Почти три четверти профессионалов ожидают, что удалённый формат работы станет новой нормой, а 61 % сотрудников говорят, что предпочитают полностью работать удалённо после пандемии.

Удалённая работа никуда не денется: всё больше компаний пользуются такими преимуществами, как доступ к более широкому пулу талантов, снижение накладных расходов, разнообразие и круглосуточный рабочий процесс.

Но реальность удалённой работы, вероятно, не столь безоблачна, как её рекламируют. 

Если вы проводите слишком много времени в Zoom, выгорели из‑за ожидания «всегда на связи», с трудом отслеживаете нить обсуждения в нескольких каналах, чувствуете, что «пасёте котов», когда собираете обратную связь, или ныряете в «мусорный бак» в поисках писем и документов… вы не одиноки.

Хотя распределённая работа даёт множество преимуществ бизнесу и сотрудникам, она также создаёт определённые сложности. Особенно когда речь идёт об удалённом взаимодействии — проектах и задачах, которые требуют вклада и руководства со стороны нескольких заинтересованных сторон. 

Трудности удалённого взаимодействия

Чтобы эффективно управлять удалённой работой, многие компании пытаются решать возникающие проблемы, просто добавляя ещё больше инструментов — что часто даёт обратный эффект. 

Одно исследование показало, что 42 % удалённых сотрудников «недовольны» своей работой — это вдвое больше, чем среди офисных работников.

Особенно сложно то, что неудовлетворённость сотрудников вызывает не какая‑то одна проблема удалённой работы. Есть несколько ключевых сложностей, с которыми сталкиваются лидеры, когда ищут способы улучшить культуру и взаимодействие. 

Перегрузка коммуникацией

Хотя многим сотрудникам нравится гибкость удалённого формата, в большинстве организаций он требует смены подходов к коммуникации: мы используем Zoom, Slack, электронную почту и сотню других приложений, чтобы общаться с коллегами в течение дня. 

Неудивительно, что 80 % работников в США удалённого формата испытывают «усталость от Zoom», что приводит к стрессу, изоляции и депрессии. 

Время, которое люди тратят на электронную почту и мессенджеры, увеличилось на 50 % и занимает 85 % рабочей недели. Эти постоянные сигналы и уведомления из разных приложений прерывают работу — сосредоточиться на глубокой работе, критически важной для развития инноваций и повышения удовлетворённости трудом, становится очень сложно. 

Ожидание «всегда на связи»

Рост удалённой работы породил проблемы с границами и ожиданиями. В одном исследовании 67 % удалённых сотрудников заявили, что ощущают давление «постоянной доступности», а 60 % боятся потерять работу, если не будут работать сверхурочно.

Но когда коллеги находятся в разных часовых поясах и присылают сообщения круглые сутки, многие замечают, что их рабочий день начинается раньше и заканчивается позже: 45 % профессионалов, перешедших на удалённый формат, говорят, что стали работать дольше, чем раньше, и почти 70 % из них трудятся по выходным. 

Разрозненные инструменты и процессы

Когда пандемия заставила переходить на удалённый формат, многие компании в спешке «скрутили» воедино набор программ, чтобы продолжать работать. Но большинство просто переносят те же офлайн‑процессы в онлайн, вместо того чтобы оптимизировать их под удалённое взаимодействие.

Большинство инструментов для удалённого взаимодействия отдают приоритет срочности, а не вдумчивости. Обмен мгновенными сообщениями с коллегами и клиентами не просто прерывает работу, он активно создаёт почву для недопонимания и путаницы, которые ведут к разочарованию, ошибкам и задержкам.

Негласное давление по срокам сказывается и на психическом здоровье сотрудников, и на качестве результата. В одном исследовании учёные обнаружили, что постоянное давление по времени приводит к выгоранию, которое предшествует долгосрочной потере продуктивности по причинам здоровья.

Отсутствие командной культуры и доверия

Когда возможностей транслировать ценности компании становится меньше, распределённым командам сложнее сплотиться вокруг единого видения и общих целей. Исследование Gallup показало, что удалённые сотрудники сильнее оторваны от ключевой корпоративной культуры и на 7 процентных пунктов реже разделяют миссию работодателя.

Текстовая коммуникация часто «бьёт мимо цели», потому что не передаёт нюансы — мимику, интонации, язык тела, — которые важны для выстраивания связей; это усложняет информированность распределённых команд и подрывает доверие.

Как выглядит эффективное удалённое взаимодействие?

Несмотря на сложности, которые возникают при удалённом формате, у большинства команд попросту нет альтернативы. Джин уже выпущен из бутылки, и удалённая работа стала центральной частью нашей жизни и карьеры.

Что ещё важнее, мы видим, как удалённая работа раскрывает множество бизнес‑преимуществ.

Наша цель не должна заключаться в том, чтобы откатиться назад или вернуться к старым способам работы. 

Нам нужны решения.

Чтобы этого добиться, давайте рассмотрим, как выглядит эффективное удалённое взаимодействие и как можно изменить подходы к работе, чтобы сохранить преимущества и уменьшить количество сложностей. 

Обеспечьте чёткую структуру и зоны ответственности

Успешные распределённые команды придерживаются понятной структуры, добавляя предсказуемости более «текучему» рабочему дню. Структурированная команда имеет чёткое разделение труда, рабочие рутины, а также задокументированные приоритеты и процедуры.

Исследование показало, что структура команды может повлиять на результативность сотрудников, способствуя обучению и творчеству. Часто она служит механизмом, который помогает участникам координировать задачи и лучше организоваться ради более высокой продуктивности.

Когда мы думаем об удалённом взаимодействии, именно здесь часто возникают трения. 

В полностью удалённой среде конкретные обязанности и ответственность за проекты могут размываться по мере того, как работа «переходит из рук в руки». Кто даёт финальное согласование по этому проекту? Кто отвечает за вычитку этой статьи в блоге? 

Больше ясности и структуры позволяет людям работать более автономно и асинхронно:

• Проясните роль и зону ответственности каждого участника
• Определите границы для этапов передачи задач и рабочих процессов
• Назначайте конкретные задачи и действия напрямую отдельным исполнителям
• Определите сроки и порядок выполнения, особенно когда задействовано несколько заинтересованных сторон

Помимо организационной структуры, руководители и менеджеры могут задать рамки для повседневной работы команд, установив расписание. Когда у участников меньше неизвестных, о которых стоит беспокоиться, они могут направить внимание и энергию непосредственно на работу.

Создавайте прозрачность

Прозрачность гарантирует, что каждый понимает, что происходит, и чувствует себя вправе вносить свой вклад. Это основа ясной коммуникации, командного взаимодействия и сильной корпоративной культуры. Она также укрепляет доверие, обеспечивая управляемость процессов, что помогает повысить вовлечённость сотрудников, удовлетворённость работой, лояльность и удержание персонала на конкурентном рынке труда. 

Для удалённого взаимодействия особенно важны две формы прозрачности:

1. Доступ
2. Видимость

Под доступом понимается возможность участников команды находить и использовать информацию и ресурсы, необходимые для эффективного выполнения работы. Цель здесь — сократить бесконечные «туда‑обратно», которые возникают, когда ключевая информация заблокирована или недоступна.

• Задокументированные политики, рабочие процессы и процедуры
• Чётко организованные файлы и информация
• Централизованные системы для хранения и актуализации информации

Вторая часть — видимость — опирается на системы пассивной коммуникации вместо активной. 

Это особенно ценно для:

• Прогресса по проектам и задачам
• Креативного вектора, идей или формирования видения
• Обратной связи по работе и результатам

У вашей команды должны быть системы, которые позволяют быстро получать ключевую информацию и глубоко понимать контекст всего, что уже сделано по конкретному проекту.

Обеспечивайте командную работу и совместное решение задач 

Одна из самых сложных частей офисного формата, которую трудно воспроизвести удалённо, — это активная командная работа и совместное решение проблем. 

Иными словами: неформальные брейнштормы, быстрые обсуждения и молниеносная обратная связь.

Такие взаимодействия помогают нам показывать лучший результат. 

Исследование медицинских команд выявило однозначно положительное влияние командной работы на результативность независимо от характера задач. Другое исследование со студентами показало, что группы решают задачи лучше, чем самый сильный участник поодиночке. Исследователи связали рост эффективности с тем, что в команде люди способны эффективнее обрабатывать информацию и отбрасывать ошибочные ответы. 

Но воспроизвести такие взаимодействия в удалённой среде непросто. 

В частности, наше стремление защитить время для сфокусированной индивидуальной работы может восприниматься как барьер для командного взаимодействия. Отказ от встреч и сокращение видеозвонков может повысить индивидуальную производительность, но при этом оставляет мало пространства для обсуждений, обратной связи и совместного решения проблем.

Обратная связь и взаимодействие — один из ключевых вызовов, которые решает Bubbles. 

Лучший способ поддерживать такой формат удалённого взаимодействия — намеренно создавать пространства для структурированных, контекстуализированных, прозрачных и асинхронных обсуждений: 

• Видео‑коммуникация
• Обратная связь в контексте и обсуждение
• Многосторонний вклад различных, в том числе разнообразных, заинтересованных сторон

Сделайте работу асинхронной

Наконец, работа, которая строится на индивидуальных вкладках, должна планироваться и структурироваться так, чтобы выполняться асинхронно. 

Одна из сложностей перехода от очных команд к распределённым в том, что объём, формат и сама природа задач изначально спроектированы под рабочую среду, которой больше не существует. Сами задачи нужно перестроить так, чтобы у участников была гибкость и автономия в исполнении, без необходимости получать мгновенный ответ от остальных членов команды. 

• Работа делегируется и чётко распределяется
• Определены все заинтересованные стороны
• Рабочие процессы, графики и процедуры описаны по шагам
• Процесс согласования прозрачно донесён до всех

Но решить эту задачу — это не только подобрать новые инструменты и настроить новые процессы. Речь идёт о культуре — о том, чтобы помочь команде увидеть, почувствовать и понять преимущества более эффективного удалённого взаимодействия. 

В этом случае «увидеть» значит поверить. 

Примеры эффективного удалённого взаимодействия для распределённых команд

Больше командных встреч, сообщений и инструментов — не значит лучше. Так что же действительно работает?

Для начала поймите, как ваша роль и зона ответственности влияют на успех распределённой команды. Вместо того чтобы бесконечно добавлять новые инструменты в надежде, что «больше — значит лучше», сделайте шаг назад, опишите свои рабочие процессы, определите ключевые инструменты, которые действительно нужны участникам, и упростите коммуникации, чтобы сократить количество отвлечений. 

Устраняйте дублирование и неэффективность, консолидируя инструменты для совместной работы и упрощая процессы, чтобы важные задачи и коммуникации не «проваливались в щели». От Zoom до мессенджеров — инструменты для взаимодействия остаются всего лишь инструментами. В Bubbles наша цель не в том, чтобы внедрять всё больше софта, а в том, чтобы создавать пространство для взаимодействия, креативности и инноваций, и нам нравится наблюдать, как другие компании делают то же самое в своих нишах. Scratchpad — отличный пример. Если вы работаете в продажах, вы знаете, что существует раздутый набор инструментов, который зачастую только усложняет работу, но Scratchpad помогает этого избежать. Он автоматически синхронизируется с Salesforce, улучшает качество ваших данных и упрощает асинхронное взаимодействие «менеджер — продавец», а также кросс‑командное взаимодействие, делая его гораздо проще и эффективнее.

Креативное направление и обратная связь

Обсуждение дизайна при удалённом взаимодействии — пожалуй, самая сложная и фрустрирующая часть работы любого дизайнера. Вы можете потратить 15 минут на письменное описание визуального элемента, который за 3 секунды можно показать на экране — в контексте.

Вы можете использовать Bubbles, чтобы управлять всем процессом креативного направления и обратной связи по дизайну, не теряя важного контекста и живого диалога. 

• Представьте команде креативный бриф или общие направления, используя демонстрацию экрана и видео, чтобы объяснить нюансы и детали проекта
• Получайте периодические обновления и отвечайте на вопросы по мере разработки дизайна
• Запрашивайте обратную связь у заинтересованных сторон
• Делитесь рабочими концепциями и дизайнами с контекстом и полноценным пояснением
• Итеративно дорабатывайте решения вместе: делитесь прогрессом, давайте обратную связь и вносите изменения
• Собирайте и просматривайте заметки по дизайну

Видение и вовлечённость руководства

Если вы основатель или CEO, вы знаете, что должны держать в фокусе общую картину. 

• Как убедиться, что все «гребут в одну сторону», помогая реализовать видение вашей компании?
• Как поощрять инновации и творческое решение проблем и при этом обеспечивать выдающийся опыт для сотрудников, повышая их лояльность и удержание?

Громкие анонсы или широкие рассылки обновлений могут быть уместны в ряде случаев. Но как лидер вы также должны «засучить рукава» и погрузиться в ту работу, которая действительно происходит.

С помощью Bubbles вы можете создавать пространство для важных обсуждений и давать контекстуальную обратную связь по множеству проектов, задач и инициатив, которые реализует ваша растущая команда.

Например, вы можете оставаться в курсе критичных решений:

• Ключевые стратегические сообщения
• Дорожная карта продукта
• Найм, рост и финансовое планирование

С высоты птичьего полёта вы можете быстро «заглянуть» туда, где происходят эти обсуждения — в беседы в Bubbles — и увидеть, как разворачивается диалог, решая, когда действительно важно добавить контекст или задать вопрос. 

Проверка и согласование маркетинговых материалов

Если вы маркетолог, вы и так жонглируете куда большим количеством инструментов, чем хотелось бы. Вам нужно синхронизировать работу нескольких команд под ваши цели и организовать креативные брейнштормы, чтобы получались качественные материалы, выделяющиеся на рынке.

Чтобы управлять мультидисциплинарной командой, необходимо определить, как её участники должны общаться друг с другом, с внешними партнёрами и клиентами. Вместо того чтобы требовать мгновенного ответа на асинхронные сообщения, пересмотрите свои ожидания и внедрите инструменты, которые поощряют вдумчивые отклики.

Перевод крупных маркетинговых встреч в асинхронный формат позволяет вовлечь стейкхолдеров и получить от них подробную, контекстуализированную обратную связь по самой важной работе:

• Стратегия кампании
• Редакционная и креативная вычитка
• Планы, прогнозы и бюджеты
• Описания вакансий

Когда эти обсуждения идут параллельно, команда может сосредоточиться на реализации и доработках, а не на том, чтобы бесконечно «выбивать» согласования у занятых руководителей.

Ревью кода, отчёты об ошибках и ретроспективы

Как тимлид в инженерии или продакт‑менеджер вы понимаете, насколько ценна сфокусированная работа.

Между встречами, ревью и планированием разработчики часто чувствуют, что у них почти не остаётся времени даже на пару строк кода — не говоря уже о том, чтобы как следует проверить его работу. 

Bubbles помогает создавать детальные отчёты об ошибках, совмещающие запись экрана и голосовой комментарий, чтобы наглядно продемонстрировать проблему. Участники команды могут задавать и обсуждать вопросы в контексте, используя ветки комментариев с отметками времени, чтобы зафиксировать ход обсуждения — так любой сможет подключиться при необходимости и ускорить цикл разработки.

Взаимодействие сквозь время, пространство и пространство‑время

Асинхронные коммуникации критически важны для виртуального взаимодействия команд, работающих в разных часовых поясах. Но традиционные асинхронные инструменты (например, Slack и электронная почта), которые в основном основаны на тексте, создают ряд проблем. 

Например, на то чтобы сформулировать сообщение, уходит время, а сам процесс часто лишает общение той непосредственности, которая помогает выстраивать связи. Текстовые каналы также недостаточны, когда нужно провести кого‑то по документу или дать обратную связь по визуальным элементам. 

А что, если бы мы могли объединить личную, «лицом к лицу» непосредственность и визуальную наглядность видеосвязи с преимуществами асинхронной коммуникации — передавая суть без «усталости от Zoom»?

Bubbles решает асинхронную дилемму для распределённых команд.

Просто запишите экран, видео или голосовое сообщение и поделитесь ссылкой с командой. Коллеги смогут посмотреть его в удобное время и спокойно подготовить продуманный ответ.

К тому же начать очень просто — скачайте наше расширение для Google Chrome, и вы готовы к работе.