Річні загальні збори (AGM) — це незамінна подія в корпоративному календарі, що виконує роль щорічного звіту з усього, що стосується вашої компанії чи групи. Добре налагоджені AGM надають акціонерам і членам організації можливість обговорити прогрес компанії, переглянути фінансову звітність і ухвалити рішення щодо її майбутнього.

Водночас стає дедалі менш поширеною ситуація, коли всі необхідні учасники AGM можуть бути в одному місці в один і той самий час. Перехід до більш віртуально поєднаного робочого світу означає, що AGM уже не є такими, як раніше. У цьому посібнику ми розглянемо все, що стосується AGM, зокрема те, як ви можете проводити засідання у віртуальному форматі і як ефективно складати протоколи засідань.

Що таке Річні загальні збори?

Річні загальні збори (AGM) — це обов’язкове щорічне зібрання акціонерів компанії, на якому вони зустрічаються з радою директорів, щоб розглянути фінансові показники та загальні результати діяльності компанії за минулий рік. Крім того, під час AGM завжди є можливість обговорити будь‑які питання, що потребують затвердження акціонерами.

Це також шанс для акціонерів притягнути раду до відповідальності за її дії та ставити запитання щодо курсу компанії. Водночас хочу зазначити, що AGM не є привілеєм лише публічних компаній. Будь‑яка організація чи група людей, які працюють заради спільної мети, можуть проводити збори з обов’язковою участю всіх, і це буде їхня версія AGM.

Ключові елементи AGM:

• Фінансовий огляд: обговорення та аналіз відповідних фінансових звітів, зокрема прибутків, збитків і загального фінансового стану.
• Підзвітність ради: акціонери мають можливість ставити запитання й голосувати з ключових питань. Робити це найкраще саме зараз, адже всі зібрані в одному місці й у один час.
• Вибори: AGM зазвичай включають обрання або переобрання членів ради та призначення аудиторів. Однак це, ймовірно, більш характерно для AGM великих або публічних компаній.
• Резолюції: AGM часто проводяться для вирішення певних питань, тож акціонери зазвичай голосують щодо таких моментів, як затвердження дивідендів або зміни до статуту компанії.

Які цілі Річних загальних зборів?

Навіщо, власне, проводять такі збори? AGM мають низку ключових цілей, які відрізняють їх від звичайного засідання ради, і загалом вони відіграють величезну роль у забезпеченні прозорості та безперебійної роботи компанії. До них належать:

1. Забезпечення підзвітності: рада директорів несе відповідальність перед акціонерами за результати діяльності компанії та фінансові рішення. Без проведення таких зборів може бракувати відповідальності й підзвітності, що позначиться на результатах роботи.
2. Огляд фінансів: акціонери отримують детальний огляд фінансових результатів компанії, включно з балансом, звітом про прибутки та збитки й рух грошових коштів.
3. Участь акціонерів: AGM надають платформу, на якій акціонери можуть взаємодіяти з керівництвом компанії, ставити запитання та висловлювати занепокоєння. Без такої можливості під час щорічних зборів голоси акціонерів легко можуть бути не почуті, а зв’язки — послабитися.
4. Ухвалення рішень: акціонери голосують із важливих питань, зокрема щодо призначення аудиторів, обрання директорів, оголошення дивідендів і затвердження фінансових звітів. По суті, це ключові рішення, для ухвалення яких потрібна присутність осіб, запрошених на AGM.

Як складати протокол засідання для AGM

Протокол засідання — це офіційний запис усього, що відбулося під час AGM. Складати детальні й точні протоколи вкрай важливо, особливо з огляду на те, що AGM проводяться нечасто. Протокол засідання слугує юридичним записом ухвалених рішень і має розглядатися як надзвичайно важливий документ.

Щоб спростити цей процес на ваших AGM, ви можете скористатися нотатниками на основі ШІ, такими як Bubbles. Bubbles — це надзвичайно ефективний інструмент, який автоматично записує, транскрибує та формує протокол вашого засідання.

Щоб запустити цей автоматичний процес, вам достатньо лише зареєструватися та під’єднати свій календар. Це займає всього кілька секунд, і відтоді Bubbles опрацьовуватиме нотатки для всіх засідань у цьому календарі.

Bubbles також має чудове рішення для AGM — розширення Bubbles для браузерів Chrome/Edge. Це розширення дає змогу просто вставити посилання на засідання, після чого Bubbles Notetaker миттєво приєднається до нього й розпочне процес створення протоколу засідання. Подивіться, як це виглядає тут:

Bubbles також сформує перелік доручень і надасть підсумок після засідання, що може бути особливо корисно для AGM, коли вам, можливо, доведеться кілька разів протягом року повертатися до підсумків засідання. І це ще не все — лише уявіть, наскільки простішою стане робота секретаря компанії!

Використання Bubbles для протоколів засідань

Bubbles Notetaker автоматично приєднається до ваших віртуальних AGM, незалежно від того, проводяться вони в Zoom, Google Meet чи на іншій платформі. Ви також можете персоналізувати свій Notetaker і визначити, до яких засідань він має приєднуватися автоматично. Ось як він удосконалює процес:

• Запис і транскрибування: Bubbles записує засідання та створює транскрипт, гарантуючи, що жодна деталь не буде втрачена.
• Автоматичне створення протоколу: після засідання Bubbles створює документ протоколу AGM із дорученнями та резюме, персоналізованими для кожного учасника. Його надсилають кожному учаснику листом‑нагадування разом із посиланням на повний запис.
• Розсилання електронною поштою: після завершення засідання документ, згаданий у попередньому пункті, надсилається кожному учаснику у листi‑нагадуванні разом із посиланням на повний запис.

Використовуючи Bubbles, компанії можуть забезпечити точне й ефективне документування своїх AGM, заощаджуючи час і ресурси.