Когда вы думаете о времени вашей встречи, перед глазами должны возникать образы открытых обсуждений и коллег, которые делятся идеями в пространстве, тщательно организованном вами и другими участниками. Если ваш опыт пока не такой, вы не одиноки. Управление совещаниями и их проведение — навыки сложные, но критически важные, и, к счастью, вы в нужном месте, чтобы начать проводить более результативные встречи и превращать их в собственные продуктивные хабы.

Прежде чем перейти к первому шагу, давайте немного проясним, почему так важно проводить более эффективные совещания. Сильный модератор совещаний — а скоро это будете вы — повышает продуктивность и вовлечённость команды во время таких обсуждений. Но помните, дело не только в экономии времени. Грамотно подготовленное совещание задаёт тон всей компании и прививает ценности каждому члену команды. Подготовка, открытая коммуникация и стремление к прогрессу — как личному, так и командному — со временем становятся естественными, если ваша схема управления совещаниями надёжна как скала. Давайте разберёмся, как сделать именно так.

1. Определите чёткие цели

Если цель встречи неочевидна, это пустая трата времени. Успешная команда бережно расходует свои ресурсы — финансовые и ментальные. Если вы тоже хотите работать в такой эффективной команде, убедитесь, что цели зафиксированы заранее, ещё до начала встречи. Выражение «высечены в камне» не означает, что их нельзя менять — в конце концов, это всего лишь цели. Однако эти цели должны быть предельно понятными, при этом реализуемыми и способными запустить продуктивную дискуссию.

Иными словами, ваши цели должны быть фундаментом для мозгового штурма, а не набором заранее определённых задач, и описывать, чего вы хотите добиться, сохраняя гибкость в том, как именно вы к этому придёте. Сделайте цель встречи прозрачной и пропишите её в приглашении, чтобы каждый участник понимал, для чего проводится совещание.

Такая подготовка помогает участникам направить свою энергию и мысли на нужные темы и прийти на встречу с релевантными идеями, которыми можно поделиться. Если вы обозначите и разошлёте это заранее, вы сэкономите время на подготовку и сделаете само время встречи более предметным. В среднем сотрудники тратят 1 час 9 минут перед командным совещанием только на подготовку к нему. Чёткие цели сокращают эти затраты и избавляют членов команды от неэффективного использования времени до встречи.

2. Подготовьте подробную повестку совещания

Повестка — часть подготовки: это следующий этап, который связывает время до встречи с самим временем совещания. В повестке нужно обозначить ключевые темы для обсуждения, выделить время на каждый пункт и назначить участника, который будет отвечать за ведение этой части разговора. Однако в зависимости от формата совещания вам потребуется разный тип повестки. К счастью, у нас есть полноценное руководство по различным видам повесток для встреч — смотрите его здесь.

В целом именно повестка помогает сохранять единый формат от встречи к встрече, поэтому она особенно важна для регулярных совещаний, например для вашего ежедневного стендапа. Используйте шаблон, чтобы участники понимали, чего ожидать и как подготовить свою часть, а затем разместите повестку в очевидном месте или в системе управления проектами. Так вы сделаете членов команды более ответственными за подготовку и подчеркнёте важность борьбы с потерянным временем и бесполезными обсуждениями.

Здесь вам серьёзно поможет Bubbles: наш AI‑ассистент для заметок по встречам после совещания чётко определит ваши следующие шаги и список задач. Вместе с полной записью и расшифровкой у вас сложится точное понимание того, что нужно выполнить. Продолжая обсуждение асинхронно в bubble, вы легко увидите, какие задачи можно вычеркнуть из общего списка дел, а какие потребуют дополнительного внимания на следующем командном совещании.

3. Начните совещание с айсбрейкера

Айсбрейкеры нужны не только для тимбилдинга и упражнений на сплочение; они так же хорошо помогают задать встрече позитивный тон. Это не значит, что каждое совещание обязано начинаться в радужном настроении, но айсбрейкер почти всегда есть в арсенале коммуникационных приёмов сильного модератора.

Например, разбирая некорректное поведение на личной встрече 1‑на‑1, можно сначала «выпустить пар» и обсудить проблему, а уже затем перейти к обратной связи и вариантам улучшений, чтобы вся встреча не проходила в негативном ключе. Это хороший способ проводить совещания и показать себя понимающим руководителем встречи.

Как правило, правильно подобранные айсбрейкеры — например, простой открытый вопрос в понедельник о том, как прошли выходные, — помогают снять напряжение, особенно перед сложным, интенсивным совещанием. Одновременно это формирует в команде атмосферу «семьи», где не всё крутится вокруг работы и бесконечных мелких задач, которые из раза в раз всплывают на встречах.

4. Уважайте время каждого

Как я уже говорил в начале, важность проведения более эффективных совещаний не сводится только к экономии времени, но это очень значимый фактор. Причина в том, что нужно учитывать текущую реальность для миллионов людей: с 2000 года количество времени, которое сотрудники проводят на встречах, ежегодно растёт на 8–10%. Однако для большинства людей количество не равно качеству. Booqed также сообщает, что в среднем каждый месяц теряется больше полного рабочего дня (31 час) на непродуктивные совещания.

В Bubbles мы убеждены: встреч должно быть меньше, но они должны быть лучше. Никто не любит зря тратить время, поэтому, если совсем невозможно заменить встречу на bubble или другой асинхронный формат общения, нам нужно изменить эту реальность.

Очевидное место, с которого стоит начать, — чётко соблюдать время начала и окончания совещания. А если обсуждение всё-таки выходит за эти рамки, спросите участников, могут ли они задержаться ещё ненадолго, или лучше продолжить разговор позже в вашей записи встречи в bubble (ведь вы подкованы и используете Bubbles, чтобы поменять правила игры во встречах).

5. Фасилитируйте, а не доминируйте

Проводить совещание не означает полностью контролировать происходящее и доминировать над участниками. Наоборот, встреча получится очень неудачной, если один человек будет всё контролировать и мешать остальным высказываться. Ваша задача — направлять совещание по его естественному ходу, допуская ответвления и смену направления, но при необходимости вмешиваясь, чтобы сохранить структуру.

Всегда поощряйте участие каждого присутствующего и создавайте пространство, в котором идеи можно свободно обсуждать. Мягко вовлекайте более тихих участников, чтобы убедиться, что их голос тоже слышен. При этом старайтесь не «вызывать к доске» кого‑то одного: их застенчивость подсказывает, что так вы только усложните им участие. Используйте различные фасилитационные техники, например задавайте вопросы в зоне их экспертизы и добавляйте что‑то вроде: "А, Джон, ты же здесь эксперт, правда?". Такой подход инклюзивен и не даёт вам или наиболее напористым членам команды захватить всё пространство встречи.

6. Делайте заметки и назначайте задачи

Ах, моя любимая часть совещаний. Вы можете спросить, почему я так позитивно отношусь к такой скучной задаче, и ответ прост: мне не приходится её выполнять! За меня и мою команду это делает Bubbles Notetaker — и может делать за вас тоже, причём бесплатно (вот вам и задача на сегодня).

Важность заметок по встрече и списка задач сложно переоценить. Они не только обеспечивают превращение принятых на совещании решений в реальные действия, но и позволяют отслеживать прогресс и закреплять ответственность за участниками. Традиционно для этого назначают отдельного человека, который фиксирует протокол совещания. Это не даёт этому сотруднику полноценно участвовать в обсуждении и означает, что вы платите немалые деньги за работу, которую можно автоматизировать более эффективно и в большем объёме.

7. Разумно используйте технологии

Продолжая тему шага 6, поговорим о дальнейшем использовании подходящих технологий для встреч. Всё больше совещаний проходит онлайн, и поэтому этикет виртуальных встреч — это целый новый пласт вопросов. Часть этого — умение использовать технологии себе во благо как ведущему совещания. Многие наши советы так или иначе связаны с технологиями: от онлайн‑повестки совещания и приглашения с полезными ссылками для подготовки до интеграции Bubbles в ваш процесс управления встречами. Уделяйте внимание каждому технологическому совету — и он сторицей окупит ваше доверие.

Помимо полезных дополнений, есть и такие технологии, без которых вообще нельзя провести онлайн‑встречу. Это ваши инструменты видеоконференций — например, Zoom. Как ведущий совещания, вы должны убедиться, что всё настроено корректно и что каждый участник знаком с выбранным инструментом. Если всё сделать правильно и основательно, вы кардинально измените качество времени на встречах. Дело в том, что статистика показывает: 40% сотрудников тратят до 30 минут только на то, чтобы найти подходящее место для совместной встречи. Используйте технологии — и вы станете успешным лидером совещаний, который ведёт эффективную команду.

8. Поощряйте и управляйте обратной связью

Этот шаг происходит и во время встречи, и после неё: конструктивная обратная связь помогает значительно улучшить весь процесс проведения совещаний и работает в обе стороны. Вам стоит не только запрашивать обратную связь от участников по поводу того, как организована встреча, но и самим давать её — по их участию и вкладу в обсуждение. Так формируется система циклов обратной связи, которая постоянно улучшает опыт совещаний и даёт возможность снова и снова его дорабатывать.

Один совет: уделяйте обратной связи столько времени, сколько она заслуживает. Не спешите с мыслями и не пытайтесь вставить их в самом конце встречи. Сделайте это позже, например в bubble, где вы сможете спокойно оформить свои идеи, прежде чем поделиться ими. Forbes сообщает, что 89% лидеров по работе с персоналом (а как ведущий встречи вы тоже можете к ним относиться) согласны: непрерывная обратная связь приводит к успешным результатам. Вложитесь в это по‑настоящему — и пожнёте плоды!

9. Быстро делитесь заметками по встрече

Ещё один мой любимый пункт! Нужно убедиться, что протокол и заметки по совещанию рассылаются вскоре после встречи, чтобы команда могла сразу приступить к своим задачам. К счастью, мне давно не приходится делать это вручную: Bubbles отправляет каждому участнику e‑mail с его персональными заметками по встрече, полным кратким обзором, списком решений, задач и назначенных ответственных. Если вы решите не автоматизировать этот процесс, именно всё перечисленное вам и придётся включить в рассылку заметок по совещанию — звучит объёмно, не так ли!

Заключение

Итак, мой новоиспечённый модератор совещаний, вы дошли до конца. Помните, цель любого хорошего лидера — превратить группу в успешную команду, и способов сделать это множество. Однако, следуя этим 9 шагам и качественно внедрив их, вы можете рассчитывать на серьёзный рост эффективности и результативности своих командных встреч. Не забывайте оставаться гибким — и в самой дискуссии, и в освоении новых технологий, таких как Bubbles. Удачи!