Онлайн‑совещания стали обычной практикой на рабочем месте, учитывая, что 45% американцев работают удалённо постоянно или часть времени. Видеоконференции стали жизнеспособной альтернативой традиционному личному общению, позволяя сотрудникам оставаться на связи независимо от их местоположения.

Однако преимущества онлайн‑совещаний не ограничиваются только возможностью соединять сотрудников, разбросанных по всему миру. Фактически многие офисы, где сотрудники работают очно, тоже используют видеоконференции для взаимодействия с удалёнными филиалами или зарубежными клиентами, экономя компаниям миллионы на командировках и потерянном рабочем времени. Наши виртуальные встречи, по сути, останутся с нами надолго, где бы вы ни подключались.

Хотя видеосвязь одновременно повышает продуктивность и эффективность и снижает операционные расходы, она также связана с серьёзными проблемами безопасности. Онлайн‑мошенничество развивается, и онлайн‑совещания становятся выгодной целью для технически подкованных хакеров.

Именно поэтому мы здесь сегодня — чтобы обсудить, насколько важно хорошо разбираться в вопросах безопасности видеоконференций в ваших любимых инструментах. Кроме того, мы порекомендуем несколько практик и других вариантов защиты приватности ваших дистанционных обсуждений.

Почему важна безопасность онлайн‑совещаний?

Так зачем вообще защищать совещания и данные?

Безопасность онлайн‑совещаний важна, потому что она защищает приватность. Почти всегда вы захотите уберечь корпоративные секреты, и даже если нет, ваши сотрудники и клиенты вполне обоснованно ожидают, что их данные будут в безопасности. Это вопрос ответственности и подотчётности, и относиться к нему нужно серьёзно. Надёжная защита видеоконференций позволит ограничить обсуждение только доверенным участникам.

Когда мы говорим о защите данных, легко представить катастрофические последствия утечки. Разумеется, не все нарушители действуют со злыми намерениями, но лучше не рисковать. Достаточно, чтобы сотрудник случайно подключился к совещанию, которое ему не предназначалось, и услышал конфиденциальную информацию — неприятно, хотя могло бы быть и хуже. Тем не менее всегда существует риск, что кто‑то попытается проникнуть на звонок и навредить отдельным людям или компании в целом. Если это происходит — сознательно или по вашей невнимательности, — длительное присутствие постороннего может привести к тому, что он услышит информацию, которую не должен был слышать, или начнёт рассылать вредоносные ссылки, по которым при переходе он получит доступ к конфиденциальным данным. Это полная противоположность первому примеру и наглядно показывает, насколько важно обеспечивать безопасность при удалённых совещаниях.

Как повысить безопасность онлайн‑совещаний

Выбирайте безопасные платформы для совещаний

Если бы вы встречались очно, вы бы потратили время на выбор подходящей площадки — с онлайн‑форматом должно быть так же. Тщательно изучите выбранный инструмент, включая его правила и политики в области безопасности и приватности. Часто на сайте того или иного программного продукта для совещаний есть раздел, посвящённый безопасности, — начните с него. Но не ограничивайтесь только их заявлениями. Обратитесь к надёжным источникам обзоров, чтобы узнать реальные отзывы пользователей о работе платформы и о том, как она справляется с проблемами безопасности.

В рамках этой проверки убедитесь, что система видеосвязи соответствует отраслевым стандартам по защите данных, собираемых во время совещания, а также метаданных (имена, адреса электронной почты, имена пользователей, устройства и т. д.). В качестве части такого соответствия аудио и видео должны шифроваться.

Среди других функций безопасности, которые часто присутствуют в крупных платформах, — расширенные права ведущего. Будь то управление аудио, видео или возможностью записывать совещание, такие настройки помогают предотвращать нежелательные действия со стороны нежелательных участников.

Безопасная запись совещаний

Я уже затронул тему записи встреч, но хочу разобрать её подробнее, потому что при записи корпоративных совещаний крайне важно обеспечить защиту внутренней информации. Вам нужно избегать ситуаций, когда частные совещания оказываются в открытом доступе из‑за отсутствия защиты паролем в интернет‑хранилище.

Для этого у нас есть решение. Решение — использовать помощников на основе ИИ для эффективной записи, транскрибации и создания конспектов ваших совещаний. Наш любимый вариант, Bubbles Notetaker, предлагает надёжные функции безопасности, которые защищают записи ваших совещаний. Используя Bubbles, вы можете быть уверены, что все записи защищены и доступны только уполномоченным сотрудникам внутри конкретных каналов Bubbles Channels.

Bubbles применяет продвинутый ИИ для транскрибации и суммирования ваших совещаний, что особенно полезно для безопасного документирования обсуждений при сохранении конфиденциальности. По словам самой Bubbles: "Bubbles доверяют как стартапы, так и крупные компании. Мы относимся к этой ответственности серьёзно, поэтому используем лучшие инструменты, чтобы ваши данные оставались в безопасности". Загляните на страницу Bubbles Security, чтобы узнать больше и понять, как запись виртуальных совещаний с помощью Bubbles помогает сохранять вашу чувствительную информацию приватной и защищённой.

Устанавливайте пароли на совещания

Один из эффективных способов не допустить нежелательных участников — задать отдельный пароль для каждого участника конференции и отдельный пароль для ведущего. Надёжная система онлайн‑совещаний позволяет это сделать и тем самым гарантирует, что к звонку смогут подключиться только люди с нужными правами доступа.

Без этой функции любой, кто получит ссылку на звонок, сможет войти. Как мы уже установили, это крайне плохо с точки зрения нарушения приватности и безопасности данных.

Безопасное подключение к Wi‑Fi

Безопасность Wi‑Fi серьёзно сокращает поверхность атаки, через которую хакеры могут проникнуть с помощью заражённых устройств или сетей.

Среди методов, которые мы рекомендуем для защиты сети, — использование актуальных алгоритмов шифрования, файрволов, антивирусного ПО и систем мониторинга сети, а также услуги компаний по аудиту кибербезопасности для сканирования и выявления подозрительной активности. VPN‑сервисы (виртуальные частные сети), такие как ExpressVPN или NordVPN, также отлично подходят для защиты вашей приватности во время онлайн‑совещаний. Это достигается за счёт шифрования вашего трафика и маскировки IP‑адреса, благодаря чему ваши данные остаются в безопасности от посторонних глаз. 

Держите ссылки на совещания в секрете

Это вроде бы очевидно, но всё же: делитесь идентификаторами совещаний только с приглашёнными участниками. Будьте предельно осторожны и не отправляйте записи совещаний или ссылки на предстоящие встречи в каналы, где присутствуют неизвестные вам люди (например, в канал поддержки). По той же причине не публикуйте ссылки на совещания в открытых сетях вроде Facebook или Instagram. Любой, кто получит ссылку, должен войти в систему и быть авторизованным для участия в совещании. Если вам всё‑таки приходится обмениваться ссылками в соцсетях и нет лучшей альтернативы, как минимум используйте личные сообщения или закрытые чаты вместо публичных групп. 

Отслеживайте участников

Этот совет особенно актуален для встреч с внешними участниками, а не для внутренних встреч вроде daily standup. На совещаниях с большим числом участников вполне возможно, что злоумышленник просто подключится к звонку незамеченным и устроит переполох. Предотвратите это, постоянно следя за списком участников.

Во всех платформах для видеоконференций есть список участников, так что с этим проблем не возникнет. Обязательно проверяйте, нет ли посторонних людей, а также участников с двумя записями или невидимыми именами пользователя, которые могут указывать на несанкционированное присутствие. 

В крайних случаях хакеры могут использовать обрезанные фотографии или даже выдавать себя за реальных участников, якобы испытывающих проблемы со связью. Всегда сохраняйте бдительность и полагайтесь на собственное наблюдение, чтобы вовремя заметить что‑то подозрительное. Если что‑то кажется неладным, заблокируйте вторую учётную запись, чтобы обезопасить текущие и будущие звонки.

Комнаты ожидания

Ограничить круг участников легко, если использовать онлайн‑платформы для совещаний с комнатами ожидания или виртуальными лобби, где можно проверить гостей перед тем, как допустить их к звонку. Так вы, как ведущий, видите, кто уже внутри, а кто "стучится в дверь", и можете не пускать потенциальных злоумышленников. 

Защита домашних сетей 

Любой, кто подключается с личных устройств, подвергается большему риску, так как это существенно расширяет поверхность атаки (если сети или устройства плохо защищены). Помогите друзьям, родственникам и коллегам защитить их ноутбуки и домашние сети. На рабочем месте у сотрудников должны быть корректно настроенный файрвол, антивирус и инструменты мониторинга сети для выявления аномальной активности.  

Безопасный обмен файлами

Любое совещание — от общего собрания всей компании до простой brainstorming session — обычно включает обмен файлами. При передаче всего — от персональных данных до финансовой и конфиденциальной информации о компании — используйте проверенные способы обмена. К счастью, наш ранее упомянутый инструмент для записи встреч, Bubbles, автоматически рассылает заметки, транскрипты, резюме и список действий в виде лаконичного письма‑фоллоуа по итогам встречи со ссылкой на вашу запись в Bubbles.

Так почему же стоит доверить Bubbles рассылку ваших материалов? По сути, документы, презентации и текстовые блоки в онлайн‑совещаниях — это отдельные типы данных, которые могут быть перехвачены при компрометации сетевого подключения. Bubbles же выступает безопасным механизмом, который хранит чувствительную информацию в одном централизованном месте.

Лучшие безопасные платформы для онлайн‑совещаний.

Google Meet

Google Meet — один из бизнес‑ориентированных сервисов Google. Один звонок в Google Meet может подключить до 250 участников, и сервис очень прост в использовании. Ещё одно важное преимущество встреч через Google — это интеграция с другими сервисами Google, такими как Google Calendar, что позволяет ведущим планировать встречи и мгновенно подключаться к ним или выходить из них по мере необходимости.

В Google Meet вы получаете доступ к целому ряду функций (простите за каламбур с "хостом"), включая демонстрацию экрана, живые субтитры и возможности безопасности — коды совещаний, шифрование данных и расширенные права ведущего на управление доступом и показом экрана.

Ниже я оставил ещё один полезный совет по Google Meet. Посмотрите это, если хотите записывать свои звонки в Google Meet:

‍
Как записывать звонки в Google Meet

Microsoft Teams

Ещё один вариант для вас — Microsoft Teams. Он предоставляет видеоконференции с большим числом участников (около 300) и дополнительные функции, такие как демонстрация экрана и живые субтитры.

Однако звонки не защищены сквозным шифрованием и не могут быть дополнительно защищены паролем для ограничения доступа. Участников можно удалять через программу, но вход по учётной записи не обязателен. В инструмент также встроена функция комнаты ожидания, которая позволяет ведущему проверять каждого гостя. Поэтому мы не рекомендуем использовать встроенный рекордер встреч в Teams. Вместо этого обеспечьте безопасность, используя инструмент вроде Bubbles.

Zoom

Zoom — отличный вариант: это очень удобный инструмент видеоконференций, который позволяет легко планировать, проводить и организовывать сессии. Во время локдауна из‑за Covid этот инструмент быстро стал приложением по умолчанию для бизнеса и обучения, использовался для встреч самых разных форматов — от client meetings до университетских лекций.

Звонки в Zoom включают сквозное шифрование, защиту паролем, комнаты ожидания и расширенные права ведущего. Ведущие могут ограничивать параметры встреч, запрещать другим участникам демонстрацию экрана и удалять участников.

И снова: если вы хотите записать своё совещание в Zoom, обратитесь к следующему материалу:

Как записать совещание в Zoom

Заключение

Кибербезопасность находится в центре любых обсуждений — даже тех, что проходят в электронном формате, и хотя это может казаться ироничным, такая осторожность абсолютно необходима. Во время встреч нам нужно быть особенно внимательными и соблюдать перечисленные выше стандарты безопасности, чтобы защитить и организацию, и всех коллег и сотрудников. Предпринимая проактивные шаги — например, применяя безопасные технологии записи совещаний вроде Bubbles, — вы повышаете уровень доверия и уверенности, одновременно сохраняя критически важную информацию.