такі кроки:

1. Відкрийте мобільний застосунок Outlook: торкніться значка профілю у верхньому лівому куті.
2. Перейдіть до надбудов: відкрийте Налаштування і торкніться Add-ins.
3. Додайте Zoom: прокрутіть униз, і ви маєте знайти Zoom for Outlook. Торкніться значка +, щоб додати його – і все!

Налаштування плагіна Zoom Microsoft Outlook

Якщо ви надаєте перевагу традиційному плагіну замість надбудови, ось як установити його в настільній програмі Outlook:

Завантаження й установлення плагіна Zoom Microsoft Outlook

1. Завантажте плагін: перейдіть до центру завантажень Zoom на вебсайті Zoom і завантажте плагін Zoom Microsoft Outlook.
2. Запустіть установник: після завантаження відкрийте отриманий файл і дотримуйтеся підказок майстра встановлення.
3. Перезапустіть Outlook: коли встановлення завершено, перезапустіть Outlook, щоб побачити параметри Zoom.
4. Підтвердіть установку: у стрічці Outlook мають з’явитися кнопки Schedule a Meeting і Start Instant Meeting – якщо так, установку підтверджено.

Використання Zoom з Outlook: основні функції та налаштування

Після того як Zoom додано до Outlook, ви можете почати планувати зустрічі Zoom безпосередньо з календаря Outlook, а також скористатися ще кількома можливостями, щоб полегшити проведення робочих зустрічей. Нижче наведено огляд основних функцій, починаючи з тієї, заради якої ви, найімовірніше, тут:

Планування зустрічі Zoom в Outlook

1. Створіть подію календаря: в Outlook відкрийте календар Outlook і натисніть Нова подія.
2. Додайте зустріч Zoom: якщо ви використовуєте надбудову, натисніть кнопку Add a Zoom Meeting у межах події календаря. Для плагіна натисніть Schedule a Meeting на панелі інструментів.
3. Налаштуйте параметри зустрічі: за потреби змініть параметри, наприклад пароль зустрічі, зал очікування, налаштування відео тощо.
4. Збережіть і надішліть запрошення: після налаштування збережіть подію й надішліть запрошення учасникам. Посилання на зустріч Zoom та деталі запрошення буде автоматично додано до опису події, і вашу нову зустріч буде заплановано та підготовлено.

Перетворення наявних подій Outlook на зустрічі Zoom

Якщо в Outlook у вас уже заплановано подію в календарі, ви можете перетворити її на зустріч Zoom і позбутися плутанини чи клопотів, коли настане час зустрічі:

1. Відкрийте подію: перейдіть до події календаря, яку хочете змінити.
2. Додайте Zoom: натисніть Add a Zoom Meeting або Schedule a Meeting.
3. Збережіть зміни: буде додано деталі Zoom, а посилання на зустріч буде надіслано всім запрошеним учасникам, щоб вони знали про зміну.

Додавання регулярних зустрічей Zoom в Outlook

Для постійних зустрічей Zoom дає змогу планувати регулярні (повторювані) зустрічі. Це може бути надзвичайно корисно й заощадить багато часу на стандартних зустрічах, як-от щотижневі операційні мітинги. Ось як це зробити:

1. Задайте повторюваність в Outlook: у своїй події календаря виберіть Recurrence у розділі Event Options.
2. Виберіть частоту зустрічі: визначте, чи буде зустріч повторюватися щодня, щотижня або щомісяця – залежно від вашої команди й типу зустрічі.
3. Додайте деталі Zoom: виконайте кроки з додавання зустрічі Zoom, щоб для кожного повторення використовувалося те саме посилання на зустріч Zoom.

Керування параметрами Zoom в Outlook

Увімкнення автоматичних параметрів зустрічі

Ви можете змінювати параметри Zoom безпосередньо в Outlook, щоб спростити процес створення зустрічей. Доступ до цих налаштувань можливий через вебпортал Zoom або настільний застосунок Zoom:

• Пароль і зал очікування: безпека – це ключове, тож захистіть свої зустрічі, увімкнувши паролі та зал очікування.
• Автозаглушення учасників під час входу: зменшіть шум, автоматично заглушаючи звук у Zoom для учасників, щойно вони приєднуються.
• Параметри запису: дозвольте Bubbles Notetaker автоматично приєднуватися або зробіть обов’язковим надання доступу для Bubbles із залу очікування. У будь-якому разі переконайтеся, що вашу зустріч Zoom налаштовано на запис за наведеними вище кроками.
• Часовий пояс і синхронізація календаря: стежте, щоб час зустрічі збігався з часовим поясом календаря Outlook.

Синхронізація зустрічей Zoom із календарем Outlook

Синхронізація Zoom із вашим календарем Outlook дає змогу тримати всі зустрічі в одному місці:

1. Увійдіть до вебпорталу Zoom: перейдіть до розділу Settings.
2. Увімкніть синхронізацію з календарем: знайдіть Calendar and Contacts Integration і виберіть Outlook.
3. Надайте доступ: коли з’явиться запит, надайте дозвіл на доступ, щоб безшовно синхронізувати календарі Zoom і Outlook.

Так само синхронізація Bubbles із вашим календарем Outlook означатиме, що всі записи зустрічей зберігатимуться в одному місці – у розділі "My bubbles" у застосунку Bubbles. Це надзвичайно спрощує пошук матеріалів після зустрічей і зберігає всю важливу інформацію та завдання.